複合機（コピー機）のデータ消去は必要？データ消去方法を徹底解説

複合機（コピー機）には、コピー・プリント・スキャン・FAXなどで扱ったデータが、本体のストレージやメモリーに保存される場合があります。

そのまま廃棄・売却・譲渡・リース返却すると、保存されていた文書やアドレス帳、認証情報などが第三者に渡り、情報漏えいにつながる可能性があります。

ただし、保存されるデータや消去機能は機種によって異なり、本体を初期化すればすべて同じ方法で消去できるわけではありません。機器を手放すときは、対象機種の消去方法まで確認することが重要です。

この記事では、複合機のデータ消去が必要な理由から、消去するタイミング・主な消去方法・メーカー別の対応まで分かりやすく解説します。

複合機は、コピー・プリント・スキャン・FAXなどで使用したデータの一部を、本体内部に保存する場合があります。

保存されたデータを適切に管理しないまま機器を手放すと、文書やアドレス帳などの情報が第三者に渡る可能性があるため注意が必要です。

ここでは、複合機に保存される主なデータと、消去しない場合に考えられる情報漏えいリスクについて解説します。

複合機には、機種によってHDD・SSDなどのストレージや、不揮発性メモリーなどの記憶領域が搭載されています。

コピーやプリント、スキャン、FAXを利用する過程で一時的な画像データが保存されるほか、設定によっては文書やアドレス帳などが継続して保存される場合もあります。

見積書・契約書・請求書・社員名簿などを日常的に扱う企業では、複合機にも機密情報や個人情報が保存される可能性があります。

複合機もパソコンやサーバーと同様に、重要な情報を扱う機器として管理することが大切です。

複合機全体のセキュリティリスクと対策については、以下の記事も参考にしてください。

不要なデータを複合機内に残したままにすると、不正利用や機器の廃棄・譲渡などをきっかけに情報漏えいにつながる可能性があります。

主に注意したいのは、不正アクセス・誤操作・機器を手放した後のデータ流出です。

ネットワークに接続して使用する複合機では、アクセス制御や認証設定が不十分な場合、不正アクセスや不正利用のリスクが高まります。

また、複合機を廃棄・譲渡したあとに本体へデータが残っていると、新しい利用者や第三者から保存情報へアクセスされる可能性もあります。

ネットワーク設定や利用権限を適切に管理するとともに、機器を手放す前には保存データや設定情報を確認し、必要な消去を行いましょう。

複合機を処分するときの注意点については、以下の記事で詳しく解説しています。

複合機では、FAXやスキャンデータを送信する際の誤操作によって、意図しない相手へ情報を送ってしまうことがあります。

代表的なのは、FAX番号やメールアドレスの入力間違い、登録済みの宛先の選択ミスなどです。

機器側のセキュリティ機能だけでなく、送信前の宛先確認や利用ルールの整備を組み合わせることが重要です。

複合機で原稿をスキャンすると、処理のために画像データがストレージやメモリーへ一時保存される場合があります。

機種や設定によっては、スキャンした文書を本体へ保存し、あとから再利用できる機能もあります。

複数の社員が同じ複合機を利用する場合は、本体に保存する文書の範囲やアクセス権限、不要になったデータの削除方法を決めておきましょう。

複合機のデータ消去で特に重要なのは、機器が自社の管理下から離れるタイミングです。

廃棄・売却・譲渡・リース返却の前には、保存されている文書やアドレス帳、認証情報などを確認し、対象機種に合った方法で消去します。

ここでは、複合機のデータ消去を確認したい主なタイミングについて解説します。

複合機を廃棄するときは、本体を引き渡す前に保存データや設定情報が残っていないか確認することが重要です。

メーカーや販売店、回収業者へ処分を依頼する場合でも、自社でデータ消去の方法や実施状況を確認しておくと、情報漏えいのリスクを抑えやすくなります。

リース契約中の複合機を返却する場合は、リース会社の所有物であるため、自社の判断でストレージを取り外したり破壊したりせず、契約先へ消去方法を確認してください。

複合機の処分方法については、以下の記事で詳しく解説しています。

自社所有の複合機を売却・譲渡するときも、引き渡し前に保存データや設定情報を確認します。

アドレス帳やユーザー情報、本体に保存した文書などが残っていると、新しい利用者から閲覧される可能性があります。

譲渡先が決まっている場合でも、必要なデータをバックアップしたうえで、対象機種の手順に沿って消去してから引き渡しましょう。

通常利用中は、毎月すべてのデータや設定を初期化する必要はありません。

一方、本体へ保存した文書や不要になった宛先情報などを長期間残し続けないよう、社内の運用に合わせて定期的に確認することは重要です。

機種によっては、ジョブ終了後に一時データを上書き消去する機能や、保存文書の利用を制限する機能もあります。

「何を保存するか」「誰が利用できるか」「不要になったデータをいつ削除するか」を社内ルールとして決めておくと管理しやすくなります。

複合機のデータを消去する方法は、機種や利用状況によって異なります。

本体の機能で対応できる場合もあれば、廃棄・返却時にメーカーなどのデータ消去サービスを利用する方法もあります。

ここでは、複合機のデータを消去するときに確認したい3つの方法について解説します。

複合機には、アドレス帳や本体設定、保存文書などを初期化できる機能が用意されている機種があります。

ただし、「初期化」という名称の操作が、すべての機種でストレージ上のデータまで同じ方法で完全消去するとは限りません。

機種によっては、設定を工場出荷時へ戻す機能と、HDD・SSDなどに保存されたデータを上書き消去する機能が分かれています。

廃棄・譲渡・返却前に実施する場合は、対象機種の取扱説明書で「全データ／設定の初期化」「ストレージデータの消去」「上書き消去」などの項目を確認してください。

自社で安全な消去方法を判断しにくい場合は、メーカーなどが提供するデータ消去サービスを利用する方法があります。

サービス内容はメーカーによって異なり、回収後にデータを消去する方法や、担当者が訪問してストレージを消去・破壊する方法などがあります。

データ消去の証明書を発行できるサービスもあるため、社内規程や取引先との契約で消去記録が必要な企業にも利用しやすい方法です。

料金や対象機種、作業方法はサービスによって異なるため、申し込み前に確認しましょう。

複合機には、機種によってストレージ上のデータを上書き消去したり、保存データを暗号化したりするセキュリティ機能があります。

こうした機能は「データセキュリティキット」などのオプションとして提供される場合もあれば、本体へ標準搭載されている場合もあります。

搭載状況や設定方法は機種によって異なるため、現在使用している複合機の仕様や管理者設定を確認してから利用してください。

データ消去機能の名称や操作方法は、複合機メーカーや機種によって異なります。

同じメーカーでもシリーズによって搭載機能が異なるため、実際に作業するときは、メーカー名だけで判断せず対象機種の取扱説明書を確認してください。

ここでは、キヤノン・富士フイルム・リコーのデータ消去機能やサービスについて解説します。

キヤノンの複合機には、機種によって不要になったストレージデータを上書き消去する機能や、本体に保存されたデータ・設定をまとめて初期化する機能があります。

通常利用中の一時データを消去する機能と、廃棄・返却時などに使用する全データ／設定の初期化は用途が異なるため、目的に合わせて使い分けます。

全データ／設定を初期化すると、対象機種によってアドレス帳や保存文書、各種登録情報なども消去されます。必要なデータがある場合は、事前にバックアップできるか確認してください。

機能名や消去対象、操作手順は機種ごとに異なるため、実際に消去するときは型番を確認し、対象機種のマニュアルに沿って操作しましょう。

※出典：キヤノン「データと設定を初期化する」

富士フイルムビジネスイノベーションでは、デジタル複合機のHDD・SSDを対象としたデータ消去サービスを提供しています。

主な方法は、複合機を回収して集中拠点で処理する「オフサイトサービス」と、担当者が訪問して利用者の立ち会いのもとで作業する「オンサイトサービス」です。

オフサイトサービスでは消去作業完了証明書の発行にも対応しているため、社内で作業結果を記録として残す必要がある場合にも利用できます。

自社だけで安全な消去方法を判断しにくい場合は、廃棄方法とあわせてデータ消去サービスの利用可否を確認しておきましょう。

※出典：富士フイルムビジネスイノベーション「複合機のハードディスクデータ消去」

リコーの複合機には、機種によってストレージに残るデータを上書き消去する機能があります。

主な方法は、コピー・スキャン・プリントなどで一時的に使用したデータを処理後に消去する「逐次消去」と、保存データや設定などをまとめて消去する「一括消去」です。

データ消去と暗号化は役割が異なります。利用中は暗号化や逐次消去、廃棄・返却時は一括消去というように、目的に応じて必要な機能を確認しましょう。

※出典：リコー「セキュリティ機能の紹介」

現在の複合機で必要なデータ消去機能が利用できるか分からない場合や、セキュリティ機能を備えた機種への入れ替えを検討している場合は、以下からOFFICE110の取扱機種をご確認ください。

複合機からの情報漏えいを防ぐには、データ消去だけでなく、利用中の情報を守る対策も必要です。

暗号化やアクセス制御、ユーザー認証などの機能に加えて、ファームウェアの更新や社内ルールの整備を組み合わせることで、安全に運用しやすくなります。

ここでは、不正アクセス・不正利用と人的ミスを防ぐために確認したい対策について解説します。

不正アクセスや第三者による利用を防ぐには、複合機に搭載されたセキュリティ機能を適切に設定することが重要です。

複合機には、ストレージへ保存するデータやネットワーク上の通信を暗号化できる機種があります。

暗号化しておけば、データやストレージへ不正にアクセスされた場合でも、その内容をそのまま読み取られるリスクを抑えられます。

SSL/TLSやIPsecなどの通信暗号化に対応する機種もありますが、利用できる方式は機種やネットワーク環境によって異なります。

データ消去は不要になった情報を残さないための対策、暗号化は保存中・通信中の情報を守るための対策として使い分けましょう。

IPフィルタリングに対応した複合機では、IPアドレスを基準に通信を許可・拒否できます。

たとえば、社内ネットワークからの通信だけを許可し、不要なネットワークからのアクセスを制限するといった設定が可能です。

IPフィルタリングは利用者個人を識別する機能ではないため、社員ごとに利用範囲を管理したい場合は、ユーザー認証や権限設定と組み合わせます。

ユーザー認証に対応した複合機では、ID・パスワードやICカードなどを利用して、複合機を操作できる利用者を制限できます。

利用者ごとにコピー・プリント・スキャン・FAXなどの利用権限を設定できる機種もあり、関係のない社員や第三者による操作を防ぎやすくなります。

認証方法や必要なオプションは機種によって異なるため、自社で必要な管理レベルに合わせて確認してください。

FAXの誤送信や出力紙の放置など、人的ミスによる情報漏えいは、機器の設定だけでは完全に防げません。

社内ルールの整備と、複合機に搭載されたセキュリティ機能を組み合わせて対策することが重要です。

複合機を安全に利用するには、誰がどのように使用するかを社内で決めておく必要があります。

ルールを作るだけでなく、実際の運用に合っているか定期的に確認し、必要に応じて見直しましょう。

複合機には、データ消去や暗号化、ユーザー認証のほかにも、情報漏えいを抑えるための機能が搭載されている場合があります。

また、複合機の脆弱性への対策として、メーカーから提供されるファームウェアやセキュリティ更新情報も確認し、必要な更新を行うことが大切です。

データ消去だけに頼らず、保存・通信・利用者・運用ルールまで含めて対策することで、複合機からの情報漏えいリスクを抑えやすくなります。

複合機のデータ消去やセキュリティ機能を確認すると、現在の機種をそのまま利用できるのか、入れ替えを検討したほうがよいのかを判断しやすくなります。

一方、必要な対策は、扱う情報の内容・利用人数・ネットワーク環境・現在使用している機種によって異なります。

複合機を入れ替える場合も、データ消去や暗号化、ユーザー認証だけでなく、印刷速度・用紙サイズ・スキャンやFAXの使い方・予算まで含めて比較することが大切です。

OFFICE110では、利用状況や必要な機能、予算を確認したうえで、新品・中古を含む複数の選択肢から条件に合う複合機をご提案します。販売だけでなく、搬入・設置・設定・保守までまとめてご相談いただけます。

さらに、OFFICE110では対象の新品コピー機が最大80％OFF、中古の複合機が大特価になるキャンペーンを実施しています。現在の複合機で利用できるデータ消去・セキュリティ機能を確認したい場合や、必要なセキュリティ対策を備えた機種への入れ替えを検討したい場合は、弊社までご相談ください。

複合機は、コピー・プリント・スキャン・FAXなどの処理で使用したデータや、アドレス帳・認証情報などを本体内部に保存します。

そのため、廃棄・売却・譲渡・リース返却などで複合機を手放す前には、必要なデータをバックアップしたうえで、本体に残っているデータを消去することが重要です。

ただし、本体の「初期化」とHDD・SSDなどに残ったデータの「消去」は同じとは限りません。機種によって消去できる範囲や方法が異なるため、取扱説明書を確認し、適切な方法でデータを消去してください。

また、通常利用中も、不要な文書を本体に残さず、暗号化・ユーザー認証・アクセス制御などのセキュリティ機能を活用することで、情報漏えいのリスクを抑えられます。

なお、現在の複合機でどのセキュリティ機能を利用できるか分からない場合や、より安全性の高い機種へ入れ替えたい場合は、OFFICE110へご相談ください。利用環境や予算に合わせて、必要な機能を備えた複合機をご案内します。