クラウドPBXの留守電機能とは｜設定方法・料金・通知・保存を解説

クラウドPBXでも、電話に出られない時間帯にアナウンスを流したり、相手の用件を録音したりできる留守番電話機能を利用できるサービスがあります。営業時間外や休日の電話対応を自動化できるほか、サービスによっては留守録の確認・通知などにも対応しているため、オフィスに人がいない時間帯の電話対応にも活用できます。

ただし、留守電の設定方法・通知方法・保存件数や期間・料金はサービスやプランによって異なります。
「クラウドPBXなら同じ設定で使える」と考えず、自社に必要な運用ができるか確認することが大切です。

この記事では、クラウドPBXの留守電機能の特徴から、手動・自動の設定方法、録音データの保存・通知、料金を確認するときのポイントまで分かりやすく解説します。

クラウドPBXの留守電機能とは？

クラウドPBXでも、サービスが対応していれば留守番電話機能を利用できます。

留守番電話は、電話に出られないときに音声ガイダンスを流したり、発信者からのメッセージを録音したりするための機能です。

法人の電話対応では、営業時間終了後や定休日、長期休暇、一時的に電話へ出られない時間帯などに活用できます。

ただし、アナウンスだけを流す機能と、メッセージを録音する留守番電話を別の機能として設定するサービスもあります。利用できる応答方法や設定単位はサービスによって異なるため、導入前に確認しましょう。

留守番電話以外にクラウドPBXで利用できる機能をまとめて確認したい方は、クラウドPBXの機能一覧と活用方法も参考にしてください。

クラウドPBXの留守電機能｜4つの特徴

クラウドPBXの留守電は、単に不在時のメッセージを録音するだけでなく、営業時間に合わせた切り替えや留守録の確認など、電話対応を運用しやすくするために活用できます。

ここでは、クラウドPBXで留守電を利用するときに確認したい代表的な4つの特徴を解説します。

営業時間外のアナウンスを設定できる

クラウドPBXでは、サービスが対応していれば営業時間外の着信に対して音声アナウンスを流せます。

たとえば営業時間終了後に、「本日の営業は終了しました」「営業時間は平日の○時から○時です」といった案内を流すことで、電話に出られない理由や次に連絡できる時間を相手へ伝えられます。

アナウンスだけで終話するのか、その後にメッセージを録音するのかは、自社の電話対応方針に合わせて決めます。
対応できる設定はサービスによって異なるため確認が必要です。

オリジナルの音声ガイダンスを設定できる場合がある

クラウドPBXによっては、用意された標準メッセージだけでなく、自社で録音した音声などを応答メッセージとして設定できる場合があります。

オリジナルのガイダンスを利用できれば、通常の営業時間案内だけでなく、臨時休業や長期休暇など、自社の状況に合わせた案内をしやすくなります。

たとえば、休業期間と営業再開日を伝えたり、急ぎではない問い合わせについて別の受付方法を案内したりする運用が考えられます。

営業時間・休日に合わせて自動切り替えできる

スケジュール設定に対応したクラウドPBXなら、指定した曜日や時間帯に合わせて、通常着信から留守電やアナウンスへ自動で切り替える運用ができます。

毎日決まった時間に留守電へ切り替える会社では、担当者が退勤時に毎回手動で操作するより、あらかじめ営業時間を設定しておく方が切り替え忘れを防ぎやすくなります。

定休日や祝日、長期休暇なども含めてスケジュールを管理できるかは、サービスの設定機能を確認してください。

留守録を外出先で確認・通知できるサービスがある

クラウドPBXによっては、録音された留守電メッセージをオフィス以外から確認したり、新しい留守録が入ったことを通知したりできるサービスがあります。

確認方法はサービスによって異なり、スマートフォンアプリや電話機で再生する方法、Web画面から確認する方法、録音ファイルをメールで受け取る方法などがあります。

外出中でも留守録を確認できる環境を整えておけば、オフィスに戻ってから初めて用件に気付くという状況を減らしやすくなります。

重要なのは、留守電を録音できることだけでなく、「誰が・どのように・いつ確認するか」まで決めておくことです。

不在時の電話を録音するのではなく、別の担当者や拠点へつなぐ方法も検討したい場合は、クラウドPBXの電話転送機能もあわせてご確認ください。

クラウドPBXの留守電を設定する方法

クラウドPBXの留守電は、サービスによって、必要なときに手動で切り替える方法や、営業時間などに合わせて自動で切り替える方法があります。

設定する管理画面やアプリ、操作する端末、入力する番号などもサービスによって異なります。
ここでは特定製品の操作手順ではなく、留守電を設定するときの基本的な考え方を整理します。

手動で留守電へ切り替える

手動設定は、必要になったタイミングで通常の着信から留守電やアナウンスへ切り替える方法です。

たとえば営業時間が不規則な場合や、外出・会議などで一時的に電話へ出られない場合は、手動で切り替えられると柔軟に運用できます。

サービスによっては電話機やスマートフォン、管理画面などから切り替える方式があります。
具体的な操作方法は、利用しているサービスのマニュアルや管理者設定を確認してください。

スケジュールで自動切り替えする

営業時間や定休日が決まっている場合は、スケジュールによる自動切り替えが便利です。

あらかじめ曜日や時間帯を設定しておけば、指定時刻になったときに通常着信から留守電・アナウンスへ切り替え、営業開始時刻に通常の着信へ戻すといった運用がしやすくなります。

ただし、祝日や年末年始、臨時休業など、通常とは異なる営業日がある場合は注意が必要です。

サービスによってスケジュール設定の単位や操作方法が異なるため、利用前には曜日・時間・祝日などをどこまで設定できるか確認してください。

留守録の保存・通知方法を設定する

留守電を業務で活用するには、着信を録音できるだけでなく、録音されたメッセージを確実に確認できる運用を決めることが重要です。

留守録の保存条件や通知機能はクラウドPBXによって異なるため、導入前に次の項目を確認しましょう。

たとえば、緊急性の高い問い合わせが多い部署では通知を受け取れる仕組みがあると対応しやすくなります。
一方で、録音を長期間保管する必要がある場合は、保存期間や上限も重要です。

留守電の設定は「録音できるか」だけで判断せず、録音後の確認・共有・保存まで含めて比較しましょう。

クラウドPBXの留守電機能にかかる料金と確認ポイント

クラウドPBXの留守電機能にかかる料金は、サービスや契約プランによって異なります。

月額料金だけを見るのではなく、留守番電話が標準機能に含まれるのか、追加オプションが必要なのかまで確認することが重要です。

標準機能か有料オプションかはサービスによって異なる

留守番電話を基本機能として提供しているサービスもあれば、利用するプランやオプションによって対応範囲が変わるサービスもあります。

そのため、料金表を見るときは「クラウドPBXの月額料金」だけで判断せず、実際に利用したい留守電機能が契約内容に含まれているか確認しましょう。

クラウドPBXそのものの初期費用・月額費用・通話料については、クラウドPBXの料金・月額費用を解説した記事で詳しく紹介しています。

保存件数・保存期間・通知機能も確認する

留守電機能を比較するときは、料金だけでなく、実際の電話運用に必要な機能がそろっているか確認しましょう。

たとえば、営業時間外の電話を翌営業日に確認するだけなら、必要な機能は比較的シンプルです。

一方、外出中の担当者がすぐに留守録を確認したい場合は、遠隔確認や通知方法まで含めて選ぶ必要があります。

自社が必要とする運用を先に決め、その運用に必要な機能と料金を確認することが、クラウドPBX選びで失敗しないポイントです。

クラウドPBXの留守電導入・設定はOFFICE110へご相談ください

クラウドPBXの留守電機能を選ぶときは、「留守電が付いているか」だけでなく、自社の営業時間や電話対応の流れに合った運用ができるかを確認することが重要です。たとえば、営業時間外はアナウンスだけで終話したい会社と、用件を録音して担当者へ確認させたい会社では、必要な設定や機能が異なります。

また、現在使用している電話番号や電話回線、端末数、同時通話数、既存PBX、インターネット環境などによっても、クラウドPBXへ切り替える際に確認する内容は変わります。

先に必要な運用を整理しておくことで、不要な機能を付けたり、導入後に必要な機能が足りないことに気付いたりするリスクを抑えやすくなります。

自社に必要な留守電設定やクラウドPBXの構成が分からない場合は、現在の電話環境も含めてOFFICE110へご相談ください。

OFFICE110のクラウドPBX総合ページでは、クラウドPBXのサービス内容や導入についてご案内しています。

クラウドPBXの留守電に関するよくある質問

まとめ｜クラウドPBXの留守電は設定・通知・保存条件まで確認しよう

クラウドPBXでも、対応しているサービスであれば留守番電話機能を利用できます。

営業時間外のアナウンスや留守録に加えて、手動・自動の切り替え、外出先での確認、留守録通知などに対応するサービスもあります。

特に法人利用では、留守電そのものの有無だけでなく、録音後に誰が確認し、どのように対応するかまで決めておくことが重要です。

現在の電話番号や回線、必要な端末数・同時通話数、営業時間外の対応方法などを整理したうえで、自社に合ったクラウドPBXを検討しましょう。

留守電を含む電話環境の見直しやクラウドPBXへの切り替えについて判断に迷う場合は、OFFICE110へご相談ください。