複合機のオプション機能で便利に！主なオプション機能や選び方を解説

複合機のオプションには、給紙カセットやフィニッシャーなどの追加機器と、OCRやクラウド連携などの機能を拡張するものがあります。業務に合うものを取り入れることで、用紙補充や資料作成、文書管理の手間を減らせます。

ただし、オプションの種類が多いため、「どれが自社に必要なのか」「費用はいくらかかるのか」「後付けできるのか」と迷いやすいのも事実です。

オプションの対応状況は、メーカーや機種によって異なります。導入前に業務内容・印刷量・セキュリティ要件を整理し、必要な機能が標準搭載されているか、追加が必要かを確認しましょう。

この記事では、複合機の外部オプション9種類と内部オプション4種類の特徴、参考価格、業務に合った選び方について解説します。

複合機のオプションは、「外部オプション」と「内部オプション」の2種類に分けられます。追加する機器や拡張できる機能が、それぞれ異なります。

主な違いを確認しておきましょう。

外部オプションの代表例は、給紙カセットやフィニッシャーです。本体に機器を取り付けて、用紙補充の回数を減らしたり、印刷物の仕分けや加工を自動化したりできます。

内部オプションには、拡張キットや連携ソフトウェアなどがあります。読み取った文書の活用、印刷データへの対応、ファイル管理などを支援するものです。

いずれも、機能を増やすこと自体が目的ではありません。日常業務で改善したい作業に合わせて選ぶことが大切です。

外部オプションには、原稿の自動読み取りや用紙の補充、印刷物の仕分け、利用者認証などを支える機器があります。

費用は機種や取り付け条件によって異なるため、まずは代表的な9種類と参考価格を確認しましょう。

ここでは、外部オプション9種類の機能と向いている業務について解説します。

同じ種類のオプションでも、必要な付属品や設置費用が変わることがあります。本体の型番を伝え、取り付け費用まで含めて見積もりを取りましょう。

ADF（自動原稿送り装置）は、複数枚の原稿を順番に搬送し、自動で読み取る装置です。本体上部に設けられており、標準搭載かオプションかは機種によって異なります。

複数枚の原稿をコピー・FAX・スキャンするときに、1枚ずつ原稿台へ置き直す必要がありません。読み取り中にほかの作業を進められます。

ADFを使用しない場合、原稿台で1枚ずつ読み取るため、次の操作を繰り返します。

ADFなら、複数枚の原稿をまとめてセットして読み取れます。請求書や申込書をまとめて処理する部署に向いています。

ADFの仕組みや使い方を詳しく確認したい方は、次の記事も参考になります。

関連記事：複合機のADFとは？メリット・使い方・トラブル解消法

インナートレイは、複合機の排紙先を増やすオプションです。対応機種では、コピー・プリント・FAXなどの出力先を分けることができます。

たとえば、対応機種では次のように出力先を使い分けられます。

複数の部署で1台を共有すると、書類が同じトレイに重なり、取り違えが起こりやすくなります。印刷物の種類ごとに排紙先を分けたい職場に役立ちます。

インナーフィニッシャーは、複合機の排紙部に取り付ける後処理ユニットです。ステープル留めなどの後処理を自動化でき、外付け型よりも設置スペースを抑えやすいのが特徴です。

対応する主な機能は次のとおりです。

サドルフィニッシャーは、複合機本体の横などに取り付ける後処理ユニットです。対応機種では、用紙を重ねて中央で綴じる「中綴じ」など、冊子作成に必要な加工を自動化できます。

主な機能は次のとおりです。搭載する機能は機種や追加ユニットによって異なります。

本体の横などに設置スペースが必要ですが、冊子の仕上げ作業を社内で行えるため、加工の手間を減らせます。冊子や配布資料を頻繁に作成する企業に向いています。

2段給紙カセットは、複合機の給紙段数を増やすオプションです。追加できる段数や用紙枚数は機種によって異なります。

用紙補充が2～3週間に1回程度なら増設の必要性は低い一方、2～3日に1回程度補充している場合は検討の目安になります。A3・B4・A4・B5などをカセットごとにセットできるため、複数の用紙サイズを使い分ける職場にも適しています。

大容量給紙カセットは、複合機にセットできる用紙の枚数を増やすためのオプションです。

通常の給紙カセットには約500枚の用紙を収納できるものが多い一方、大容量タイプには約3,000枚を収納できる製品もあります。ただし、収納できる枚数は機種や用紙の種類によって異なります。

一度に多くの用紙をセットできるため、用紙を補充する回数が減り、印刷作業を中断する手間を省けます。そのため、会議資料や帳票など、大量の書類を日常的に印刷するオフィスに適しています。

ICカードリーダーは、登録したICカードによって複合機の利用者を認証する機器です。主な目的は次の3つです。

認証印刷に対応した構成なら、利用者が複合機の前で認証するまで印刷を保留できます。印刷物の取り忘れや、第三者による閲覧のリスクを減らせます。

部門別の集計に対応するシステムを組み合わせれば、部署ごとの印刷枚数を把握でき、印刷コストの管理にも活用できます。

個人情報や機密文書を扱う職場では、認証方法や印刷保留の対応状況を確認して導入を検討しましょう。

無線LANは、対応する複合機をWi-Fiで社内ネットワークに接続する機能です。標準搭載の機種もあれば、別途オプションが必要な機種もあります。

無線LANに対応していれば、複合機とネットワーク機器をLANケーブルでつなぐ必要がなくなり、配線を減らせます。機種によっては、スマートフォンやタブレットからも印刷できます。

オフィスのレイアウト変更が多い場合や、配線を抑えたい場所で有効です。ただし、利用時は社内の無線LAN設定やセキュリティ条件を確認してください。

USBメモリーキットは、USBメモリーに保存したデータを複合機から直接印刷するためのオプションです。機種によっては、追加機器なしで直接印刷できます。

パソコンを使わずにデータを印刷できるため、USBメモリーで受け取った資料をその場で出力できます。対応するファイル形式には、次のようなものがあります。

• PDF
• 画像
• 文書ファイル（対応形式は機種による）

対応するファイル形式やUSBポートの有無、増設可否は機種によって異なります。パソコンを使わずに資料を出力したい職場では、対応機種を確認して検討しましょう。

外部オプションの対応機種や追加費用を確認したい場合は、OFFICE110へご相談ください。機種と必要な機能に合わせてご案内します。

内部オプションとして紹介するのは、スキャンデータの活用やデザインデータの印刷、文書の保存・共有に役立つ機能です。

代表的な4種類と参考価格を、次の表にまとめています。

※掲載金額は参考価格です。実際の費用は製品やライセンス、契約条件によって異なるため、見積もり時にご確認ください。

必要な費用は、機種だけでなく、利用人数やライセンスの契約方式によっても変わります。対応機種・利用人数・契約期間・保守範囲をそろえて比較しましょう。

OCR（光学文字認識）は、紙の文字を読み取ってテキストデータに変換する機能です。検索可能なPDFの作成や、文書の再利用に役立ちます。

対応する製品では、読み取った文字をMicrosoft Office形式に変換して編集することもできます。活用例は次のとおりです。

• 手書き文字の項目抽出（申込書・伝票）
• 印刷物の文字の検索用PDF化（マニュアル・議事録）

OCRの認識精度は、原稿の状態や文字の書き方によって変わります。重要な文書は、変換後の内容を目視で確認してください。

※機能の参考：シャープ公式「スキャンソリューション」

クラウドサービスは、複合機で読み取ったデータをオンライン上に保存し、共有や印刷に活用する仕組みです。

代表的なサービスには、次のものがあります。

1. Working Folder（富士フイルム）
2. uniFLOW Online（キヤノン）

スキャンしたデータをクラウドに保存すれば、アクセス権限のある従業員が外出先や自宅から確認できます。連携するサービスや複合機が対応していれば、外出先で保存した資料をオフィスで印刷することも可能です。

在宅勤務や複数拠点で資料を共有する企業では、最新版の管理や共有作業を効率化できます。

PS拡張キットは、複合機をPostScript形式の印刷データに対応させるためのオプションです。図面やデザインデータの出力に用いられます。

特に、次のような業務で利用を検討します。

• 設計・建築系：細線や寸法のシャープさが重要
• デザイン系：色再現・グラデーションの滑らかさが重要

図面やデザインの印刷品質を重視する場合は、対応機種を確認したうえで、実際のデータを使って試し印刷を行うことが重要です。

文書管理ソフトウェアは、複合機で取り込んだ書類をパソコン上で整理・共有・活用するためのツールです。

主にパソコンで使用する製品があり、代表例は次のとおりです。

• DocuWorks（富士フイルム）
• imageWARE Desktop（キヤノン）

製品によっては、取り込んだ文書の結合、並べ替え、スタンプの追加などを一つの画面で行えます。パソコンからのFAX送信や、指定フォルダーへの保存通知に対応するものもあります。

紙の書類と電子ファイルを併用している企業では、資料の整理や社内共有を進めるのに役立ちます。

複合機のオプションを選ぶには、用紙補充、資料の仕分け、原稿の読み取りなど、日々の業務で負担になっている作業を整理することが大切です。課題が明確になれば、必要な機能も絞りやすくなります。

一方、追加できるオプションや費用、設置条件は機種によって異なります。使いたい機能が決まっても、対応機種や付属品、導入後の保守まで調べるのは簡単ではありません。

OFFICE110では、月間印刷枚数や利用人数、必要な機能、設置スペース、予算を確認し、業務に合う複合機とオプションの組み合わせをご提案します。

さらに、OFFICE110では対象の新品コピー機が最大80％OFF、中古の複合機が大特価になるキャンペーンを実施しています。必要なオプションの種類や追加費用を整理し、自社の業務と予算に合う構成を比較したい方は、OFFICE110までご相談ください。

複合機のオプションは、日々の業務で解決したい課題に合わせて選ぶことが重要です。必要な機能を絞ることで、導入費用と期待できる効果を比較しやすくなります。

ADFや給紙カセット、フィニッシャーは、原稿の読み取りや印刷後の作業を効率化します。OCRやクラウドサービス、文書管理ソフトウェアなどは、読み取ったデータの検索や共有に役立ちます。

ただし、標準搭載されているか、後付けできるか、追加の機器が必要かは機種によって異なります。費用を比較するときは、取り付け条件や保守の対象範囲も確認してください。

まずは月間印刷枚数や用紙の補充頻度、書類の管理方法、セキュリティ上の課題を整理し、改善したいことに優先順位を付けましょう。

必要な機能や追加費用を具体的に比較したい場合は、OFFICE110の無料相談・お見積もりをご活用ください。現在の使い方に合う複合機とオプションをご案内します。