コピー機のステープル機能で印刷業務を効率化！設定からやり方まで解説

コピー機・複合機の「ステープル」とは、印刷した用紙を自動でホチキス留めする仕上げ機能です。

会議資料や提案書を複数部作成する場合、印刷後に1部ずつ手作業でホチキス留めすると時間がかかります。ステープル機能を利用すれば、印刷からホチキス留めまでまとめて行えるため、資料作成の負担を軽減できます。

ただし、綴じられる枚数や位置、針あり・針なし、中綴じへの対応状況は、複合機やフィニッシャーの種類によって異なります。ステープルを使いたい場合は、必要な仕上げ方法まで確認して機種・オプションを選ぶことが大切です。

この記事では、コピー機のステープル機能とは何か、針あり・針なしの違い、必要なフィニッシャー、設定方法、使用時の注意点について解説します。

ステープル機能とは、コピーや印刷した用紙を自動でホチキス留めする機能です。

会議資料や提案書を複数部作成するときも、印刷後に1部ずつ手作業でホチキス留めする必要がないため、資料作成の手間を減らせます。

ステープルには、金属の針を使って綴じる「針あり」と、針を使わずに用紙をまとめる「針なし」の2種類があります。

ここからは、針あり・針なしそれぞれの特徴や違いについて解説します。

針ありステープルは、金属製の針を使って、印刷した用紙を自動でホチキス留めする機能です。

複数枚の資料をしっかりまとめられるため、会議資料や提案書など、枚数の多い書類を作成するときに向いています。

一度に綴じられる枚数は、使用するフィニッシャーや用紙サイズ、紙厚などによって異なります。機種によっては、50枚程度や65枚まで対応する構成もあります。

また、対応するフィニッシャーでは、用紙の中央をホチキス留めして冊子状に仕上げる「中綴じ」も利用できます。パンフレットや簡易冊子などを作成したい場合に便利です。

針なしステープルは、金属針を使わず、用紙そのものに圧力を加えるなどして複数枚をまとめる機能です。

針を使用しないため、針の補充が不要で、金属針の混入を避けたい資料にも利用しやすい特徴があります。

一方、針ありステープルと比べて一度に綴じられる枚数は少なく、対応枚数は機種やフィニッシャーによって異なります。

針なしステープルを利用したい場合は、普段まとめる資料の枚数を確認したうえで、対象機種の最大綴じ枚数を確認してください。

複合機でステープル機能を利用するには、ステープルに対応した「フィニッシャー」などの排紙オプションが必要になるのが一般的です。

フィニッシャーとは、印刷した用紙にホチキス留めやパンチ、中綴じなどの後加工を行うための装置です。

主な種類には、複合機の排紙部に収まる「インナーフィニッシャー」と、本体横に設置する「サドルフィニッシャー」があります。

ここでは、インナーフィニッシャーとサドルフィニッシャーの特徴について解説します。

インナーフィニッシャーとは、複合機内部の排紙部分などに装着するフィニッシャーです。

外付け型と比べて本体横への張り出しを抑えやすく、設置スペースをできるだけ広げずにステープル機能を利用したい場合に適しています。

主に利用できる機能は次のとおりです。

インナーフィニッシャーの価格は、メーカー・機種・対応機能・追加ユニットの有無によって異なります。

フィニッシャー単体の価格だけでなく、複合機本体と必要なオプションを組み合わせた総額で確認してください。

サドルフィニッシャーとは、複合機本体の横などに取り付け、通常のステープルに加えて中綴じなどにも対応できるフィニッシャーです。

インナーフィニッシャーより多くの仕上げ機能に対応する構成があり、パンフレットや簡易冊子などを社内で作成したい場合にも活用できます。

主な機能は次のとおりです。

サドルフィニッシャーも、対応する仕上げ機能や追加オプションによって価格が大きく変わります。

また、サドルフィニッシャーを取り付ければ、必ずすべての折り加工が利用できるわけではありません。三つ折りやZ折りなどには、別途紙折りユニットが必要な機種もあります。

請求書や納品書などを封筒へ入れて発送する業務が多い場合は、対応する紙折り機能を利用することで、出力後の折り作業を減らせます。

なお、ステープル・中綴じ・紙折りなど、必要な仕上げ機能から複合機とフィニッシャーを比較したい場合は、以下の案内もご確認ください。

ステープルは、紙原稿をコピーするときと、パソコン上のデータをプリントするときのどちらでも設定できます。

ただし、設定項目の名称や操作画面はメーカー・機種・プリンタードライバーによって異なります。基本的な流れを確認したうえで、実際に使用している機種の画面に合わせて操作してください。

ここでは、コピーした用紙と、パソコンからプリントした用紙にステープルする方法をそれぞれ解説します。

紙の原稿をコピーし、出力した用紙を自動でホチキス留めしたい場合は、複合機の操作パネルからステープルを設定します。

対応機種では、1か所留め・2か所留めなどから綴じ方や位置を選べます。設定できる項目や名称は機種・フィニッシャーによって異なるため、以下の手順は操作例としてご確認ください。

基本的な流れは、以下の通りです。

設定後は、最初の1部でステープルの位置やページの向きが正しいかを確認してから、必要な部数を印刷すると安心です。

パソコン上の資料をステープルして印刷する場合は、印刷画面からホチキス留めの有無と綴じ位置を設定します。

基本的な流れは、印刷設定を開き、ステープルを有効にして、ホチキス留めする位置を選ぶというものです。

設定画面や項目名はメーカー・機種・プリンタードライバーによって異なります。ここでは、Excelファイルをキヤノンのコピー機で印刷する場合を例に手順を紹介します。

ステープルの項目が表示されない場合は、フィニッシャーが装着されているか、プリンタードライバーがフィニッシャーを正しく認識しているかを確認してください。

コピー機のステープル機能を使うときは、綴じられる枚数だけでなく、用紙条件や原稿の向き、ステープル位置まで確認することが大切です。

設定自体が正しくても、用紙サイズや紙厚が対応範囲外だったり、原稿の向きと綴じ位置が合っていなかったりすると、意図した仕上がりにならない場合があります。

ここでは、ステープル機能を利用する前に確認しておきたい4つの注意点について解説します。

ステープルできる枚数は、複合機やフィニッシャーの種類、用紙サイズ、紙厚によって異なります。

同じフィニッシャーでも、使用する用紙のサイズや厚さによって最大綴じ枚数が変わる場合があります。そのため、大量の資料をまとめる場合は、印刷前に対象機種の仕様を確認してください。

また、針なしステープルは針ありステープルより対応枚数が少ない傾向があります。普段作成する資料の枚数に合った方式を選ぶことが重要です。

ステープルを設定するときは、原稿の向きと実際に綴じたい位置が合っているか確認しましょう。

同じ「左上」を選んでも、原稿を縦向き・横向きのどちらで読み込むかによって、仕上がりの位置が変わる場合があります。

また、選べる綴じ方は機種やフィニッシャーによって異なり、1か所留め・2か所留めなどから設定します。

印刷前にプレビューや設定画面を確認し、資料を開いたときに読みやすい位置で綴じられるかを確認してから出力すると安心です。

文字や図がステープル部分に重ならないよう、原稿には十分な余白を確保しておきましょう。

特に2か所留めや中綴じを利用する場合、綴じ位置の近くまで文字や画像を配置すると、資料を開いたときに内容が見えにくくなることがあります。

重要な情報が隠れないよう、印刷前にレイアウトとステープル位置をあわせて確認してください。

同じ資料を何部も印刷する場合は、最初に1部だけ出力して仕上がりを確認しましょう。

ステープル位置やページの向きが間違ったまま印刷すると、必要な部数すべてをやり直すことになり、用紙や時間を無駄にしてしまいます。

最初の1部で、ページ順・ステープル位置・両面印刷の向き・文字や図が隠れていないかを確認してください。

問題がなければ、そのあとに必要な部数をまとめて印刷すると、印刷ミスを防ぎやすくなります。

ステープル機能を利用する目的や、1部あたりの資料枚数が分かれば、必要なフィニッシャーの条件はある程度絞り込めます。

ただし、実際に適した機種・オプション構成は、ステープルする枚数、針あり・針なし、中綴じやパンチの必要性、用紙サイズ、設置スペースなどによって変わります。

特にフィニッシャーは、複合機本体との対応関係や追加ユニットによって、利用できる機能・設置サイズ・費用が異なります。本体だけで判断せず、必要な仕上げ機能まで含めて比較することが大切です。

OFFICE110では、印刷枚数や利用人数、作成する資料、必要な機能、設置環境、予算を確認したうえで、新品・中古を含む複数の選択肢から条件に合うコピー機・複合機をご提案します。

さらに、弊社では対象の新品コピー機が最大80％OFF、中古の複合機が大特価になるキャンペーンを実施しています。ステープルする資料の枚数や中綴じ・針なし綴じの必要性まで整理し、自社に合う複合機とフィニッシャー構成を比較したい場合は、OFFICE110までご相談ください。

コピー機・複合機のステープル機能を利用すると、印刷後のホチキス留めを自動化でき、会議資料や提案書を作成する手間を減らせます。

ステープルには針あり・針なしがあり、対応するフィニッシャーによっては、1か所・2か所留め、中綴じ、パンチ、紙折りなどの仕上げ機能も利用できます。

ただし、ステープルできる枚数や位置、利用できる機能は、複合機とフィニッシャーの組み合わせによって異なります。利用したい仕上げ方法が決まっている場合は、導入前に対応状況を確認してください。

ステープルが中心ならインナーフィニッシャー、中綴じや冊子作成まで行いたい場合はサドルフィニッシャーというように、実際の業務内容から必要な機能を整理すると選びやすくなります。

なお、必要なステープル枚数や仕上げ方法から、自社に合う複合機・フィニッシャーの構成を判断しにくい場合は、OFFICE110へご相談ください。利用条件と予算を確認し、条件に合う機種・オプションをご案内します。