複合機のコストを削減する4つの方法を徹底解説【保存版】

複合機にかかるコストは、本体代金だけでなく、リース料金・保守料金・カウンター料金・トナー代・用紙代など、複数の費用で構成されています。

そのため、「毎月の支出が増えているものの、どの費用から見直せばよいか分からない」と悩む企業も少なくありません。

複合機のコストを削減するには、導入時に発生する費用と、使用を続けるなかで発生する費用を分け、負担が大きい項目から優先的に見直すことが重要です。

この記事では、複合機にかかる主なコストの内訳を整理し、カラー印刷の削減や両面印刷、ミスプリント防止、ペーパーレス化など、印刷コストを抑える4つの方法をわかりやすく解説します。

複合機にかかる費用を整理し、自社の利用状況に合った見直し方を選ぶことで、無理なく継続できるコスト削減につながります。

複合機にかかるコストは、導入時に発生する「初期導入コスト」と、使用を続けるなかで発生する「維持コスト」に分けて考えると、見直すべき項目を整理しやすくなります。

初期導入コストには、本体代金や搬入・設置、初期設定などの費用が含まれます。一方、維持コストに該当するのは、保守契約料金やカウンター料金、トナー代、用紙代などです。

複合機のコストを削減するには、現在支払っている費用を項目ごとに分け、負担が大きい部分から優先的に見直すことが重要です。

ここでは、複合機にかかる主な費用として、本体代金・保守契約料金・用紙代・トナー代について解説します。

複合機の本体代金は、「現金や割賦で購入する」か「リース契約を利用する」かによって、支払いのタイミングや総額の考え方が変わります。

現金で一括購入する場合は、月々のリース料が発生せず、長期的な総費用を抑えやすい点がメリットです。一方で、新品では十数万円から100万円以上、中古でも数万円から数十万円程度のまとまった初期費用が必要になります。

そのため、資金に余裕があり、複合機を長期的に使用したい企業には「購入」、まとまった初期費用を抑え、毎月の支払いを平準化したい場合は、「リース」が選択肢になります。

購入とリースの主な違いは、以下のとおりです。

リース契約は、リース会社が購入した複合機を、企業が月々のリース料を支払って一定期間利用する契約です。

複合機の法定耐用年数は5年と定められており、リース契約の期間も5年前後が一般的です。多くの場合、搬入・設置や初期設定などの費用もリース料に組み込まれており、一度に大きな初期費用を用意せずに導入できるのがメリットです。

その一方で、リース契約は金利や諸経費が上乗せされるため、トータルでは本体を直接購入するより総コストが高くなる可能性があります。また、原則として中途解約ができないため、契約期間や台数・スペックの見通しを持っておくことが重要です。

リース契約は主に新品機が対象であり、中古機はリース対象外となるケースが一般的です。中古を検討する場合は、割賦やレンタル・スポット購入など別の選択肢になることが多い点も押さえておきましょう。

複合機のリース料金については、以下の記事で詳しく解説していますのであわせてご覧ください。

保守契約料金は、複合機の故障時における修理や定期メンテナンス、部品・消耗品の交換などを受けるために必要な費用です。

主な契約形態として、カウンター保守・スポット保守・キット保守の3つがあります。契約内容は期間途中で柔軟に変えにくいことが多く、見直しには更新や機種入れ替えのタイミングが必要になるケースもあります。

そのため、導入前に各契約形態の特徴を理解し、自社の印刷枚数や運用スタイルに合った方式を選ぶことが重要です。

カウンター保守契約は、トナー代やメンテナンス費用、故障時の修理対応などをセットでカバーする契約です。

印刷枚数に応じたカウンター料金を支払う代わりに、定期点検やトラブル時の修理などを契約範囲内で任せられるため、印刷ボリュームが多いオフィスや、安定した稼働を重視したい環境に向いています。

基本的には修理やメンテナンスの費用が無料、または大きく軽減される一方で、契約内容によっては一部作業や特殊部品が別料金になる場合もあります。どこまでがカウンター料金に含まれているのか、事前に確認しておきましょう。

スポット保守とは、必要なときにだけ修理やメンテナンスを依頼し、その都度費用を支払う契約形態です。

月々の保守契約料金はかからず、故障や不具合が発生した際の出張費・技術料・部品代を都度精算します。そのため、印刷枚数が少なくトラブルも多くない環境では、固定費を抑えやすい方式です。

一方で、スポット保守の場合はトナーなどの消耗品を自社で手配・購入する必要があります。また、メーカー新品機では保守契約が必須となるケースが多く、スポット保守が選べない場合もあるため注意が必要です。

キット保守は、保守費用込みのトナーキットを購入し、そのトナーを使用している期間中は保守サービスを受けられる契約形態です。

月々の保守基本料金は発生せず、トナーがなくなるたびにキットを購入することで、トナー代と保守費用をまとめて支払うイメージになります。購入したトナーを使い切るまではメンテナンス契約が継続し、追加注文によって契約も更新されます。

そのため、印刷枚数が少ない企業や、月々の固定費を抑えつつ必要なときだけ保守を受けたいケースでは、カウンター保守やスポット保守よりもお得になる場合があります。

なお、カウンター保守・スポット保守・キット保守の違いや、それぞれの料金体系については、以下の記事を参考にして見てください。

用紙代とトナー代は、複合機の月間印刷枚数に応じて増減する代表的なランニングコストです。

トナーは、レーザー方式のプリンターや複合機で印刷するために使用する粉末状の色材です。カラー印刷では、シアン・マゼンタ・イエロー・ブラックの4色を使用するため、モノクロ印刷よりもトナーの消費量や印刷単価が高くなりやすい傾向があります。

また、コピー用紙は保守契約に含まれていないことが多く、別途購入する必要があります。1束あたりの価格は大きくなくても、部署数や印刷枚数が増えるほど年間の購入費用は積み上がります。

そのため、カラー印刷の比率や月間印刷枚数、使用する用紙の種類を確認し、用途に応じて使い分けることがコスト削減の基本です。

なお、複合機のランニングコストを見直したいものの、自社に合う機種や契約内容の判断が難しい方は、以下のフォームからお気軽にご相談ください。現在の印刷枚数や利用状況を確認したうえで、コスト削減につながる機種や契約内容をご案内します。

複合機の印刷コストを削減するには、コピー用紙とトナーの無駄を減らすことが基本です。

特に、カラー印刷の比率が高い場合や、片面印刷・ミスプリントが多い場合は、必要以上に用紙やトナーを消費している可能性があります。日々の印刷方法や社内の運用ルールを見直すことで、複合機の使い勝手を維持しながら、継続的なコスト削減につなげられます。

ここでは、印刷コストを抑える4つの方法について、具体的に解説します。

トナーの消費を抑えるには、カラー印刷の枚数を必要な範囲に限定することが効果的です。

メーカーや契約する販売店、対応エリアなどによって料金相場は異なりますが、カラー印刷はモノクロ印刷よりも多くのトナーを使用するため、1枚あたりの印刷単価が高くなる傾向があります。

カラー印刷とモノクロ印刷のカウンター保守料金の目安は、以下のとおりです。

表からも分かるとおり、新品・中古のどちらを使用している場合でも、モノクロ印刷よりカラー印刷の方が1枚あたりの料金は高くなります。

そのため、すべての資料をカラーで印刷するのではなく、用途に応じてモノクロ印刷と使い分けることが重要です。

たとえば、写真やポスター、社外向けの提案資料は「カラー」、社内で確認する資料や保管用の書類は「モノクロ」にするなど、印刷ルールを決めると無理なくコストを削減できます。

用紙代を効果的に抑えるには、必要以上に印刷枚数を増やさず、複合機に搭載されている両面印刷や集約印刷などの機能を活用して、1枚の用紙をできる限り効率よく使用することが重要です。

用紙の使用量を抑える主な機能は、以下のとおりです。

画像のように、片面印刷から両面印刷へ切り替えることで、印刷内容によってはコピー用紙の使用量を半分程度まで抑えられます。

また、中折りやホッチキス留めを自動で行うフィニッシャー機能が付いている複合機であれば、会議資料や配布資料の製本作業も効率化できます。

ただし、コスト削減を優先して複数ページを1枚に集約しすぎると、文字や表が小さくなり、資料が読みにくくなる可能性があります。資料の用途や読みやすさを確認しながら設定しましょう。

ミスプリントを減らすことも、複合機の印刷コストを削減するうえで重要です。

印刷するデータや部数、カラー設定、用紙サイズなどを間違えると、再印刷が必要になり、用紙とトナーを余分に消費します。印刷枚数が多いオフィスほど、1回あたりのミスが小さくても、年間では大きな負担につながる可能性があります。

そのため、印刷前に内容や設定を確認し、複合機に搭載されたミスプリント防止機能を活用することが大切です。

ミスプリントの防止に役立つ主な機能は、以下のとおりです。

なお、オンデマンド印刷機能を活用すると、印刷データを複合機に一時保存し、ユーザーが本体を操作したタイミングで出力できるため、ミスプリントの防止につなげられます。自社の印刷環境や運用方法に合わせて、適した機能を活用しましょう。

紙で印刷する書類そのものを減らすためには、ペーパーレス化・電子化を進めることが効果的です。

ペーパーレス化とは、これまで紙で作成・保管していた書類を電子データへ置き換え、パソコンやクラウド上で閲覧・共有・管理する方法です。

印刷する必要のない書類を電子化することで、用紙代やトナー代だけでなく、書類の整理や保管にかかる負担も抑えられます。

ペーパーレス化によって得られる主なメリットは、以下のとおりです。

また、複合機のPC-FAX機能を利用すれば、パソコン上のデータを印刷せずに、そのままFAXで送信できます。

ペーパーレス化を進めることで、用紙やトナーなどの「消耗品コスト」と、書類の整理・保管にかかる「管理コスト」の両方を削減できます。

複合機を活用したペーパーレス化や、FAXの「見てから印刷」で用紙・トナーの使用量を抑える方法について詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてみてください。

すでに複合機をリースで利用している場合、契約期間中にリース料金や保守料金を変更することは難しいケースが一般的です。

そのため、毎月発生する固定費を大きく削減したい場合は、契約更新や満了のタイミングに合わせて、複合機の入れ替え・買い替えを検討する必要があります。

ただし、機種を変更するだけで必ずコストを削減できるとは限らないため、現在の月間印刷枚数や必要な機能、契約内容を確認し、自社の利用状況に合った機種へ見直すことが重要です。

ここでは、複合機の入れ替え・買い替えを検討する際に確認したい、リース料金と保守料金の見直しポイントを解説します。

複合機のリース料金を削減するには、現在利用している機種のスペックが、実際の印刷状況に合っているか確認することが重要です。

複合機の本体価格は、印刷速度や搭載機能によって異なり、本体価格が高い機種ほど月々のリース料金も高くなる傾向があります。

印刷速度とリース料金の主な関係は、以下のとおりです。

具体的な費用は機種やリース会社の料金設定によって異なりますが、一般的に印刷速度や機能などのスペックが高い機種ほど、リース料金も高くなる傾向があります。

たとえば、月間印刷枚数が少ないにもかかわらず高速機を利用している場合は、必要以上のリース料金を支払っている可能性があります。

そのため、業務に支障が出ない範囲で機種のグレードを見直すことで、使い勝手を維持しながらリース料金を抑えられます。

また、複合機の入れ替えを検討する際は、印刷速度や搭載機能に加えて、消費電力や省エネ性能も比較することで、リース料金だけでなく、電気代を含めた総コストの見直しにつなげられます。複合機の電気代や効果的な節電方法について詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてみてください。

保守料金を削減するには、毎月の印刷枚数やカラー・モノクロの使用割合を確認することが重要です。

カウンター保守では、印刷枚数に応じて料金が発生するため、契約単価がわずかに異なるだけでも、月間印刷枚数が多いほど支払額に差が生じます。

まずは、以下のカウンター料金の目安を参考に、新品と中古の違いを確認してみましょう。

表の料金目安を比較すると、中古複合機よりも新品複合機の方が、1枚あたりのカウンター料金を抑えられることが確認できます。

たとえば、新品と中古でそれぞれ月に2,000枚のモノクロ印刷をした場合の費用目安は、以下のとおりです。

上記の条件では、新品と中古で1か月あたり約4,800円、およそ5,000円の差が生じます。印刷枚数が多い場合や、複数台を使用している場合は、年間の負担差も大きくなります。

ただし、新品と中古では本体価格や導入方法、保守条件が異なるため、カウンター料金だけで判断することはできません。本体価格・リース料金・保守料金・月間印刷枚数を含めた総額で比較し、自社にとって負担の少ない機種と契約を選ぶことが大切です。

複合機のコストは、カラー印刷の削減や両面印刷、ミスプリントの防止、ペーパーレス化などによって抑えられますが、実際の運用ではカウンター料金、リース料金、保守契約など、契約面の見直しも重要です。

しかし、複合機にかかる費用は、機種や月間印刷枚数、カラー印刷の割合、現在の契約内容によって異なるため、どの項目を見直せば効果が出るのか、自社だけでは判断しづらい場合があります。

そのため、複合機のランニングコストを抑えたい場合や、現在のリース料金・保守料金が適正か分からない場合は、OFFICE110にまとめてご相談ください。

弊社では、お客様の利用人数や月間印刷枚数、カラー・モノクロの使用割合、現在の契約内容、設置環境などを丁寧にヒアリングしたうえで、コストと業務効率のバランスに優れた複合機（コピー機）をご提案します。

さらに、OFFICE110では新品コピー機が最大80%OFF、中古コピー機が大特価になるなど、導入コストを抑えやすいキャンペーンも実施しています。
印刷コストだけでなく、リース料金や保守料金を含めて複合機にかかる費用を見直したい場合は、OFFICE110までお気軽にお問い合わせください。

複合機のコストを削減するには、本体価格やリース料金だけでなく、保守料金・トナー代・用紙代などを含めた費用全体を把握し、自社の利用状況に合わせて見直すことが大切です。

複合機のコストを削減するには、「現在のコスト構造を見える化する」「印刷ルールを見直す」「リース料金・保守料金を比較する」「機種入れ替えも選択肢に入れる」という4点です。本体・リース・保守・トナー・用紙などの費目を整理し、負担の大きい項目から優先的に見直すことで、削減すべきコストを判断しやすくなります。

このように、日々の印刷方法の見直しでも削減効果は期待できますが、長期的には省エネ機種や低単価機へ入替えることで総コストを抑えられます。そのため、現在の支出だけでなく、今後発生する保守費用や消耗品費まで含めて比較することが大切です。

現在の複合機コストが適正か分からない場合や見直しを検討している場合は、OFFICE110までご相談ください。利用状況を確認し、機種選定から設置・保守まで含めて最適なコスト削減をご提案します。