ドキュワークス（DocuWorks）の使い方｜基本操作と便利な活用法を徹底解説

ドキュワークスを使い始めたものの、「文書の作り方や編集方法が分からない」「PDFへの変換や文字入力をどこから操作すればよいか迷う」という方も多いのではないでしょうか。

ドキュワークス（DocuWorks）は、紙文書やWord・Excelなどの電子文書をまとめて管理し、紙を扱うような感覚で閲覧・編集できる文書管理ソフトウェアです。

基本的な操作を覚えると、文書の作成・編集・整理から、PDF変換や印刷・送付までを一つの環境で進めやすくなります。

この記事では、ドキュワークスの基本的な使い方6つと、回覧・決裁・OCRなど、業務効率化につながる便利な活用方法を分かりやすく解説します。

DocuWorksと連携しやすい複合機の導入や入れ替えを検討している方は、対応機種や導入費用について以下からご相談いただけます。

ドキュワークス（DocuWorks）は、紙文書やWord・Excelなどの電子文書をまとめて扱い、閲覧・編集・整理できる文書管理ソフトウェアです。

ここでは、ドキュワークスでできることと、文書管理に使用する2つのアプリケーションの役割を分かりやすく解説します。

ドキュワークスは、スキャンした紙文書や、パソコンで作成した電子文書を同じ画面上で管理できるソフトウェアです。

紙の書類を机の上で扱うような感覚で、文書を並べる、束ねる、ばらす、付箋や文字を付けるといった操作ができます。

Word・Excel・PDFなど、形式の異なる文書をまとめて扱えるため、書類の確認・整理・共有にかかる作業を一つの環境へ集約しやすい点が特長です。

DocuWorks 10には、月額料金で利用するサブスクリプションと、ライセンスを購入するパッケージ版があります。以下が、サブスクリプションの主な月額料金です。

サブスクリプションは、契約するユーザー数が多いほど、1ユーザーあたりの月額料金が抑えられる料金体系です。

なお、料金や契約条件は変更される可能性があるため、導入時には公式サイトで最新情報を確認してください。

引用先：富士フイルムビジネスイノベーション「DocuWorks 10 仕様・価格」

引用先：富士フイルムビジネスイノベーション「DocuWorks 10 体験版」

ドキュワークスは、文書を整理する「DocuWorks Desk」と、文書を閲覧・編集する「DocuWorks Viewer」の2つのアプリケーションで構成されています。

それぞれの役割は、以下のとおりです。

文書の管理と編集で画面の役割が分かれているため、基本的な操作の流れを理解すれば、目的の機能を見つけやすくなります。

ドキュワークスを使い始めたら、まずは文書の作成・閲覧・編集・整理・PDF変換・送付という6つの基本操作を押さえることが大切です。

ここでは、文書の作成から印刷・送付まで、初心者が押さえておきたい6つの基本操作を分かりやすく解説します。

なお、操作画面やメニュー名は、利用するバージョンによって一部異なる場合があるため、注意が必要です。

ドキュワークスで扱う文書は、既存のファイルをDeskへ取り込む方法と、DocuWorks Printerを使う方法で作成できます。

利用頻度の高い2つの作成方法を確認しましょう。

Word・PDF・画像などのファイルは、DocuWorks Deskへ取り込むことで、ドキュワークスで扱える形式に変換できます。

基本的な操作手順は、以下のとおりです。

アプリケーションファイルだけでなく、JPEG・TIFF・BMPなどの画像ファイルも取り込めます。

元のファイルを残しておきたい場合は、変換時の設定内容も確認しておきましょう。

アプリケーションの印刷画面から「DocuWorks Printer」を選択する方法でも、ドキュワークスで扱える形式の文書を作成できます。

基本的な操作手順は、以下のとおりです。

DocuWorks Printerは、ドキュワークスのインストール時に自動で作成される仮想プリンターです。別途プリンタードライバーを探して追加する必要はありません。

DocuWorks Viewerでは、文書を開くだけでなく、ページをめくる、拡大・縮小する、2つの文書を並べて比較するといった操作ができます。

ここでは、ページを切り替える方法と、2つの文書を並べて表示する方法を分かりやすく確認します。

複数ページで構成された文書は、ツールバー・ページの重なり・キーボードのいずれかを使って切り替えられます。

キーボードで操作する場合の主なキーは、以下のとおりです。

ページ数の多い文書では、キーボード操作を覚えておくと目的のページへ移動しやすくなります。

2つの文書を左右に並べると、改訂前後の資料や見積書などを同時に確認できます。

基本的な操作手順は、以下のとおりです。

操作を同期すると、両方の文書を同じ倍率や位置で確認しやすくなるため、変更箇所の確認にも役立ちます。

ドキュワークスでは、複数の文書を束ねる・ばらす操作や、文字・付箋・マーカーなどのアノテーションを追加できます。

紙文書で行っていた整理や書き込みを、パソコン上で再現しやすい点が特長です。

複数の文書を一つにまとめたい場合は「束ねる」、一つの文書をページ単位に分けたい場合は「ばらす」を使用します。

基本的な操作手順は、以下のとおりです。

ドキュワークスで扱う形式の文書同士やPDF同士は束ねられますが、形式の異なる文書は、そのままでは束ねられない場合があるため、仕様書などで別途確認が必要です。

文字入力・付箋・マーカー・図形・スタンプなどは、Viewerの「アノテーションツールバー」から追加できます。

追加したアノテーションは、色・大きさ・形の変更だけでなく、移動・コピー・削除も可能です。

アノテーションは、元の文書データ自体を書き換える機能ではありません。Wordのように本文を直接編集したい場合は、元のアプリケーションファイルを修正する必要があります。

DocuWorks Deskでは、バインダーやフォルダーを使って、業務・顧客・年度などの単位で文書を整理できます。

文書数が増えても必要な書類を探しやすくするため、保存ルールを決めて運用することが大切です。

バインダーを使うと、複数の文書を個別に残したまま、一つのまとまりとして管理できます。

基本的な作成手順は、以下のとおりです。

「束ねる」では複数の文書が一つの文書にまとまりますが、バインダーでは各文書を分けた状態で保管できます。用途に合わせて使い分けましょう。

ドキュワークスで扱う文書はPDFへ変換できるため、ドキュワークスを使用していない取引先や社外の担当者とも共有できます。

主な方法は、「DocuWorks PDFを使う方法」と「イメージ変換出力を使う方法」の2つです。

通常のPDFとして出力する場合は、お仕事バーにある「PDFに変換（DocuWorks PDF）」を使用します。

PDF変換時には、パスワードや透かしなどを設定できる場合があります。ただし、一部のアノテーション機能はPDFへ引き継げないため、変換後の内容を確認してから共有しましょう。

文書を画像として処理したPDFへ変換したい場合は、イメージ変換出力を使用します。

DocuWorks 10の基本的な操作手順は、以下のとおりです。

イメージPDFは、文字を画像として保持するため、出力後に文字検索やコピーができない場合があります。用途に応じて通常のPDF変換と使い分けてください。

ドキュワークスで扱う文書は、一般的なアプリケーションと同様に印刷できるほか、対応するメールソフトへ添付して送信できます。

ここでは、印刷とメール送信の基本操作を確認します。

印刷は、DeskまたはViewerの標準ツールバーから操作できます。

詳細設定では、用紙サイズに合わせた拡大・縮小や、ページからはみ出したアノテーションを含めて印刷するかなどを指定できます。

印刷前にはプレビューや用紙設定を確認し、文字欠けや意図しない縮小がないか確認することが大切です。

パソコンにMAPIまたは簡易MAPIへ対応したメールソフトが設定されている場合は、ドキュワークスで扱う文書をメールへ添付して送信できます。

Microsoft Outlookを利用している場合の基本的な設定・送信手順は、以下のとおりです。

DocuWorksと複合機を連携して活用するには、対応機種だけでなく、スキャンデータの保存先や社内ネットワークなど、利用環境に応じた設定が必要です。

現在の複合機がDocuWorksに対応していない場合や、連携を前提に入れ替えを検討している場合は、以下からご相談ください。複合機の専門スタッフが現在の環境や業務の流れを確認し、適した機種の選定から導入後の設定まで丁寧にご案内します。

ドキュワークスは、文書を閲覧・編集するだけでなく、回覧や決裁、契約書管理などの業務にも活用できます。

基本操作と業務の流れを組み合わせることで、紙の使用量や書類管理にかかる負担を減らしやすくなります。

ここでは、回覧・決裁・OCRを活用した3つの便利な使い方を分かりやすく解説します。

オプションのDocuWorksトレイを利用すると、紙の回覧物をパソコン上で受け渡しできます。

紙へ印刷して各担当者の机へ回す必要がなくなるため、用紙・トナーの使用量や回覧物の保管スペースを抑えやすくなります。

また、文書がどのトレイにあるかを画面上で確認できるため、回覧の停滞や確認漏れを把握しやすくなる点もメリットです。

DocuWorksトレイや電子印鑑などを活用すると、申請書や確認書類を電子データで受け渡しし、パソコン上で処理できます。

決裁担当者が別の拠点にいる場合でも文書を共有しやすくなり、紙書類の移動や保管にかかる負担を減らせます。

ただし、電子印鑑の利用方法や承認手順は、社内規程やセキュリティーポリシーに合わせて定めることが重要です。誰が、どの文書を、どの順番で確認するのかを整理してから運用しましょう。

スキャンした契約書や申込書へOCR処理を行うと、画像内の文字を認識し、文字列の検索やコピーに利用できます。

OCR結果は、Viewerのインフォビューから文字の入力・削除などを行えるため、認識結果の誤りを修正して検索精度を高めることも可能です。

ただし、OCRは文書画像の文字を直接書き換える機能ではありません。元の書類を修正するのではなく、認識した文字情報を検索・コピー・再利用しやすくする機能として活用しましょう。

OCRの仕組みや活用方法については、複合機のOCR機能とペーパーレス化でも詳しく解説しています。

DocuWorksを活用すれば、文書の整理や編集だけでなく、複合機で読み取った紙文書やFAXの電子化まで効率化できます。

ただし、スムーズに連携するには、DocuWorksに対応した複合機の選定に加え、スキャンデータの保存先や社内ネットワーク、アクセス権限などの設定が必要です。しかし、現在の複合機が対応しているか、どのような設定が必要かを自社だけで判断するのは簡単ではありません。

現在の複合機ではDocuWorksを十分に活用できない場合や、連携を前提に入れ替えを検討している場合は、複合機の導入から設定まで対応する「OFFICE110」へご相談ください。

専門スタッフが現在の文書管理方法や印刷・スキャンの頻度、利用人数、ネットワーク環境などを確認し、業務に適した複合機と連携方法をご提案します。

DocuWorksと連携しやすい複合機を導入したい方や、現在の機器からの入れ替えに迷っている方は、以下の窓口からお問い合わせください。

ドキュワークスを使いこなすには、文書の整理と編集で使用する画面の違いを理解することが大切です。「DocuWorks Desk」で文書を整理・保管し、「DocuWorks Viewer」で内容を閲覧・編集するという基本を押さえておきましょう。

文書の取り込みやPDF変換、印刷、メール送信に加え、束ね・ばらしやアノテーションも利用できます。バインダーやOCR、回覧機能まで活用すれば、紙を中心とした書類管理の負担も減らせます。

一方で、使用できる機能や操作画面は、DocuWorksのバージョンや契約形態によって異なります。複合機と連携する場合は、対応機種だけでなく、スキャンデータの保存先やネットワーク設定も確認が必要です。

なお、現在の複合機でDocuWorksを活用できるか分からない場合や、連携を前提に入れ替えを検討している場合は、OFFICE110へご相談ください。現在の利用環境や業務内容を確認し、機種選定から設置・設定・保守まで一貫してご案内します。