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複合機(コピー機)のスキャンデータをパソコンにPDF形式で保存する方法

複合機(コピー機)のスキャンデータをパソコンにPDF形式で保存する方法

業務でスキャナを利用する機会は多く、今では複合機(コピー機)がスキャナの役割を担っています。

その際、スキャンデータをPDF形式に変換するのが一般的
その理由は、PDF形式のファイルなら、どのOSでも閲覧でき、送る相手の環境に合わせる必要がないからです。

そこで今回は、複合機(コピー機)のスキャンデータをPDF形式に変換してパソコンに保存する方法をご説明いたします。

▼目次

そもそもPDFとは?

そもそも「PDF」とは、Portable Document Format(ポータブル・ドキュメント・フォーマット)の略語。
現在PDFと呼ばれるのは、米国「Adobe社」が開発・提供する「Adobe PDF」が一般的に使われています。

文書データを紙に印刷したときの状態のまま保存できるファイル形式です。
文書ファイルは、通常MicrosoftのWordもしくはExcelで作成しますが、メールを送るときはそのまま送りませんよね。

メールなどで文書データを送るときは、PDF形式で送信するのが基本。
その理由は、WordやExcelデータのまま送信すれば、相手のパソコンに同じソフトが入っていなければ開けないからです。
また、文書データをそのまま送信すれば、開ける相手は編集ができますよね。

つまり、PDF形式のファイルはどんな環境のPCでもファイルを開くことができ、閲覧や印刷はできても編集ができないといった大きな特徴があるので、現在のビジネスで広く使分けているのです。

ちなみに、パソコンで作成したWordやExcelデータは、パソコン上でPDF変換が簡単にできます。
両ソフトの上部メニュー「ファイル」→「エクスポート」を順にクリックすれば、「PDF/XPSドキュメント作成」画面に移行するので、画面中央の「PDF/XPSの作成」をクリックすれは、PDF形式に変換してくれます。

ほとんどのパソコンには「Adobe PDF」はインストールされていると思いますが、ソフトが入ってないときは無料インストールができます。

なので、ここからは紙媒体のスキャンデータをPDF変換する方法をご説明いたします。

複合機(コピー機)のスキャンデータをPDF変換・パソコン保存する方法

現在販売されている多くの複合機(コピー機)には、スキャナで読み取ったデータをPDFに変換する機能が備わっています
また、そのPDF変換されたデータを自分のパソコンに保存する、または直接メール送信できる機能があります。

例として、RICOH(リコー)の「imagio MP C3000」シリーズの操作手順をご紹介いたします。

そこで、自分のパソコンに保存する、もしくは直接メール送信する場合は、事前に宛先を登録する必要があります。
自分のパソコンにスキャンデータを保存する操作方法は、「22.コピー機(複合機)のスキャンデータを直接パソコンに保存できるの?(内部リンク)」で詳しく説明しているので参考にご覧ください。

➀原稿をガラス面、もしくは原稿送り装置にセット
➁操作パネルの「スキャナ」キーを押す
➂右メニューの「ファイル名/形式」を押す
➃「PDF」を選択し「OK」を押す
➄ここで、直接自分のパソコンに保存する場合は、「フォルダ」タブを開いて自分のフォルダを選択
FAX送信する場合は、「メール」タブを開いて送信先のアドレスを選択します。
 ※宛先登録は、RICOHのホームページもしくは説明書で確認をお願いいたします。
➅保存設定など問題なければ、本体の「スタート」ボタンを押せばスキャンが開始されます。

以上、複合機(コピー機)で文書をスキャンする場合、現在の複合機にはファイル形式にPDFは必ず選択肢として用意されています。
設定や保存などの操作方法はメーカー・機種によって異なるので、それぞれ確認が必要です。

まとめ

複合機(コピー機)でスキャンしたデータをPDF変換すると、ビジネス上とても便利に利用できるため、今では広く利用される機能の1つ。
現在販売されている複合機(コピー機)には、標準で備わっている機能なので有効に活用しましょう。

紙媒体で文書の場合、保管スペースに限りがあったり、セキュリティ上問題があったりしますよね。
ご紹介した通り、複合機(コピー機)を利用する場合、単純にファイル形式をPDFに指定するだけなので、保管期限が過ぎた文書などPDFデータとして保管しておけば、いつでも閲覧ができます。

また、セキュリティ面でも「Adobe PDF」でパスワードを設定して閲覧制限できる設定ができるので、ビジネスで利用するメリット大きいのではないでしょうか。

現在注目されているコピー機(複合機)のセキュリティに関してご不明な点がございましたらお気軽にOFFICE110へご相談ください

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