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ビジネスフォンを選ぶとき、「機能が多すぎて何を基準に選べばいいのか分からない」と迷う方は少なくありません。実際は、便利そうな機能を増やすほどよいのではなく、自社の受電体制や取り次ぎの流れ、不在時対応に合っているかで選ぶことが大切です。
この記事では、機能選びで最初に整理したい考え方と、見積もり前に確認すべきポイントをわかりやすくまとめます。
ビジネスフォンの機能について
ビジネスフォンの機能は、多いほど良いのではなく、業務に必要かどうかで選ぶのが基本です。まずは受電体制、取り次ぎ、不在時対応、通話記録の要否を整理し、そのうえで録音、スマホ連携、迷惑電話対策などを追加検討すると、選定で迷いにくくなります。
※番号表示や一部の連携機能は、電話機だけで完結せず、回線サービスや対応機器が必要になる場合があります。出典：NTT西日本
監修者
登 雄三（のぼり ゆうぞう）
保有資格：工事担任者（AI・DD総合種）/電気工事士
2010年設立「株式会社デジコンnet」の代表取締役。本社を構える神戸を中心に、全国各地でビジネスフォン・複合機・防犯機器などのOA機器の販売や電話工事、電気工事、LAN配線工事、VPN構築を主に手掛ける。2023年には名古屋へ拠点進出。
この記事の目次
ビジネスフォンの機能選びで大切なのは、機能の多さではなく、自社の電話対応に必要な機能がそろっているかです。
一般的な電話機が「1台で発着信する」前提になりやすいのに対し、ビジネスフォンは「受ける・取り次ぐ・社内で共有する」運用を前提に考える必要があります。
その為、最初から細かい機能名を追うより、まずは次の4点を整理した方が失敗しにくくなります。
この4点が決まると、必要な機能と不要な機能を分けやすくなります。反対に、ここが曖昧なまま見積もりを取ると、使わない機能まで含んだ構成になりやすくなります。
また、現在は従来の主装置型だけでなく、PBX機能をクラウドで使うタイプや、スマートフォンを内線端末として活用できる構成もあります。
登（のぼり）
機能を選ぶときは、「追加機能はすべて主装置に足すもの」と決めつけず、構成全体で考えることが大切です。
ビジネスフォン選びで最初に見るべきなのは、毎日の電話対応で使う機能です。
ここが自社の運用に合っていないと、追加機能を増やしても使いやすさは上がりにくくなります。
まず確認したいのは、誰が電話を受けるかです。
受付担当が一次対応するのか、部署ごとに直接受けたいのかで、必要な機能の考え方は変わります。受電が集中しやすい会社では、着信を受けやすいことと、他の人へ回しやすいことが重要です。
少人数の事務所では、複雑な設定よりも、迷わず操作できることの方が優先されます。
この段階では、機能名を増やすより、電話を取りこぼさず、社内で回しやすいかを基準に考えるのが基本です。
次に重要なのは、取り次ぎの流れが止まらないかです。
営業、事務、現場など受け手が複数いる会社では、保留・転送・内線の使いやすさが日々の負担を大きく左右します。
特に、席を外す人が多い職場では、電話を一度受けたあとに誰へどう回すかが曖昧だと、対応漏れが起こりやすくなります。
その為、ビジネスフォンの機能選びでは「できることの多さ」より、誰でも迷わず回せるかを優先した方が実運用に合いやすくなりますよ。
不在が多い職場では、電話に出られない時間をどう埋めるかも重要です。
例えば、留守番電話、着信履歴の確認、折り返し漏れを防ぐ通知などは、少人数体制や外出の多い会社で役立ちます。
ここで大切なのは、「便利そうだから全部入れる」ではなく、折り返し漏れを防ぐために何が必要かで考えることです。
なお、発信者番号表示のような表示系機能は、電話機だけで完結するとは限りません。
サービスの申し込みや対応機器が必要な場合があるため、見積もり時には「電話機の機能」なのか「回線側のサービス」なのかを分けて確認した方が安全です。
日常運用の整理ができたら、続いて「追加機能」を検討します。
ここでは、以下の用途別に絞ると選びやすくなります。
「問い合わせ対応が多い会社」や「受注内容の確認が重要な会社」では、録音系機能が候補になります。
通話内容を残せると、聞き漏れや認識違いの防止につながりやすくなります。
一方で、電話件数が少ない会社では、常時録音まで必要ないこともあります。
録音機能は「あると安心」だけで選ぶのではなく、記録を実際に業務で使うかで判断するのがポイントですよ。
「営業や現場対応が多い会社」では、スマホ連携系を検討する価値があります。
例えば、PBXと携帯電話を連携させるサービスや、PBX機能そのものをクラウドで使う構成では、外出先でも会社番号の発着信や内線運用がしやすくなる場合があります。
ただし、スマホ連携は構成によって条件が大きく変わります。
既存設備との相性、回線の契約、番号の扱いによって向き不向きが分かれます。
外出先でも会社番号を使いたいのか、内線化したいのかを先に整理してから検討するのが安全ですね。
「迷惑電話対策や受付効率を重視する会社」では、番号表示・拒否設定・自動応答などが候補になります。
番号表示のように、回線側のオプションや対応機器が必要なものもあります。
ただし、この領域は特に、電話機の機能と回線サービスが混ざりやすい部分です。
何を防ぎたいのか、どこまで自動化したいのかを明確にしたうえで選ぶ方が失敗しにくくなりますよ。
見積もりを取る前に、次の4点を整理しておくと不要な機能を入れすぎにくくなります。
「ないと困る機能」「あると便利な機能」「今回は不要な機能」に分けておくと、ビジネスフォンの見積もりの比較がしやすくなります。
今は不要でも、将来の人数増や拠点追加で必要になる機能があります。1〜2年後の体制まで見ておくと、機能の選び方がぶれにくくなります。
今使っている電話番号を引き継げるかどうかは、サービス条件によって変わります。
NTT東日本のひかり電話オフィスA（エース）でも、現在の番号を使える場合がある一方で、別途工事費が必要で一部の電話番号はそのまま利用できない場合があります。出典：NTT東日本
表示系、スマホ連携、代表番号まわりの運用などは、電話機だけで完結しないことがあります。
回線契約、対応機器、PBXやクラウドサービスの構成まで含めて確認しないと、見積もり後に認識違いが起こりやすくなります。出典：NTT西日本
機能でビジネスフォンを選ぶときは、すべてを備えることよりも、業務に必要なものを過不足なくそろえることが重要です。受電体制や取り次ぎの流れ、不在時対応を整理したうえで比較すると、自社に合った構成が見えやすくなります。
ビジネスフォンの機能選定で大切なのは便利そうな機能を増やすことではなく、自社の電話対応に必要な機能を順番に絞ることです。
ビジネスフォンの機能選びでお悩みなら、まず以下を整理します。
その上で録音、スマホ連携、迷惑電話対策などを検討すると、見積もり比較もしやすくなります。
機能だけでは決めきれない場合は、ビジネスフォンの種類を徹底比較！費用相場から選び方までで全体像を見直してから、自社に合う構成を考えるのがおすすめです。ビジネスフォンの比較ポイントや機種一覧、選び方をまとめて確認したい方は、ビジネスフォンTOPページもご覧ください。
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ビジネスフォンの必要な機能の優先順位が整理できたら、現在の電話環境や人数、使いたい端末に合わせて、無理のない構成を相談してみてください。まだ比較が必要な場合は全体比較に戻り、方向性が見えた段階で相談に進むと、見積もりの精度を上げやすくなります。
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