複合機のスキャンデータは復元できる？復元方法をメーカー別に解説

複合機でスキャンしたデータを削除してしまった場合でも、保存先にデータが残っていれば再取得・復元できる可能性があります。

ただし、スキャンデータは必ず複合機本体に保存されるわけではありません。複合機のボックスだけでなく、パソコン・共有フォルダー・NAS・クラウドなど、スキャン時の設定によって保存先は異なります。

また、複合機本体から削除したデータが上書き消去されている場合など、通常の操作では復元できないケースもあります。そのため、まずは「どこに保存したデータなのか」を確認することが重要です。

この記事では、複合機のスキャンデータを削除した場合の復元可否や保存先の確認方法、メーカー別の保存データの確認方法、復元できない場合の対処法について分かりやすく解説します。

複合機のスキャンデータを復元できるかどうかは、データの保存先と削除後の状態によって異なります。

本体のボックスに保存されているデータであれば、再印刷したりパソコンへ取り出したりできる場合があります。一方、削除後に上書き消去されたデータなどは、通常の操作では元に戻せません。

ここでは、スキャンデータを再取得できるケースと、削除後の復元が難しいケースについて解説します。

複合機本体のボックスやユーザーボックスなどにデータが残っていれば、保存済みのスキャン文書を呼び出して再利用できる場合があります。

対応する機種では、本体から再印刷したり、ネットワーク経由でパソコンへ取り出したりすることが可能です。原稿をもう一度スキャンする必要がないため、保存済みの文書を再利用したい場合に役立ちます。

ただし、これは「削除したデータを復元する」機能ではありません。本体に残っている保存済みデータを再取得する仕組みのため、すでに削除された文書が同じ操作で元に戻るわけではありません。

削除したスキャンデータを復元できるかどうかは、保存されていた機器や削除方法によって異なります。

たとえば、パソコンに保存したファイルであれば、ごみ箱やバックアップから復元できる場合があります。一方、複合機本体ではセキュリティ対策として、ジョブ完了後のデータを自動消去したり、保存領域を上書きして復元できない状態にしたりする機種があります。

そのため、「削除後も内部にデータが残る可能性があること」と、「利用者が操作画面から復元できること」は分けて考える必要があります。

複合機本体へスキャン文書を保存する機能は、メーカーによって名称や操作方法が異なります。

ここで確認するのは、完全に削除されたデータを復元する方法ではなく、本体の保存領域に残っている文書を確認・再取得する方法です。対象機種や設定によって操作が異なるため、利用している機種の取扱説明書も確認してください。

ここでは、富士フイルム・シャープ・京セラの複合機で保存済みのスキャンデータを確認する方法について解説します。

富士フイルムのApeosシリーズには、スキャンした文書を複合機本体の「ボックス」に保存できる機種があります。

ボックスに保存した文書は、本体の「ボックス操作」から確認・印刷できるほか、対応機種ではWebブラウザーから複合機へアクセスしてパソコンに取り出すことも可能です。

そのため、スキャンデータが見つからない場合は、まず保存時にボックスを利用していなかったか確認してください。ボックスに保存していない場合は、パソコンや共有フォルダーなど、スキャン時に指定した送信先を確認します。

なお、富士フイルムが提供する設定復元ツールは、宛先表や本体設定などを復元するためのものであり、削除したスキャン文書そのものを復元する機能ではありません。

※出典：富士フイルムビジネスイノベーション「スキャンして複合機のボックスに保存したい（ボックス保存）」

シャープの複合機には、コピー・プリント・スキャンなどの文書を本体に保存して再利用できる「ドキュメントファイリング」機能を搭載した機種があります。

保存されている文書は、ドキュメントファイリングの保存先フォルダーから選択し、再印刷したり別の宛先へ送信したりできます。

一方、再印刷時に「印刷後データを削除」を選んだ場合や、管理者がファイルの自動削除を設定している場合は、保存していた文書が削除されることがあります。

そのため、ファイルが見つからない場合は、ドキュメントファイリングの保存先と自動削除設定の両方を確認してください。削除済みのデータが必ず復元できるわけではありません。

※出典：シャープ「ドキュメントファイリングで保存されているファイルが消えた」

京セラのTASKalfaシリーズには、スキャンデータなどを複合機本体へ保存できる「ユーザーボックス」を搭載した機種があります。

たとえばTASKalfa 2554ciでは、スキャン文書をユーザーボックスへ保存できます。保存したデータは、本体から印刷・送信できるほか、Webブラウザーの「COMMAND CENTER RX」を経由してパソコンへダウンロードすることも可能です。

スキャンデータが見つからない場合は、ユーザーボックスに保存していなかったかを確認してください。スキャンtoフォルダーを使用していた場合は、パソコン・NAS・サーバーなどの共有フォルダーを確認します。

※出典：京セラドキュメントソリューションズ

スキャンデータの保存先や削除設定、セキュリティ機能まで含めて自社に合う複合機を比較したい場合は、以下の案内からご相談いただけます。

複合機本体でスキャンデータが見つからない場合でも、すぐに完全消去されたと判断する必要はありません。

スキャンデータはパソコンやNAS、共有フォルダーなどへ直接保存されている場合があります。まずはスキャン時に指定した保存先を順番に確認することが重要です。

ここでは、スキャンデータが見つからない場合の確認方法と、復元できない場合の再発防止策について解説します。

スキャンデータが見つからない場合は、最初にスキャン時に指定した保存先を確認します。

複合機では、パソコンのフォルダーだけでなく、メール、共有フォルダー、NAS、クラウドなど、複数の送信先を利用できます。そのため、複合機本体にファイルがないからといって、データが完全に消えているとは限りません。

パソコンへの保存を設定していた場合は登録済みのフォルダーを、メール送信を利用していた場合は送信先のメールボックスを確認してください。保存先が分からない場合は、複合機のアドレス帳やスキャン設定から確認できることがあります。

パソコンへスキャンする基本的な方法については、コピー機（複合機）のスキャンのやり方とパソコンにPDF保存する方法も参考にしてください。

スキャン時に複合機本体の保存機能を利用していた場合は、ボックスやユーザーボックスにデータが残っていないか確認します。

ボックス保存は、スキャン文書などを複合機本体のストレージへ保存しておく機能です。対応する機種では、保存した文書を再印刷したり、パソコンへ取り出したりできます。

ただし、ボックス保存を利用していなかった場合、スキャンしたデータが後から自動的にボックスへ保存されるわけではありません。また、機種や設定によっては保存期限や自動削除が設定されていることもあります。

ボックス保存の仕組みや使い方については、以下の記事をご確認ください。

パソコンへ保存したあとにスキャンデータを削除した場合は、複合機ではなくパソコン側で復元できる可能性があります。

Windowsでは、まずごみ箱を確認してください。ファイルが残っていれば、対象ファイルを選択して元の保存場所へ戻せます。

ごみ箱に残っていない場合でも、事前に「ファイル履歴」を有効にしていた環境では、バックアップされた以前のバージョンから復元できることがあります。

バックアップにもないローカルファイルは、Microsoftの「Windows File Recovery」で復旧を試せる場合があります。ただし、削除後にパソコンを使用すると空き領域へ新しいデータが書き込まれ、復旧できる可能性が低下します。

なお、Windows File Recoveryはローカルストレージ向けの機能であり、クラウドストレージやネットワーク共有上のファイル復旧には対応していません。

NASや共有フォルダー、クラウドへスキャンデータを保存していた場合は、保存先側に利用できる復元機能やバックアップがないか確認します。

利用している製品やサービスによっては、ごみ箱、スナップショット、バックアップ、バージョン履歴などから削除前のデータへ戻せる場合があります。

ただし、利用できる機能は社内のシステム構成や設定によって異なります。重要なファイルを削除した場合は、むやみに新しいデータを保存したり設定を変更したりせず、社内のシステム管理者へ確認してください。

複合機本体や各保存先を確認してもデータが見つからず、上書き消去などが完了している場合は、通常の操作での復元は困難です。

重要なスキャンデータを扱う場合は、復旧方法だけでなく、誤削除が発生しても業務を継続できる保存・バックアップ体制を整えておくことが重要です。

たとえば、スキャンデータの保存先を社内で統一する、NASやクラウド側でバックアップを取る、複合機のボックス保存期間や自動削除設定を確認するといった対策があります。

一方、機密情報を必要以上に長期間保存すると、情報漏えいのリスクが高まります。保存期間やアクセス権限、削除方法まで含めて社内ルールを決めておきましょう。

複合機本体に残るデータの消去方法については、複合機（コピー機）のデータ消去は必要？データ消去方法を徹底解説もあわせてご確認ください。

複合機を選ぶ際は、コピーや印刷の性能だけでなく、スキャンデータの保存方法や共有方法、セキュリティ機能まで確認することが重要です。

同じメーカーでも、ボックス保存やクラウド連携、データの自動消去など、利用できる機能は機種によって異なります。社内のネットワーク環境や情報管理ルールに合っていなければ、導入後に運用しにくくなることもあります。

スキャンデータの保存・共有方法から機種選びまでまとめて相談したい場合は、OFFICE110にお任せください。

OFFICE110では、月間印刷枚数や利用人数、必要なスキャン機能、保存先、ネットワーク環境、ご予算などを確認したうえで、業務に合う複合機をご提案します。

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複合機のスキャンデータを削除した場合でも、複合機本体やパソコンなど別の保存先にデータが残っていれば、再取得・復元できる可能性があります。

まずは、スキャン時にどこへ保存したのかを確認してください。複合機のボックス、パソコン、NAS、共有フォルダー、クラウドなど、保存先によって確認方法は異なります。

一方、複合機のセキュリティ機能によって上書き消去されたデータなどは、通常の操作では復元できません。そのため、削除後の復元だけに頼らず、重要なデータをバックアップしておくことが大切です。

また、スキャンデータを長期間残し続けると、情報漏えいのリスクにもつながります。保存期間・保存先・アクセス権限・削除方法まで含めて、社内で適切な運用ルールを決めておきましょう。

なお、スキャンデータの保存や共有、セキュリティ対策まで含めて複合機を見直したい場合は、OFFICE110へご相談ください。現在の利用環境や必要な機能を確認したうえで、自社に合う機種をご提案します。