ペーパーレスFAX複合機おすすめ3選！メリット・デメリットも解説【お役立ち情報】 | OFFICE110

近年、デジタル化の進展に伴い、オフィスのペーパーレス化が進んでおり、「ペーパーレスFAX」の導入を検討している企業が増えてきています。

しかし、ペーパーレスFAXの導入を検討しているものの、

「ペーパーレスFAXを導入すると、どのようなメリットがあるのだろう？」
「自社に最適なペーパーレスFAXは、どのように選べばよいのだろう？」

といった疑問を抱えている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで今回は、ペーパーレスFAXのメリット・デメリット、種類ごとの送受信方法をご紹介します。

導入前にポイントをしっかりと把握し、自社に最適なペーパーレスFAXを導入しましょう。

ペーパーレスFAXとは？

ペーパーレスFAX（ファクス）とは、受信したFAX文書を印刷することなく、PDFなどのデジタルデータとして保存できるFAXのことです。

ペーパーレスFAXを活用することで、FAXの保管場所を削減でき、外出先や自宅からでもスムーズに確認することが可能です。

また、不要なFAXの印刷を省くことで、印刷コストも大幅に削減できます。

それでは、次にペーパーレスFAXの導入を特におすすめの企業についてご紹介します。

ペーパーレスFAXの導入におすすめの企業

ペーパーレスFAXは、従来のFAXを使用している中で以下のような課題を抱えている企業に特におすすめです。

これらの課題を解決する手段として、ペーパーレスFAXは大いに役立ちます。

ペーパーレスFAXの4つのメリット

ペーパーレスFAXを活用すれば、業務効率化や印刷コスト削減などのさまざまなメリットがあります。

具体的なペーパーレスFAXのメリットは、以下の4つです。

ここからは、ペーパーレスFAXの導入により得られるメリットについて詳しく解説します。

テレワークや外出先でもFAX業務ができる

ペーパーレスFAXを導入すれば、受信FAXをデジタルデータとして保存され、スマホやパソコンからどこからでも確認・送信が可能になります。

さらに、サービスによってはFAXを受信すると通知が表示されるため、すぐに内容を確認でき、ビジネスチャンスを逃しません。

これにより、外出中やテレワーク中でもスムーズにFAX業務が行え、柔軟な働き方を実現に貢献します。

紙・インク代のコスト削減になる

ペーパーレスFAXを導入することで、FAX受信時の用紙代やトナー代のコスト削減が可能です。

特に、FAXの受信が多い企業では、不要なFAXの出力を省けるため、印刷コストを大幅に削減できます。

印刷コストの見直しを検討している企業に、ペーパーレスFAXは特におすすめです。

書類管理の手間を軽減できる

ペーパーレスFAXを導入することで、FAX文書の仕分けやファイリングなどの書類管理の手間を大幅に軽減できます。

従来のFAXでは、取引先ごとにFAX文書を整理したり、書類の保管場所を確保する必要がありました。

しかし、ペーパーレスFAXは、文書をデータ化して各ファイルに保存できるため、仕分け作業や保管場所の確保が不要になります。

書類管理の効率化したい方や空いた保管スペースを有効活用したい方にも、ペーパーレスFAXはおすすめです。

セキュリティ対策につながる

ペーパーレスFAXは、セキュリティ対策にも有効です。

FAXデータが電子的に管理するため、パソコンやスマホから簡単に確認できるため、紙の書類による情報漏えいや紛失リスクを減らすことができます。

さらに、アクセス権限を設定することで、必要な人だけがデータにアクセスでき、セキュリティ面の不安を最小限に抑えられます。

ペーパーレスFAXの3つのデメリット

さまざまなメリットがあるペーパーレスFAXですが、実はデメリットも少なからずあります。

ペーパーレスFAXのデメリットしては、以下の3つが挙げられます。

そこでここからは、ペーパーレスFAXのデメリットについて解説します。

サービスによってはコストがかかる

ペーパーレスFAXのデメリットとして、サービスによってはコストがかかる点が挙げられます。

たとえば、インターネット回線を利用するクラウドFAXは、月額料金に加えて、送受信したFAXの枚数にに応じた料金がかかる場合があります。

料金形態はベンダーによって異なるため、従来のFAXよりコストがかかることもあります。

そのため、導入する際は、企業に合ったサービスを選ぶことが重要です。

具体的には、複数のサービスから相見積もりを取り、最適な料金形態のものを導入するといいでしょう。

電子帳簿保存法への対応が必要

ペーパーレスFAXを導入する際は、電子帳簿保存法への対応も必要です。

電子帳簿保存法には、大きく分けて「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つの要件定められています。

具体的な要件の内容については、以下のとおりです。

たとえば、タイムスタンプを付与することで、保存データが改ざんされていないことを証明できます。

また、FAX送受信の履歴を確実に保存できる複合機を選ぶことにより、電子帳簿保存法に対応することが可能です。

ペーパーレスFAX導入の際は、電子帳簿保存法に違反しないように注意しましょう。

電子帳簿保存法をより詳しく把握したい方は、国税庁ホームページより「電子帳簿保存法の概要」をご覧ください。

手書き資料の送信には手間がかかる

ペーパーレスFAXのデメリットとしては、手書き資料を送信する際に手間がかかることも挙げられます。

従来のFAXは手書きのメモや資料をそのまま送信できますが、ペーパーレスFAXでは一度PDFデータに変換する必要があります。

手書きの資料をPDF化する際には、スキャナーやスキャン機能を搭載した複合機が便利です。

もし、手書き資料の送信が頻繁に必要な場合は、従来のFAXとペーパーレスFAXの併用もおすすめです。

ペーパーレスFAXの種類は？

ペーパーレスFAXには以下のように3種類あり、それぞれ特徴やおすすめの企業は異なります。

ここからは、それぞれのタイプの特徴とメリット、デメリット、どのような企業におすすめなのかについてご紹介します。

種類①複合機を利用したペーパーレスFAX

複合機の「PC-FAX」を利用すれば、簡単にペーパーレスFAXを実現することが可能です。

具体的には、PC-FAX対応の複合機にパソコンを接続し、FAXの送受信を行う仕組みです。

受信したFAXをメールに転送する場合、複合機に登録したメールアドレスへPDFやJPEG形式で転送することで、外出中の社員も手軽にFAXを確認できます。

なお、複合機のPC-FAX機能を活用しFAX送信する際は、PCからのみ送信が可能です。

複合機のペーパーレスFAXの特徴とおすすめの企業

複合機のPC-FAX機能を利用し、FAXをペーパーレス化するメリット・デメリットについてみていきましょう。

PC-FAXのメリット・デメリットは、以下のとおりです。

PC-FAXを活用すれば、印刷の手間を減らし、用紙やトナー代などのコストも削減できます。

なお、PC-FAXは電話回線を使うため通信料金が発生しますが、インターネットFAXに比べ、安定した環境でFAXの送受信することが可能です。

ただし、パソコンのOSによっては利用できないケースがあるため、導入前にサービスの説明書やWebサイトなどで対応OSを確認しましょう。

種類②インターネットFAX

インターネットFAXとは、電話回線ではなくインターネット回線を通じてFAXのやり取りができるサービスです。

複合機やFAX機を新たに導入する必要はなく、パソコンやスマートフォンとインターネット回線があれば、FAXの送受信ができます。

取引先から届いた受信FAXは、パソコンやスマートフォンに届くため、メールを開くだけで簡単に確認できます。

また、送信方法もシンプルで、取引先のメールアドレスにデータを添付して送信するだけです。

インターネットFAXの特徴とおすすめの企業

インターネットFAXのメリット・デメリットは以下のとおりです。

インターネットFAXの最大のメリットは、オフィスにFAX機や複合機を設置する必要がないことです。

また、社員がパソコンやスマホを使って、場所を選ばずにどこからでもFAXを送受信できること点もメリットの一つです。

ただし、複合機のPC-FAXでは手書きの文書をそのまま送信できますが、インターネットFAXでは文書をPDFデータに変換する手間が生じてしまいます。

さらに、現在のFAX番号を変更が必要になるケースが多く、取引先などに番号を変更したことを伝える手間がかかってしまうこともデメリットとして挙げられます。

種類③クラウドFAX

クラウドFAXとは、クラウドPBXのベンダーが提供している専用のアプリを使ってFAXを送受信するサービスです。

受信したFAXは、スマートフォンやパソコンにメールで届くため、メールを開くだけで内容を確認できます。

また、送信方法も簡単で、メールに送りたいデータを添付するだけで完了します。

クラウドFAXもインターネットFAX同様に、複合機やFAX機を設置する必要がなく、インターネット回線があればどこからでも送受信が可能です。

クラウドFAXの特徴とおすすめの企業

クラウドFAXのメリット・デメリットは以下のとおりです。

クラウドFAXの最大のメリットは、インターネット回線を利用するため災害時でもFAX送受信可能なケースが多いことです。

また、スマートフォンやパソコン、インターネット環境があれば、スムーズに導入できる点もメリットです。

ただし、デメリットとしては、クラウドFAXは複合機のFAX機能と併用できないことです。

そのため、外出中の社員はクラウドFAXを使い、社内では複合機のFAX機能を使う、といった使い分けができません。

さらに、クラウドFAXは1回あたり、または1か月あたりの送信枚数に制限が設けられれている場合があるため、事前に送信可能なデータ容量や枚数の上限を事前に確認しておくことが重要です。

ペーパーレスFAX対応のおすすめの複合機3選

当社スタッフが厳選した、ペーパーレスFAX対応のおすすめ複合機を3機種ご紹介します。

人気メーカーごとにご紹介しますので、複合機選びの参考にぜひお役立てください。

Apeos2570（富士フイルム）

印刷速度	カラー、モノクロともに25枚/分
最大原稿サイズ	A3
サイズ（幅×奥行×高さ）	595×677×1,119（mm） ※Model-PFS
重さ	120kg
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Apeos C2570は、富士フイルムが提供する中小規模オフィス向けのA3カラー複合機です。

独自のペーパーレスFAX機能を搭載しており、受信したFAXを印刷することなく、パソコンやモバイル端末に転送できます。

また、タッチパネルを使って簡単にペーパーレスFAXを切り替えることができ、ユーザーは直感的に操作が可能です。

さらに、コンパクトなデザインながら、使いやすさと高い機能性を両立した複合機をお探しの方におすすめです。

RICOH IM C2510（リコー）

印刷速度	カラー、モノクロともに25枚/分
最大原稿サイズ	A3
サイズ（幅×奥行×高さ）	587×701×788（mm）
重さ	82kg以下
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RICOH IM C2510は、多彩な機能を搭載したA3カラー複合機です。

ペーパーレスFAX機能により、パソコンから直接FAXを送受信できるため、複合機の操作にかかる手間を省き、業務の効率化を実現します。

さらに、セキュリティ機能を活用すれば、受信したFAXの印刷を制限できる設定ができます。

これにより、担当者が不在時の印刷を防ぎ、重要文書の情報漏えい対策にも有効です。

優れたセキュリティ機能を搭載したペーパーレスFAXをお探しの方におすすめの一台です。

iR-ADV C3926F（キヤノン）

印刷速度	カラー,モノクロともに26枚/分
最大原稿サイズ	A3
サイズ（幅×奥行×高さ）	565×719×891（mm）
重さ	約80kg
OFFICE110価格	最大80%OFF ※詳しくはお気軽にお問い合わせください！

CanonのiR-ADV C3926Fは、中小企業から大規模オフィスまで、幅広いニーズに対応できるA3カラー複合機です。

ペーパーレスFAX機能により、受信したFAXをデータとして保存できるため、紙への印刷が不要になり、印刷コストの削減や保管スペースの節約が可能です。

また、送信済みのFAXは画像化され、送信日時や送信元情報が自動で付与されるため、履歴の確認や管理がスムーズに行えます。

さらに、10.1インチの大型タッチパネルを搭載し、操作性が大幅に向上。

機能性と使いやすさの両方を重視する方におすすめの複合機です。

ペーパーレスFAXに関するよくある質問

最後に、ペーパーレスFAXに関するよくある質問をわかりやすく解説します。

導入時に多くの方が気になるポイントをまとめましたので、ペーパーレスFAXの導入を検討中の方はぜひご参考ください。

現在使用しているFAX番号をそのまま使えますか？

ペーパーレスFAXのサービスによっては、既存のFAX番号を変更しなければならない場合があります。

特に、インターネット回線を利用するクラウドFAXやインターネットFAXでは、番号が変わってしまうことが多いため注意が必要です。

そのため、現在使用しているFAX番号を引き続き使いたい場合は、事前にどのサービスであれば番号を引き継げるのか確認しておきましょう。

ペーパーレスFAXはどのようなファイル形式に対応していますか？

ペーパーレスFAXの送受信は、主にPDF形式で行われます。

そのため、受信したFAX文書にメモを書き込みたい場合は、紙に印刷するか、PDF編集ソフトを使う必要があり、手間がかかる点に注意しましょう。

ペーパーレスファクス仕分けとは何ですか？

ペーパーレスファクス仕分けとは、受信したFAX文書をデジタル形式で管理し、自動でボックスへの保存や転送、仕分けを行うサービスです。

ペーパーレスファクス仕分け機能を使うことで、FAX文書を紙に印刷せずに保存できるため、印刷コストの削減や情報漏えいのリスク低減が期待できます。

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まとめ

ペーパーレスFAXを導入すれば、印刷コストの削減だけでなく、書類管理の手間も省けます。

さらに、テレワーク中や外出先でもFAXの送受信が可能になるなど、多くのメリットがあります。

そのため、ペーパーレスFAXの導入は、以下のような企業に特におすすめです。

当社では、豊富な導入実績のもと、専門のスタッフがお客様のニーズに合わせて最適なご提案いたします。

ペーパーレスFAXの導入を検討しているけれど、「どのペーパーレスFAXを選べばいいかわからない」とお悩みの方も、まずは「OFFICE110」にお気軽にご相談ください！