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複合機(コピー機)のカウンター保守とは?なぜ保守契約を結ぶのか?

複合機(コピー機)のカウンター保守とは?なぜ保守契約を結ぶのか?

複合機(コピー機)は、とてもデリケートな精密機械。
そのため、新しく複合機(コピー機)を導入するとき、必ず「保守契約」を結んでいただきます。

その保守契約には、

  • カウンター保守
  • スポット保守
  • キット保守

と、主に3つの保守契約があり、この中で最もポピュラーなのが「カウンター保守」です。

そこで今回は、複合機(コピー機)で保守契約を結ぶ理由と、カウンター保守とはどのような保守契約なのか分かりやすく簡単に解説いたします。

▼目次

複合機(コピー機)で保守契約を結ぶワケ

複合機(コピー機)の導入で、なぜ保守契約を結ぶ必要があるのか?

まず、複合機(コピー機)の保守契約とは、定期的なメンテナンスや故障などのトラブル対応、トナーなどの消耗品の交換を無料でしてくれるサービス。基本的に、複合機(コピー機)の購入・リース契約していただくのと同時に、契約書によって保守契約を結びます。

そこで、保守契約を結んでいないとなると、複合機(コピー機)が故障したときに大きな問題が発生

複合機(コピー機)の修理にはまとまったお金が必要になり、取り替える部品や技術員の派遣費なども請求されれば、1回の修理で10万円前後かかってしまうケースもあります。
また、修理のみ依頼できる業者が少なく、依頼できたとしても対応が遅くなり、コピーや印刷できない状態が続くことも考えられます。

その他にも、印刷やコピーをすれば当然トナーなどの消耗品の交換が必要になってきます。
純正トナーは3万円前後もするので、トナーが切れる度に実費で購入しているとコスト面で大きな負担となってしまうのです。

複合機(コピー機)は、ビジネスでは欠かせない事務機器であり、常に最適の状態に保っておきたいもの。
つまり、常に快適なオフィス環境を保つためには、複合機(コピー機)の保守契約を結ぶ必要があるわけです。

複合機(コピー機)「カウンター保守」とは?

冒頭でも説明した通り、複合機(コピー機)の保守契約には、「カウンター保守」の他に、

  • スポット保守
  • キット保守

といった保守もありますが、最もポピュラーなのが「カウンター保守」
複合機(コピー機)を導入している8割以上の会社がカウンター保守契約を結んでいるほど一般的な保守契約システムです。

カウンター保守とは?

そのカウンター保守を簡単に表現すれば、「毎月の印刷枚数分の使用料を支払う保守契約」

仕組みは、モノクロ◯円、カラー◯円というように、販売・リース会社とあらかじめ1枚あたりのコピー・印刷の単価を設定。
そして、複合機(コピー機)の本体に内蔵されたカウンターが、モノクロ、カラーそれぞれの枚数をカウントし、コピー・印刷した枚数によってカウンター料金が請求される仕組みになります。

保守料金を支払うことで、定期メンテナンスや故障などのトラブル対応、トナーなどの消耗品が無料になります
そのため、急なトラブルでも突発的な出費が発生しないといったメリットがあります。

スポット保守、キット保守とは?

ちなみに、スポット保守とキット保守の仕組みも説明しておけば、

◇スポット保守

継続的な保守料金は決められておらず、複合機(コピー機)に不具合が発生したら、その都度有償で保守サービスを依頼する保守契約。

◇キット保守

トナー代金にあらかじめ保守費用を含めた保守契約。

というように、トラブルが発生したときや、トナーが切れたときにその都度保守料金が必要になる保守契約になります。

カウンター保守のメリット・デメリット

ここまでの説明のまとめの意味で、カウンター保守のメリット・デメリットをご説明いたします。

カウンター保守のメリット

  • 突然の故障でも突発的な出費がなくなる
  • 月間の印刷枚数が多ければ多いほど、ランニングコストが安くなる
  • トナーなどの消耗品が無料になる

カウンター保守のデメリット

  • 印刷枚数が0でも基本料金が発生する
  • 月間の印刷枚数が少ないと、割高になるケースがある
  • 大量に印刷・コピーすると高額な費用がかかる

カウンター保守が向いている会社の特徴

以上のようにメリット・デメリットを考慮すれば、カウンター保守は以下のような会社に向いています。

  • 毎月500~1,000枚以上、印刷・コピーしている
  • 連続複写速度25枚/分の中高速以上の複合機(コピー機)を導入している
  • 印刷品質を保ちたい会社

印刷枚数によって保守料金が決まるため、1,000枚程度コピー・印刷する会社に向いています。
つまり、印刷枚数が少ない会社では、スポット契約やキット契約の方がお得なケースがあるので、事前に月間印刷枚数をリサーチしておくのも大切です。

まとめ

複合機(コピー機)を導入するときは保守契約を結ぶ必要があり、「カウンター保守」が最も一般的な保守契約です。

カウンター保守では1枚あたりの単価(例:モノクロ4円/1枚、カラー30円/1枚)を設定する契約。この単価は業者によって異なるので、複数の業者から見積もりをとる必要があります

スポット保守やキット保守といった保守契約もありますが、現実的にはカウンター保守が最も無難な契約ではないでしょうか。

カウンター保守についてくわしくはこちらよりご覧ください。
カウンター保守・サポートについて

もちろん契約の際はこちらより納得のいく保守サポートをご提案いたします。
よろしくお願いいたします。

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