コピー機（複合機）のハガキ印刷の方法を解説！トラブル対処法

コピー機・複合機では、使用する機種がハガキに対応していれば、適切な用紙と給紙方法を選ぶことでハガキ印刷ができます。

ただし、対応していない種類のハガキを使用したり、用紙サイズ・種類・セット方向を誤ったりすると、紙詰まりや印刷位置のズレが起こることがあります。

対応するハガキの種類や給紙方法、設定画面はメーカー・機種によって異なります。印刷前に使用機種のマニュアルを確認し、実際に使用するハガキと本体・プリンタードライバーの設定を合わせてください。

この記事では、コピー機でハガキ印刷する前の確認ポイントと、キヤノン・富士フイルム・リコーの印刷手順、よくあるトラブルの対処法について解説します。

コピー機でハガキを印刷するときは、印刷を始める前にハガキの種類・状態・本体設定・セット方向を確認することが重要です。

普通紙と同じ感覚でセットすると、紙詰まりや重送、印刷位置のズレなどが起こることがあります。特にハガキへの対応条件は機種によって異なるため、使用機種の仕様やマニュアルも確認してください。

ここでは、コピー機でハガキ印刷する前に確認したい4つのポイントについて解説します。

業務用複合機には、インクジェット用ハガキを使用できない機種があるため、印刷前に対応するハガキの種類を確認してください。

たとえば、キヤノンの一部imageRUNNER ADVANCEシリーズ、富士フイルムの対象機種、RICOH IM C／IM製品群では、インクジェット用ハガキを使用しないよう案内されています。

郵便はがきに「インクジェット紙」などの表示がある場合は、そのまま使用せず、複合機のマニュアルやメーカー公式情報で対応可否を確認してください。

レーザー方式とインクジェット方式の違いについても確認したい場合は、以下の関連記事も参考にしてください。

ハガキに湿気・シワ・折れ・強い反りがある場合は、状態のよいハガキへ交換してから印刷してください。

用紙の状態が悪いと、給紙が安定せず、紙詰まりや重送、印字不良につながることがあります。

特に、次のようなハガキはそのまま使用しない方が安全です。

ハガキは開封後の保管状態でも湿気を含むことがあります。印刷前に状態を確認し、問題がある場合は新しいハガキへ交換してください。

ハガキ印刷では、実際にセットした用紙と、複合機・プリンタードライバーの用紙サイズや用紙種類を一致させることが重要です。

用紙設定が普通紙のままになっていたり、給紙元が別のトレイに設定されていたりすると、正しく印刷できない場合があります。

「はがき」「郵便ハガキ」などの名称や設定画面はメーカー・機種によって異なります。使用するハガキのサイズ・種類・給紙元を確認し、対象機種のマニュアルに沿って設定してください。

手差し印刷の基本的な設定や用紙の扱い方については、以下の関連記事でも解説しています。

ハガキをセットするときは、給紙方向・印刷面・表裏と、用紙ガイドの位置を確認してください。

業務用複合機では手差しトレイからハガキを給紙する機種が多くありますが、セットする向きや印刷面は機種によって異なります。

向きやガイド位置が合っていないと、印刷位置がずれたり、表裏が逆になったり、斜めに給紙されたりする原因になります。ハガキをセットしたら、用紙ガイドをハガキの幅へ適切に合わせてください。

手差しトレイへの用紙のセット方法を詳しく確認したい場合は、コピー機（複合機）の手差し印刷方法も参考にしてください。

なお、ハガキ印刷への対応可否や手差しトレイの仕様まで確認して複合機を選びたい場合は、OFFICE110の案内もあわせてご確認ください。

ハガキ印刷では、対応するハガキを手差しトレイへ正しくセットし、本体とプリンタードライバーの用紙設定を実際のハガキに合わせます。

操作画面や設定項目、ハガキをセットする向きは、メーカーだけでなく機種やプリンタードライバーによっても異なります。以下の基本手順を確認したうえで、実際の操作では使用機種の画面表示やマニュアルに従ってください。

ここでは、キヤノン・富士フイルム・リコーのコピー機でハガキを印刷する基本的な手順について解説します。

キヤノンの対象となるimageRUNNER ADVANCEシリーズでは、郵便はがきを手差しトレイへセットし、本体とプリンタードライバーの用紙設定を合わせて印刷します。

ハガキを頻繁に印刷する場合は、対応機種で手差しトレイのデフォルト用紙を郵便はがきに登録できます。普通紙や封筒など別の用紙も使用する場合は、用紙をセットするたびに種類やサイズを指定します。

以下はキヤノン公式FAQを基にした対象機種の操作例です。公式FAQではMicrosoft Word 2010を使用していますが、使用するアプリケーションや機種、オプション、プリンタードライバーによって画面表示や項目名は異なります。

コピー機側では、手差しトレイの用紙設定とハガキのセットを行います。

手差しトレイを郵便はがき専用に設定していない場合は、ハガキをセットする際に用紙種類とサイズを指定してください。

ハガキをセットしたら、パソコン側で使用する複合機・給紙元・用紙条件を設定します。

アプリケーションやプリンタードライバーのバージョンによって項目名は異なります。印刷前に、選択されている用紙サイズと給紙元が実際の設定と一致しているか確認してください。

※出典：キヤノン公式サイト

富士フイルムのApeosシリーズを含む対象機種では、手差しトレイへハガキをセットし、プリンタードライバーで用紙の種類・サイズ・給紙トレイを設定して印刷します。

現行のApeosシリーズでは、プリンタードライバーの「用紙設定ガイド」などからハガキの条件を選び、画面に表示される向きや印刷面を確認してセットします。

本体側にも用紙サイズや種類の確認画面が表示される場合があるため、パソコン側だけでなく、本体側の設定も実際に使用するハガキへ合わせてください。

リコーのRICOH IM C／IM製品群では、本体の手差しトレイと、パソコン側のプリンタードライバーの両方で郵便ハガキを設定して印刷します。

本体側では手差しトレイの用紙サイズ・用紙種類を郵便ハガキに合わせ、パソコン側でもプリンタードライバーから郵便ハガキを選択します。

操作画面やハガキをセットする向きは機種・プリンタードライバーによって異なるため、使用機種の画面表示を確認しながら設定してください。

ハガキ印刷でトラブルが起きたときは、すぐに故障と判断せず、ハガキの状態・セット方法・用紙設定の順に確認してください。

ハガキは普通紙よりも厚みや状態の影響を受けやすく、湿気や反り、用紙ガイドのズレ、設定の不一致などによって給紙や印刷が不安定になることがあります。

ここでは、コピー機のハガキ印刷で起こりやすい5つのトラブルと、最初に確認したい対処法について解説します。

ハガキが紙詰まりする場合は、用紙の種類・状態・セット位置・本体設定を順に確認してください。

主な原因と対処法を整理すると、次のとおりです。

紙詰まりが起きたら、操作パネルやマニュアルに表示される手順に沿ってハガキを取り除いてください。無理に引っ張るとハガキが途中で破れ、内部に紙片が残ることがあります。

なお、複合機の紙詰まりについて詳しく確認したい場合は、以下の関連記事も参考にしてください。

ハガキが複数枚重なって給紙される場合は、一度取り出してよくさばき、端をそろえてからセットし直してください。

湿気でハガキ同士が貼り付いたり、乾燥による静電気で重なったりすると、複数枚が一度に送り込まれることがあります。

セットし直しても改善しない場合は、ハガキの状態と用紙ガイドの位置を確認したうえで、一度にセットする枚数を減らして印刷してください。

印刷後のハガキにシワが入る場合は、ハガキの状態・セット方法・用紙設定を確認してください。

主な確認項目は、次のとおりです。

すでにシワや大きな折れが付いているハガキは、再度使用せず、状態のよいハガキへ交換してください。

ハガキに汚れや擦れが出る場合は、用紙設定とハガキの状態を確認し、必要に応じて複合機を清掃してください。

確認したい主な項目は、次のとおりです。

清掃できる場所や方法は機種によって異なります。マニュアルでユーザーが清掃できる範囲を確認し、分解が必要な部分には触れないでください。

印刷内容が部分的に欠ける場合は、まずハガキのセット位置・用紙ガイド・印刷領域を確認してください。

ハガキが斜めにセットされていたり、用紙ガイドが幅に合っていなかったりすると、印刷位置がずれて端の文字や画像が欠けることがあります。

セット位置や印刷設定を直しても改善しない場合は、状態のよいハガキへ交換して再度印刷してください。それでも白抜けや印字不良が続く場合は、複合機の清掃や点検が必要になることがあります。

ハガキ印刷では、使用する用紙に対応しているか、手差しトレイから給紙できるか、必要な設定を行えるかを機種ごとに確認する必要があります。

ハガキを定期的に印刷する企業では、ハガキへの対応だけでなく、普段の印刷枚数・必要な用紙サイズ・FAXやスキャンなどの利用状況も含めて複合機を選ぶことが重要です。

候補機種が複数ある場合は、ハガキ印刷の可否だけで決めず、日常業務で必要な性能や保守条件、予算まで同じ条件で比較してください。

OFFICE110では、印刷枚数や利用人数、必要な機能、使用する用紙、設置環境、予算を確認したうえで、新品・中古を含む複数の選択肢から条件に合う複合機をご提案します。

さらに、OFFICE110では対象の新品コピー機が最大80％OFF、中古の複合機が大特価になるキャンペーンを実施しています。ハガキ印刷への対応可否や手差しトレイの仕様、普段の印刷量まで含めて自社に合う複合機を比較したい場合は、弊社までご相談ください。

コピー機・複合機でハガキを印刷するときは、使用機種が対応するハガキの種類と、正しい給紙方法・印刷設定を確認することが重要です。

印刷前には、ハガキの種類や状態に加えて、用紙サイズ・用紙種類・給紙トレイ・セット方向を確認してください。機種が対応していないハガキや、湿気・シワ・強い反りのあるハガキは使用しない方が安全です。

キヤノン・富士フイルム・リコーでは、手差しトレイからハガキを印刷する方法が案内されていますが、操作画面やセット方向は機種によって異なります。メーカー名だけで同じ手順と判断せず、使用機種のマニュアルを確認してください。

紙詰まりや重送、シワ、汚れ、印刷欠けが起きた場合も、まずは用紙の状態・セット位置・用紙設定を確認します。基本的な対処で改善しない場合は、無理に操作を続けず、保守窓口や販売店へ相談してください。

なお、ハガキ印刷への対応だけでなく、普段の印刷量や必要な機能まで含めて複合機を選びたい場合は、OFFICE110で新品・中古を含めた機種選定をご相談いただけます。