ビジネスフォンの代替・代用にはクラウドPBXがおすすめ！

「ビジネスフォンの必要性を見直したい」
「代替手段があれば検討したい」
「自社に合った方法を知りたい」

このようなお悩みはありませんか？

近年では、ビジネスフォンの代替手段として「クラウドPBX」が注目されています。
導入することで、コスト削減や業務効率化、柔軟な働き方の実現が期待できます。

「クラウドPBX」の導入メリットは以下の通りです。

本記事では、ビジネスフォンの代替案や代替する場合の注意点をわかりやすく解説します。
「今の電話環境のままでいいのか」と感じている方は、ぜひ参考にしてください。

ビジネスフォンの代替を考える前に押さえること

ビジネスフォンには、ビジネスのコミュニケーションを円滑にするために必要不可欠な、さまざまな機能が搭載されています。
一方で、導入する目的やコスト面などの観点から、代替機器への変更を検討される方も多いのはないでしょうか。

この章では、他サービスへの代替えを失敗しないために、ビジネスフォンをやめるタイミングや注意点について解説します。

ビジネスフォンをやめるタイミングとは？

ビジネスフォンをやめるタイミングとして考えられるのは、以下に該当する場合です。

切り替えるタイミングを誤ると、現在の業務に支障をきたす可能性があるため、計画的に導入を検討する必要があります。

特にリース契約の場合は、リースの更新期間中に再リース・リースの組み替え・解約の判断をしなければなりません。

リースの組み替えをした場合、その後リース期間が満了するまで解約できなくなるため、ビジネスフォンをやめる可能性がある場合は、方向性を決めておきましょう。

ビジネスフォンの代替を検討する際のポイント

実際に、ビジネスフォンから他の機器やサービスに代替する際に、押さえておくべきポイントは以下のとおりです。

導入する際は、現状の利用状況の洗い出しが重要です。
現状把握をしたうえで、機能面やコスト面を検討して、代替の必要性を決めましょう。

ビジネスフォンの代替となる2パターンを解説

ここからは、ビジネスフォンの代替方法をご紹介します。

代替方法は、次の2つです。

それぞれ、確認していきましょう。

パターン①家庭用電話機に切り替える

1つ目の代替手段は、家庭用電話機に切り替える方法です。
家庭用電話機の場合は、ビジネスフォンと違い、電話線に電話機を直接つないで使用します。

ビジネスフォンを利用する際に使用していた電話線をそのまま流用でき、構造がシンプルなので、比較的、導入工事も簡単です。

ここからは、ビジネスフォンから家庭用電話機に変更するメリット・デメリットについて、具体例も交えながらご紹介します。

家庭用電話機のメリット

家庭用電話機のメリットは、ビジネスフォンよりも導入コストを抑えられることです。
機能やデザインにこだわらなければ、比較的安価な機種も市販されています。

さらに、電話線がすでにある場合は導入工事も不要のため、最低限のコストで導入できます。なお、家庭用電話機のランニングコストは、基本的に通信料が中心です。

また、電話番号がそのまま引き継ぎ可能です。
既存顧客や取引先への通知など、番号変更に伴う面倒な手続きは必要ありません。

このように、ビジネスフォンから家庭用電話機に切り替える際は、余計な負担をかけることなく移行できるのがメリットです。

家庭用電話機のデメリット

家庭用電話機のデメリットは、ビジネスフォンの便利機能である「内線通話」や「転送機能」などが搭載されていないことです。

さらに、1回線に1つの電話機しか接続できないため、同時に回線を使用できません。
そのため、通話中に着信があると通話が中断され、ビジネスの機会損失につながることがあります。

また、社員同士であっても、通話料のかかる外線発信をする必要があるため、コストもかかります。

パターン②スマホを内線化する

2つ目の代替え手段は、スマホの内線化する方法です。
スマホを内線化すれば、従来のビジネスフォンをスマホに置き換え、外出先でも内線・外線・転送機能などを場所や時間にとらわれずに利用できます。

ここからは、スマホ内線化のメリット・デメリットについて、詳しく解説していきます。

スマホ内線化のメリット

スマホの内線化は、以下のとおりです。

スマホの内線化は、場所や時間に縛られない柔軟な働き方を実現し、コスト削減にも貢献します。

スマホ内線化のデメリット

スマホの内線化によるデメリットは、以下のとおりです。

また、スマホの内線化は使用するサービスによって品質や料金体系が異なるため、自社にマッチしたプランの選定が必須です。
導入する前に、きちんと情報を集めて検討しましょう。導入の方向性を比較したい場合は、以下の記事をご参考ください。

ビジネスフォンの代替はクラウドPBXがおすすめ！

記事の冒頭でもお伝えしましたが、ビジネスフォンの代替手段として、クラウドPBXがおすすめです。

クラウドPBXは、従来のビジネスフォンに搭載されている機能のほとんどがスマートフォンで利用できるサービスです。

この章では、クラウドPBXの仕組みやおすすめの理由について詳しく解説します。

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、ビジネスフォンに不可欠なPBXの機能を、クラウド上に設置する新たなタイプのビジネスフォンです。

従来型のビジネスフォンでは、PBXを購入し、社内に設置する必要がありました。
一方、クラウドPBXの場合は導入時に購入するのではなく、月額として利用料を負担します。

クラウドPBXは、主に2つの種類に分類されます。

「オンプレミス型クラウドPBX」は、NTTひかり電話などを契約し、社内まで回線を引き込み、「VoIPゲートウェイ」と呼ばれる専用のアダプタを使用する方法です。

一方、「完全型クラウドPBX」とは、社内に電話回線を引く必要がなく、アプリなどを通じてオンライン上のPBXにアクセスします。
完全型クラウドPBXの場合、VoIPゲートウェイなどの専用アダプタも必要ありません。

オンプレミス型や完全クラウド型のビジネスフォンでは、スマートフォンやPCを電話機として活用できるため、ビジネスフォンの代替として利用可能です。

クラウドPBXの仕組み

クラウドPBXは、従来のビジネスフォンとは異なり、インターネット上に機能を構築することで、圧倒的な利便性とコスト削減を実現する次世代のコミュニケーションツールです。

従来のビジネスフォンは、PBX装置を社内に設置する必要があり、設置や運用が煩雑で、場所を選んでしか利用できませんでした。

一方、クラウドPBXは以下のような仕組みによって、ビジネスフォンを超える利便性を提供します。

■通話環境を選ばない
・インターネット環境があれば、オフィス、自宅、出張先など、どこでも利用可能
・スマホやパソコンをビジネスフォンとして活用でき、テレワークやモバイルワークにも最適

■手軽に導入できる
・スマホにアプリをインストールするだけで、内線通話、外線通話、転送機能などを利用できる
・設置や運用が不要で、初期費用や運用コストを大幅に削減可能
・豊富な機能と多彩なデバイスが利用できる
・内・外線通話、転送機能、着信録音、自動着信音設定など、ビジネスに必要な機能を搭載
・スマホ、パソコン、SIPフォンなど、好みのデバイスで利用可能

■コスト削減で利益アップ
・設置費用、運用管理費用、電話機購入費用などのコストを削減し、利益アップに貢献

クラウドPBXは、場所や時間に縛られないワークスタイルを実現し、コスト削減を可能にします。

クラウドPBXがおすすめの理由

クラウドPBXは、ビジネスフォンの代替としておすすめのコミュニケーションツールです。

クラウドPBXを導入するメリットは、次の5つです。

それぞれ、解説します。

今の電話番号を引き継いで利用できる

クラウドPBXのなかには、今まで使用していた電話番号はそのまま継続して使用できるタイプのアプリがあります。

通常、VoIPゲートウェイなどの機器を社内に設置するオンプレミス型のクラウドPBXは、電話番号を引き継げるタイプが多いです。一方、完全クラウド型ではそのまま引き継げないサービスもあります。

ただし、電話番号が引き継げるタイプのクラウドPBXであっても、元の契約内容や電話番号の種類によって引き継ぎのできない場合があるため、詳細は契約時に確認しましょう。

また、電話番号については新たに発番することも可能です。
新規の電話番号取得についても、市外局番の電話番号やフリーダイヤルが発番できる場合と050のIP電話番号のみ対応可能な場合があります。

いずれの場合もさまざまな条件やプランによって異なるため、契約時には確認が必要です。

社員のスマホで会社の電話応対ができる

クラウドPBXの多くは、会社側が社用携帯を用意しなくても、社員が所有しているスマホにアプリを導入するだけで使用可能です。

さらに、ビジネスの利便性やコスト削減に繋がる以下の利用法が可能です。

転送機能を利用する場合は、自社の電話から転送先の携帯電話に通話料が発生しますが、クラウドPBXの場合は転送機能を使用しないので、余分なコストも発生しません。

クラウドPBXを使用することで、利便性とコストカットを両立できます。

テレワークなど自由な働き方に対応できる

クラウドPBXは、場所を選ばずに利用できるコミュニケーションツールであるため、テレワークなどの新しい働き方との相性も優れています。

テレワークとの相性の面で優れているのは以下の点です。

要約すると、クラウドPBXを導入すれば、社員がどこにいても社内にいるかのように対応できます。

機能・使い勝手はビジネスフォンとほぼ同じ

クラウドPBXは、従来のビジネスフォンの機能と同等の機能が、ほぼ同じ操作性で利用できます。

サービス内容は個々のサービスによって異なりますが、通常、クラウドPBXでは便利機能をオプションメニューとして提供しています。

また、操作性についてもスマホやアプリの場合は、わかりやすく設計されています。
誰でも使いやすい仕様のため、従来のビジネスフォンからクラウドPBXに切り替えても、戸惑うことなく移行できます。

配線工事不要で導入やレイアウト変更が簡単

クラウドPBXは導入やレイアウト変更が手軽であることも、ビジネスフォンをクラウドPBXに代替するうえでの大きなメリットです。

従来型のビジネスフォンのようにPBX（主装置）と各ビジネスフォン子機を有線で配線しようとすると、まとまった費用と時間を要します。
また、いったん配線をしてもレイアウト変更の際には同様の配線工事が必要です。

クラウドPBXの場合、基本的に無線もしくは有線LANの接続のため、PBXの配線が不要です。

既存のビジネスフォンを撤去してから、クラウドPBXを導入する流れもスムーズに進められるでしょう。

クラウドPBXを選ぶ際に押さえるべきポイント

ここまで、クラウドPBXを導入するメリットについて解説してきました。

一方、「思っていたものと違った」「自分の会社には合わなかった」などの失敗を避けるために、導入前の押さえておくべきポイントについて紹介していきます。

電話番号の引き継ぎができるか確認する

クラウドPBXを導入する際は、電話番号の引き継ぎができるかどうかを確認しましょう。

クラウドPBXは、電話番号を引き継げる場合と引き継げない場合があります。
もし、電話番号を引き継げない場合、名刺・ホームページなどの情報差し替えや、取引先への周知などの手間やコストがかかってしまいます。その場合、引き継ぎ可能なクラウドPBXの方がスムーズに代替できるでしょう。

トータルコストはいくらになるか確認する

クラウドPBXを導入した場合のトータルコストを、導入前に確認しておきましょう。

クラウドPBX導入の際にかかる料金相場や内訳を、以下の表にまとめました。

	オンプレミス型クラウドPBX	完全型クラウドPBX
初期費用	5万円〜10万円	0～5万円 （ライセンス費用がかかる場合あり）
月額利用料金	NTTひかり電話などの固定電話の月額 ＋ クラウドPBXの月額使用料	1台あたり1,000～4,000円程度の月額
各種オプション料金	転送・自動録音・IVRなど 利用するオプションや料金体系による	転送・自動録音・IVRなど 利用するオプションや料金体系による
通話録音（オプション料金）	サービスにより異なる	サービスにより異なる

オンプレミス型と完全クラウド型のどちらも、初期費用が抑えられる点や追加するオプションによって料金が追加になるという点は共通しています。

オンプレミス型は、NTTひかり電話などの既存のIP電話を土台としているため、月額や通話料は既存のサービスが土台となり、追加としてクラウドPBXの利用料やオプション費用が追加されます。

一方、完全クラウド型は月額・通話料・オプション料金をベンダーが独自に設定しているため、それぞれのサービスごとで料金体系はさまざまです。

いずれにしても、利用料は個々のサービスの利用料が大きく異なるため、ビジネスフォンからの代替を検討する際には入念な確認が必要です。

通話品質・音質は十分か確認する

クラウドPBXの通話品質や音質は、サービスによって大きく異なるため事前に確認が必要です。

クラウドPBXの場合、インターネット回線を利用して通信するため、インターネット環境とクラウドPBXのスペックが関係します。

インターネット環境に関しては、導入時に社内の通信環境を確認し、もしも社内のインターネット環境が整っていない場合は環境を整える必要があります。
そのためには、ネットワーク構築にも強い販売会社からクラウドPBXを導入すると安心して相談できるでしょう。

スペックについては、十分に実績のあるクオリティの高いサービスを提供しているクラウドPBXと契約することが重要です。

以上を総合的に判断してクラウドPBXの導入を相談するとよいでしょう。

クラウドPBX「OFFICE PHONE」は無料体験実施中！

今お使いのビジネスフォンが古くなっていたり、移転・増設のたびにコストや手間がかかっていませんか？
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主装置や配線工事が不要で、スマホ・パソコンでの発着信や内線通話にも対応。
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まずは無料で試して、導入すべきかどうかをじっくりご判断ください。

まとめ

本記事では、ビジネスフォンの代替方法や導入時のポイントについて解説しました。

例えば、従来のビジネスフォンからクラウドPBXに代替することで、コストの削減や業務効率の向上、柔軟な働き方が可能になります。

また、クラウドPBXはさまざまなサービスが展開されており、自社に合ったものを選択することで業務の最適化につながります。
導入する際は、初期費用や通話品質、オプション機能などを含めたトータルコストを確認することが重要です。

導入の比較や相談の入口は、ビジネスフォン（公式ページ）をご参照ください。長年の実績とノウハウを活かした高い提案力で、最適な選択を後押しします。