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複合機からデータ消去するべき理由!情報漏洩の危険性と対策

複合機からデータ消去するべき理由!情報漏洩の危険性と対策

”IoT”、物とインターネットのつながりが急速に進む現在。
同時に物とインターネットの”セキュリティ対策”にも注目が集まっています。

ネットワーク、パソコン、サーバーにはすでにセキュリティ対策を施しているはず。

では、オフィスには欠かせない”複合機(コピー機)”に関してはどうでしょうか?

おそらく複合機のセキュリティ対策にまで注目している方は少ないのでは。
パソコンやサーバーと同様、それ以上に複合機には重要なデータが集まります。

複合機のデータを適切に管理していないと、情報漏洩する危険性がある訳です

そこで、今回は複合機(コピー機)のデータ消去すべき理由についてご紹介します。
複合機のデータ消去の方法もまとめていますので、ぜひ参考にしてみてください。

▼目次

複合機からデータ消去するべき理由

冒頭で、複合機(コピー機)は定期的にデータ消去するべきと紹介しました。
では、なぜ複合機(コピー機)は定期的にデータ消去するべきなのでしょうか?

複合機にはデータが集まっている

複合機にはメモリーとハードディスクと、大きく2種類の記憶装置が組み込まれています。

メモリーは各処理を進めるため一時的にデータを記憶しておくためのもの。
ハードディスクはより重要なデータを長期的に記憶しておくためのものです。

複合機には日々、印刷やコピー、スキャンやファクスなどのデータが蓄積します

顧客に渡すための商品資料や見積書、契約書や請求書など。
社内で回すための企画書や設計書、報告書や決裁書などです。

当然、上記のような書類はどれも”機密”とされるもので、外部に漏洩させてはいけません。

万が一、上記のような書類のどれか1つでも漏洩すれば、社会的信用を失うことに。
顧客からの信用を失えば、事業として立ち行かなくなり廃業する危険性もある訳です。

「たかが複合機…」と思っていると、想像以上のリスクを背負っている状態かもしれません。

複合機から情報漏洩する危険性が

複合機から情報漏洩する原因としては大きく3つ挙げられます。

外部からの不正アクセス

近年、多くの複合機(コピー機)がネットワークに接続されています。

セキュリティ対策を十分に施していないと、第三者から不正アクセスされることも
ネットワークを介して複合機に侵入し、内部の情報を不正に盗まれるのです。

内部からの不正利用

オフィスによっては社員以外でも自由に複合機を使える状態のことが。

誰でも複合機を使える状態では、第三者から不正利用される可能性も。
送信履歴から顧客情報、特別な知識があればさらに多くのデータが盗まれます。

内部での操作ミス

社員も人間ですから、つい複合機の操作を誤ってしまうことがあります。

顧客Aに送るはずの情報を、誤って顧客Bに送信してしまうことも。
ファックス番号を1つ間違えるだけで、思わぬ誤送信につながることもある訳です。

複合機からデータ消去するには

データ消去しておかないと、情報漏洩のリスクがあることはご理解いただけたと思います。
では、複合機からデータ消去するにはどのような方法があるのでしょうか?

複合機の初期化

まず、今すぐにでもデータ消去したいのなら、”複合機の初期化”があります。

複合機(コピー機)には機種ごとに特定のコマンドで初期化することが。
初期化すれば購入時点に戻るので、ハードディスク内のデータ消去ができます。

ただし、本当に購入時点に戻るので、頻繁に行うのは難しいでしょう。

メーカーのサービス

次に、複合機のデータ消去としては”メーカーのサービス”を利用するという手も。

各メーカーでは、複合機のハードディスクのデータ消去に対応しています。
製造元なだけに複合機を適切に、安全にデータ消去してくれるはずです。

しかし、あくまで機器の廃棄、または搬出などに利用されるサービスです。

データセキュリティキット

最後に、”データセキュリティキット”でも複合機のデータ消去はできます。

各メーカー、ソフト会社などが複合機のデータ管理向けに提供しているもの。
ハードディスク内のデータ消去、データ暗号化、保護機能などが揃っているものです。

機種によっては標準装備されているので、データ消去としてはもっともおすすめです。

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複合機を不正アクセスから守るには

複合機のデータを消去しても、不正アクセスや不正利用から100%守れるとは限りません。
データ消去した上で、不正アクセスや不正利用に対しても適切な対処をする必要があります。

ユーザー認証

複合機を不正アクセスから守るには”ユーザ認証”が効果的です。

ICカードなどを利用して、特定のユーザーしか複合機を使えないようにしたもの。
利用のたびにICカードやID、パスワードなどを請求すれ不正ユーザーから守れます。

最近では利用履歴が細かく残るものもあり、社員の私的利用の防止にもおすすめです。

通信の制限

”通信の制限”というのも複合機を不正アクセスから守るのには必要と言えます。

まず、複合機が接続できるネットワークを一部だけに制限しましょう
ネットワークにさえつながっていれば、まず不正アクセスの被害には遭いません。

次に、ネットワーク自体に”ファイヤウォール”などのセキュリティ対策を施します。
ネットワークに対する不信にアクセスを感知すれば、自動で停止・警告してくれます。

最後に、接続してきた機器の”IPアドレスのフィルタリング”もあります。
IPアドレスとは機器の住所を表すもので、フィルタリングすれば特定の機器しか通さないのです。

通信に対して2重,3重のセキュリティ対策を施しておけばネットワーク全体を守れます。

通信の暗号化

複合機を不正アクセスから守りたいのなら”通信の暗号化”は必須でしょう。

”IPsec”や”SSL/TLS暗号化通信”など、通信の暗号化に定評があるもの
通信を暗号化することで、データを盗聴されても内容を読み取られることはありません。

通信の暗号化を最後の砦としておけば、万が一に不正アクセスされても安心です。

まとめ

今回は、複合機(コピー機)を定期的にデータ消去すべき理由についてまとめてみました。

複合機には印刷やコピー、スキャンなどにより日々様々なデータが記録されます。
当然、その中には”機密”と呼べるデータもあり情報漏洩すれば大問題です。

複合機(コピー機)のデータ消去の方法としては主に3つ。

  • 複合機の初期化
  • メーカーのサービス
  • データセキュリティキット

複合機を廃棄、搬出するのであれば初期化やメーカーのサービスが。
今後も使用するのであれば、”データセキュリティキット”を使うのが良いです。

また、複合機(コピー機)に対する不正アクセスから守るには。

  • ユーザー認証
  • 通信の制限
  • 通信の暗号化

”データ消去”と”不正アクセスに対する対策”、この2つの対策をしていればおよそ安心です。

ただし、悪意ある第三者は常に技術を進化させ、セキュリティ対策も合わせて向上しています。

「対策したから…」と安心していると、すでに対策として古くリスクのあるものかもしれません。
データ消去はもちろん、不正アクセスに対しても常に最新のものを施しておく必要があるのです。

ぜひ、時代に合わせた対策を施し、複合機からの情報漏洩を防ぎましょう

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