【完全版】クラウドPBXの8つの失敗事例と導入前の対策まとめ！【お役立ち情報】 | OFFICE110

クラウドPBXとは、インターネット回線を利用することで、置き型のビジネスフォンの機能を場所を問わず利用できるようにした、最新の電話システムのことです。

そんなクラウドPBXですが、どういった機能や特徴があるかわからず、導入すべきか悩んでいる方が多いのではないでしょうか。

加えて、以下のような不安や疑問もあるかと思います。

この記事では、クラウドPBXでの失敗事例8パターンを紹介します。
失敗を回避するためのポイントや、おすすめのサービスについても解説しているため、導入を検討中の方はぜひ参考にしてください。

最後には会社規模別におすすめのクラウドPBXを紹介していますので、ぜひご確認ください。

最新の電話システム「クラウドPBX」とは？

クラウドPBXを理解するうえで、押さえておきたい点は以下の2点です。

それぞれ詳しく解説します。

クラウドPBXの特徴

クラウドPBXとは、主装置（PBX）をクラウド上に構築し、インターネット回線を利用してビジネスフォンの機能を利用できる電話システムのことです。

インターネット回線を利用する電話システムで、場所を問わずスマホ・PCで通話が可能なため、リモートワークや複数の拠点を持つ企業にとって特に利便性が高いシステムです。

クラウドPBXは、設置が容易で、初期費用を大幅に削減できる可能性があります。

クラウドPBXとビジネスフォンの違い

クラウドPBXとビジネスフォンの最大の違いは、社内に主装置（PBX）があるかどうかです。

従来のビジネスフォンでは、社内に設置したPBXを配線を通じビジネスフォンと接続します。
一方、クラウドPBXは、クラウド上に構築したPBXをインターネット回線を通じて利用端末と接続します。

そのためクラウドPBXは、場所を問わずスマホ・PCなどの端末でビジネスフォンと同じ機能が利用可能です。

また、従来のビジネスフォンは、初期費用は高額で、ランニングコストが安くなる傾向がありますが、クラウドPBXは、初期費用はほとんどかかりませんが月額料金がかかる傾向があります。

通話料に関しては、クラウドPBXを導入すると社内通話が内線化でき無料になるため、社員間通話が多い場合には、従来のビジネスフォンよりも通話料は割安になる可能性が高いです。

まずはクラウドPBXのメリットをチェック！

クラウドPBXは以下のような5つのメリットがあります。

それぞれ解説します。

場所を問わず代表番号の発着信ができる

クラウドPBXはインターネット上のPBXで接続している端末であれば、場所を問わず代表番号で発着信ができます。

従業員のスマホやPCなどインターネットに接続できる環境であれば利用可能です。

場所を問わない代表番号での発信は、市外局番であれば携帯番号と比較し信頼感が高いため、外出先からの電話でも顧客が電話に出てくれることが増えます。

これは法人携帯やビジネスフォンにはないクラウドPBX特有の機能です。

また場所を問わず代表番号で着信できることで、外出先やテレワーク先であっても会社に掛かってきた電話を直接受けることができ、商談など重要な電話逃すことがなくなります。

クラウドPBX以外でもボイスワープという機能を利用することで、有料ではあるものの代表番号への着信を受けることができます。

ただクラウドPBXの場合は、代表番号への着信は基本機能に含まれているため別途費用はかかりません。

クラウドPBXを導入すれば、代表電話番号を使うために場所に縛られずビジネスを加速できます。

離れた拠点や社員同士でも内線通話が可能

クラウドPBXはインターネットに接続されていれば、離れた拠点でも社員同士で内線通話ができ、通話料は無料です。

従来のビジネスフォンは、社内の内線通話は無料ですが、社外の社員との通話には費用がかかります。
拠点間や社外との社内間通話が多い会社は、通話料のコスト削減につながります。

電話の取り次ぎが簡単＆通話コストを削減

従来のビジネスフォンは、電話の取り次ぎ先が社外であれば転送先までの通話料が発生します。

通常スマホへの発信は一般電話への通話料より高いですが、クラウドPBXならスマホでも固定電話でも無料で転送できます。

簡単に転送でき、手間もかからず内線通話のため、通話コストの削減にもなります。

電話機のほかにスマホやPCで利用できる

従来のビジネスフォンであれば社内のビジネスフォン同士でしか通話できません。

クラウドPBXなら、社員のスマホやPC、タブレット、SIPフォンなど端末に縛られずビジネスフォンの機能を利用できます。

PCやタブレットとインターネット環境を活かし、受付システム、顧客情報の表示など、クラウドPBX特有の機能を利用可能です。

配線工事なしで導入が低コスト＆早い

従来のビジネスフォンは電話機とPBXを配線でつなげなければならず、配線工事が必要になるため、高額な工事費用がかかります。

一方、クラウドPBXは基本的に社内に主装置やビジネスフォンを設置する必要がなく、配線工事も不要である場合が多いため、比較的に導入コストが抑えられるうえ、短時間で利用が開始できます。

クラウドPBXでよくある失敗事例８選

クラウドPBXでよくある失敗事例として以下の8つが挙げられます。

それぞれ解説します。

通話品質・音質が悪かった

クラウドPBXでは通話品質や音質が悪くなる場合があります。

クラウドPBXはインターネットで接続して電話を利用するため、インターネット環境に問題があると、安定した通話品質が維持できないからです。

ベンダーによっても通話品質や音質は異なります。

電話番号が引き継げなかった

クラウドPBXを提供するサービスによっては、既存の電話番号を引き継げない場合があります。
電話番号が変わってしまうと、顧客や取引先に迷惑がかかるうえ、番号変更を知らない見込み客を失うことにもなりかねません。

役所への届け出などにも追われ、業務に大きな支障をきたしてしまいます。

トータルコストが割高だった

クラウドPBXはさまざまなオプションが利用可能で、利用するチャンネル数で月額料金がかわります。

利用人数や有料オプションによっては、トータルコストが割高になる可能性があります。

必要な機能が使えなかった

クラウドPBXにはさまざまな機能が利用できるオプションがあります。
しかし利用できる機能はベンダーによって異なります。

よく確認せずに契約してしまうと、必要な機能がなかったということにもなりかねません。

セキュリティに問題があった

クラウドPBXはインターネット上にあるPBXで情報管理しています。
インターネットがサイバー攻撃にあうことで、従業員のスマホがウィルスに感染する場合もゼロではありません。

またID・パスワードでログインできるため、退職した元従業員の悪用やフィッシング被害で情報漏洩する可能性もあります。

ビジネスフォンのリースが残っていた

ビジネスフォンのリース契約期間が残っているのに、クラウドPBXを導入してしまうと、二重にコストがかかります。

ビジネスフォンを契約満了前に解約すると、違約金や残債の一括請求など、予想外の出費にもなりかねません。

ベンダーのサポート体制が悪かった

ベンダーのサポート体制が悪いと問題解決までに時間がかかってしまいます。

トラブルが発生時に、サポート窓口に繋がりにくかったり、つながりやすい場合でもオペレーターにノウハウがなかったりすると、早期に問題解決できないためです。

従業員が使いこなせなかった

せっかく業務効率化のために導入したクラウドPBXでも、従業員が使いこなせないと効率化できません。

操作画面やマニュアルがわかりづらいと、従業員が操作を覚えるまでに時間がかかったり、システムを使いこなすことができず、業務自体が非効率になってしまいます。

クラウドPBX導入で失敗しないための対策

ご紹介した失敗事例は、以下のような方法で事前に回避できます。

それぞれ解説します。

通話品質や使用感を無料トライアルで試す

通話品質や音質は以下の2つの原因が考えられます。

Wi-Fiの電波が弱かったり、インターネット回線が輻輳（インターネットの渋滞）していたりといったインターネット環境の問題であれば、PCなら有線接続にしたり、接続方式を光回線でのIPoE接続（IPv4 over IPv6）にしたりといった工夫で回避できます。

またベンダーによって、通話品質は一定ではありません。
無料トライアルを実施しているベンダーなら、事前に通話品質を確認できるため失敗は避けられます。

OFFICE PHONE なら無料トライアルで、契約前に音質や使用感のチェックが可能です。

電話番号をそのまま使えるか確認する

サービスによっては市外局番の継続利用ができない場合もあります。
基本的に市外局番・050番号・フリーダイヤルが利用可能です。

「設置型クラウドPBX」 なら引き継ぎができますが、「完全クラウド型PBX」では引き継ぎできない場合があります。

引き継ぎ可能な市外局番は以下の3種類です。

契約前に使いたい番号がそのまま使えるか、ベンダーにしっかり確認しましょう。

トータルコストはいくらか確認する

使い方によっては、ランニングコストが割高になってしまう場合があります。
クラウドPBXの月額料金は、利用する端末の数や有料オプションの利用料などベンダーによって違います。

自社で必要な台数やサービスを見極めたうえで、トータルでのランニングコストを確認することが大切です。

ベンダーによっては基本的なコストが格安でも、有料オプションを追加すると割高になってしまうケースがあります。

OFFICE PHONE なら、豊富なサービスのうち半分以上が無料のオプションです。

必要な機能が備わっているか確認する

ベンダーによって利用できるサービスや連携できる機能はさまざまです。
自社で最低限必要な機能を洗い出し、その機能が利用できるか確認する必要があります。

導入後に使いたい機能がなかったとなると、業務に支障がでますし、従業員から不満の声が上がります。

まず実際にクラウドPBXを使う従業員から、どんな機能が必要か確認し、それらの機能がすべて装備できるか、ベンダーに確認しましょう。

セキュリティ対策は万全か確認する

社内のセキュリティも従業員のスマホにもセキュリティ対策は必要です。
ウィルス対策や定期的なパスワード変更など、自社のセキュリティ対策は万全か確認しましょう。

またクラウドPBXのセキュリティについてはベンダーによってレベルが異なります。
ベンダーのセキュリティレベルを確認する一つの指標は実績です。

導入実績が多いベンダーは、それだけ多くの企業から支持されているといえます。
OFFICE PHONE は22,000社を超える導入実績があります。

導入のタイミングは適切か確認する

クラウドPBXを契約してから、ビジネスフォンの契約期間が残っているとなると、二重にコストがかかってしまいます。

だからといって、契約期間満了前にビジネスフォンを解約すると、違約金やローンの残債を一括請求されて大出費になる可能性も高いです。

またいきなりクラウドPBXにするのに抵抗があるなら、ビジネスフォンとの併用で段階を踏んで導入することもできます。

導入のタイミングはいつが適切か、しっかり見極めましょう。

ベンダーのサポート体制を確認する

クラウドPBXでトラブルが発生した場合や、わからないことある場合、サポート窓口がすぐに対応可能か、担当者が的確に回答ができるレベルにあるかも重要なポイントです。

最低でも土日祝でも対応可能か、専門スタッフが常駐しているサポート体制かは事前にしっかり確認しておきましょう。

従業員に教育する体制を整えておく

ビジネスフォンより利便性の高いクラウドPBXですが、その機能を活用するために、教育体制を整えておく必要があります。

事前に十分なレクチャーの時間を設け、マニュアルや問い合わせ窓口の整備をすることで、従業員の不安やストレスも軽減され導入がスムーズになるからです。

事前の説明会や分かりやすいマニュアルがあるかなど、導入前の段階でベンダー側に必ず確認しておきましょう。

おすすめクラウドPBXを厳選【会社の規模別】

会社の規模別に、おすすめのクラウドPBXを2社ご紹介します。

それぞれ詳しく解説します。

大企業におすすめ：MOT/PBX

MOT/PBXは株式会社バルテックが提供しているIP-PBX（次世代型ビジネスフォン）です。

≪MOT/PBXの基本情報≫

初期費用	要相談
料金プラン	要相談 MOT DXキャンペーン実施中：MOT勤怠管理・MOT経費精算・MOT文書管理・迷惑電話の電話番のいずれかのサービスの利用料最大1年無料
主な機能	スマホの内線化・パソコン電話・インターネットFAX・CTI（顧客情報の表示）・IVR（自動音声案内）機能・通話録音機能・iPad受付機能・ビジネスチャット機能・QRコードで入退館管理・会議室予約・勤怠管理と連携
無料トライアル	あり

多数の上場企業や特許庁・群馬県庁・静岡県庁などの官公庁にも導入されており、累積導入実績は27,000社以上です。

研究開発に15年以上の法人電話の老舗で、小規模企業から内線数2,200を超える大企業まで、幅広い企業が導入しています。

MOT/PBXには以下のようなメリットがあります。

※IP-PBXについての詳細はこちらの記事をご参照ください。

IP-PBXとは？クラウドPBXと違いを比較【仕組み・機器・費用】

中小企業・個人事業主におすすめ：OFFICE PHONE

OFFICE PHONEは弊社・株式会社ベルテクノスが提供しているクラウドPBXです。

≪OFFICE PHONEの基本情報≫

項目	料金
初期費用	24,800円→ただいまキャンペーン中につき無料
料金プラン	月額料金：3,400円～ ライセンス料金：98円～/台
主な機能	通話録音機能・タブレット受付システム・クラウド勤怠管理システム・ネットFAX・CTI（顧客情報表示）・名刺管理・グループウェア機能
無料トライアル	あり

20,000社以上にもおよぶ豊富な導入実績、業界最安値の料金設定、顧客満足度№1も獲得しており、サービスのよさは客観的にも証明されています。

OFFICE PHONEには以下のように、さまざまなメリットがあります。

クラウドPBXの導入はOFFICE PHONEへご相談を

クラウドPBXの導入は、お客様や従業員間の大切な連絡手段である電話システムを変更することになり、社内の業務効率やコストの増減に大きな影響を与えるため、慎重な判断に必要になります。

しかし従来のビジネスフォンと違い、高額な初期費用も不要な無料トライアルを利用すれば、失敗のリスクは限りなくゼロに近づけることが可能です。

OFFICE PHONEではITのプロである技術担当者が、疑問や不安をすべて解消するまで丁寧に説明しますので、お気軽にご相談いただけます。

さらに導入後も、社内でスムーズに運用できるよう、ITのプロがあなたの会社にあった運用法をご提案いたします。

まとめ

クラウドPBXを導入する際、よくある失敗事例として以下の7パターンがあります。

機能面での失敗については、無料トライアルの活用により、実際にクラウドPBXを利用することで未然に防げます。

コスト面での失敗については、プロのアドバイスを受けながら、自社に何が必要で、どれくらいのコストがかかるかを把握することで対策できます。

また、クラウドPBXはビジネスフォンのように、一度導入したら終わりといったサービスではありません。
クラウドPBXは業務を効率化させる機能が数多く利用できるため、日々疑問や改善したい点が見えてくるでしょう。

導入前の無料トライアルだけでなく、導入後もしっかりしたサポートがあるOFFICE PHONEで、飛躍的な業務効率化を実現しましょう。