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「内線電話活用でローコスト・業務効率化」記事一覧

内線の転送で更に便利に!

内線の転送で更に便利に!

ビジネスフォンの最も重要な機能の一つが「内線」です。

その「内線」には、ただ単に社内の相手と通話するだけではなく、転送機能が備わっており、現在では「スマートフォンの内線化」という最先端の機能まで搭載されています。

なんと、外出先からも「内線」を受けることができるのです。

ここからは、「内線」の転送とはどのような機能で、どのように使用するのかご説明いたします。

▼目次

内線の転送とは?

「内線」の転送機能とは読んで字のごとくで、外線にかかってきた電話が離れた社員宛(別室や別フロア)の場合、「内線」を通じて外線を転送する機能を指します。

基本的にすべてのビジネスホンに標準搭載されている機能ですが、メーカーや機種によって転送ボタンの有無や操作方法が異なります。

内線の転送方法

まず、ビジネスホンには、主装置に接続されている端末(電話機)に内線番号というものが割り振られています。

「101」「102」などが一般的ですが、番号の決め方は様々です。

そして、一般的にビジネスフォンには「保留ボタン」が備えられており、

例えば、外線「001」の電話機で電話を受けて、その電話が内線「002」を利用している社員への電話だった場合、

内線002の人へ電話を取り次がなければなりませんよね。

この外線をまわす時に、最初に「保留ボタン」を押します。

そこで、通話が保留状態になります。

その際、相手にはアナウンスや音楽が聞こえているはずです。

次に、外線を回したい内線「002」の社員が近くにいれば、「〇〇さん、外線01に電話ですよー」と呼べば済むことなのですが、

内線「002」の社店が別室や別フロアにいる場合、

かかってきた電話は「保留状態=内線の呼び出し状態」になっていますので、内線001の人が、「002」とダイヤルをプッシュすれば、内線002の電話機で呼び出し音が鳴ります。

そして、内線002の社員が電話に出たら、内線001と内線002が内線通話状態になるので、

「〇〇さん、外線001に電話です」と内容を伝え、受話器を置いて内線001の人の役目は終わりです。

後は、連絡を受けた「内線002」の社員が、外線ボタンの001ボタンを押して、無事会話できるという流れになります。

ここまでは一般的に日常よく使われている操作方法なのでご理解されている方も多いでしょう。

次にご紹介したいのが、新機能「スマートフォンとの連携機能」になります。

この機能は一言で言えば、スマートフォンのビジネスフォン化です。

ビジネスフォン各メーカー取り扱い

特徴➀ 内線編

「会社のビジネスホン⇔スマホ」でも、スマホ同士でも、相互に内線通話が可能になります。

業務上の通話・通信には会社のネットワークが利用できるので、余計な通信費はかかりません。

特徴② 外線編

自分のスマホから電話しても、会社回線で外線発信できるので使用料金の把握がしやすくなり、電話する時にも会社の番号で発信できるので個人のプライバシーが守られて安心です。

また、会社にかかってきた外線をスマホ転送できるので、業務の能率化がはかれます。

特徴➂ 留守番電話編

留守録メールと留守録ボックスの活用で、通話ができないときでも連絡内容の確認もすぐにできます。

このように、オプションでスマートフォンとの連携機能を搭載することで、様々なメリットが生まれてきます。

まとめ

「内線」の転送は普段から業務に使う重要な機能の一つです。

基本的な使い方も難しいものではないので、すぐに慣れて頂ける機能だと感じます。

さらに、スマートフォンと連携させれば格段に業務の効率化を図れ、なおかつコスト削減にも繋がるお得で便利な機能になっています。

特に外回りの営業マンにとっては嬉しい機能ですね。

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