コピー機のカウンター料金とは？相場・メリット・注意点まとめ

「購入後のサポート・保守・メンテナンス」記事一覧 更新日: 2025年11月20日

コピー機のカウンター料金とは？相場・メリット・注意点まとめ

「コピー機のカウンター料金の仕組みや、どれくらい費用がかかるのか知りたい」といった疑問をお持ちではありませんか？

コピー機（複合機）のカウンター料金とは、カウンター保守契約を結んだ場合に発生する「印刷枚数に応じた保守料金」のことで、月々の基本料金と、モノクロ／カラーそれぞれの1枚あたり単価で決まる料金体系です。

カウンター保守契約を結ぶと、コピー機の修理費やメンテナンス費、トナー代などが契約範囲内で無償になる一方で、単価や印刷枚数を正しく把握していないと、想定以上のランニングコストになったり、自社に合わない契約を選んでしまうリスクがあります。

そこで本記事では、カウンター料金の基礎知識を整理したうえで、料金相場やカウンター料金方式のメリット・デメリットをコンパクトに解説します。

これからカウンター保守契約を結ぶ方や、現在の契約内容を見直したい方は、自社に合った契約を選ぶための判断材料としてぜひ参考にしてください。

コピー機のカウンター料金とは？

コピー機のカウンター料金とは、コピー機・複合機の保守契約の一種で、印刷枚数に応じて課金される仕組みです。

多くの場合、料金は「月々の基本料金＋1枚ごとの単価×印刷枚数」で計算されます。ここでは、コピー機のカウンター料金について、基本的な考え方と契約の種類を整理して解説します。

カウンター料金とは

コピー機のカウンター料金とは、保守契約の1つである「カウンター保守契約」を結んだ場合に発生する料金のことです。

カウンター保守契約では、印刷枚数に応じたカウンター料金を支払うことで、トナーなどの消耗品や定期メンテナンス、故障時の修理といったサービスを必要なときに無償で受けられます。

コピー機の保守契約にはいくつか種類がありますが、カウンター保守は最も利用されている主流の契約方式といわれています。月々のコストは発生するものの、トラブル時の対応や消耗品交換までカバーされるため、オフィスで安心して複合機を使い続けたい場合に適した契約です。

なお、カウンター保守はリース契約だけでなく、現金購入や割賦購入の場合でも契約可能です。機器の購入方法にかかわらず、保守契約の選択肢として検討できます。

カウンター料金の仕組みと計算方法

カウンター料金は、複合機内に取り付けられた「カウンター」が印刷枚数を記録し、その枚数にカウンター料金単価を掛け合わせた金額が請求される仕組みです。印刷ミスや不要なコピーであってもカウンターは増えるため、無駄な印刷が多いほど料金も増えてしまいます。

カウンター料金の基本的な計算方法は、次の1行で表せます。

カウンター料金には「印刷枚数に応じた料金」に加えて毎月の基本料金がかかる点を押さえておきましょう。具体的なイメージをつかみやすくするため、簡単な例を表にまとめると次のようになります。

このように、印刷枚数が増えるほどカウンター料金も比例して増えるため、日々の運用で「無駄な印刷を減らす意識」を持つことが重要です。

カウンター保守以外の契約方法

コピー機の保守契約は、料金を支払うことでメンテナンスや修理などのサービスが受けられる仕組みですが、カウンター保守以外にもいくつかの契約形態があります。

ここでは、代表的な「スポット保守」と「キット保守」についてご紹介します。保守契約の全体像を押さえ、自社の印刷枚数や運用スタイルに合った方式を選べるようにしておきましょう。

スポット保守

スポット保守とは、修理や部品交換などが必要になったときに、その都度保守対応を依頼し、発生した内容ごとに費用を支払う契約形態です。

カウンター保守のような月々の基本料金は発生しませんが、修理対応・定期メンテナンス・トナー代などはその都度有償となります。そのため、年間の印刷枚数が少ない場合や、使用頻度が低い中古コピー機などに選ばれることが多い契約です。

また、基本的にスポット保守は新品のコピー機には適用されず、中古コピー機を対象とした保守契約として用意されているケースが一般的です。

キット保守

キット保守とは、保守契約代金が含まれたトナーキットを購入し、そのトナーを使用している期間中は保守サービスを受けられる契約形態です。

トナーが切れた場合には、同じキットを再購入することで保守契約も継続されます。トナーがなくなるまでは追加料金なしで保守サービスを受け続けられるため、印刷枚数が少ないオフィスや、月々の固定費を抑えたい企業におすすめの契約方式です。

保守契約についてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事もぜひご覧ください。

コピー機のカウンター料金の相場

コピー機のカウンター料金は、本体が新品か中古かによって大きく変わるのが一般的です。

まずは、新品・中古それぞれのモノクロ／カラーの大まかな目安を押さえておきましょう。

この章では、新品コピー機と中古コピー機に分けてカウンター料金の相場を整理し、自社の印刷枚数や予算に照らして、どちらがトータルでお得になりやすいかを考えるための目安をご紹介します。

なお、カウンター料金は機種のスペックや契約枚数、エリアなどによって変動するため、ここでご紹介する数値はあくまで目安です。実際の料金は、必ず見積もりで確認するようにしましょう。

新品コピー機のカウンター料金相場

新品コピー機のカウンター料金相場は、次のようなイメージです。

※相場はメーカー・エリア・印刷枚数などによって変動します。

新品コピー機は、中古コピー機と比べて部品の劣化が少なく、故障リスクも低いことから、カウンター料金が比較的安く設定されることが多いです。

そのため、月間の印刷枚数が多いオフィスほど、ランニングコストの面では新品コピー機が有利になるケースも少なくありません。本体価格だけでなく、複数年で見た「本体＋カウンター料金」の総額（TCO）で比較することが重要です。

リース料金や月額コストのイメージをつかみたい場合は、複合機のリース料金相場まとめもあわせて確認しておくと判断しやすくなります。

中古コピー機のカウンター料金相場

中古コピー機のカウンター料金相場は、次のとおりです。

中古コピー機は、すでにある程度使用されているため部品の摩耗が進んでおり、新品と比較して故障リスクが高くなりやすい傾向があります。その分、保守側の負担も大きくなるため、カウンター料金が新品より高めに設定されるケースが一般的です。

その結果、印刷枚数が多い環境で中古コピー機を使うと、本体価格は安くてもランニングコストがかさみ、トータルでは新品より高くついてしまう可能性があります。

一方で、月間の印刷枚数が少ないオフィスや、サブ機としてスポット的に使う環境であれば、中古コピー機の方がトータルコストを抑えられることもあります。

OFFICE110では、中古コピー機を格安でご提供しており、印刷枚数やご予算に合わせて「新品と中古どちらが良いか」を比較したうえでご提案することも可能です。

中古導入を検討している場合は、中古複合機のメリット・デメリット解説も参考にしながら、「初期費用」と「ランニングコスト」のバランスを見て検討するとよいでしょう。

コピー機のカウンター料金のメリット

コピー機のカウンター保守契約には、ランニングコストの見通しを立てやすくし、運用の手間や突発的な出費を減らせるといった複数のメリットがあります。

まずは代表的なメリットを把握したうえで、自社の印刷環境に合った契約かどうかを確認していきましょう。

月々のランニングコストを予測しやすい

カウンター保守契約は、ほかの保守方式と比べて月々のランニングコストをイメージしやすいことが大きなメリットです。

カウンター料金は、毎月の印刷枚数に応じて請求額が決まる仕組みのため、「1枚あたりの単価」と「おおよその印刷枚数」が分かっていれば月額コストを事前に計算しやすくなります。

一方で、キット保守の場合はトナーの減り方によって購入タイミングが前後するため、ある月だけトナー代が大きく発生するなど、月ごとの支出が読みにくいことがあります。

ただし、毎月の印刷枚数が大きく変動するオフィスでは、カウンター料金もそれに連動して増減する点に注意が必要です。印刷枚数の管理や削減施策とセットで運用することで、より安定したコストコントロールがしやすくなります。

定期メンテナンス費用や修理費が別途不要

カウンター料金を毎月支払うことで、定期メンテナンスや故障時の修理費を別途用意しなくてよい点も大きなメリットです。

カウンター保守契約では、契約内容に基づき、点検・調整・部品交換・故障対応などの作業費用がカウンター料金に含まれているケースが一般的です。そのため、機械の調子が悪くなったときにも、「修理費が高額にならないか」を心配せずに保守依頼ができます。

このように、カウンター保守を利用することで、「壊れてから対応する」のではなく「壊れにくい状態を保つ」運用がしやすくなります。

トナーの購入費用や調達の手間も一切なし

コピー機のトナーは、メーカーや機種によって差はあるものの、純正トナー1本あたり3万〜7万円程度かかることも珍しくありません。

カウンター保守契約を結んでいる場合、トナー代がカウンター料金に含まれ、追加の購入費用が不要となるのが一般的です。そのため、トナー交換のたびにまとまった費用を支払う必要がなく、月々のカウンター料金の中でトナーコストを平準化できます。

このように、カウンター保守契約を活用することで、トナー費用・メンテナンス費用・修理費用をまとめて管理でき、コピー機運用にかかる手間とコストをトータルで抑えやすくなるのがメリットです。

コピー機のカウンター料金のデメリット

コピー機のカウンター保守契約には多くのメリットがある一方で、印刷枚数や運用ルールによっては割高になってしまう側面もあります。

そのため、契約前にデメリットもきちんと理解し、自社の印刷状況に合っているかどうかを冷静に見極めることが大切です。

印刷枚数が少ない月も基本料金が発生する

カウンター保守契約では、印刷枚数にかかわらず毎月の基本料金が必ず発生する点がデメリットになります。

カウンター料金の内訳は、一般的に「基本料金＋印刷枚数に応じたカウンター料金」の合計です。そのため、印刷枚数が少なかった月でも、基本料金部分は固定費として必ず支払う必要があります。

印刷枚数が少ないオフィスでは、トナーの減りも遅く、メンテナンスや修理の頻度も低くなる傾向があります。それでも一定の基本料金を支払い続けることになるため、結果として割高になるケースもあります。

印刷枚数が少ない運用が想定される場合は、「月間の想定枚数」と「基本料金の負担感」を事前に試算したうえで契約形態を選ぶことが重要です。

印刷ミスをしてもカウントされてしまう

カウンター料金は、「実際に印刷されたページ数」に基づいて計算される仕組みです。

そのため、印刷設定のミスや誤印刷が発生すると、本来不要だったページであってもカウンターとして加算され、結果的に必要以上のカウンター料金を支払うことになってしまいます。

カウンター保守契約を有効に活用するためには、印刷前のプレビュー確認や部数ルールの徹底など、社内でミス印刷を減らす運用ルールを整えることが欠かせません。

印刷方法や速度によっても料金が変わる

コピー機のカウンター料金は、枚数だけでなく印刷方法や機種のスペックによっても変動する点に注意が必要です。

代表的な例として、次のようなケースがあります。

このように、「1枚あたりの単価」だけを見るのではなく、どの印刷モードや機種構成で運用するかによっても、実際の支払額は変わります。

契約前には、両面印刷やカラー率、利用予定の用紙サイズ、導入予定機種のクラスなどを踏まえて、トータルのカウンター料金をシミュレーションしておくことが大切です。

コピー機のカウンター保守を契約する際の注意点

コピー機のカウンター保守契約は、条件を正しく理解しておかないと「思ったより高くついた」「欲しいサポートが受けられなかった」と感じてしまうことがあります。

そのため契約前に、カウンター保守ならではの注意点を整理してから比較検討することが大切です。

適切な印刷枚数を申告する

カウンター保守契約を結ぶ際は、自社の印刷枚数をできるだけ正確に把握し、実態に近い枚数で申告することが重要です。

カウンター料金は、印刷枚数のレンジごとに単価や基本料金が変わる仕組みになっていることが多く、申告枚数が実態とかけ離れていると、その分割高な条件で契約してしまう可能性があります。

たとえば、実際は月間3,000枚印刷しているにもかかわらず、2,000枚程度として申告してしまうと、「少ない枚数向けの高めの単価」で契約してしまい、結果としてランニングコストが増えてしまうこともあります。

カウンター保守の見積もりを依頼する前に、過去の実績をもとに「現実的な印刷枚数」を整理し、その数値をベースに条件を比較するようにしましょう。

保守サービスの範囲を確認しておく

同じカウンター保守という名称でも、業者によって保守内容やサービス範囲は大きく異なる場合があります。

そのため、契約前には、「どこまでがカウンター料金に含まれ、どこからが別料金になるのか」を必ず確認しておく必要があります。

サービス内容を確認する際に、チェックしておきたいポイントの例は次のとおりです。

事前にサービス範囲を把握しておけば、契約後に「ここは別料金だった」というギャップを減らし、自社にとってちょうどよい保守内容かどうか判断しやすくなります。

また、カウンター料金以外の導入コストについては、複合機の価格相場ガイドもあわせて確認しておくと、トータルコストをイメージしやすくなります。

将来の印刷ニーズを予測しておく

カウンター保守契約は、一度結ぶと数年単位で同じ条件が続くことも多いため、将来の印刷ニーズをある程度見込んでおくことが大切です。

たとえば、今後の事業拡大や部署増設などで印刷枚数が増える見込みがあるにもかかわらず、契約の変更や更新が柔軟にできないプランを選んでしまうと、割高なカウンター料金のまま使い続けなければならない可能性があります。

そのうえで、契約の途中変更や更新の可否、解約条件や違約金の有無などを事前に確認しておくことが重要です。将来の変化も見据えながら、「増えても減っても対応しやすい契約かどうか」を意識して選ぶようにしましょう。

カウンター料金の安さだけで業者を選ばない

コピー機のカウンター保守契約を検討する際、つい「1枚あたりの単価の安さ」に目が行きがちですが、料金だけで業者を選ぶのは危険です。

理由としては、カウンター料金が安く見えても、アフターフォローや修理対応が遅かったり、問い合わせへの対応が不十分だったりするケースがあるためです。結果として、業務影響やスタッフの負担が大きくなり、「安かろう悪かろう」になってしまうこともあります。

業者を選ぶ際は、カウンター料金の安さだけでなく、保守内容・対応品質・説明の分かりやすさなども含めて「総合的な安心感」で比較することが大切です。

コピー機の導入や保守関連はOFFICE110にお任せ

オフィスのコピー機・複合機の導入やカウンター保守の見直しは、私たちOFFICE110にまとめてお任せください。

私たちは、機械を納品して終わりではなく、機種選定から導入・配線・日々の運用、カウンター料金を含めたコスト最適化まで一貫してサポートします。新品・中古・リース・買い取りを横断比較し、印刷枚数やご予算、将来の運用まで見据えた最適なプランをご提案します。

無料見積もりでは、本体価格・保守料金・カウンター料金を含めた「最終的にいくらかかるのか」を分かりやすくご提示します。

まずはご相談だけでも構いません。オフィス機器のプロである私たちOFFICE110に、コピー機の導入や保守契約についてお気軽にお問い合わせください。

まとめ

コピー機のカウンター料金とは、カウンター保守契約を結んだ際に発生する「印刷枚数に応じた保守料金」のことです。

カウンター保守を利用することで、毎月のカウンター料金を支払う代わりに、定期メンテナンス費や故障時の修理費、トナー代などを契約範囲内で無償にできるのが大きなメリットです。一方で、印刷枚数が少ない月でも基本料金が発生したり、印刷ミスや両面印刷・長尺紙などで想定よりカウンターが増えると割高になるケースもあります。

また、カウンター料金は、新品か中古か、月間印刷枚数、機種のスペックや契約する業者によっても変わります。そのため、「どの契約が自社にとって最もコストパフォーマンスが高いか」を比較することが重要です。

複数の業者から見積もりを取り、条件やサービス内容を比較したうえで、自社の印刷状況や予算に合ったカウンター保守契約を選ぶことが、コピー機のランニングコストを適正化する近道です。コピー機の導入や保守契約でお悩みの際は、複合機専門店であるOFFICE110に相談しながら検討を進めてみてください。