【全15種】クラウドPBXの機能を徹底解説！具体的な活用例も
本記事では、クラウドPBXでできることを網羅的に知りたい方へ向けて、全15種の機能を3つに分類してわかりやすく解説します。
- クラウドPBXのメインとなる2大機能
- ビジネスフォンと共通する7つの機能
- クラウドPBXならではの6つの機能
各項目ではあわせて、具体的な活用例もご紹介するため、最後まで読むとクラウドPBXの導入後の活用イメージが湧くでしょう。
クラウドPBXの機能を正しく把握して、自社に本当に向いているかどうか判断したい方は、ぜひ最後までご覧ください。
監修者
登 雄三
（のぼり ゆうぞう）
保有資格：工事担任者（AI・DD総合種）/電気工事士
2010年設立「株式会社デジコンnet」の代表取締役。本社を構える神戸を中心に、全国各地でビジネスフォン・複合機・防犯機器などのOA機器の販売や電話工事、電気工事、LAN配線工事、VPN構築を主に手掛ける。2023年には名古屋へ拠点進出。
2010年設立「株式会社デジコンnet」の代表取締役。本社を構える神戸を中心に、全国各地でビジネスフォン・複合機・防犯機器などのOA機器の販売や電話工事、電気工事、LAN配線工事、VPN構築を主に手掛ける。2023年には名古屋へ拠点進出。
クラウドPBXとは？まずは基本を解説
クラウドPBXの機能を解説する前に、まずは仕組みや従来のビジネスフォンとの違いについてご説明します。
基本的なシステムが分かると、利用できる機能についても把握しやすくなるため、ぜひご覧ください。
クラウドPBXの仕組み
クラウドPBXとは、インターネット上にある主装置（PBX）を使う電話システムです。
主装置は各電話機の発着信をコントロールする物理的な機械ですが、クラウドPBXでは同機能を持つサーバーを使って発着信を制御しています。
各電話機とサーバー上の主装置は、インターネット回線で接続されます。
基本的にインターネット環境さえあれば、電話機がどこにあっても主装置を介した通話が可能です。
- SIPフォンと呼ばれる固定電話機だけでなく、スマホやタブレット・PCなども電話機として利用できます。専用アプリをインストールしてインターネットで主装置（サーバー）と接続すればOKです。
クラウドPBXの仕組みついてより詳しくは、以下の記事をぜひご参考ください。
従来のビジネスフォンとの違い
クラウドPBXと従来のビジネスフォンとの違いは、主に以下の2点です。
①主装置がある場所
- 従来のビジネスフォン：オフィス内に物理的な装置を設置
- クラウドPBX：インターネットのサーバー上
②通信回線
- 従来のビジネスフォン：電話回線（電話機とは電話線で有線接続する）
- クラウドPBX：インターネット回線（電話機とはLANケーブルやWi-Fi・4G・5Gなどで有線・無線接続する）
簡単にいうと、従来のビジネスフォンはクラウドPBXと比べて不便な点がいろいろあります。
たとえばビジネスフォンでは、オフィス内に物理的な主装置を設置して電話機と電話線で有線接続するため、オフィス外では主装置を介した発着信ができません。
つまり、会社番号にかかってくる電話を外で受けたり、会社番号で取引先に電話をかけたりすることができないのです。
一方、クラウドPBXではインターネットさえつながれば、どこでも発着信が可能です。
また、ビジネスフォンで使えるのは基本的に固定電話機のみですが、クラウドPBXではスマホやタブレットなどのモバイル端末も電話機として利用できます。
クラウドPBXで可能となる2大機能とは
クラウドPBXを導入すると、従来のビジネスフォンではできなかった以下のことが可能になります。
- 外出先で会社番号を使って発着信が可能
- 離れた社員同士・拠点間で内線通話できる
ここからは、それぞれの機能について解説します。
外出先で会社番号を使って発着信が可能
クラウドPBXを導入すると、外出先で会社番号を使っての発着信が可能です。
先述したように、クラウドPBXはインターネット環境さえあれば、電話機がどこにあっても主装置を介した通話ができます。
スマホやタブレットなどをネット経由で主装置に接続すれば、自宅やカフェなどどこでもオフィス内にいるかのようにして電話業務が可能です。
従来のビジネスフォンの場合でも、外出先からスマホで取引先とやり取りすることはできました。
しかしこの場合、主装置を介さないため会社番号は使えず、あくまで携帯電話番号でのやり取りになります。
クラウドPBXでは「会社番号」を場所の制限なく使える点が、大きく異なります。
- スマホでも会社番号を使って取引先に会社番号からかけるために、わざわざオフィスへ戻る必要がなくなります。また携帯電話番号から発信せずにすむため、プライベート番号を知られることもありません。
離れた社員同士・拠点間で内線通話できる
クラウドPBXを導入すると、離れた社員同士・拠点間で内線通話が可能です。
クラウドPBXでは、インターネット回線をとおしてクラウドPBXに接続された端末は、すべて内線でつながった状態です。
そのため、離れた場所にいる社員同士や、複数の拠点間での通話をすべて「内線」通話でおこなえます。
- 内線通話は無料なので、社内連絡にかかるコストを大幅に削減できます。ビジネスフォンの場合、外出先にいる社員がスマホで別の社員に発信すると、外線通話料がかかってしまいました。クラウドPBXを導入することで、コストを気にせず電話連絡をスムーズにおこなえます。
クラウドPBXの転送機能について詳しくは、以下の記事もあわせてご参考ください。
クラウドPBXの基本機能一覧
ここからは、クラウドPBXで利用できる以下の基本機能について解説します。
- 共通電話帳
- 保留機能
- 音声ガイダンス
- 留守番電話機能
- 通話録音機能
- CTI（顧客情報表示）機能
- IVR（自動音声応答）機能
それでは、一つずつみていきましょう。
共通電話帳
共通電話帳とは、インターネット上に保管された電話帳のことです。
クラウドPBXを使うユーザー間で共有することができ、スマホやタブレットなど利用端末から参照できます。
特定の端末に保管されるのではなくシステム全体で共有されるため、顧客や取引先の電話番号をスムーズに見つけられます。
また電話帳にアクセスするには、クラウドPBXのシステムにIDとパスワードでログインしなければなりません。
スマホを紛失してもログインされなければ電話帳の情報が漏洩することがなく、セキュリティ面でも安心感があります。
保留機能
保留機能は、受信した電話を一度保留状態にする機能です。
顧客からの問い合わせがあったときに、相手を一時的に待たせて対応したい場合などに役立ちます。
最初に電話を受けた社員が電話を保留にして、別の社員に電話を引き継ぎたい場合は、パーク保留機能を使えます。
パーク保留を使うと、ほかの電話機で通話を続けられるため、離れた場所にいる社員でも引き継ぎが簡単です。
音声ガイダンス
音声ガイダンスは、任意のメッセージを自動で流せる機能です。
たとえば「本日の営業は終了しました。弊社の営業時間は～」といったメッセージを流せます。
特定の曜日や時間帯に合わせてメッセージを設定することで、電話をかけてくる相手への対応を無人でおこなえます。
留守番電話機能
留守番電話機能は、電話を取れない場合に、相手に不在であることを伝えたり、相手のメッセージを残したりできる機能です。
家庭用電話機でもよく使われる機能なので、なじみがある方は多いでしょう。
この機能を使うと、「ただいま留守にしております。ご用件のある方は、音声が鳴った後にメッセージをどうぞ。」といった音声を流して用件を保存しておけます。
留守番電話機能のおかげで、相手に折り返す前に、用件をあらかじめ把握しやすくなります。
なおクラウドPBXの留守番機能では、オフィスの電話機だけでなく、外出先のスマホでも確認可能です。
通話録音機能
通話録音機能は、通話内容をクラウドPBXのシステムに録音できる機能です。
通話内容に加えて、相手の番号や通話時間なども保存できます。
通話を録音しておくと、後になって対応状況を確認したい場合に、あいまいな記憶に頼らなくてすみます。
メモを取り切れない場合も、通話内容がそっくりそのまま残るため安心です。
男性ユーザー：会社にかけると、「この通話は録音されています」というガイダンスが流れることがありますよね。
女性オペレーター：はい。あのメッセージが流れ、実際に通話内容が録音されることで、電話をかけた側は心理的に理不尽なことをいいにくくなります。これも通話録音機能のメリットですね。
なお録音した音声は、コールセンターなどの研修で実例として用いることもできるでしょう。
CTI（顧客情報表示）機能
CTI（顧客情報表示）機能は、着信時の顧客情報を端末画面に自動表示できる機能です。
この機能を利用すると、着信前に相手の情報を簡単に把握できるほか、通話しながら過去の履歴や顧客情報を参照できます。
あらためて相手の基本情報を確かめる必要なく対応できるため、顧客満足度の向上に寄与します。
また各顧客の対応時間を短縮することにもつながるため、電話が頻繁にかかってくる会社では重宝されるでしょう。
IVR（自動音声応答）機能
IVR（自動音声応答）機能は、電話をかけてきた相手に必要な情報をアナウンスしたり、問い合わせ内容ごとに適切な部署へ自動で取り次ぎしたりできる機能です。
- 電話をかけると、会社によっては「〇〇のご用件の方は1番、〇〇の場合は2番をプッシュしてください」といったアナウンスが流れることがありますが、あれのことですか？
- そのとおりです。会社によっては関連業務が多岐にわたることがあるため、そのように自動で着信を振り分けることで対応の手間を軽減できます。
電話をかける側も、音声案内に従うことで、適切な対応ができるオペレーターと通話できたり、求めている情報を得られたりできます。
クラウドPBXならではの便利機能一覧
続いて、クラウドPBXならではの便利な機能として、以下のものをご紹介します。
- クラウドFAX
- クラウド勤怠管理
- チャット機能
- グループウェア機能
- タブレット受付システム
- 構内放送（ページング）
従来のビジネスフォンと異なり、電話業務にとどまらない役立つ機能を使えるのが、クラウドPBXの利点です。
クラウドFAX
クラウドFAXは、インターネット回線でFAXの送受信が行える機能です。
FAX機不要で送受信可能なため、新たに複合機を購入する必要はありません。
相手から受信するFAXデータはPDFなどで受け取れ、いちいち印刷せずとも内容を確認できます。
そのためペーパーレスを推進するうえでも便利です。
さらにオフィスに行かずともFAXデータを確認できるので、プリントアウトされたFAXデータを見るためにわざわざオフィスへ戻る必要もなくなります。
クラウド勤怠管理
クラウド勤怠管理は、スマホなどのモバイル端末から出退勤の打刻や、GPSで社員の位置情報を確認ができる機能です。
この機能を使えば、タイムカードを押すためだけに出社する必要はありません。
手元のスマホで簡単に打刻できるので、出張時に直行・直帰が可能です。
また、入力された勤怠情報を給与データに反映したり、シフト登録をしたりなど、勤務スケジュールに関するさまざまな機能を利用できる場合もあります。
- フレックス設定やコアタイム設定ができるサービスもあります。なかには、残業警告アラートを表示させる機能も。働き方改革が声高に叫ばれている昨今、利便性を高めてくれる便利な機能です。
チャット機能
チャット機能は、クラウドPBXのユーザー同士がチャットでコミュニケーションを取れる機能です。
チャットツールといえばLINEやSkypeなどが有名ですが、クラウドPBXに搭載された機能を使うことで、電話もメッセージも一元管理できます。
別々のアプリを開くことなく連絡できるため、業務効率アップにつながります。
また電話が不通なときにメッセージを残したり、文字にすることで理解しやすくなる情報をチャットで送ったりと、さまざまな使い方が可能です。
グループウェア機能
グループウェア機能は、クラウドPBXのユーザー内で、タスクやスケジュールなどに関する情報を共有できる機能です。
クラウドPBXのサービスにより詳細は異なりますが、この機能を使うと、Webメール閲覧やファイル共有・業務の進捗確認・議事録作成など、さまざまな情報をチーム間で一元管理できます。
グループウェア機能で必要情報を逐一共有すれば、わざわざ個人的に関係者へ内容確認したり、ムダな報告会を開いたりする必要がなくなります。
タブレット受付システム
タブレット受付システムは、タブレットを使って来客対応を効率化できる機能です。
会社エントランスにタブレットを設置し、来客にセルフで操作してもらうのが、この機能の特徴です。
来客はエントランスから担当者に直接連絡を取ることができます。
担当者が外出していても、クラウドPBXであればスムーズに呼び出しできるため、顧客対応が迅速になります。
- またタブレットで受付することで、受付業務を簡素化できるでしょう。これにより、人件費の削減や業務のスリム化も図れます。
構内放送（ページング）
構内放送（ページング）は、構内にて音声アナウンスを流せる機能です。
スーパーなどで、「〇〇さん。◯番に連絡が入っております」といったメッセージを聞くことがあります。
このケースのように、特定のメッセージをフロアにアナウンスできるのが、構内放送機能です。
クラウドPBXの構内放送が優れているのは、場所を選ばずにアナウンスを流せることです。
放送室など特定の場所に行かずとも必要な情報を伝えられるため、とどこおりなく業務を進められます。
緊急放送や特定の社員の呼び出し・取り次ぎ連絡など、さまざまなシーンで利用可能です。
クラウドPBXのメリット・デメリットまとめ
ここからは、クラウドPBXのメリット・デメリットをご紹介します。
メリット・デメリットをそれぞれ把握することで、クラウドPBXを導入するべきか判断ができるでしょう。
クラウドPBXのメリット
ここまでクラウドPBXの便利機能をさまざまご紹介しましたが、クラウドPBXのメリットはほかにもあります。
代表的なメリットとして、以下の点が挙げられます。
- オフィスに縛られない電話環境で業務効率化
- 初期費用や通話コストを削減できる
- 導入・移設・増設・レイアウト変更が柔軟に可能
それぞれのメリットについて解説します。
オフィスに縛られない電話環境で業務効率化
クラウドPBX導入のメリットの一つは、オフィスに縛られない電話環境で業務効率化を図れることです。
クラウドPBXでは、電話回線ではなくインターネット回線が使われます。
つまりインターネット接続を確保できれば、スマホなどモバイル端末を主装置に接続できるため、オフィス内外、場所の制限なく電話業務が可能です。
クラウドPBXのこの特徴は、テレワークを推進するうえで大いに役立ちます。
自宅や外出先で、オフィスにいるのと同じ感覚で電話業務ができるからです。
また、クラウドPBXはBCP対策にも最適です。
自然災害やテロなどの人災が発生すると、交通インフラがまひしてオフィスへの出社が難しくなる可能性があります。
そのような場合でも、クラウドPBXを導入していれば、出社せずに電話業務をこなせます。
- 場所を問わず会社番号での発着信ができることで、このように柔軟な働き方が可能です。
クラウドPBXとテレワークおよびBCP対策の関連については、以下の記事でも詳しく解説しているので、あわせてぜひチェックしてください。
初期費用や通話コストを削減できる
クラウドPBXは、初期費用や通話コストを削減できるというメリットもあります。
クラウドPBXでは主装置をオフィスに設置したり、大がかりな配線工事をしたりする必要がないため、各種工事にかかるコストの削減が可能です。
また通話コストについては、先述のとおり、離れた社員や拠点同士の通話が内線通話になり、通話コストを抑えられます。
オフィス内の社員とオフィス外にいる社員の連絡など、ビジネスフォンでは外線通話をしなければならなかった場面でも、クラウドPBXでは無料通話が可能です。
さらにクラウドPBXでは、外部からかかってきた電話を外にいる社員へ取り次ぐ際にかかる転送コストも不要です。
ビジネスフォンだと、外部からの着信を別の社員へ取り次ぐさいに、転送元から転送先への通話料金がかかってしまいます。
しかしクラウドPBXでは、取り次ぎ元と取り次ぎ先が内線でつながっているため通話料金がかからないのです。
- 補足すると、クラウドPBXでは手元のスマホに着信させられるため、場合によっては取り次ぎ作業そのものをなくすことも可能です。利便性においてもコスト面においても、クラウドPBXを導入するメリットは大きいといえます。
導入・移設・増設・レイアウト変更が柔軟に可能
クラウドPBXは、導入・移設・増設や、オフィスのレイアウト変更が柔軟に対応することが可能です。
クラウドPBXでは主装置をオフィスに設置せず、面倒な配線工事も必要ありません。
そのため導入はもちろん、オフィスを移設するときにもセットアップが簡単です。
またキャンペーンや災害対策で一時的に電話機を増設したい場合には、面倒な設置作業なしに、クラウドPBXのベンダーに依頼するだけでスムーズにライセンスを増やせます。
さらにクラウドPBXではスマホやタブレットを利用できるため、電話機のスペースや配線について考える必要がなく、オフィスのレイアウトの自由度が増します。
クラウドPBXのデメリット
クラウドPBXにはデメリットもあります。
たとえば以下のようなものが挙げられます。
- 通信環境によっては通話品質が低下する
- いまの電話番号を引き継げないサービスがある
- 月額制サービスによりランニングコストがかかる
それぞれの点について見ていきましょう。
通信環境によっては通話品質が低下する
クラウドPBXのデメリットの一つは、通信環境によっては通話品質が低下することです。
インターネット回線が高速で安定している場合は、高い通話品質でサービスを利用できます。
しかし通信環境が悪いと、音声にノイズが入ったりつながりにくかったりと、通話品質が下がってしまうケースもあります。
- このデメリットを回避するには、通話品質に定評があるベンダーと契約することが大切です。また、安定したWi-Fiやモバイル回線を確保することも役立ちます。
クラウドPBXの音質については、以下の記事で詳しく解説していますので、ぜひご参考ください。
いまの電話番号を引き継げないサービスがある
いまの電話番号を引き継げないサービスがあることもデメリットとして挙げられます。
クラウドPBXを導入するさい、現在使用中の会社番号を引き継げるケースと引き継げないケースがあります。
クラウドPBXには専用アダプターを設置するタイプと設置しないタイプの2種類があり、後者の場合は既存番号を引き継げない可能性が高いです。
さらに、前者のタイプだとしても、電話番号によっては引き継げないことがあります。
おおまかにいうと、引き継げるのは以下のケースです。
- NTTで取得したアナログ回線の電話番号
- NTTで取得したひかり電話
- NTTで電話番号を取得したのち、他の通信会社に番号ポータビリティしたケース
- 番号引き継ぎの是非は複雑なテーマですので、事前にベンダーへ確認しておくようにしましょう。
月額制サービスによりランニングコストがかかる
月額制サービスによりランニングコストがかかることも、クラウドPBXのデメリットです。
クラウドPBXは、いわゆるサブスクリプションサービスと同じようなもので、毎月のサービス利用料が発生します。
月額料金はベンダーや契約内容により変わりますが、数千円～数万円かかるのが一般的です。
初期費用は安いものの、ランニングコストが継続的にかかるため注意が必要です。
とはいえ、前述のとおり通話コストを大幅に節約できるので、コストパフォーマンスは決して悪くありません。
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まとめ
クラウドPBXは従来のビジネスフォンとは異なり、どこからでも会社番号での発着信ができる、優れた電話システムです。
通話コストを削減するうえでも、社内連絡を効率的にするうえでも活躍します。
- 「現在の電話システムで通話コストがかさんでいる」
- 「オフィス外における電話業務が不便で困っている」
このような悩みをお持ちであれば、一度クラウドPBXの導入メリットを検討なさるようおすすめいたします。
- ここまで見てきたクラウドPBXの機能を見ると、導入すれば電話業務が劇的に変わりそうですね。居場所にかかわらず、オフィスにいるのと同じように電話業務ができるのは、かなり大きいポイントだと感じました。
- 通常の電話機能だけでなく、クラウドPBXならではの機能を使えるのも特長です。
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