コピー機の保守契約とは？3種の特徴・料金相場を解説【最新】

コピー機（複合機）のランニングコストを見直す際、毎月の保守料金が想像以上に大きく感じられることがあります。「必要なコスト」と分かっていても、本当に保守契約が必要なのか、契約を見直した方が安くならないのかと迷う方は少なくありません。

コピー機の保守契約は、故障時の修理やメンテナンス、消耗品の供給などを契約条件に応じて受けられる仕組みです。ただし、料金体系や対象範囲は契約タイプ・メーカー・機種によって異なるため、月額料金だけで比較すると判断を誤る可能性があります。

この記事では、主な3つの保守契約「カウンター保守・スポット保守・キット保守」の特徴と料金の目安を中心に、新品・中古の違いや、メーカー・機種によって利用できる年間保守契約についても解説します。

自社の印刷枚数や複合機の使い方に合う契約を選び、本体代・保守料金・消耗品費を含めた総額で比較するための参考にしてください。

コピー機（複合機）の保守契約とは、故障時の修理や点検、部品交換、消耗品の供給などを契約内容に応じて受けられるサポート契約です。

業務で日常的にコピー機を使用している場合、突然の故障によって見積書や請求書、会議資料などを印刷できなくなると、業務そのものが滞る可能性があります。保守契約を結んでおけば、トラブル発生時にサポートを受けやすくなり、突発的な修理費やダウンタイムのリスクを抑えながら安定運用につなげられます。

ただし、保守契約によって料金の支払い方やサービスの対象範囲は異なります。修理費やトナー代がすべての契約に含まれるわけではないため、契約前に「何が保守対象になるのか」を確認しておくことが大切です。

コピー機の代表的な保守契約は、「カウンター保守」「スポット保守」「キット保守」の3種類です。それぞれ料金の発生方法や保守範囲、向いている利用環境が異なります。

このほか、メーカーや機種によっては、年単位で保守サービスを受けられる年間保守契約や保証延長サービスが用意されている場合もあります。

どの保守契約が適しているかは、月間の印刷枚数やコピー機の使用頻度、故障時にどこまで費用をカバーしたいかによって変わります。また、新品と中古では保守費用や契約条件に違いが出るため、契約タイプを比較する前に、それぞれの特徴を押さえておくことが大切です。

コピー機（複合機）の保守費用は、新品か中古かによって料金水準や契約条件が変わります。

中古機は本体価格を抑えやすい一方、使用年数や部品の摩耗状況によって故障リスクが高くなり、保守料金が新品より高めに設定されるケースがあります。反対に、新品でも機種・印刷枚数・契約条件によって料金は変わるため、「新品なら必ず安い」と一律には判断できません。

そのため、本体価格だけでなく、保守料金・消耗品費・将来の修理しやすさまで含めた総額で比較することが重要です。

特に中古機では、メーカーの補修用性能部品の保有期間を過ぎると、必要な部品を確保できず修理が難しくなる可能性があります。中古複合機を選ぶ際は、購入時点で保守契約を結べるか、今後どの程度サポートを受けられるかを確認しておきましょう。

中古複合機の保守契約については、こちらの記事で詳しく解説しています。

なお、新品・中古のどちらを選ぶ場合も、本体価格だけでなく、保守料金や将来の修理費まで含めたトータルコストで比較することが大切です。自社の印刷枚数や予算に合う機種・保守プランを確認したい方は、OFFICE110へお気軽にご相談ください。

カウンター保守契約は、月額の基本料金と、モノクロ・カラーそれぞれの印刷枚数に応じたカウンター料金を支払う保守方式です。

契約範囲内で故障時の訪問・修理・部品交換や、トナーなどの消耗品供給を受けられることが多く、業務用複合機で広く利用されています。ただし、対象となる部品や消耗品、最低利用料金などは契約によって異なります。

複合機本体のカウンターで印刷枚数を計測し、その実績をもとに料金を算出します。印刷量が多いオフィスでは、故障対応と消耗品費をまとめて管理しやすく、月々のランニングコストを把握しやすい点がメリットです。

一方、印刷枚数が少ない場合でも基本料金や最低利用料が発生する契約では、利用状況によって割高になる可能性があります。契約前に直近の月間印刷枚数とカラー比率を確認しておくと、見積もりを比較しやすくなります。

カウンター保守の料金は、新品・中古、機種、設置エリア、月間印刷枚数、契約内容によって変動するため、相場はあくまで目安です。

一般的には、新品はモノクロ約0.6〜1.5円／枚・カラー約6〜15円／枚、中古はモノクロ約3〜4円／枚・カラー約20〜25円／枚となっています。

同じ「カウンター保守」でも料金差が大きいため、単価だけでなく、基本料金・最低利用料・修理対象・トナー供給の条件まで含めて総額を比較することが大切です。

カウンター料金の詳しい仕組みや、新品・中古別の単価については以下の記事で解説しています。

スポット保守は、毎月の保守料金を支払うのではなく、故障や点検が必要になったタイミングで費用を支払う方式です。

月々の固定費を抑えやすい一方、修理が発生すると出張費・技術料・部品代などをその都度負担します。トナーやドラムなどの消耗品も別途購入する契約が一般的です。

反対に、毎日大量に印刷する複合機や、停止すると業務へ大きな影響が出るメイン機では、修理費だけでなく修理完了までのダウンタイムも含めて判断する必要があります。

スポット保守は月額固定費を抑えられる反面、修理内容によって1回あたりの費用が大きく変わります。

一般的には、保守契約がない場合の出張費＋技術料は1万5,000円前後がひとつの目安で、さらに部品代が加わります。部品によっては数万円以上となることもあるため、故障内容によって総額は大きく変動します。

スポット保守を選ぶ場合は、月額0円という点だけで決めず、年間の故障回数・機器の年式・業務停止時の影響まで含めてカウンター保守と比較することが重要です。

キット保守契約は、メーカー指定のトナーキットなどを購入し、そのキットの使用期間中に所定の保守サービスを受ける方式です。

従来はモノクロ機で多く見られる方式ですが、現在は一部のカラー複合機でもキットサービス契約が用意されています。対象機種やサービス内容はメーカーごとに異なるため、導入前の確認が必要です。

また、「トナーとドラムを必ずセット購入する」という仕組みに限らず、トナーキットを購入し、感光体ユニットは貸与されるなど、機種によって提供方法が異なります。

キット保守の仕組みを理解するうえでは、トナーとドラムの役割を分けて把握しておくと分かりやすくなります。ドラムについては、ドラムカートリッジとはの記事もあわせてご覧ください。

キット保守の料金は、対象機種ごとに設定されたトナーキット価格と標準印刷可能枚数によって大きく異なるため、カウンター保守のように「1枚○円」と一律の相場で比較しにくい点が特徴です。

メーカー公式の価格例を見ると、数万円単位のトナーキットが設定されている機種があります。月額換算する場合は、「キット価格÷自社で使い切るまでの月数」で考えると比較しやすくなります。

印刷枚数が少ないほど有利になるとは限らず、キットの価格・保守範囲・使い切るまでの期間によって結果は変わります。カウンター保守と比較するときは、月額換算だけでなく故障時の対応範囲までそろえて比較してください。

参考：リコー「RICOH IM C2011 保守サービス」

カウンター・スポット・キットの3方式とは別に、メーカーや製品カテゴリーによっては、年単位で修理・点検を受ける年間保守契約や保証延長サービスが用意されています。

年間保守はすべての業務用複合機で共通する契約ではなく、対象製品・加入時期・点検回数・消耗品の扱いなどがメーカーごとに異なります。そのため、「初年度無料」「5年まで」「一度解約すると再契約できない」といった条件を年間保守全体の共通ルールとして考えないことが重要です。

たとえばキヤノンの契約型保守点検サービス「キヤノン・ケア・ギャランティ」では、契約期間は1年間で、正常稼働している対象機器であれば無償保証期間経過後も随時契約でき、自動更新にも対応しています。訪問料・技術料・部品代は契約料金に含まれますが、消耗品などは対象外です。

このように、年間保守を検討する場合は「契約年数」だけでなく、修理費・部品代・消耗品・定期点検のどこまで含まれるかを確認しましょう。

参考：キヤノン「キヤノン・ケア・ギャランティ」

年間保守契約の料金は、メーカー・機種・点検内容・契約年数によって個別に設定されるため、一律の料金相場を出すのは困難です。

メーカーによっては機種別の価格表を公開しているため、対象機種が決まっている場合は、販売店の見積もりとメーカー公式の保守条件をあわせて確認してください。

保守契約を見直すタイミングでは、現在の機種を使い続ける場合の保守費と、新しい複合機へ入れ替えた場合の本体代・保守料金を並べると、トータルコストを比較しやすくなります。

保守費を含めて入れ替え後の総額を確認したい方は、OFFICE110で現在の利用状況に合わせた見積もりを比較できます。

コピー機（複合機）の保守契約は、それぞれの特徴を理解すれば比較できますが、実際に選ぶ際は月間印刷枚数、機種や年式、故障時に必要なサポート範囲など、利用環境に合わせた判断が必要です。

しかし、カウンター保守・スポット保守・キット保守は料金体系や保守範囲が異なり、年間保守についてもメーカーや機種によって契約条件が変わります。そのため、「どの保守契約が自社に合うのか」「現在の保守料金は適正なのか」を自社だけで判断しづらい場合があります。

コピー機の保守契約を見直したい方や、機種の入れ替えとあわせて保守費用を比較したい方は、OFFICE110にまとめてご相談ください。

弊社では、現在お使いの機種や利用年数、月間印刷枚数、カラー比率、保守料金などを丁寧にヒアリングしたうえで、本体価格だけでなく、保守費用や消耗品費まで含めたトータルコストを踏まえてご提案します。

保守契約は、単純に月額料金が安いものを選べばよいわけではありません。故障時の修理費や消耗品費、業務停止のリスクまで含めて比較することが、長期的なコストを抑えるポイントです。

現在の保守契約を見直したい方や、複合機の入れ替えとあわせて最適な保守方法を検討したい方は、OFFICE110までお気軽にお問い合わせください。

コピー機（複合機）の保守契約は、単に毎月の保守料金を抑えるためのものではなく、故障時の修理費や業務停止のリスクまで考え、安定した運用につなげるために選ぶことが重要です。

代表的な保守契約には「カウンター保守」「スポット保守」「キット保守」があり、それぞれ料金の仕組みや保守範囲、向いている利用環境が異なります。

特に注意したいのは、保守料金が安い契約ほど、自社にとってお得とは限らないことです。毎月の費用を抑えられても、故障のたびに修理費が発生したり、復旧まで時間がかかったりすれば、結果として負担が大きくなります。

そのため、自社に合う保守契約を選ぶには、現在の印刷枚数や利用頻度、機種の状態を整理したうえで、「毎月いくらかかるか」だけでなく「故障したときまで含めてどのくらい負担するか」まで比較することが大切です。

現在の保守料金が適正か分からない方や、複合機の入れ替えとあわせて保守契約を見直したい方は、OFFICE110へご相談ください。現在の利用状況を踏まえ、本体価格と保守費用を含めたトータルコストを比較しながら、適した導入方法をご案内します。