FAXの「見てから印刷」で複合機のコスト削減！使い方と手順を解説

FAXの「見てから印刷」機能とは、受信したFAXをすぐに紙へ出力せず、本体パネルやパソコンなどで内容を確認してから、必要なものだけを印刷できる機能です。

不要な広告FAXや確認だけで済む文書まで自動で印刷すると、用紙や印刷コストがかかるだけでなく、出力した書類の仕分けや保管にも手間がかかります。「見てから印刷」を活用すれば、必要性を判断してから出力できます。

ただし、機能の名称や確認方法、保存先、転送設定などはメーカー・機種によって異なります。本体パネルで確認する方法だけでなく、メールや共有フォルダへ転送して確認できる機種もあります。

この記事では、FAX「見てから印刷」機能の基本と3つのメリット、実際に見てから印刷する方法、複合機でFAXを受信・保存する方法まで分かりやすく解説します。

複合機のFAX「見てから印刷」機能とは、受信したFAXを本体に保存し、内容を確認してから必要なものだけ印刷できる機能です。

メーカーや機種によって「見てから印刷」「見るだけFAX」「メモリー受信」など名称は異なりますが、受信内容を確認してから印刷するという基本的な仕組みは共通しています。

この仕組みを活用すれば、広告FAXなどの不要な文書を印刷前に判断できるため、用紙や印刷コストの削減につながります。機種によっては、不要な受信データをそのまま削除することも可能です。

また、利用する際は、受信FAXを本体メモリーなどに保存する設定が必要です。設定方法や保存・転送機能は機種によって異なるため、取扱説明書などで確認してください。

なお、FAXの「見てから印刷」に対応した複合機への入れ替えや設定については、OFFICE110にご相談ください。弊社では、FAXの利用状況や受信件数に合わせて、運用に適した複合機をご提案します。

FAXの「見てから印刷」を活用すると、不要な出力を抑えるだけでなく、紙の管理や受信文書の取り扱いも見直しやすくなります。

特に、FAXの受信件数が多いオフィスでは、印刷前に内容を確認する仕組みを取り入れることで、日々の小さなムダを減らしやすくなります。

ここでは、FAXの「見てから印刷」機能を活用する3つのメリットについて解説します。

「見てから印刷」は、FAXの出力にかかるコストを抑えるのに役立つ機能です。受信内容を確認して必要なFAXだけを印刷すれば、用紙の消費量や印刷枚数を減らせます。

カウンター保守契約を利用している場合は、一般に印刷枚数に応じてカウンター料金が発生します。契約内容によってトナーや保守サービスの扱いは異なりますが、不要な出力を減らすことはランニングコストの抑制につながります。

そのため、FAXの受信枚数が多いオフィスほど、必要な文書だけを印刷する運用に切り替えることで、日々の印刷コストを抑えやすくなります。

複合機全体のランニングコストを見直したい方は、「複合機のコストを削減する4つの方法を徹底解説【保存版】」もあわせてご覧ください。

「見てから印刷」を活用すると、業務に不要なFAXを印刷せず、画面上で確認・削除できます。

受信するFAXには、取引先からの重要な文書だけでなく、ダイレクトメールや商品案内など、内容を確認するだけで十分なものも含まれます。

すべてを自動印刷する運用では、こうした不要なFAXまで紙に出力されてしまいます。印刷前に内容を確認できれば、必要な文書だけを紙で残せるため、不要な出力を減らせます。

「見てから印刷」を活用すると、受信FAXを出力したまま放置する状況を減らし、情報漏えいや文書紛失のリスクを抑えやすくなります。

受信したFAXをすべて自動印刷する運用では、重要書類がほかの出力物に紛れたり、本来内容を見る必要のない人が手に取ったりする可能性があります。

見てから印刷であれば、受信内容を画面上で確認し、必要な文書だけを適切なタイミングで出力できます。そのため、重要書類の放置や取り違えも防ぎやすくなります。

ただし、受信データを安全に管理するには、保存先や閲覧権限の設定も重要です。見てから印刷と社内の文書管理ルールを組み合わせることで、FAXをより安全に運用できます。

FAXを見てから印刷する方法は、複合機本体の操作パネルで確認する方法と、受信データをメールへ転送して確認する方法が代表的です。

実際のメニュー名や設定手順、プレビューできる範囲はメーカー・機種によって異なるため、ここで紹介する流れを基本として、使用中の機種の取扱説明書も確認してください。

ここでは、FAXを受信してから内容を確認し、必要なデータを印刷するまでの基本的な方法と手順について解説します。

複合機本体で見てから印刷する場合は、操作パネルから受信FAXの内容を確認し、必要なデータだけを選んで印刷します。

表示される名称や操作順は機種によって異なりますが、基本的な流れは以下のとおりです。

機種によっては、プレビュー画面から内容を確認するだけでなく、受信データの転送・保存・削除なども行えます。不要なFAXをその場で削除できれば、紙に出力せずに受信データを整理できます。

また、見てから印刷を利用する際は、複合機に保存されている受信データの容量にも注意が必要です。保存可能な容量を超えると、機種によっては新しいFAXを受信できなくなることがあります。

そのため、受信FAXは定期的に確認し、印刷や保存が済んだ不要データは削除して、保存容量に余裕を持たせておきましょう。

複合機本体の前で確認する以外に、受信したFAXをメールへ転送し、パソコンやスマートフォンで内容を確認する方法もあります。

メール転送を設定しておけば、外出先やテレワーク中でも受信内容を確認できるため、FAXを確認するためだけにオフィスへ戻る必要がありません。

メール転送の設定項目や対応するファイル形式は機種によって異なりますが、基本的な流れは以下のとおりです。

設定が完了すると、対応機種では受信FAXを登録したメールアドレスへ自動転送できます。必要な文書だけを後から複合機やプリンターで印刷すれば、紙を使わずに内容を確認できます。

なお、FAXのメール転送機能の仕組みや設定、活用メリットについては、以下の記事で詳しく解説しています。

受信FAXを紙に出さず管理する方法には、複合機本体に保存する方法と、社内の共有フォルダなどへ転送する方法があります。

どちらが適しているかは、FAXを確認する人数や場所、社内での共有方法によって異なります。保存先と確認方法を決めておくと、見てから印刷を運用しやすくなります。

ここでは、複合機で受信したFAXを保存・共有する2つの方法について解説します。

1つ目は、受信したFAXを複合機本体のメモリーやストレージへ保存する方法です。この記事では従来の表現に合わせて「サーバーに保存する」としていますが、実際の名称は「メモリー受信」「受信ボックス」など機種によって異なります。

対応機種では、受信したFAXをすぐに印刷せず本体へ保存し、必要なタイミングで内容を確認してから印刷できます。不要なFAXを出力せずに済むため、見てから印刷と相性のよい受信方法です。

ただし、本体に保存できるデータ量には上限があります。保存容量が不足すると、機種によっては新しいFAXを受信できなくなるため、受信データをため続けないことが重要です。

本体にFAXを保存する場合は、受信データを定期的に整理し、重要なFAXを受信できるだけの空き容量を確保しておきましょう。

2つ目は、受信したFAXを指定したパソコンや社内の共有フォルダへ転送する方法です。対応機種では、PDFなどの形式で受信データを保存できます。

共有フォルダへ転送すれば、複合機の前へ移動しなくてもパソコンから内容を確認でき、複数の担当者で同じFAXを共有しやすくなります。

ただし、パソコン上の共有フォルダを転送先にしている場合は、パソコンの電源やネットワークの状態によって保存できないことがあります。転送に失敗した場合の処理はメーカー・機種・設定によって異なるため、導入時に動作を確認しておくことが大切です。

そのため、フォルダ転送を利用する場合は、保存先へ安定して接続できる環境を整え、正常に転送されているか定期的に確認しましょう。

FAXの「見てから印刷」を利用できるかどうかや、受信データの確認・保存・転送方法は、メーカーや機種によって異なります。

そのため、どの複合機が適しているかは、FAXの受信件数や確認する人数、メール・フォルダ転送の必要性、印刷枚数、設置環境、予算などを踏まえて比較することが大切です。

複数の機種を比較しても、自社に必要なFAX機能や運用方法を整理しきれず判断に迷う場合は、OFFICE110にまとめてご相談ください。

OFFICE110では、利用人数や印刷枚数、FAXの使い方、必要な機能、ご予算などを丁寧にヒアリングしたうえで、業務内容に合う複合機をご提案します。

さらに、OFFICE110では新品コピー機が最大80％OFF、中古コピー機が大特価になるキャンペーンも実施しています。FAXの見てから印刷や転送機能まで含めて、自社の運用に合う複合機を選びたい場合は、OFFICE110までご相談ください。

FAXの「見てから印刷」は、受信したFAXをいったん保存し、内容を確認してから必要なものだけを出力できる機能です。不要な印刷を減らしながら、受信文書を整理しやすくなります。

確認方法には、複合機本体の操作パネルで確認する方法や、メールへ転送してパソコン・スマートフォンで確認する方法があります。受信データを本体や共有フォルダへ保存すれば、必要なタイミングで確認・共有する運用も可能です。

ただし、保存できる容量や転送先、プレビュー・印刷の手順はメーカー・機種によって異なります。本体へ保存する場合は容量不足、フォルダへ転送する場合は保存先との接続状態にも注意し、使用中の機種に合った設定と運用ルールを確認しておきましょう。

なお、FAXの受信方法や「見てから印刷」に対応した複合機を自社だけで選びにくい場合は、OFFICE110へご相談ください。FAXの利用状況・印刷枚数・利用人数・必要な機能・ご予算を確認したうえで、用途に合う複合機をご提案します。