複合機（コピー機）のデータ消去は必要？データ消去方法を徹底解説【お役立ち情報】 | OFFICE110

「複合機のデータ消去が必要な理由は？」
「複合機からデータ消去するにはどうしたらいい？」

このようなお悩みをお持ちの方もいらっしゃるでしょう。

複合機は、コピー、スキャン、FAX受信、パソコンからの文書送信など、さまざまな機能を通じて多くのデータをメモリーに記録します。

これらのデータには、機密情報が含まれていることもあり、もし情報漏えいが発生した場合、重大な問題に発展する恐れがあります。

そのため、複合機に対するデータ消去やセキュリティ対策が欠かせません。

そこで本記事では、複合機のデータ消去が必要な理由を解説した上で、データを消去するタイミングやメーカー別のデータ消去方法についてわかりやすく解説します。

さらに、複合機を不正アクセスから守る方法についても解説していますので、ぜひご参考ください。

複合機（コピー機）のデータ消去が必要な理由とは？

複合機（コピー機）には重要なデータが集積されるため、定期的にデータ消去する必要があります。

これは複合機内にデータを保存したままにしておくと、情報漏えいなどのセキュリティリスクが発生した際に、被害がより甚大なものとなるためです。

この章では、複合機のデータ消去の必要性について解説します。

複合機（コピー機）にはたくさんのデータが蓄積している

複合機は、2つのメモリー領域にて印刷やスキャンのデータを記録・蓄積しています。

複合機にある2つのメモリー領域は、メモリとハードディスクです。

従って、日常業務で複合機を使用することで、さまざまなデータが本体に記録されることになります。

具体的には、商品資料・見積書・契約書・請求書・企画書・社員名簿・社員の評価表などです。

これらの中には、社外秘のデータや機微な個人情報を含む内容が含まれている可能性が高いため、複合機内のデータが外部に流出することは大きなセキュリティリスクに直結します。

消去しないと情報漏えいリスクが高まる

複合機内のデータは定期的に消去しないと、重大なセキュリティリスクに直結します。

特に、個人情報や社外秘の情報を取り扱った場合には、即時消去するなどの対応も必要です。

万が一、情報漏えいが起これば、社会的信用を失うことになります。

複合機からの情報漏えいの原因は、以下の3つが挙げられます。

それぞれ一つずつみていきましょう。

不正アクセスや不正利用による情報漏えい

近年の複合機はネットワークに接続して使用されることが多いため、外部からの不正アクセスが容易です。

また、複合機を廃棄した場合は、本体の操作によりデータにアクセスされることも考えられます。

外部の第三者が仮にデータを悪用したり、嫌がらせをしたりしようとしている場合は、簡単にデータを改ざんしたり意図的に拡散させたりできます。

さらに、自社の社員などの内部からの情報漏えいや改ざんの可能性についても考慮しなくてはなりません。

セキュリティ対策が施されていない複合機は、簡単にデータにアクセスできることを理解しておきましょう。

誤操作や人的ミスによる情報漏えい

複合機の情報漏えいの原因として、誤操作などの人的ミスによる情報漏えいが考えられます。

複合機内部のデータは、FAXやメール転送などの機能により、外部に送信可能です。

もしも社員に悪気がなかったとしても、誤操作によりデータが流出するケースは珍しくありません。

独立法人情報処理推進機構セキュリティセンターが発表している「情報セキュリティ10大脅威2023」において、組織における10大脅威の第9位に「不注意による情報漏えい等の被害」が挙げられています。

スキャンデータの再利用による情報漏えい

複合機でデータをスキャンした場合には、一時的に本体にデータが保存されるため、情報を悪用された場合には情報漏えいにつながります。

スキャンデータが一時的に保存されるのは、再び印刷したりメールで転送したりする際の効率化のための仕様ですが、セキュリティの観点では注意が必要です。

特に、全社員が操作可能な複合機や、ネットワーク経由でのアクセスが可能な状況にある場合などは、スキャン機能を利用した際のデータの扱いにも注意しましょう。

複合機（コピー機）からデータを消去するタイミング

複合機からデータを消去するタイミングは、それぞれ適切なタイミングでのデータ消去が求められます。

具体的には、以下のようなタイミングで複合機のデータを消去するとよいでしょう。

ここからは、それぞれのタイミングについて詳しく解説していきます。

複合機を廃棄するとき

複合機を廃棄する際は、複合機のデータ消去をしてから廃棄を依頼しましょう。

複合機の処分に対応している業者は、複合機メーカー・一般の産業廃棄物業者・複合機の買取業者などです。

複合機からの情報漏えいのリスクを考えた場合、仮に信頼できる業者に依頼をする場合であっても、複合機の回収前に自社でデータ消去をすることが重要です。

複合機を譲渡するとき

自社所有の複合機を譲渡する際にも、データの内部を消去してから引き渡ししましょう。

情報漏えいが発生した際の被害は甚大なものになることが多いため、双方のリスクを軽減するためにもデータを残さないようにしましょう。

万が一情報漏えいが発生した場合に、譲り渡した相手を疑わざるを得なくなると、将来の関係性にひびが入ることもあります。

そのほか定期的なタイミング

複合機の情報漏えいリスクは常に存在するため、毎月1回などのように期間を決めて定期的に情報を削除するとよいでしょう。

定期的に情報を削除することにより、万が一の際のリスクを最小限に抑えるとともに、自社社員のスタッフに情報セキュリティに関しての意識を高められる効果も期待できます。

データ削除の日程・担当者・方法などを定めて、ルールとして設定しておきましょう。

複合機のデータを消去する主な方法

複合機のデータを消去する主な方法は、以下のような方法があります。

ここからは、それぞれの方法について確認していきましょう。

複合機を初期化する

複合機を初期化することで、内部のデータや設定をすべて削除できます。

購入時の状態に設定されるため、カギ付きデータも含めて確実に削除することが可能です。

ただし、電話帳の登録データ・短縮ダイヤル・IPアドレスなどの全ての登録データが消去されるため、日常のデータ消去には適しません。

複合機を廃棄したり、他人に譲渡したりする場合などに用いられるデータ消去方法です。

メーカーのサービスを利用する

複合機のデータ消去方法として、複合機のメーカーが提供するハードディスクデータ消去サービスを利用する方法もあります。

データ消去の方法は、複合機をメーカーに回収してもらって消去する方法と、メーカーのエンジニアに出張してもらいデータを削除してもらう方法があります。

基本的には、どちらの方法も有料です。

出張でのデータ消去は、立ち会いのもと目の前で物理的にメモリを消去してもらえるため、より確実性が高まります。

それぞれのメーカーにより規定は異なりますが、複合機の廃棄や譲渡の際にのみ利用できるサービスです。

データセキュリティキットを利用する

各メーカーが提供している、データセキュリティキットを利用することでデータを消去する方法もあります。

複合機のデータ管理向けに各メーカーが提供しており、データ消去やデータ暗号化、保護機能などが揃っています。

機種によっては、標準装備されている機種も多くあり、データ消去としてはもっともおすすめの方法です。

OFFICE110では、先進のセキュリティ機能を搭載した複合機を多数扱っておりますので、複合機の導入や入れ替えを検討中の方は、お気軽にお問い合わせください。

複合機メーカー別のデータ消去方法

複合機メーカー別のデータ消去方法について確認していきましょう。

【キヤノン】データ消去方法

キャノンの複合機にある「データ消去キット」を有効にすると、メモリー領域内の不要なデータや削除したデータを完全に消去できます。

完全消去されるメモリー領域からのデータは、以下のとおりです。

メモリー領域のデータ消去については、「データの消去タイミングを設定する」「消去モードを設定する」方法があります。

詳細につきましては、キャノンの公式サイトよりご確認ください。
参考：メモリー領域の不要なデータを完全消去する

【富士フイルム】データ消去方法

富士フイルムでは、2つのセキュリティレベルで複合機からの情報漏えい防止対策を用意しています。

サービス内容は、「オフサイトサービス」と「オンサイトサービス」の2つのサービスメニューです。

「オフサイトサービス」では、集中拠点で消去作業をおこない、搬出からデータ消去に至るプロセス管理を徹底的に実施します。

また、作業終了後には、「消去作業完了証明書」を発行するため安心です。

次に、「オンサイトサービス」では、エンジニア（CE）が破壊機器を持参して訪問します。

お客様立ち会いのもとで、複合機からハードディスクを取り外してデータ消去作業を実施します。

機械搬出前にデータが消去されるため、より高度なセキュリティ対策で安心です。

詳細につきましては、富士フイルムビジネスイノベーションの公式サイトよりご確認ください。
参考：複合機のハードディスクデータ消去

【リコー】データ消去方法

リコーの複合機のデータ消去方法には、以下の2つの方法があります。

メモリー自動消去は、複合機のハードディスクに一時的に保存されるデータを自動で消去する方法です。

一方、メモリー全消去は、複合機のハードディスクに保存されているすべてのデータを一括で上書き消去を行う方法です。

複合機を譲渡する場合や廃棄するときなど、すべてのデータと設定を消去するときに実施します。

メモリー自動消去やメモリー全消去の具体的な設定方法については、リコーの公式サイトをご参考ください。
参考：機器のデータを上書き消去する

複合機からの情報漏えいを防ぐためには

複合機の情報漏えいを防ぐためには、定期的なデータ消去以外にも、セキュリティ対策を講じる必要があります。

セキュリティ対策がされていないと、不正アクセスなどにより、複合機が使用できなくなり業務に支障をきたしてしまう恐れがあります。

そこでここからは、複合機からの情報漏えいを防ぐ方法について詳しく解説していきます。

不正アクセス・不正利用を防ぐ方法

情報漏えい対策として、複合機に搭載されている機能を利用して、不正アクセス・不正利用を防ぐ方法があります。

不正アクセス・不正利用を防ぐ方法としては、主に以下の3つの方法があります。

それぞれの方法について詳しくみていきましょう。

暗号化機能を利用する

複合機の情報漏えいを防ぐ機能として、流出しても内容を解読できない「暗号化機能」を使用することで、情報流出のリスクが抑えられます。

データを暗号化すれば、仮に不正アクセスされたとしても、データの内容を盗み見られたり改ざんされたりするリスクが下がります。

暗号化にはさまざまな方式があり、安全性を高めるためには解読されにくい方式で暗号化することも重要です。

たとえば、「IPsec」や「SSL/TLS暗号化通信」などが複合機の暗号化の方式として定評があり、多くの複合機に実装されています。

IPフィルタリングを利用する

複合機のなかには、IPフィルタリングの設定ができる機種があり機能を利用すると、IPアドレスによるアクセス制御が可能となります。

IPアドレスによるアクセス制御とは、指定した特定の社員のみ複合機内部のデータアクセスを許可できるということです。

データへのアクセスを自社の社員のみに設定したり、役員のみに限定したりすることで、機密性の高い情報についても安全に管理できます。

ユーザー認証を利用する

ICカードによる「ユーザー認証機能」や「指静脈認証」などの生体認証を使用することで、複合機からの情報漏えいを防ぐことが可能です。

複合機を使用する利用者を社員に限ることで、複合機を第三者に使用させないよう制限できます。

「指静脈認証」などの生体認証は、もっと厳重なセキュリティになるので、情報漏えいできないデータを扱っている企業にはおすすめです。

人的ミスを防ぐ方法

情報漏えいの原因である人的ミスは、以下の方法でリスクを下げられます。

それぞれの方法について確認していきましょう。

社内で規約の策定や教育の徹底を行う

複合機からの情報漏えいを防ぐには、社内で規約の策定や教育の徹底を行うが重要です。

そのための具体策としては、以下の方法をとることが重要です。

社内セキュリティの取り組みは、単発ではなく継続的に実施して、意識と知識を高める必要があります。

複合機のセキュリティ機能を有効活用する

複合機の情報漏えいを防ぐ方法として、複合機に搭載されているセキュリティ機能を有効活用するのがおすすめです。

複合機における上述した機能のほかには、以下のような機能も備わっています。

また、複合機のセキュリティの脆弱性を狙ったセキュリティ攻撃もあるため、ファームウェアのアップデートをその都度実施して、バージョンを最新の状態に保つことも重要です。

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まとめ

複合機は定期的にデータ消去をすることで、セキュリティリスクを低減することが可能です。

複合機（コピー機）のデータ消去の方法は、以下の3点が挙げられます。

データ消去や複合機のセキュリティ対策を講じることで、情報漏えいのリスクを低減できます。

複合機は重要なデータを取り扱うことやネットワークに接続されることなどから、ぜひ本記事を参考に適切な対策を行いましょう。

OFFICE110ではセキュリティに関する機能が豊富に搭載された複合機も多数取り扱っております。