パソコンとコピー機の接続方法を解説！接続できない時の対処法まとめ

パソコンとコピー機は、USB・有線LAN・無線LANなど、利用環境に合った方法で接続できます。

ただし、コピー機を入れ替えたときや新しいパソコンを追加したときは、「どの接続方法を選べばよいのか」「設定したのにコピー機が表示されない」といった点でつまずくことがあります。

利用できる接続方式や設定方法は、コピー機の機種やパソコンのOS、社内ネットワークの構成によって異なるため、自社の環境に合った方法を選び、正しい手順で設定することが大切です。

この記事では、パソコンとコピー機を接続する方法から具体的な設定手順、接続できないときのチェックポイントまで分かりやすく解説します。

パソコンとコピー機の接続方法には、USB接続・有線LAN接続・無線LAN接続・Bluetooth接続の4つがあります。

それぞれ接続できる台数や通信の安定性、配線のしやすさが異なるため、利用人数や設置環境、対応する接続方式に合わせて選ぶことが重要です。

ここでは、4つの接続方法について、それぞれの特徴やメリット・注意点を分かりやすく解説します。

USB接続は、USBケーブルを使って、パソコンとコピー機を直接接続する方法です。

ネットワークを経由しないため、LANやWi-Fiの設定が不要で、比較的シンプルに接続できる点がメリットです。

一方で、USBケーブルが届く範囲に設置する必要があり、基本的には接続したパソコンから利用するため、複数台のパソコンで共有する用途には向いていません。

そのため、小規模オフィスや自宅など、特定のパソコンからコピー機を利用したい場合に適した接続方法です。

有線LAN接続は、コピー機と複数台のパソコンを、LANケーブルを使って同じネットワークに接続する方法です。

コピー機やパソコンをルーターやスイッチ（ハブ）へ接続することで、複数の端末から1台のコピー機を共有できます。詳しい接続方法は、有線LAN接続の設定方法をご確認ください。

無線LANと比べて電波状況の影響を受けにくいため、複数台のパソコンから安定してコピー機を利用しやすい点がメリットです。一方で、接続台数が増えるほどLANケーブルも多くなるため、配線経路やオフィスレイアウトを事前に確認する必要があります。

そのため、通信の安定性を重視し、複数台のパソコンでコピー機を共有したいオフィスに適した接続方法です。

無線LAN接続は、Wi-Fiを利用してパソコンとコピー機をネットワーク経由で接続する方法です。

LANケーブルを各端末まで配線する必要がないため、オフィス内の配線を減らし、レイアウト変更にも対応しやすい点がメリットです。

一方で、通信状態はルーターとの距離や障害物、電波環境などの影響を受けるため、安定して利用するには設置環境を確認する必要があります。

そのため、配線をすっきりさせたい場合や、パソコン・コピー機の配置を変更する機会が多いオフィスに適した接続方法です。

なお、コピー機がWi-Fiにつながらない場合の原因や対処法については、以下の記事で詳しく解説しています。

Bluetooth接続は、Bluetoothに対応したパソコンとコピー機・プリンターを無線で直接接続する方法です。

LANケーブルを使用せずに接続できるため、配線を増やさず、対応機器同士を手軽に接続できる点がメリットです。一方で、すべてのコピー機・複合機がBluetooth印刷に対応しているわけではなく、対応する機能や設定方法も機種によって異なります。

そのため、Bluetooth接続を利用する場合は、事前にコピー機の仕様書や取扱説明書で対応可否を確認することが重要です。

パソコンとコピー機を接続し、印刷などの機能を使うためには、使用する接続方式に合わせて設定を進める必要があります。

有線LAN・無線LANを利用する場合は、コピー機のネットワーク状態を確認してから、ドライバーやパソコン側の設定を進めるとスムーズです。

ここでは、パソコンとコピー機を接続する基本的な4つの手順について分かりやすく解説します。

有線LAN・無線LANでパソコンとコピー機を接続する場合は、まずコピー機が社内ネットワークに接続されているか確認します。

メーカーや機種によって画面の名称は異なりますが、主に以下の項目を確認します。

コピー機とパソコンを接続しただけでは、必要な印刷機能を利用できないことがあります。

パソコンからコピー機へ正しく印刷指示を送るには、使用する機種やOSに対応したプリンタードライバーが必要です。

Windowsがプリンターを自動認識して必要なドライバーをインストールする場合もありますが、自動で認識されない場合やメーカー独自の印刷機能を利用する場合は、メーカー公式サイトから対応する最新ドライバーを確認しましょう。

ダウンロードする際は、コピー機の型番とパソコンのOS・バージョンを確認し、対応するドライバーを選択してください。

LAN接続の場合はコピー機のネットワーク状態を確認し、必要なプリンタードライバーを準備したうえで、パソコンとコピー機の接続設定を進めます。

利用できる接続方法はコピー機の機種によって異なるため、USB・有線LAN・無線LAN・Bluetoothのうち、使用する機種が対応している方法を選ぶことが重要です。

利用人数や設置場所、配線環境なども踏まえ、自社の用途に合った方法で接続してください。

最後にパソコン側で、接続したコピー機をプリンターとして使用するための設定を行います。

設定が完了すると、パソコンからコピー機を選択して印刷データを送信できる状態になります。

プリンターの追加方法はOSによって異なるため、ここではWindows 11とWindows 10の基本的な設定方法をご紹介します。

Windows 11の場合は、以下の手順でプリンターを追加します。

コピー機が一覧に表示されない場合は、手動追加を選択し、画面の案内に沿って設定します。有線LAN・無線LANで利用する場合は、パソコンとコピー機が同じネットワークに接続されているかも確認してください。

なお、機種選定から搬入・設置・設定までまとめて任せたい場合は、OFFICE110へご相談ください。利用環境や必要な機能、予算などを確認したうえで、自社に適したコピー機・複合機をご提案します。

パソコンとコピー機が接続できない場合は、原因を順番に切り分けて確認することが重要です。

コピー機本体、ケーブル、ネットワーク、プリンタードライバーの順に確認すると、どこで通信が止まっているのか判断しやすくなります。

ここでは、パソコンとコピー機が接続できないときに確認したい5つのポイントについて分かりやすく解説します。

パソコンとコピー機の接続がうまくできない場合は、まずコピー機本体の状態を確認しましょう。電源が入っていなければパソコンとの接続設定を進められないため、最初に確認しておく必要があります。

最初に確認しておきたいポイントは、以下のとおりです。

パソコンとコピー機が接続できない原因は、ケーブルの接続状態にある可能性もあります。

LANケーブルやUSBケーブルが抜けていたり、正しい差込口へ接続されていなかったりすると、パソコンとコピー機は正常に通信できません。

パソコン・コピー機の差込口だけでなく、有線LAN接続の場合はルーターやスイッチ（ハブ）側のLANケーブルが外れていないかも確認しましょう。

有線LANや無線LANでパソコンとコピー機を接続する場合は、コピー機側のネットワーク設定を確認する必要があります。

コピー機が社内ネットワークへ正しく接続されていなければ、パソコンからコピー機を検出できません。

コピー機の設定画面でIPアドレスが割り当てられているか確認し、無線LANの場合はパソコンと同じネットワーク・SSIDへ接続されているかも確認しましょう。

IPアドレスが設定されていない場合やネットワーク設定に誤りがある場合は、各メーカー・機種の取扱説明書に沿って設定を見直してください。

なお、複合機のネットワークを含む基本設定について詳しく確認したい方は、以下の記事も参考にしてください。

パソコンからコピー機へ印刷できない場合は、プリンタードライバーのインストール状況も確認しましょう。

使用しているパソコンのOSに対応していないドライバーでは、コピー機が正しく認識されなかったり、正常に印刷できなかったりすることがあります。

OSのアップデート後などに印刷できなくなった場合は、メーカー公式サイトで現在のOSに対応するドライバーを確認し、必要に応じて更新または再インストールしてください。

有線LAN・無線LANでパソコンとコピー機を接続している場合は、社内ネットワーク内で正常に通信できているかも確認しましょう。

パソコンとコピー機が異なるネットワークへ接続されていたり、ルーター・スイッチ（ハブ）・無線アクセスポイントなどに不具合があったりすると、コピー機を検出できないことがあります。

そのため、ほかのパソコンから同じコピー機へ印刷できるか、パソコンとコピー機が同じネットワークに接続されているかを確認すると、原因を切り分けやすくなります。

なお、接続はできているもののスキャンデータをパソコンへ送れない場合は、複合機でスキャンできない・送れない原因と対処法もあわせて確認してください。

パソコンとコピー機を安定して接続するには、接続方式だけでなく、社内ネットワークや利用するパソコンの台数、OSに合わせて設定することが大切です。

ただし、利用できる接続方式やドライバー、ネットワーク設定はメーカー・機種や社内環境によって異なるため、自社だけでは原因の切り分けや適切な設定が難しいことがあります。

そのため、コピー機・複合機の導入や入れ替えにあわせて接続環境まで整えたい場合は、OFFICE110へご相談ください。

利用人数や印刷枚数、設置環境、接続するパソコンの台数、必要な機能、ネットワーク環境、予算などを確認したうえで、機種選定から搬入・設置・設定までご案内します。

さらに、OFFICE110では新品コピー機が最大80％OFF、中古コピー機が大特価になるキャンペーンも実施しています。
コピー機の導入とあわせて、パソコンとの接続やネットワーク設定まで相談したい場合は、OFFICE110までお問い合わせください。

パソコンとコピー機を接続する際は、コピー機が対応している接続方式を確認したうえで、利用人数や配線環境に合う方法を選ぶことが大切です。

基本的には、特定のパソコンから利用するならUSB接続、複数台で安定した通信を重視するなら有線LAN接続、配線を減らしたい場合は無線LAN接続が選択肢になります。Bluetoothは対応機種に限られるため、事前に仕様を確認してください。

接続できない場合は、コピー機の電源やケーブルだけでなく、IPアドレス・ネットワーク・プリンタードライバー・パソコン側のプリンター設定を順番に確認すると、原因を切り分けやすくなります。

社内で複数のパソコンからコピー機を利用する場合は、安定して印刷できる接続環境を整えておくことで、通信トラブルによる業務の中断を防ぎやすくなります。

なお、接続方法の選定やネットワーク設定まで自社で対応するのが難しい場合は、OFFICE110へご相談ください。利用人数・印刷枚数・設置環境・接続台数・ネットワーク環境を確認したうえで、機種選定から搬入、設置、設定までご案内します。