コピー機（複合機）のスキャンのやり方とパソコンにPDF保存する方法！

コピー機（複合機）のスキャン機能を使えば、紙の資料をデータ化して、パソコン保存やメール送信に活用できます。

ただし、実際に使おうとすると「どこからスキャンすればよいのか」「PDFでパソコンに保存するにはどうしたらいいのか」「スキャンできないときはどこを確認するのか」と迷うこともあります。

コピー機のスキャンは、基本の操作手順を押さえておけば難しくありませんが、保存先や送信方法によって必要な設定が変わります。

この記事では、コピー機・複合機でスキャンする基本手順から、PDF保存・メール送信・クラウド連携の使い方、スキャンできないときの確認ポイントまで解説します。

コピー機・複合機のスキャンのやり方と仕組みを解説

コピー機・複合機のスキャンは、紙の書類や画像を読み取り、PDF・JPEGなどのデータとして保存できる機能です。

紙資料をデータ化しておくと、必要な書類をパソコン上で保管しやすくなり、メール送信や社内共有にも活用しやすくなります。

ここでは、スキャンの基本的な仕組みを整理したうえで、コピー機・複合機で原稿を読み取り、データとして保存するまでの手順を分かりやすく解説します。

スキャンとは？

スキャンとは、紙の書類や写真をコピー機・複合機で読み取り、PDFや画像データとして保存できるようにする機能です。

たとえば、紙の契約書や申込書、会議資料などをスキャンすれば、パソコンに保存したり、メールで送信したり、社内で共有したりできます。

紙の資料をそのまま保管するよりも、必要なときに探しやすく、複数人で共有しやすくなるため、書類管理の手間を減らせる点がメリットです。

コピー機・複合機のスキャンのやり方

コピー機・複合機でスキャンする際は、原稿をセットしたうえで、スキャンデータの保存先や送信先を選んで読み取りを開始します。

機種によって画面の名称や操作ボタンは異なりますが、基本的には以下の流れで進められます。

上記のように、コピー機・複合機のスキャンは、原稿をセットして宛先を選び、スタートボタンを押す流れが基本です。

操作自体は難しくありませんが、PDF形式で保存したい場合やパソコンへ送信したい場合は、ファイル形式や保存先の設定を確認しておく必要があります。

なお、スキャンした文字や画像の仕上がりは、原稿の置き方や読み取り設定によっても変わります。よりきれいに読み取りたい方は、きれいにスキャンするコツも参考にしてください。

コピー機（複合機）でスキャンしたデータをPDFに変換する方法

コピー機・複合機でスキャンしたデータをPDFに変換するには、読み取り時の保存形式で「PDF」を選択します。
PDF形式にしておくと、パソコンで開きやすく、社内資料の保管や取引先への共有にも使いやすくなります。

基本的な操作の流れは、以下の通りです。

上記のように、PDF化する際はスキャン前の設定画面で保存形式を確認することが大切です。

なお、操作画面の名称や表示順はメーカー・機種によって異なるため、実際には使用中のコピー機・複合機の画面に沿って設定しましょう。

メーカー例でPDF保存の操作手順を確認する

コピー機・複合機でPDF保存する際の操作画面は、メーカーや機種によって異なります。

ここでは、Canon（キャノン）「iR-ADV C3926F」の機種を例に、保存先を選び、ファイル形式を指定してスキャンするまでの流れを紹介します。

◆Canon（キャノン）　「iR-ADV C3926F」

出典：Canon公式マニュアル

上記のように、PDFで保存する場合は、保存先を選んだあとに表示される設定画面で「ファイル形式」を確認することが大切です。

とくに複数枚の資料を読み取る場合は、ファイル名やページ分割の設定によって、保存後の管理のしやすさが変わります。

なお、PDF保存の細かな操作手順はメーカーや機種によって異なるため、実際に設定する際は、使用中のコピー機・複合機の画面表示や取扱説明書に沿って進めましょう。

PDFに変換したデータの便利な使い方を3つ紹介！

コピー機・複合機で紙資料をPDF化すると、これまで紙で保管していた契約書や申込書、会議資料などをデータとして整理しやすくなり、必要なときに確認・共有しやすくなります。

PDFデータは、パソコンへの保存だけでなく、メール送信やクラウド連携にも活用できるため、紙のまま保管・受け渡しするよりも、日々の書類管理や情報共有を進めやすくなる点がメリットです。

ここでは、PDFに変換したスキャンデータを業務で活用する方法として、パソコンへの保存・メール送信・クラウド連携の3つに分けて紹介します。

スキャンしたPDFデータをパソコンへ保存！

スキャンしたPDFデータをパソコンへ保存するには、事前にパソコン側で保存先となる共有フォルダーを作成し、コピー機・複合機側で送信先を登録しておく必要があります。

一度設定しておけば、次回以降はコピー機・複合機の操作パネルから保存先を選ぶだけで、紙資料をPDFデータとしてパソコンに保存しやすくなります。

パソコン保存に必要な主な設定・作業は、以下の通りです。

表の通り、パソコンへ保存する場合は、保存先となる共有フォルダーを用意したうえで、コピー機・複合機側に正しい宛先情報を登録しておくことが大切です。

なお、登録に必要な情報は、パソコンのOSや社内ネットワーク環境、使用している機種によって異なります。設定に迷う場合は、社内の管理者や保守担当に確認しながら進めましょう。

共有フォルダーの準備と宛先登録が完了したら、以下の手順でコピー機・複合機からPDFデータをパソコンへ保存します。

このように、パソコン保存ができるようになると、紙資料をその場でPDF化し、契約書・申込書・見積書・会議資料などをパソコン上で管理しやすくなります。

スキャンしたPDFデータをメール送信！

スキャンしたPDFデータは、コピー機・複合機からメールで送信することも可能です。ただし、メール送信を利用するには、事前に複合機本体のネットワーク設定や、メール送信に必要なサーバー情報を登録しておく必要があります。

PDFをメール送信するために必要な主な初期設定は、以下の通りです。

メール送信に必要な設定項目や画面名は、メーカー・機種・社内のメール環境によって異なります。
そのため、複合機本体のネットワーク設定やアドレス帳登録を行う際は、使用中の機種の取扱説明書や管理画面に沿って進めましょう。

なお、初期設定が完了したら、以下の手順でスキャンしたPDFデータをメールに送信できます。

このように、メール送信を設定しておくと、スキャンしたPDFデータをパソコンに保存し直す手間を減らし、社内外へすばやく共有しやすくなります。

ただし、ファイル容量が大きいPDFは送信できない場合があるため、ページ数が多い資料は分割や解像度の調整も検討しましょう。
なお、PDFの容量を抑えて送信しやすくしたい方は、高圧縮PDFを使用する方法も参考にしてください。

クラウド連携でPDFデータを保存・共有しやすくする

スキャンしたPDFデータは、パソコン保存やメール送信だけでなく、クラウドサービスと連携して保存・共有することもできます。

クラウド上に保存しておけば、特定のパソコンに保存されたデータを探し直す手間を減らせるため、外出先や別拠点からでも必要な書類をすばやく確認・共有しやすくなります。

複合機とクラウドサービスを連携する主なメリットは、以下の通りです。

上記の通り、クラウド連携を活用すると、スキャンしたPDFデータを保存するだけでなく、閲覧・共有・印刷まで行いやすくなります。
とくに、複数人で同じ資料を確認する業務や、外出先から書類を確認する機会が多い場合は、紙や特定のパソコンに依存しない管理方法として役立ちます。

ただし、利用できるクラウドサービスや設定方法は、メーカー・機種・社内の運用環境によって異なります。
複合機のクラウド連携について詳しく知りたい方は、「複合機のクラウド連携とは」も参考にしてください。

コピー機・複合機でスキャンできないときの原因と対処法

コピー機・複合機でスキャンできない場合は、本体の故障だけでなく、パソコン側の設定やネットワーク環境の変更が原因になっているケースもあります。

とくに、これまで問題なく使えていたのに急にスキャンできなくなった場合は、直近でパソコン・ルーター・ネットワーク周りに変更がなかったかを確認しましょう。

主な原因と確認ポイントは、以下の通りです。

表のように、スキャンできない原因は、コピー機・複合機本体だけでなく、パソコンやネットワーク側にある場合も少なくありません。

まずは、パソコンの共有フォルダー設定、ログインパスワード、ネットワーク接続、複合機側の宛先登録情報に変更がないか確認しましょう。

なお、より詳しく確認したい方は、スキャンできない場合の原因と対処法も参考にしてみてください。

コピー機・複合機の導入やスキャン設定も『OFFICE110』がサポート

コピー機・複合機のスキャン機能は、PDF保存・メール送信・クラウド連携など、紙資料をデータ化して活用するうえで便利な機能です。

一方で、保存先フォルダーやメール送信、ネットワーク環境の設定が合っていないと、スキャンデータを思うように保存・共有できないことがあります。

そのため、コピー機・複合機を導入・入れ替える際は、印刷性能や価格だけでなく、スキャン機能を実際の業務でどう使うまで確認しておくことが大切です。

OFFICE110では、新品・中古のコピー機や複合機の販売をはじめ、リース・レンタルなど、お客様の利用環境や予算に合わせた導入プランをご提案しています。

このように、OFFICE110では機器選びから設置・設定、導入後のサポートまでまとめて相談できるため、複数の業者へ個別に依頼する手間を減らせます。

まとめ

コピー機・複合機のスキャン機能を使えば、紙の書類をPDFなどのデータに変換し、パソコン保存やメール送信、クラウド共有に活用できます。

ただし、スキャンデータを業務で使いやすくするには、保存先フォルダーや宛先、ファイル形式などを自社の運用に合わせて設定しておくことが大切です。

また、機種によって対応できる保存方法やクラウド連携の範囲が異なるため、導入や入れ替えの際は、印刷性能だけでなくスキャン機能の使いやすさも確認しておきましょう。

コピー機・複合機の買い替えや、スキャン機能を重視した機種選びを検討している方は、OFFICE110へお気軽にご相談ください。