ビジネスフォンの内線転送とは？やり方や内線同士の転送方法も紹介

「内線の転送方法がわからない」
「転送先の電話がつながらない」
「転送を失敗して電話が切れる」

このような悩みや疑問を抱えていませんか？

ビジネスフォンの機能に「保留」「内線」「転送」などがあり、うまく使いこなせると通信費の削減も可能です。

しかし、内線転送の方法はビジネスフォンの機種や設定によって異なり、操作方法がわからない人も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、内線転送の基本的なやり方から、失敗例や対処法まで詳しく解説します。
この記事を参考にしていただき、内線転送をマスターしてぜひ業務効率化にお役立てください。

内線転送（保留転送）の基本知識

ビジネスフォンの基本的な機能は、以下の3つです。

これらを使いこなすことで、業務の効率化につなげることができます。
ここからは、それぞれの機能について詳しく解説していきます。

保留

ビジネスフォンの内線転送では、通話中の相手を一時的に待機させるために「保留」機能を使用します。
保留機能は、通話中に「保留」ボタンを押すことで、相手に音声が聞こえなくなります。

たとえば、顧客からの問い合わせに対して他の部署に確認が必要な場合、保留機能を利用して通話を一時停止し、必要な情報を取得することができます。

内線転送

「内線転送」とは、外部からの通話を特定の担当者へ転送する機能です。

たとえば、顧客からの重要な問い合わせがあった場合、内線転送機能を利用することで、担当者にスピーディに転送し、迅速な対応ができます。

内線転送を活用することで、顧客の満足度の向上だけではなく業務効率アップにもつながります。

外線転送

「外線転送」は、会社の電話にかかってきた電話を、外部の電話に転送する機能です。
外出中の担当者や外部パートナーへの通話を、迅速かつ効率的に転送できます。

たとえば、顧客からの電話が会社にかかってきた場合、外線転送機能を利用して、担当者の携帯電話に直接通話を転送可能です。

これにより、顧客側は担当者に直接つながり、スピーディかつ適切な対応が受けられるようになります。

内線転送のやり方

内線転送は、メーカーや機種によって転送ボタン・保留ボタンの有無・操作方法などが異なります。

基本的な使い方の手順は、以下のとおりです。

また、複数の着信を保留にしている場合、点滅している内線番号ボタンを押すことで、該当の外線を受けられます。

内線転送のメリット

内線転送には以下の3つのメリットがあります。

それぞれ解説していきます。

折り返しの手間が省ける

内線転送を活用することで、担当者が折り返し電話をかける手間が省けます。
かかってきた電話を担当者に直接つなげられるため、顧客からの問い合わせにも迅速な対応が可能になります。

また、内線転送は担当者に通話があったことを知らせるための追加の手間を削減し、社内業務の効率化にもつながるでしょう。

取り次ぎの時間を短縮できる

内線転送は、取り次ぎの時間を短縮し、業務効率化や顧客満足度の向上につながります。
たとえば、階をまたぐような離れた場所にいる担当者にも、通話を転送できます。

これにより、担当者は迅速に顧客の要望に対応でき、顧客は不必要な待ち時間なくサービスを受けられます。
取り次ぎをスムーズに行うことで、顧客の満足度を向上させ、業務プロセスの効率化にも貢献します。

取り次ぎ時の伝達ミスを防げる

内線転送は、取り次ぎ時の伝達ミスを防ぎ、企業のコミュニケーションをより確実かつ効率的に行えます。

なぜなら、内線転送はかかってきた電話を適切な担当者に直接つなげるため、第三者の介入を避け、情報の伝達を正確に保つことできるからです。

たとえば、顧客からの問い合わせや社内からの緊急連絡など、重要な情報が伝達される場合、内線転送を利用すること情報の誤伝達や遅延を防止できます。

これにより、会社全体の業務効率と顧客満足度の向上につながるでしょう。

内線転送のよくある失敗と対策

ここからは、内線転送でよくある失敗例として、以下の4つのパターンについて紹介していきます。

上記の失敗例への対策もあわせて解説していますので、ぜひ参考にしてみてださい。

失敗例1. 転送先の担当者が不在で、折り返し連絡ができない

内線転送の際に起こる典型的な失敗例として、転送先の担当者が不在で折り返し連絡できない状況が挙げられます。

この失敗は、担当者の不在確認をせずに内線転送を行うことで起こります。
結果として、顧客や他部門からの重要な通話が適切に対応されず、業務遅延や顧客満足度の低下を招く可能性があります。

【対策】
転送先の担当者が不在で折り返しできない場合の対策として、内線転送を利用する前に社内システムなどで転送先の担当者の在席状況を確認しましょう。
必要に応じて、他の担当者に通話を転送するなどの仕組みを整えておくのがおすすめです。

失敗例2. 転送先の担当者に電話がつながらない

内線転送を行う際、転送先の担当者が話し中や外出中の場合、担当者のデスクに電話がつながりません。

この場合、通話は転送先の担当者に接続されず、適切な対応が行われない可能性があります。

【対策】
担当者の携帯電話番号や他の内線番号に転送することで、スムーズに担当者へつなげられます。

また、転送先の担当者が話し中や外出中の場合でも、担当者のデスクに電話がつながるように、あらかじめ電話機の設定をしておきましょう。

失敗例3. 転送時に伝達ミスが発生する

内線転送は、転送時に伝達ミスがおこりやすいため、細心の注意が必要です。
聞き間違いや思い込みによって、要件を誤って理解してしまう可能性があります。

そのため、内線転送を行う際は転送先の相手に要件を正確に伝えることが重要です。

【対策】
要件をきちんとメモして、転送先の担当者に簡潔に伝えましょう。
そうすることで、転送先の担当者は顧客の要件をすぐに理解し、迅速に対応できます。

また顧客側は、要件がきちんと伝わることでコミュニケーションが円滑に進み、ストレスが軽減されて安心感が得られるでしょう。

失敗例4. 転送の操作を間違えて、電話が切れてしまう

転送の操作を間違えると、電話が切れる恐れがあります。

転送先の担当者への内線番号を伝え忘れや、番号を間違えて伝えた場合、担当者が別の電話を取ってしまったり、電話が切れてしまったりする可能性があります。

【対策】
転送の操作方法を事前に確認しておくことで、いざというときに焦らずに操作ができます。
自分の携帯電話を使って、同僚と転送の手順を練習しておくとよいでしょう。

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まとめ

ビジネスフォンの機能には、主に「保留」「内線転送」「外線転送」の3つがあります。
これらの機能を活用することで、ビジネスの電話業務が効率化できます。

そのなかでも、「内線転送」を電話業務に取り入れることで、以下の3つのメリットがあります。

ただし、内線転送を行う際、「転送先の担当者が不在の場合、折り返し連絡ができない」「転送先の担当者が話し中の場合、電話が取れない」など、担当者へスムーズに取次ぎできない場合もあります。

この場合、内線転送を利用する際は、以下の点を意識しておくことでスムーズに電話対応が行えるようになります。

このような対策を行うことで、内線転送を活用してスムーズな電話対応ができ、業務効率化や顧客満足度の向上につなげられるでしょう。