複合機（コピー機）の設定方法｜FAX・ネットワーク・印刷設定を解説

複合機・コピー機を導入した後は、ネットワークやパソコンとの接続、印刷・スキャン・FAXなど、利用する機能に合わせた設定が必要です。

設定項目には専門用語もありますが、複合機側とパソコン側で必要な作業を分けて確認すれば、何を設定すればよいのか整理しやすくなります。

ただし、設定画面や操作方法はメーカー・機種・パソコンのOSによって異なります。管理者IDや初期パスワードが必要な場合は、複合機の初期パスワードの確認方法もあわせて確認してください。

この記事では、複合機・コピー機の初期設定から、印刷・スキャン・FAXを利用するための基本的な設定方法まで解説します。

複合機を設置した後は、まず初期設定を行います。

複合機側でネットワークを設定し、パソコン側で利用する複合機を追加することで、パソコンから印刷できるようになります。

ここでは、複合機側とパソコン側で必要な初期設定について解説します。

複合機側で必要な設定は、主にIPアドレス・ネットワーク・用紙トレイの3つです。

特にIPアドレスとネットワーク設定は、パソコンから複合機へ印刷データを送ったり、スキャンデータを保存したりするために必要です。

ここからは、それぞれの設定方法を順番に確認していきます。

IPアドレスとは、複合機をはじめパソコン・スマートフォンなど、ネットワーク上の機器を識別するための番号です。

インターネット上の住所のような役割があり、ネットワーク上で通信する相手を特定するために使用します。

複合機のIPアドレスの取得方法には、主に「自動設定」と「手動設定」の2種類があります。自動設定ではルーターなどからIPアドレスが自動的に割り当てられ、手動設定では使用するIPアドレスを指定します。

自動設定の場合、ネットワーク環境によって複合機のIPアドレスが変わることがあります。パソコン側が以前のIPアドレスを接続先として使用していると、複合機を見つけられず、印刷できなくなる場合があります。

そのため、複数台のパソコンから継続して利用する場合は、固定IPアドレスやルーター側のDHCP予約など、複合機のIPアドレスが変わらないように管理する方法を検討します。

ここでは一例として、富士フイルムの複合機でIPアドレスを手動設定する流れを紹介します。

上記は設定例で、実際の画面名称や操作方法は機種によって異なります。設定する際は、使用している複合機の取扱説明書やメーカーサイトを確認するようにしましょう。

IPアドレスを確認したら、複合機のネットワーク設定を行います。

有線LANで利用する場合はルーターやネットワーク機器とLANケーブルで接続し、無線LANに対応している複合機では社内Wi-Fiへ接続します。

手動でネットワークを設定する場合は、次の情報を確認します。

操作は、複合機のタッチパネルから「設定」や「メニュー」を開き、「ネットワーク設定」へ進みます。そこでIPアドレス・サブネットマスク・デフォルトゲートウェイを入力し、必要に応じてDNSサーバーを設定したうえで、内容を保存します。

IPアドレスやサブネットマスクなどの値は、現在の社内ネットワークに合わせて設定することが重要です。一般的な数値をそのまま入力せず、使用中のネットワーク情報を確認してください。

複合機のネットワーク接続についてさらに詳しく確認したい場合は、以下の記事も参考にしてください。

最後に、用紙トレイの設定を行います。

SHARPの複合機では、機種によって次のような項目を設定できます。

設定する際は、ホーム画面から「給紙トレイ設定」を開き、変更したいトレイを選択します。用紙サイズや種類など必要な項目を変更したら、「OK」を押して設定を反映します。

たとえば、トレイ1を「A4・再生紙」、トレイ2を「A3・普通紙」のように、実際にセットしている用紙に合わせて登録します。

設定内容と実際にセットしている用紙が異なると、別のトレイから給紙されたり、紙詰まりなどの原因になったりする場合があります。

複合機側の設定が終わったら、パソコン側の設定を行います。

主に必要なのは、プリンタードライバーの準備と、利用する複合機をパソコンへ登録するネットワーク接続の設定です。

ここからは、それぞれの設定方法について解説します。

プリンタードライバーは、パソコンから複合機へ印刷内容を正しく伝えるためのソフトウェアです。

Windows 11では、複合機を追加すると自動的に利用できる場合があります。一方、メーカー独自の印刷機能や詳細設定を利用する場合は、対象機種に対応したドライバーを別途インストールします。

中古複合機ではCD-ROMが付属している場合もありますが、収録されているドライバーが現在使用しているOSに対応していないことがあります。

新しくインストールする場合は、使用している複合機の機種名と、Windows・MacなどのOS、バージョンを確認してください。

複合機側のIPアドレスを確認したら、パソコンから利用できるようにネットワーク接続を設定します。

方法はメーカーや機種によって異なりますが、既存記事ではシャープの「MX-3650FN」を例に、次の流れで接続状態を確認しています。

管理画面が表示されれば、パソコンと複合機がネットワーク上で通信できていることを確認できます。

ただし、管理画面が表示されるだけでは、プリンターとしての設定が完了しているとは限りません。パソコンへ複合機を追加した後、実際にテスト印刷まで行って確認してください。

複合機とパソコンのネットワーク接続についてさらに詳しく確認したい場合は、以下の記事も参考にしてください。

複合機では、用紙サイズや印刷の向きだけでなく、両面印刷・集約・製本・ソートなど、用途に合わせてさまざまな印刷設定ができます。

設定画面や項目名はメーカー・機種・プリンタードライバーによって異なりますが、基本的に確認する内容は大きく変わりません。

ここでは、原稿方向・給紙・両面印刷・ソートなど、印刷時によく使用する基本設定について解説します。

原稿方向や用紙サイズは、プリンタードライバーの印刷設定から変更します。

A4・A3などの用紙サイズと、縦向き・横向きの設定を原稿に合わせることで、適した給紙トレイから印刷しやすくなります。

設定が原稿と合っていないと、意図しないサイズや向きで印刷される場合があります。印刷前に設定内容とプレビューを確認してください。

使用する用紙を指定したい場合は、プリンタードライバーから給紙トレイや用紙種類を設定します。

通常は自動で給紙トレイが選択されますが、手差しトレイを使う場合や、特定のトレイに入っている用紙を使用したい場合は個別に指定します。

また、厚紙・封筒・耐水紙など普通紙以外へ印刷するときは、実際の用紙に合わせて用紙種類も変更してください。

用紙の種類や厚さが設定と合っていないと、給紙不良や紙詰まりにつながる場合があります。

複合機では、印刷する資料に合わせて両面印刷・集約印刷・製本印刷を使い分けることで、用紙の削減や資料作成の効率化につながります。

たとえば、10ページの資料を印刷する場合、両面印刷なら用紙枚数を減らしやすく、集約印刷ならさらに複数ページを1枚にまとめられます。

製本印刷では、機種やプリンタードライバーによって右開き・左開き・上開きなどを設定できる場合があります。なお、中とじやステープルまで自動で行う場合は、対応するフィニッシャーなどのオプションが必要になることがあります。

ソート機能は、複数ページの資料を複数部印刷するときに便利な機能です。

たとえば3ページの資料を3部印刷する場合、ソートを使わないと「1・1・1・2・2・2・3・3・3」のように同じページが続いて出力されることがあります。

ソートを利用すれば、「1・2・3」「1・2・3」「1・2・3」のように1部ずつページ順にそろえて印刷できます。

ページ数や部数が多い会議資料などでは、印刷後に並び替える手間を減らせます。

なお、ソートや両面印刷など、業務に合った印刷設定ができる複合機をお探しの方は、OFFICE110にお気軽にご相談ください。

複合機で読み取ったデータをパソコンへ保存する方法の一つが、共有フォルダーを利用する方法です。

基本的には、パソコン側で共有フォルダーを作成し、その保存先を複合機側へ登録します。

ここでは、Windowsパソコンの共有フォルダーへスキャンデータを保存する場合の基本設定について解説します。

まず事前準備として、Windowsのユーザー情報やパソコン名を確認します。

ユーザー名は、「Windows」＋「R」キーで「ファイル名を指定して実行」を開き、「cmd」と入力してコマンドプロンプトを起動した後、「whoami」と入力すると確認できます。

コンピューター名は、Windows 11では「設定」→「システム」→「バージョン情報」から確認できます。

必要な情報を確認したら、ファイル共有を利用できる状態にし、スキャンデータを保存する共有フォルダーを作成します。Windows 11では「設定」→「ネットワークとインターネット」→「ネットワークの詳細設定」→「共有の詳細設定」から、ネットワーク探索やファイルとプリンターの共有を確認できます。

共有フォルダーのアクセス権は必要な範囲だけに設定してください。社内でセキュリティルールが決められている場合は、そのルールに従って設定します。

パソコン側の設定が終わったら、作成した共有フォルダーへアクセスできるよう複合機側を設定します。

方法は機種によって異なりますが、既存記事と同じく、富士フイルムのApeosPort-VIIシリーズでは次の流れで設定します。

「サーバー」にはパソコンのコンピューター名またはIPアドレス、「共有名」には作成した共有フォルダー名を入力します。さらに、共有フォルダーへアクセスできるWindowsのユーザー名とパスワードを登録します。

共有フォルダーの中にさらに保存先フォルダーを作成している場合は、必要に応じて「保存場所」も指定してください。

設定後は実際に原稿をスキャンし、指定した共有フォルダーへデータが保存されるか確認します。正常に保存できれば、スキャンの基本設定は完了です。

複合機でFAXを利用する場合は、電話回線へ接続したうえで、使用している電話環境に合わせた設定を行います。

基本的に確認するのは、電話回線への接続・外線発信番号・受信モードの3つです。

ここでは、複合機でFAXを利用するために必要な3つの基本設定について解説します。

まずは、複合機をFAXで使用する電話回線へ接続します。

既存記事では「LINE」「TEL」の端子を使う接続方法を紹介していますが、端子の名称や接続方法はメーカー・機種によって異なります。

また、ひかり電話やPBX、ビジネスフォンの主装置を利用している場合は、現在の電話環境によって接続方法が変わることがあります。

複合機・コピー機の電話回線の接続方法について詳しく確認したい場合は、以下の記事も参考にしてください。

PBXやビジネスフォンの主装置を経由してFAXを利用している場合は、外線へ発信するための番号設定が必要になることがあります。

代表的なのが「0発信」で、相手先のFAX番号の前に「0」を付けて外線へ発信する方法です。

すべてのオフィスで0発信が必要なわけではありません。現在の電話環境を確認してから設定してください。

複合機で外線発信番号を登録できる場合は、管理者設定やFAX設定から、使用している外線発信番号を登録します。

0発信の仕組みを詳しく確認したい方は、FAXの0発信について解説した記事も参考にしてください。

受信モードとは、FAXが送られてきたときに、どのように受信するかを決める設定です。

FAX専用で利用するのか、電話と同じ回線を使用するのかによって、適した受信方法が異なります。

受信モードの名称や細かな動作はメーカー・機種によって異なるため、利用している電話環境に合う設定を選んでください。

設定後はテスト送信を行い、想定どおりにFAXを受信できるか確認しておくことが重要です。

複合機の設定は、用紙や印刷などの基本設定であれば、自社で対応できる場合もあります。

一方、実際の導入では、パソコンの台数・OS・社内ネットワーク・スキャンの保存方法・FAXの電話環境まで確認しながら設定する必要があります。

複合機の機種選びから設置後の設定までまとめて相談したい場合は、OFFICE110にお任せください。

OFFICE110では、利用人数や月間印刷枚数、必要な機能、ご予算、現在のネットワーク環境などを確認したうえで、条件に合う複合機をご提案します。販売だけでなく、搬入・設置・設定・保守までまとめてご相談いただけます。

さらに、OFFICE110では対象の新品コピー機が最大80％OFF、中古の複合機が大特価になるキャンペーンを実施しています。複合機の機種選びだけでなく、ネットワークやパソコンなど導入時の設定までまとめて相談したい場合は、弊社までご相談ください。

複合機・コピー機を利用するには、まず複合機側でIPアドレスやネットワーク、用紙トレイを設定し、パソコン側から印刷できる状態にします。

そのうえで、業務に合わせて原稿方向・用紙サイズ・両面印刷などの印刷設定、スキャンデータの保存先、FAXの送受信方法を設定します。

設定画面や操作方法はメーカー・機種・OSによって異なります。特にIPアドレスや共有フォルダー、FAX回線など、既存のネットワークや電話環境に関わる設定は、現在の利用状況を確認したうえで変更してください。

設定後は、テスト印刷・スキャン・FAX送受信まで行い、実際に使用する機能が正常に動作するか確認することが大切です。

複合機の機能をさらに活用したい場合は最新の複合機の機能、印刷設定を見直してコストを抑えたい場合は複合機のコスト削減方法も参考にしてください。導入時のネットワーク・スキャン・FAX設定までまとめて任せたい場合は、OFFICE110へご相談ください。