オフィスの電話回線のご相談はお気軽にお問い合わせください。
防犯カメラ導入のご相談はお気軽にお問い合わせください。
テレワーク導入のご相談はお気軽にお問い合わせください
ホームページ制作のご相談はお気軽にお問い合わせください。
企業向けパソコン導入のご相談はお気軽にお問い合わせください。
ウォーターサーバー導入のご相談はお気軽にお問い合わせください。
全メーカー対応！新品・中古ビジネスフォンを激安で販売
新品・中古複合機が業界最安値！リースや保守も安心価格
社用携帯の新規契約・乗り換え・機種変更が圧倒的な安さ
もうビジネスフォン不要！社員のスマホで電話業務が完結
サイバー攻撃を遮断！企業を守るセキュリティ商品を完備
ビジネスフォンの各種工事を格安＆スピーディに一括対応
オフィスのネットワーク環境構築から配線工事までお任せ
有資格のプロが対応！オフィスの電気工事をフルサポート
オフィス・事務所移転を低コスト＆スピーディに徹底支援
IT専門家による経営革新＆業務改善コンサルで課題を解決
SEO集客で成功へ導く！丸投げOK＆本格運用の”FUKUJIN”
高寿命・省エネのLED蛍光灯でオフィスの電気代を削減
店舗やオフィスの集客力UPに効果的な電光掲示板を販売
ビジネスシーンにおいて、電話とパソコンを効果的に連動させる方法として、「CTI（Computer Telephony Integration）」と「クラウドPBX」が注目されています。
「CTI」は、既存のビジネスフォンとパソコンを連携させ、着信時に顧客情報を自動表示するなど電話対応業務の効率化を図るシステムです。
一方、「クラウドPBX」は、パソコンやスマートフォンをビジネスフォンとして活用できるサービスで、場所を問わずに会社番号での発着信や内線通話が可能になります。
これらの導入は、業務効率向上やコスト削減を目指す企業にとって有効な選択肢となります。 本記事では、「CTI」と「クラウドPBX」の概要、メリット・デメリット、導入方法、費用目安について解説し、目的に応じた最適な選択をサポートします。
業務効率化やコスト削減を実現したい方は、ぜひ参考にしてください。
監修者
登 雄三（のぼり ゆうぞう）
保有資格：工事担任者（AI・DD総合種）/電気工事士
2010年設立「株式会社デジコンnet」の代表取締役。本社を構える神戸を中心に、全国各地でビジネスフォン・複合機・防犯機器などのOA機器の販売や電話工事、電気工事、LAN配線工事、VPN構築を主に手掛ける。2023年には名古屋へ拠点進出。
電話とパソコンを連動する方法として、目的に応じて以下の3つのパターンが考えられます。
③は、「スマホ連携リンク」を使ってネットワーク経由でパソコンとスマホを連携できます。 今回は、ビジネスフォンとパソコンを連動する方法として、①と②のパターンについて解説していきます。
ビジネスフォンとパソコンを連動させたい場合は、CTIシステムを導入することで可能になります。 後述しますが、「CTI」はコンピューターと電話・FAXを統合して、電話対応業務を効率化できるシステムです。
パソコンの画面で、顧客情報など必要な情報を把握しながら電話対応できれば、業務上のさまざまな課題の改善につながるでしょう。
CTIシステムは、コールセンターやECサイト運営会社をはじめ、ホテルや公共交通機関など予約受付を行う会社が活用しています。
顧客からの問い合わせに対して応対品質を上げて、顧客満足度向上や新規顧客獲得を目指す企業にも適したシステムです。
パソコンをビジネスフォンとして使いたい場合は、クラウドPBXなどのサービスを導入できます。
こちらも後述しますが、「クラウドPBX」はインターネットを活用して、ビジネスフォンの機能を利用できる電話システムです。
クラウドPBXは、以下の課題解決に最適です。
このような悩みを解決できるクラウドPBXは、外出の多い個人事業主から電話業務改善を検討している大企業まで、さまざまな規模の会社が導入しています。
電話とパソコンの連動システム「CTI」は、電話業務の効率化や顧客満足度を高めるのに必要で、コールセンターや電話の問い合わせ対応などを行う企業に欠かせません。
ここでは、CTIの概要・メリット・デメリット・導入方法・費用目安をまとめます。
CTI
CTI（Computer Telephony Integration）とは、電話回線を利用する電話・FAXと、インターネット回線を利用するコンピューターを統合する技術・システムのことです。
従来の電話対応は、受話器を耳に当てながら片手でメモを取るスタイルでした。 しかしCTIを導入することで、ヘッドセットを使って会話をして、パソコンの画面で情報の入力や問い合わせの内容をチェックできるようになります。
CTIシステムの提供形態は、主に以下の2種類に分けられます。
【オンプレミス型】
オンプレミス型は、自社にサーバーやネットワーク機器を設置するタイプで、「パッケージ型」とも呼ばれます。 導入の際は機器をリースするのが一般的で、専門的な知識を必要としますが、初期段階から立ち上げて柔軟にカスタマイズして連動できるのがメリットです。 月額料金がかからないためランニングコストは抑えられますが、初期費用でまとまった費用が必要だったり立ち上げに時間がかかったりするデメリットがあります。 また、メンテナンスや故障時は自社で対応が求められる点に注意が必要です。
【クラウド型】
クラウド型は、サービスを提供する会社のサーバーにアクセスしてCTIシステムの機能を利用します。 パソコンとネットワーク環境を整備することで、場所を選ばず短期間で利用できるのがメリットです。 初期費用を抑えて導入できるため導入時のハードルは低く、保守やメンテナンスもサービス提供会社に任せられます。 ただし、月額料金が継続してかかるため、利用規模によってはランニングコストが高くなるデメリットもあります。 技術力やサポートは提供会社によって異なるため、各社のサービスを比較検討して自社に適したものを選ぶとよいでしょう。
CTIの基本機能は以下のとおりです。
CTIシステムのベンダーによって、機能の呼び方や詳細は異なりますが、電話業務の品質改善や効率向上につながるさまざまな機能が利用できます。
CTIシステムを導入するメリットには、大きく以下の２つが挙げられます。
ここでは、それぞれのメリットを具体例とともに解説します。
CTIのメリットの一つは、業務効率化で生産性向上＆人件費削減が実現できることです。
ポップアップ機能を使うことで、着信時には通話前に顧客情報を確認できます。これにより名前の確認など無駄なやり取りをなくせるため、スムーズな対応が可能です。
電話制御機能で着信を自動振り分けできるため、顧客ニーズに合わせてピンポイントに最適なオペレーターにつなげられるのも大きなメリットです。
「営業時間を知りたい」「アクセス方法を知りたい」など、オペレーターが対応しなくても自動音声で十分な場合は、自動音声対応機能を活用できます。
CTI導入のメリットには、サービス品質の向上で顧客満足度アップが期待できる点も挙げられます。
顧客管理システムとの連携で、着信時には過去のやり取りなども含めた詳細な情報を知れるため、オペレーターは万全の状態でスムーズに対応できます。 一般的な問い合わせは経験の浅いオペレーター、専門的な内容など難易度の高い問い合わせはベテランのオペレーターにつなげるようにして、顧客のニーズに応えることも可能です。
着信の自動振り分けにより、顧客のニーズに適したオペレーターに直接つなげられるため、顧客のたらい回しを防げるのも大きなメリットです。 通話が混み合っているときや、夜間など営業時間外の対応は自動音声にして、顧客の不満を和らげることもできるでしょう。
CTIを活用することで顧客の待ち時間が大幅に短縮され、結果として顧客満足度アップにつながると期待できます。
CTI導入を検討する際は、以下のデメリットも考慮する必要があります。
ここでは、それぞれのデメリットを解説します。
CTI導入のデメリットには、導入や運用にコストが発生することが挙げられます。
以下で、オンプレミス型とクラウド型の導入および運用コストの目安をまとめます。
いずれの場合も、新しいサービスを導入する際はコストが発生するため、導入時の初期費用や毎月の運用コストを考慮しておく必要があるでしょう。
ただし、コストを抑えることだけを考えてサービスを選ぶと、必要な機能がうまく使えなかったり必要なサポートが得られなかったりして、期待しているほどの効果が得られないケースがあるため注意が必要です。
CTI導入のデメリットとして、システムへの適応に時間がかかる点も挙げられます。
CTIに限らず、新しいシステムを導入する際は、ワークフローを整備したりオペレーターを教育したりして、適応までに時間がかかってしまいます。
ただし、CTIシステムの操作そのものは難しくないため、事前準備をしっかりと行うことで適応までの時間を抑えられるでしょう。 導入前にデモ機の使用やトライアルを利用して、実際に使い勝手を確かめられるベンダーもあります。
また導入後のトラブルを想定して、対応手順を確認しておくことも重要です。 「担当者は誰か」「問い合わせの手段は電話かメールか」「休日でも対応可能か」など、ベンダーのサポート体制を確認しておくとよいでしょう。
CTIの導入方法を、以下の3ステップでまとめます。
オンプレミス型にするか、クラウド型にするかを決めて、サービスを提供しているベンダーを探します。 問い合わせて「必要な機能が使えるか」「導入コストはどれくらいか」を確認しましょう。 複数のベンダーを比較して、自社に適したプランを選ぶことが大切です。
事前にパソコンやヘッドセットなど、CTI導入に必要なものを用意します。 ビジネスフォンを使っている場合は、既存のビジネスフォンを継続使用してパソコンを連動させられます。
打ち合わせや見積もり内容に納得したら契約を行います。 契約前にデモ機やトライアルの利用ができれば、実際に使用感を試すとよいでしょう。 オンプレミス型の場合は、サーバー設置するなどしてシステムを準備します。 クラウド型の場合は、ログインIDなど新規登録に必要な情報に基づいて各種項目の設定を行います。
CTIの導入コストは、初期費用と運用コストに分けられます。 以下で、提供形態ごとの費用目安をまとめます。
提供形態に応じたCTIの初期費用目安は以下のとおりです。
上記のように、クラウド型の利用はオンプレミス型に比べて、初期費用を抑えられる傾向があります。
さらに、クラウド型のコールセンターシステムは、ネット環境・パソコン・ヘッドセットがあればすぐに運用を開始できます。
一方、ビジネスフォンと連動する場合は、既存機種に対応していればすぐにCTIの機能を利用できますが、新たに電話機を購入する必要がある場合も。
例えば、小規模なビジネスでは、クラウド型コールセンターシステムの導入により、わずかな初期費用で素早くサービスを開始できます。
ただし、オンプレミス型はサーバーを設置してシステムを導入するため、30万円以上の初期費用がかかることもあります。大規模なビジネスの場合、初期費用は数百万円に膨れ上がる可能性も考慮しておくべきでしょう。
運用コストの目安は以下のとおりです。
クラウド型は、初期費用を大幅に抑えられる代わりに、月額料金として1人あたり数千円～数万円の運用コストが発生します。
オペレーター1人あたりの月額料金の相場は5,000～20,000円程度で、各種オプションを加えるとさらにコストがかかります。
オペレーター数やオプションの有無によって価格は上下するため、運用コストとして毎月いくらかかるか、トータルコストを計算しておくとよいでしょう。
オンプレミス型は初期費用としてまとまった金額が必要である代わりに、月額料金は基本的に発生しません。
なお、保守費用の目安は、初期費用の5～20％ほどです。 メンテナンスや故障時の対応は自己負担となるため、事前に確認しておくことをおすすめします。
クラウドPBXは、従来のビジネスフォンの課題を改善する画期的な電話システムとして多くの企業に注目されています。 パソコンやスマホをビジネスフォンとして使えるようになると、場所を問わずに電話業務が可能です。
ここでは、クラウドPBXの概要・メリット・デメリット・導入方法・費用目安をまとめます。
クラウドPBX
クラウドPBXとは、PBX（主装置）をクラウド上に構築して、インターネット回線でサービスを提供する電話システムのこと。
従来のビジネスフォンでは、物理的な主装置をオフィスに設置して、電話線を使って各電話機に有線接続するのが一般的でした。 そのため、主装置を介した電話の発着信はオフィス内に限られます。
しかしクラウドPBXの場合、インターネットさえつながれば会社番号でどこでも電話業務ができるようになります。
クラウドPBXの仕組みや従来のビジネスフォンとの違いについての詳しい解説は、以下の記事をご覧ください。
関連記事
クラウドPBXの種類は、大きく以下の2つに分けられます。
【完全クラウド型】
PBXのサービスがクラウド上で完結するタイプで、インターネット環境さえあればすぐに導入可能です。 手軽に導入できるメリットがある一方、使用中の電話番号が引き継げないケースがあるため、事前に確認する必要があります。 インターネットの通信速度によって通話品質が左右される点にも注意が必要です。
【機器設置型（アダプタなどの機器を設置する）】
専用のアダプタ（VoIPゲートウェイ）やIP-PBXをオフィスに設置するタイプのクラウドPBXです。 既存の電話番号を引き継げるケースが多く、光回線を利用するため高い通信品質が期待できます。
詳しくは、クラウドPBXの構成図を種類ごとに説明している以下の記事をご覧ください。
クラウドPBXを導入することで、以下の機能が使えるようになります。
クラウドPBXでは、外線電話・内線電話など従来のビジネスフォンの機能に加えて、以下のような便利機能も使用可能です。
業務効率化やコスト削減につながるその他の機能については、以下の記事をご覧ください。
クラウドPBXを導入する主なメリットは、以下の２つです。
クラウドPBXの導入は、オフィスに縛られない電話環境を構築し、業務効率化や柔軟な働き方を実現できるメリットがあります。
従来のビジネスフォンでは、会社番号を使った発着信はオフィス内に限定されていました。しかし、クラウドPBXではインターネット環境があれば場所を問わずに会社番号で発着信が可能です。
例えば、外回りの営業スタッフはオフィスに戻らずとも会社番号で電話対応できます。 出張中や在宅勤務中の社員もタブレット・スマホから電話業務が可能なので、ビジネスの機会損失を防ぎ、生産性を向上させることができます。
また、社員のプライベートと仕事をしっかり分けられるため、電話番号の共有が不要となります。 このようにクラウドPBXは、オフィスにとらわれずに効率的な電話対応と柔軟な働き方を実現することができるため、ビジネスにおいて大きなメリットをもたらします。
クラウドPBXのメリットとして、場所を問わず内線通話可能でコスト削減につながることも挙げられます。
従来のビジネスフォンでは、オフィス外にいる社員とは外線通話をしなければなりませんでした。 社員の携帯電話や自宅に外線電話をかけるには、通信料が発生します。 拠点の異なるオフィス同士も、VPNを使ったシステムを導入して内線化していない限り、外線通話となります。
クラウドPBXの場合、インターネット回線でクラウドPBXに接続された端末はすべて内線通話でつながっているため、通信料はかかりません。
外出中・出張中・在宅勤務中の社員や、拠点の異なるオフィス同士も、すべて無料の内線通話になるため、通信コストを大幅に削減できます。
クラウドPBXの導入を検討する際は、以下のデメリットも考慮に入れておきましょう。
クラウドPBXのデメリットは、初期費用やランニングコストがかかることです。
初期費用に関しては、弊社『OFFICE PHONE』のように0円に設定している場合もありますが、登録料や事務手数料などで10,000～50,000円ほどかかるのが一般的です。
また、完全クラウド型と比較して、機器設置型は初期費用が割高になると考えられます。
なおクラウドPBXは月額制サービスであるため、月額基本料や端末1台あたりのライセンス料金が発生します。 追加オプションの月額料金や、外線通話をする場合は通話料金が加算される点にも注意が必要です。
クラウドPBXのデメリットとして、電話番号引き継ぎができないケースや通話品質低下のリスクがあることも挙げられます。
ベンダーによって、今使っている電話番号を引き継げない場合があります。 特に完全クラウド型は、一部のサービスを除いて電話番号を引き継げないケースが多いため注意が必要です。
電話番号の引き継ぎには少々複雑な条件があり、自分で判断するのは難しいため、現在使っている会社番号を引き継ぎたい場合は、導入前にベンダーに確認するとよいでしょう。
また通話品質に関しては、インターネット回線の通信速度に依存しているため、通信環境が悪かったり安定しなかったりすると、途切れたりノイズが入ったりする可能性があります。
普段使う分には、日頃携帯電話で会話しているのと同レベルの通話品質が期待できます。なお通話品質が心配な場合は、導入前に無料トライアルを試してみるといいでしょう。
クラウドPBXの導入方法を、以下の3ステップでまとめます。
ベンダーを選ぶ際は、導入コストだけでなく、無料およびオプションで使える機能を比較します。 問い合わせをする際に、サポート体制や導入実績なども確認しておくと安心です。 電話番号引き継ぎの可否も確認しましょう。
電話機として使用するパソコン・タブレット・スマホを必要に応じて用意します。 社員個人の端末を使用することも可能です。 インターネット回線やWi-Fi環境はそのまま使えるケースもありますが、場合によっては光回線の契約が必要なケースもあります。
契約してから、使用端末に専用アプリをインストールしたり、必要に応じてVoIPゲートウェイなど機器の設置を行ったりします。 今まで使っていたビジネスフォンで不要なものがあれば、リース会社に返却するなど処分が必要です。
クラウドPBXを導入する際に必要なものや導入の流れについては、以下の記事でも詳しく解説しています。
クラウドPBXの導入で必要な費用は、主に初期費用と運用コストに分けられます。 ここでは、それぞれの費用目安を解説します。
クラウドPBXの初期費用は、10,000～50,000円ほどが相場です。 これには、事務手数料・初期設定費用・機器設置費用などが含まれます。
弊社が提供する『OFFICE PHONE』のように、初期費用を0円に設定している場合もあるため、複数社を比較するとよいでしょう。
ビジネスフォンとして使用する端末や、インターネット環境が整っていない場合は、そのための費用が必要です。
従来のビジネスフォンのように、物理的なPBXの購入・設置が不要で、使用できる端末も幅広いため、初期費用は大幅に抑えられるでしょう。
クラウドPBXの運用コストには、月額基本料金・ライセンス料金・オプション利用料金・外線通話料などが含まれます。
月額料金については、1回線あたり数千円が相場です。
1回線から利用できるサービスから、複数回線をまとめてパッケージになっているものもあります。利用規模によって差が出るため、トータルコストを確認しておくと安心です。
サービスによっては、特定の機能が無料または有料になっている場合があります。 必要な機能が使えるか、オプション料金は発生するか事前に確認しておきましょう。
「CTIシステム」や「クラウドPBX」は、電話（ビジネスフォン）とパソコンを連動させて、業務効率化やコスト削減を実現できる便利なサービスです。
しかし導入する際は、「CTIとクラウドPBXは、どちらが自社に適している？」「コスパがよいのはどちら？」「おすすめのベンダーはどこ？」など多くの疑問が生じることもあるでしょう。
新しいシステムを導入する際は、自社のニーズや既存システムをどうするかなど、さまざまな観点から最適なものを選ぶ必要があります。
そこで、CTIシステムやクラウドPBXの導入を検討している場合は、『OFFICE110』にお任せください。
オフィスの悩みをトータルサポートし、全国12万社以上の取引実績を持つ弊社が、貴社のオフィス環境を徹底的にヒアリングしたうえで、最適なサービスをご提案いたします。
ビジネスフォンとパソコンを連動させる「CTIシステム」と、パソコンをビジネスフォンとして使える「クラウドPBX」をご紹介しました。
いずれも導入コストがかかるため、電話とパソコンを連動する目的に合わせて、最適なサービスを選ぶことが必要です。
なお、クラウドPBXにはCTI機能も付いていることも考慮して、オフィスの電話環境を見直すのもよいでしょう。
日本全国スピード対応 ビジネスフォンのご提案・サポート可能エリア
当社では、新品・中古ビジネスフォンのご提案・保守サービスを提供しております。地域によって、サービス内容や訪問可能エリアが異なる場合がございます。詳しくは、お気軽にお問い合わせください。
