クラウドPBXを海外で使うべき理由｜注意点や選び方も解説【最新】
近年、企業のビジネス拡大には海外展開が不可欠となっています。
しかし中には、国内拠点と海外の連絡手段に悩んでいる担当者様も多いのではないでしょうか。
- 海外出張の機会が多く、国内との通話料が高額になり困っている…
- 会社が海外進出したけど、国内のオフィスとの連絡手段に悩んでいる…
そんな悩みを解決するには、最新の電話システム「クラウドPBX」の導入がおすすめです。
クラウドPBXを導入すれば、国内外社員の居場所を問わず代表番号での発着信や内線通話ができるため、高額な海外の通話料の削減や業務効率化が実現します。
そこで本記事では、海外出張や海外拠点の内線化にクラウドPBXがおすすめの理由や、利用する際のチェックポイント、失敗しないサービスの選び方を詳しく解説します。
自社に最適なクラウドPBXを導入し、海外との連携をスムーズかつ低コストで行いたい方は、最後まで必見です。
最新の電話システム「クラウドPBX」とは？
そもそも、ビジネスフォンに代わる最新の電話システム「クラウドPBX」について詳しくは知らない、という方が多いのではないかと思います。
そこでまずはじめに、クラウドPBXの特徴と従来のビジネスフォンとの違いをご紹介するので、どのようなサービスなのか正しく理解しましょう。
クラウドPBXの特徴
クラウドPBXとは、従来のビジネスフォンとは違いオフィスに縛られない電話環境を構築できる最新の電話システムです。
ビジネスフォンはオフィス内にPBX（主装置）を設置し、主装置と有線で繋いだ電話機でしか会社電話が使えないため、電話業務は社内に縛られていました。
しかしクラウドPBXの場合、このPBXを社内ではなく「クラウド上」に設置することで、インターネット上で電話機能を利用することが可能。
つまりネット環境さえあれば、外出先やテレワークなどでも場所を問わず、会社電話を使っての発着信や社員同士の内線通話など、従来のビジネスフォンと全く同じ機能が使えます。
クラウドPBXについて詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。
クラウドPBXとビジネスフォンの違い
クラウドPBXとビジネスフォンの大きな違いは、PBX（主装置）を社内に設置するかどうかと、電話専用回線・インターネット回線のどちらを使うかです。
図のように、従来のビジネスフォンは電話専用回線をPBXに収容し、有線接続した電話機しか利用できませんが、クラウドPBXの場合、インターネットさえ繋がれば社内外問わず会社電話の応対ができるようになります。
それによるクラウドPBXとビジネスフォンの主な違いをまとめると、以下のとおりです。
| クラウドPBX | 従来のビジネスフォン | |
|---|---|---|
| PBX（主装置） の有無 |
不要 （※サービスによっては、LAN接続できるPBXが必要） |
必須 |
| 利用できる場所 | オフィス、外出・出張先、自宅などどこでも | オフィスのみ |
| 利用端末 | スマホ、PC、タブレット、IP電話機（SIPフォン） | 電話機のみ |
| 機能 | ビジネスフォンの基本機能＋ネットFAXなどの便利機能 | 基本の電話機能 |
クラウドPBXは基本的に、社内にPBXなどの設備や電話機を設置する必要がないため、大掛かりな工事も不要で導入が早い上にコストを安く抑えられます。
さらにクラウドPBXは据え置きの電話機をはじめ、スマホやパソコン、タブレットなども利用できる点も大きな強み。
社員のスマホにクラウドPBXのアプリをインストールすれば、外出先でも気軽に会社電話の応対や内線通話ができるため、折り返し対応なども不要で業務効率が大幅に向上するでしょう。
- まだまだメリットはたくさんありますが、クラウドPBXを導入すれば制限なく電話業務が行える上に導入・運用コスト削減も実現するため、ビジネスフォンから切り替える企業も増えているんですよ。
海外出張や海外拠点の内線化にクラウドPBXがおすすめの理由
クラウドPBXを導入すると、海外出張時や海外拠点との内線化が可能になりますが、自社にとっての具体的なメリットが分からずに導入を迷っている方も多いでしょう。
そこで次に、海外出張時や海外拠点との内線化にクラウドPBXがおすすめの理由を解説します。
海外でも会社番号を使って受発信できる
クラウドPBXを導入すると、ネットが繋がれば海外にいても会社番号を使って発着信できます。
なぜなら「PBXの機能をクラウド上に構築する」というイメージで、利用場所の制約を受けないからです。
例えば海外出張中でも、国内にいるのと同じように顧客からの電話を直接受けられるため、業務が止まるリスクがなく、顧客満足度を下げる心配はありません。
クラウドPBXを導入すれば、国内外問わず顧客対応を円滑にできるでしょう。
国内外問わず社員同士の内線通話が無料
クラウドPBXを導入することで、国内外問わず社員同士の内線通話が無料になります。
例えば海外の社員が携帯から日本へ電話をかける場合、ヨーロッパからだと1分で260円以上の通話料が発生することに。
海外出張などの単発であればまだしも、海外拠点からの連絡で毎回高額な通話料金がかかるのは、大きな負担となるでしょう。
しかしクラウドPBXを導入して社員同士の通話を内線化すれば、通信コストの大幅な削減が見込めます。
高額な国際電話の通話料を削減できる
クラウドPBXは海外から電話をかけても「国内拠点からの発信扱い」になるため、国際電話の通話料が割安です。
例えば従来のビジネスフォンだと、アメリカから日本への発信は1分あたり140円程度かかりますが、クラウドPBXの場合は3分あたりたったの8円程度で済みます。
ビジネスフォンだと通話コストが膨らまないよう連絡を控える必要がありましたが、クラウドPBXを導入すれば遠慮なく海外との連絡ができます。
台数増減などの設定が国内で簡単に可能
クラウドPBXは、「海外拠点の電話機（スマートフォン）の追加」「電話番号の増減」などの設定が国内拠点で簡単に行えます。
クラウドPBXは利用する回線数、オプション機能などをクラウド上で変更可能で、状況に合わせて柔軟に対応できるため非常に便利です。
従来のビジネスフォンの場合、増設などに2週間〜2ヶ月と時間を要する上に、海外の拠点の増設となるとなおさら時間がかかってしまうことも。
クラウドPBXなら社員自身のスマホが使えるほか、台数増減などの設定が国内で簡単に行えるため、事業の縮小・拡大、組織変更にも柔軟に対応できます。
BYODで社員のスマートフォンやPCで通話できる
これまでご紹介している通り、クラウドPBXは社員のスマートフォンやPCで利用可能です。
会社携帯の貸与が不要で端末代をコストカットできる上に、端末にはアプリをインストールするだけで使えるため、簡単に導入できます。
またBYOD（個人所有のデバイスを業務に使うこと）のメリットとして、社員がわざわざ携帯を2台持ちする必要がなくなる点も大きなポイント。
会社側としては導入・運用コスト削減を実現できるのに、社員の負担も軽減できるため、お互いにとって損やリスクなく運用できると言えるでしょう。
業務効率化につながる便利機能も使える
クラウドPBXはビジネスフォンの基本機能が全て使えるだけでなく、次のようなさまざまな便利機能も使えるようになります。
- ネットFAX：インターネット回線を通じてファックスのやり取りができるサービス。海外出張中や海外拠点からでも、スマートフォンやパソコンでFAXの送受信やデータの確認ができる。
- グループウェア：ネットワーク上で企業内の情報共有やコミュニケーションを円滑にし、業務効率化を促進するため複数のアプリケーションが備わるITツール。
クラウドPBXは基本の電話機能が使える上に、クラウドならではの機能も利用できるため、従来よりも圧倒的に業務のパフォーマンスが向上するでしょう。
ただし、利用できる標準機能やオプション機能の種類、料金はサービスによって異なるため、導入前に問い合わせて確認することをおすすめします。
クラウドPBXを海外で利用する際のチェックポイント
クラウドPBXを導入することで業務効率化やコスト削減が実現するとはいえ、いくつか注意しなければならない点があります。
そこで続いては、クラウドPBXを海外で利用する際の3つのチェックポイントをご紹介するので、導入前にしっかりと把握しておきましょう。
事前に動作確認をする
まず1つ目のチェックポイントは、事前の動作確認です。
クラウドPBXは海外でも使えるとはいえ、「発信先番号によっては通知が正しく行われない」「発信ができない」などの不具合が起こる可能性があります。
また一部の国・地域では番号の発着信ができないケースがある点、メーカーによっては海外での利用がサポートの対象外になっているケースがある点にも注意が必要です。
せっかく導入したのに海外で使えなかった…といったトラブルを避けるためにも、事前に動作確認を行っておきましょう。
現地の通信環境を確認する
クラウドPBXを海外で利用する際には、現地のインターネット環境が整っているかを事前に確認しておきましょう。
クラウドPBXはインターネット回線を活用するサービスなので、海外で無条件で利用できるというわけではなく、ネット環境が整備されていなければ当然使えません。
よって必ず導入前に現地の通信環境を把握し、クラウドPBXが使えるのかどうかの確認をしておくことは必須です。
現地の法令を確認する
国によってはインターネットや通信が規制されている場合があるため、現地の法令を確認しておかなければなりません。
例えばネットが厳しく規制されている中国では、TwitterやFacebookなどのSNSが使えないのは有名な話ですが、同じようにクラウドPBXも利用できないので注意しましょう。
このように国によって法令が異なるため、まず事前に確認したうえで導入を検討してください。
海外で利用するクラウドPBXの失敗しない選び方
海外利用に適したクラウドPBXを導入しなければ、かえって業務効率を低下させる恐れもあるため、慎重に選ばなければなりません。
そこで次に、クラウドPBXを海外で利用したい企業様へ向けて失敗しないための4つの選び方をご紹介していきます。
海外利用が可能なサービスを選ぶ
まずは大前提として、そもそも海外で利用できるサービスなのかをチェックしましょう。
クラウドPBXには国内でしか使えないものもあるため、ホームページをチェックしたり、電話やメールで問い合わせたりと、漏れのないようにご確認ください。
トラブル時のサポートが手厚いサービスを選ぶ
海外で利用する場合、予期せぬトラブルが発生する恐れがあるため、万が一の際のサポートが手厚いサービスを選ぶのも、重要なポイントです。
契約するサービスによっては、「そもそもサポートを行っていない」「OEMや代理店のため早急な対応ができない」ということもあるため、事前にしっかりと確認しておきましょう。
さらに、海外拠点での急なトラブルにも安心して任せられるような専門的なサポートスタッフがいるサービスを選ぶことも重要です。
初期費用やランニングコストが安いサービスを選ぶ
いくら海外で使えても費用が高額だと本末転倒なので、なるべく初期費用やランニングコストが安いサービスを選びましょう。
クラウドPBXは電話機や配線工事が不要のため、初期費用は従来のビジネスフォンよりも安く済みますが、中にはキャンペーンで無料になるケースもあり狙い目です。
またランニングコストに関してもサービスによってさまざまなので、しっかり比較したうえで導入に踏み切ることをおすすめします。
トライアルで導入前に試せるサービスを選ぶ
クラウドPBXの中には、導入前にトライアルでお試しできるサービスもあるので、積極的に活用しましょう。
トライアルで事前に通話品質（音質）や使用感を体験することで、導入後に「使いづらかった」「ノイズが入って音声が聞き取りにくかった」といった不具合に気づくことができます。
特に、イレギュラーも考えられる海外利用を検討しているならなおさら、トライアルで動作確認や通話品質のチェックを行い、慎重にサービスをお選びください。
クラウドPBXを海外で利用するなら「OFFICE PHONE」
海外で使うクラウドPBXをお探しなら、低価格×高品質で数々の企業様から選ばれている「OFFICE PHONE」がおすすめです。
OFFICE PHONEは、19年の開発研究より国内最高レベルの品質を実現したクラウドPBXで、導入累計数は20,000社を達成。
最高品質にも関わらず、初期費用はキャンペーンにより0円、1端末あたりのライセンス料金は98円から、月額料金は3,400円からと低コストで導入・運用できる点が人気の秘訣です。
またOFFICE PHONEなら、導入前に無料トライアルで実際に使用感や通話品質を体験できるため、まずは気軽に試してみたい方、慎重にサービスを選びたい方も安心。
販売実績・専門知識豊富なサポートチームが、お客様のクラウドPBXの海外利用を徹底的にサポートするので、まずは些細なご相談だけでもお問い合わせください。
まとめ
海外出張や海外拠点の内線化を進めるなら、ビジネスフォンに代わる最新の電話システム「クラウドPBX」がおすすめです。
クラウドPBXを導入すれば、場所を問わす会社番号の発着信や無料の内線通話ができるため、業務効率化とコスト削減が実現します。
サービスを選ぶ際には、まずは現地の法令や通信環境などの調査を行なった上で、サポート体制や運用コスト、トライアルの有無などで選ぶと、導入後の失敗を防げるでしょう。
弊社OFFICE110では、海外で使えるクラウドPBX「OFFICE PHONE」を取り扱っており、無料トライアルも実施していますので、まずはお気軽にお問い合わせください。
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