コピー機(複合機)の経費を削減する2つのポイント【お役立ち情報】 | OFFICE110

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コピー機(複合機)の経費を削減する2つのポイント

コピー機(複合機)の経費を削減する2つのポイント

コピー機(複合機)は、オフィスで必要不可欠な事務機器ですよね。
導入に際しては、初期費用を抑えるためにリースで契約する企業や会社がほとんどです。

リース契約すれば、リース料や保守料金はもちろん、用紙の購入費用などの経費が必要となり、どの会社も経費削減のために日々努力しているのではないでしょうか

基本的に保守契約を結んでいれば、トナーなどの消耗品やメンテナンスは無料サービスになるため、その他の経費の削減が問題になってきます。
そこで今回は、コピー機(複合機)に必要な経費を削減するポイントを2つご紹介いたします。

▼目次

コピー機(複合機)経費を削減するための2つのポイント

コピー機(複合機)で毎月必要なランニングコストといえば、

  • リース料金
  • 保守料金(カウンター保守)
  • 用紙の購入費用

というように、この3つは必ず必要になってくる経費です。

そこで、こういった経費を削減するためには、大きく以下の2つのポイントが挙げられます。
ポイント➀ 無駄なFAX印刷を削減
ポイント➁ 買い替えでリース料と保守料金の削減

たった2つと感じられますが、この2つのポイントを実践していただくだけで、現状よりも経費は削減できるのです。
それでは、2つのポイントを詳しくご説明いたします。

ポイント➀ 無駄なFAX印刷を削減

コピー機といえば、今では様々な機能が集約された複合機をお使い会社が大半を占めています。
コピーやパソコンからのプリントはもちろん、FAXの送受信も複合機が担い、別にFAX専用機を用意する必要がありません。

オフィスで使われるFAXといえば広告や勧誘などの無駄な迷惑FAXが多く、その都度プリントされれば、用紙はもちろん、トナーも無駄に消費してしまい、お困りの会社は多いのではないでしょうか。

また、通常FAX送信するときは、いちいちプリントアウトしてFAXに用紙をセットする必要があり、FAXを送信するために用紙を使うのも無駄ですよね。

そのようなニーズが多いことから、現在の複合機には、FAXの無駄な印刷をなくすため、

  • PC-FAX
  • 見てから印刷

といった機能を搭載した機種が販売されているのです。

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PC-FAX機能とは?

PC-FAX機能は、自分のパソコンからFAXを送りたいデータをネットワーク経由で複合機に送れば、プリントアウトすることなく自動でFAX送信できる便利なFAX機能。

通常の印刷するときのプリンタドライバをPC-FAXドライバに切り替えるだけなので、誰でも簡単に自動でFAX送信が可能。
いちいちプリントアウトする必要がなくなることで、用紙の無駄が省けコスト削減に繋がるのです。

見てから印刷とは?

見てから印刷機能は、名前のイメージ通り、受信したFAXを複合機の操作パネルの液晶画面で確認して、必要なものだけ印刷できる機能。
複数件FAX受信したときでもすべて表示されるので、あきらかに迷惑FAXと判断できるものは即座に削除もできます。

その他に「ネットワーク転送機能」と併用すれば、FAX受信データをE-mailやFTPサーバ、指定したフォルダ、共有フォルダなどネットワーク上のアドレスに自動転送も可能です。

このような、コピー機(複合機)の便利なFAX機能を使えば、送信・受信ともに用紙の無駄な消費が削減でき、結果として用紙の購入コストの削減に繋がるのです。

ポイント➁ 買い替えでリース料と保守料金の削減

コピー機(複合機)の経費、いわゆるランニングコストの大半は、リース料金と保守料金。
この2つの料金の見直しが重要になってきます。

そこで、もうすぐリース契約期間が満了になる、今のコピー機(複合機)に問題があるといった会社は、買い替えがおすすめ。
現在OFFICE110では、コピー機(複合機)の買い替えをお考えの方向けのキャンペーン、「コピー機買い替え割」を開催しています。

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保守契約については、「カウンター保守」を選択されるお客さまがほとんど。
カウンター保守は、毎月のカウント数(印刷した枚数)に応じて月額料金をお支払いいただくことで、メンテナンスや修理、トナーなどの消耗品の交換などを無償で受けられる保守契約です。

コピー機(複合機)本体に内蔵されたカウンターが枚数をカウントし、モノクロ・カラー1枚あたりの単価に基づいて利用料金が請求されます。
つまり、1枚当たりの単価が安ければ安いほど、毎月の経費は削減できるのです。

コピー機(複合機)の買い替えをお考えの方が、「コピー機買い替え割」を活用していただければ、毎月のリース料金と保守料金の両方割引になるので、大幅な経費削減に繋がります。

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まとめ

コピー機(複合機)は高額のため、初期費用を抑えるためにリースで導入されるお客さまがほとんどです。
リース契約すればリース料はもちろん、カウンター保守料金と用紙の購入費用などの経費が必要になります。

今回は、経費を削減するポイントを2つご紹介しましたが、現在使っているコピー機(複合機)に問題があるときは買い替えがおすすめです。本体価格は当然として、カウンター料金の単価が1円でも安くなれば、毎月の保守料金に大きく影響してきます。

そこで、コピー機(複合機)の買い替えをお考えの方は、ぜひOFFICE110の「コピー機買い替え割」をご活用ください。

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コピー機(複合機)の買い替えでご不明な点がありましたら、お気軽に電話もしくはメールにてお問い合わせください。

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