クラウドPBXでFAXは使える？4つの方法・複合機・番号継続を解説

「クラウドPBXへ切り替えると、今まで使っていたFAXは使えなくなる？」「複合機やFAX番号はそのまま残せる？」と気になっている方も多いでしょう。

結論からお伝えすると、クラウドPBX導入後もFAXを利用できるケースはありますが、利用方法や接続条件はサービス・回線・既存設備によって異なります。

既存の複合機を残す方法のほか、インターネットFAXを利用する方法、FAX用の回線を分けて残す方法などがあるため、現在のFAX番号や機器構成を確認してから移行方法を決めることが重要です。

この記事では、クラウドPBXでFAXを使う方法、複合機との接続条件、FAX番号の継続、インターネットFAXとの違い、導入前の注意点を分かりやすく解説します。

クラウドPBXでもFAXは使える？まず知っておきたい基本

クラウドPBXを導入してもFAXを利用できるケースはあります。
ただし、すべてのクラウドPBXに同じFAX機能が標準搭載されているわけではありません。

クラウドPBXは、インターネットを利用して内線・外線・転送などの電話機能を利用する仕組みです。一方、FAXについては、既存の複合機を電話回線やゲートウェイなどを介して利用する方法と、FAXをデータとしてPC・スマートフォンで送受信する方法があります。

そのため、「クラウドPBXならFAXが使えるか」だけを見るのではなく、どのFAX方式に対応しているか、現在の複合機・FAX番号をどこまで引き継げるかを確認することが重要です。

FAX以外の電話転送・留守番電話・CTI・ソフトフォンなども含めて確認したい方は、クラウドPBXの機能一覧と活用方法を詳しく解説しています。

クラウドPBXでFAXを使う方法はサービス・構成によって異なる

クラウドPBX導入後のFAX環境は、大きく分けると「現在の複合機やFAX機を活用する方法」と「FAXをデータ化してPC・スマートフォンで利用する方法」があります。

どの方式が適しているかは、現在の「電話回線」、「FAX番号」、「複合機」、そして、FAXの「送受信量」、「紙での運用を残す必要があるか」などによって変わります。

クラウドPBXそのものの仕組みから確認したい方は、クラウドPBXの仕組みを詳しく解説した記事も参考にしてください。

クラウドPBXでFAXを使う際の注意点

クラウドPBXとFAXを組み合わせる際は、「今までのFAX環境をそのまま再現できる」と決めつけないことが重要です。

複合機の接続可否や送信条件、FAX番号の継続可否などはサービス・回線・設備構成によって異なります。
導入前に次のポイントを確認しましょう。

既存の複合機を使えるかは接続方式によって異なる

クラウドPBXを導入したからといって、既存の複合機が必ず使えなくなるわけではありません。

サービスや契約プランによっては、ゲートウェイなどを介して既存の複合機をFAXとして利用できる構成があります。
一方、クラウド側のFAX機能のみを提供し、複合機を直接接続しないサービス・プランもあります。

また、電話サービス側がFAXに対応していても、すべてのFAX機・複合機に対応するとは限りません。
たとえばNTT東日本のひかり電話でも、現在利用中のFAXを継続できる場合がある一方、一部の機器は利用できないと案内されています。

「クラウドPBXと複合機は併用できる・できない」と一律に判断せず、現在の機種・回線・接続方法を確認してください。

送信枚数・ファイル容量に制限がある場合がある

PCやスマートフォンからFAXを送信するサービスでは、1回に送信できるページ数やファイル容量などに上限が設定されている場合があります。

日常的に数枚の注文書を送る程度であれば問題にならなくても、図面や契約書などページ数の多い書類をまとめて送る企業では、制限によって複数回に分ける必要が生じる可能性があります。

FAXの送信量が多い場合は、導入前に1回あたりのページ数・ファイル容量・月間利用量などの条件を確認しましょう。

対応する用紙サイズ・向き・ファイル形式を確認する

インターネット経由でFAXを送信する場合、サービスによって対応する用紙サイズ・向き・ファイル形式が異なります。

たとえば、PDFには対応していても別形式には対応していない、送信はA4のみなど、サービスごとに条件が設定されている場合があります。

特に図面・申込書・帳票など決まった形式の書類をFAXする業務では、現在使用している書類をそのまま送信できるか確認しておくと安心です。

現在のFAX番号を継続できるか事前に確認する

現在のFAX番号をそのまま利用できるかは、番号・契約中の回線・移行先サービスなどによって異なります。

03・06などの市外局番から始まる0AB-J番号では、2025年1月14日から固定電話サービス提供事業者間の双方向番号ポータビリティが開始されています。ただし、一部エリアでは制約があり、すべての番号を必ず引き継げるわけではありません。

また、番号ポータビリティで電話番号を引き継げても、移行先のサービスや構成でFAXを利用できるかは別途確認が必要です。
詳しくはNTT東日本の双方向番号ポータビリティに関する案内も確認してください。

FAX番号が変わると、取引先への案内だけでなく、名刺・請求書・注文書・Webサイトなどの修正が必要になる場合があります。
クラウドPBXを申し込む前に、現在のFAX番号を継続できるか確認することが重要です。

クラウドPBXでFAXを送受信する4つの方法

クラウドPBX導入後のFAX環境は、現在の複合機を残すか、FAXをデータ化するかによって選択肢が変わります。

代表的な4つの方法を整理すると、次のとおりです。

方法	既存複合機	主な特徴	確認ポイント
ゲートウェイなどを利用	構成によって利用可能	従来のFAX操作を残しやすい	回線・PBX・機器の対応
インターネットFAX	基本的に不要	PC・スマホでデータを送受信しやすい	番号・ファイル形式・容量
FAX用回線を残す	利用しやすい	FAX運用を変えずに電話側をクラウド化しやすい	回線契約・維持費・今後の移行
別番号・別サービスへ切り替える	構成による	既存方式を引き継げない場合の選択肢	番号変更・利用条件・料金

どの方法が最適かは、「複合機を残したいか」「FAX番号を変えられるか」「紙での受信が必要か」で判断すると整理しやすくなります。

①変換アダプタなどを使って既存の複合機を利用する

現在の複合機・FAX機を使い続けたい場合は、ゲートウェイや接続機器を利用して既存設備を組み合わせる方法があります。

使い慣れた複合機を残せれば、社員のFAX操作を大きく変えずに電話環境だけをクラウド化できる可能性があります。

ただし、この構成が可能かどうかはクラウドPBXのサービス・プラン、電話回線、複合機、ゲートウェイなどの組み合わせによって異なります。

②インターネットFAX・クラウドFAXを利用する

複合機を使わずにFAXを送受信したい場合は、インターネットFAXを利用する方法があります。

インターネットFAXでは、受信したFAXをPDFなどのデータとして確認したり、PC・スマートフォンからファイルをFAX送信したりできるサービスがあります。

提供会社によっては「クラウドFAX」などの名称が使われることもあります。名称だけで判断せず、FAX機を使うのか、PC・スマートフォンで送受信するのか、現在の番号を継続できるのかなど、実際の提供内容を確認しましょう。

紙での受信が不要な企業や、外出先・テレワーク先からFAXを確認したい企業に向いている方法です。

③FAX用の回線を残して利用する

電話だけをクラウドPBXへ移行し、FAXは現在の回線・複合機を残して運用する方法もあります。

現在のFAX操作をできるだけ変えたくない場合や、複合機で紙のFAXを受信する必要がある場合に検討しやすい方法です。

ただし、現在利用している回線を今後も継続できるか、電話側をクラウドPBXへ切り替えたあとも現在のFAX番号を維持できるかは、契約中の回線やサービスによって異なります。

INSネットの終了予定については、NTT西日本のINSネットサービス終了に関する案内でも確認できます。

「FAXだけ回線を残せば必ず現在と同じように使える」と判断せず、回線契約と番号の扱いを確認してから切り替えましょう。

④別のFAX番号・FAXサービスへ切り替える

現在のFAX番号や設備を希望する形で継続できない場合は、新しいFAX番号を取得できるサービスやインターネットFAXなどへ切り替える方法も選択肢です。

番号を変更する場合は、取引先への周知や名刺・帳票・Webサイトなどの修正が必要になるため、現在の番号を維持する方法と比較したうえで判断しましょう。

また、電話の転送サービスなどを利用してFAX番号の運用を変更する場合は、FAX通信への対応可否や利用条件を提供事業者へ事前に確認してください。

既存の複合機を使うFAXとインターネットFAXの違い

「クラウドPBXのFAX」「クラウドFAX」「インターネットFAX」は、サービスによって呼び方が異なるため、名称だけでは違いを判断できません。

一般的に、既存の複合機を使う方式ではFAX機・複合機から送受信するのに対し、インターネットFAXではFAXデータをインターネット経由で送受信し、PCやスマートフォンなどで確認できるサービスがあります。
クラウドPBXのオプションや関連機能としてインターネットFAXが提供されるケースもあります。

確認項目	既存複合機を使う方式	インターネットFAX
FAX機・複合機	必要	不要なサービスが多い
送受信	複合機から行う	PC・スマートフォンなどから行う
紙での受信	従来運用を残しやすい	データで確認しやすい
現在のFAX番号	回線・構成による	サービス・番号移行条件による
外出先での確認	構成による	対応サービスでは利用しやすい

自社が必要とする送受信方法・FAX番号・複合機・保存方法に対応しているかで比較することが重要です。

クラウドPBXでFAXを利用するメリット

FAXをデータとして扱えるサービスを利用すると、従来の紙中心のFAX運用とは異なるメリットがあります。

ただし、既存の複合機をそのまま利用する方式では、以下のメリットをすべて得られるとは限りません。
選択するFAX方式によってメリットが異なることを押さえておきましょう。

外出先でもFAXを確認・送信しやすくなる

PC・スマートフォンでFAXを送受信できるサービスであれば、オフィスにいなくても受信内容を確認しやすくなります。

営業先やテレワーク中にFAXの内容を確認するためだけに出社する必要が減り、担当者への共有も行いやすくなります。

ただし、スマートフォンへの対応、利用できるOS、確認方法、送信可能なファイルなどはサービスごとに異なるため、実際の業務で使えるか確認してください。

ペーパーレス化・情報共有を進めやすい

FAXをPDFなどのデータで受信できれば、必要な書類だけを印刷し、不要なFAXはデータのまま確認するといった運用がしやすくなります。

紙・トナーの使用量を抑えやすくなるほか、受信したFAXをメールや社内ツールなどで共有できるサービスであれば、紙を持ち回る手間も減らせます。

一方、紙の原本を前提とした社内業務が多い場合は、データ化しても印刷が必要になる可能性があります。
FAXのクラウド化だけでなく、受信後の業務フローまで確認すると効果を判断しやすくなります。

FAX対応だけでなく、複数のクラウドPBXサービスを比較したい方は、クラウドPBXのおすすめサービスと選び方を比較した記事も参考にしてください。

クラウドPBX導入時のFAX環境もOFFICE110にご相談ください

クラウドPBXへの切り替えでは、電話だけでなく、現在のFAX番号・電話回線・複合機まで含めて確認しておくことが重要です。

FAX番号をそのまま残したい場合でも、現在利用している回線や番号、移行先サービスによって対応方法が変わります。また、複合機を残すのか、インターネットFAXへ移行するのかによって必要な機器や運用も異なります。

OFFICE110へご相談いただく際は、現在の電話・FAX環境と今後希望する使い方を整理しておくと、必要な構成を検討しやすくなります。

「現在のFAX番号を残したい」「電話はクラウド化したいが複合機は使い続けたい」など、希望する運用が決まっている場合も、電話環境全体を確認しながら導入方法をご相談ください。

クラウドPBXとFAXに関するよくある質問

まとめ

クラウドPBX導入後もFAXを利用できるケースはありますが、既存複合機を利用する方法、インターネットFAXへ移行する方法、FAX用回線を残す方法など、複数の選択肢があります。

重要なのは、クラウドPBXだけを見て判断せず、現在のFAX番号・回線・複合機・FAXの使い方まで含めて移行方法を決めることです。

特に現在のFAX番号を継続したい場合や、既存の複合機を残したい場合は、契約中の回線や機器構成によって対応が異なるため、申し込み前に確認しましょう。

OFFICE110では、クラウドPBXへの切り替えとあわせて、現在の電話番号・FAX番号、必要な端末数・ID数、同時通話数、既存設備、電話回線やインターネット環境などを踏まえた導入方法をご相談いただけます。自社に合う電話・FAX環境を検討する際にご活用ください。