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複合機(コピー機)のボックス機能!データ保管に便利でセキュリティも万全!

複合機(コピー機)のボックス機能!データ保管に便利でセキュリティも万全!

複合機(コピー機)には様々な機能が集約され、さらにデータまで蓄積できる機能も備わっています。

それは、メーカーによって呼び名は異なりますが「ボックス機能」
複合機(コピー機)本体内蔵のHDDにデータを一旦保管し、あとからデータが利用できる機能です。

現在では多くのメーカーでボックス機能が採用され、オフィスではとても便利な機能として重宝されています。
そこで今回は、複合機(コピー機)のボックス機能についてご説明いたします。

▼目次

複合機(コピー機)のボックス機能を簡単解説

まず、複合機(コピー機)にはHDD(バードディスクドライブ)が内蔵されています。
パソコンなどのOA機器でお馴染みですが、情報を記録し読み出す「補助記憶装置」の一種です。

そこで、複合機(コピー機)のボックス機能とは、内蔵されたHDDにデータを一旦保存して、必要になったときにデータを取り出して使える機能。主に、スキャンデータやFAXの受信データの保存、さらにパソコンから印刷したデータも保存されます。

また、メーカーや機種によって数は変わりますが、各個人で利用できるユーザーボックスを100個~150個ほど作成可能。その一つ一つボックスに暗証番号が設定できるので、セキュリティ面も安心です。

ボックス機能の一般的な使い方として、

  • 前に印刷した資料を再度印刷したいとき、パソコンを使わずに複合機の操作だけで印刷できる
  • 紙文書として保管するスペースがないとき、スキャナでデータ化してコンパクトに保存できる
  • 同じ部署内の複数社員でデータが共有できる

など、複合機本体にデータが蓄積されるので、複合機の操作だけでデータの取り出しや印刷、さらにデータ共有まで可能になります。

キャノン、京セラの複合機に搭載されてボックス機能紹介

複合機(コピー機)のボックス機能は、スキャンデータ、FAXの受信データなどが保存できる機能として便利に利用できます。
そこで、実際にCanon(キャノン)とKYOCERA(京セラ)の複合機を例に、どのような機能が使えるのかご紹介いたします。

Canon(キャノン)複合機のボックス機能

CanonのiR C6800/C5800/C3220/C3200/C3100/C2620に搭載されたボックス機能でご説明いたします。

ボックスには最大1,000件の文書や画像(約3,700ページ)の保存が可能
そのボックスは、

  • ユーザーボックス
  • システムボックス
  • ファクスボックス

と、ボックスが3種類用意され、用途によって使い分けられています。

◇ユーザーボックス

ユーザーボックスには個別に100個のボックスが作成可能。スキャンで読み込んだデータやパソコンから印刷したデータを各個人のボックスを選択して保存できます。保存されるときは、スキャン文書、プリント文書、システム文書として保存されます。

保存された文書は、複合機本体の操作パネルでプレビュー表示や、モートUIからの表示や送信、文書を結合するなどの操作が行えます。
ちなみに「リモートUI」とは、パソコンのWebブラウザーかネットワーク経由で複合機(コピー機)にアクセスするシステムです。

◇システムボックス

システムボックスには、主にFAX受信したデータが保存され、リモートUIからのプレビュー表示、送信、プリントが可能。
また、暗証番号が設定できるので、パスワードによるボックス内文書の閲覧制限が行えます。

◇ファクスボックス

ファクスボックスは、受信したFAX文書/インターネットFAX文書が、転送条件と一致したときに保存される「親展受信」。
その転送された文書をファクスボックスから50個転送先を指定して保存でき、リモートUIからのプレビュー表示、プリントができます。

以上のように、3つのボックスが利用できますが、ユーザーボックスの利用頻度が一番多くなります。
複合機本体の操作パネルや、自分のパソコンからでも閲覧、印刷ができるので、とても便利に利用できるのではないでしょうか。

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KYOCERA(京セラ)複合機のボックス機能

KYOSERAのTASKalfa 4550ciの文書ボックス機能をご紹介いたします。

本体に内蔵されたHDD内に、最大1,000個のユーザーボックスが作成可能
ボクッスの作成の際、グループ単位で個人のユーザーボックスを作成すれば、情報の共有も簡単にできます。
個人で作成したユーザーボックス毎にパスワードや使用量の制限、ドキュメントの保管期限の設定もできるのです。
蓄積されたデータは見やすいサムネイル表示ができ、ドキュメントボックスから出力前の確認などに役立ちます。

その他にも、ジョブボックスではプリント出力時にパスワードの設定が可能。
本体操作パネル上でパスワード入力しないと出力されないプライベートプリント機能や、大量出力時に1部だけ試し刷りして、内容を確認してから全数出力するなど、高度なジョブ管理ができます。

また、スキャンファイルをUSBスロットに挿したUSBメモリにも保存できますが、作成されるPDFデータは暗号化されるのでセキュリティも万全です。

以上、京セラ複合機のボックス機能でしたが、部署ごとにボックスが作成できれば情報の共有はもちろん、個人のユーザーボックスにパスワードが設定できるので、セキュリティ面も安心して利用できます。

まとめ

複合機は様々な機能が複合されたコピー機ですが、データの保存もできるマルチなOA事務機器なのです。

現在の複合機(コピー機)にはボックス機能が搭載された機種が多く、個人のユーザーボックスを作ることも可能
スキャンやプリントといったデータが保存でき、いつでも複合機本体もしくは自分パソコンから、閲覧や印刷ができます

また、ボックス毎にパスワードを設定できる機種もあるので、セキュリティ面でも安心して利用できるのではないでしょうか。

複合機の機能をあまりうまくご活用いただいていないケースも多くあります。
「こんなことはできないのか」といった機能に関するご要望などはお気軽にOFFICE110へお問合せください
導入後も徹底的にサポートさせていただきます。

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