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「知っておきたい便利機能紹介」記事一覧

複合機(コピー機)の便利機能【データ保存編】

複合機(コピー機)の便利機能【データ保存編】

もう既にご存知の方もいるかと思いますが、複合機でコピー・プリント・スキャンをすると、そのまま複合機にデータ保存してくれます。一般的な複合機には、HDD(ハードディスクドライブ)が内蔵されているので、データを保存することができるのです。

現在では、ネットワーク機能を使って様々な便利な機能が続々登場しています。そこでここからは、複合機の便利機能【データ保存編】をご紹介いたします。

▼目次

複合機にプリントデータやスキャンデータを保存【ドキュメントファイリング】

「ドキュメントファイリング」とは、コピー・FAX送信した原稿や、プリントデータやスキャンデータを複合機のハードディスクに保存する機能です。 保存したデータは必要なときに呼び出して印刷することができます。

コピーの度に繰り返し原本を持ち出す必要がなくなるため、原本を綺麗なまま保管できます。

また、大量の会議資料をコピーして用意していたが、急遽もう1部必要になってしまったような場合などでも、このドキュメントファイリングを利用すれば、原稿の読み取りからはじめる必要はなく、すでに読み込んだデータを呼び出して出力するだけで対応できます。

基本的にドキュメントファイリングを含むファイリング機能はシャープ製複合機の特徴であるので、この機能が欲しい場合は事前の確認が必要です。

複合機で2つのファイルを1つのファイルにデータ結合【ファイル結合】

「ファイル結合」機能とは、その名の通り、2つのファイルを1つのファイルに結合する機能です。複数のファイルや資料をまとめる際に、簡単に作業が行えるのでデータを有効に活用できます。なお、3つ以上のファイルの同時結合、ファイルの一部のみの結合、結合位置の指定(ページ差込み)等はできません。

こちらの機能も、シャープ製複合機の特徴であるので、この機能が欲しい場合は事前の弊社の営業担当者へご相談ください。

複合機内蔵ハードディスクの2重データバックアップ【ミラーリンクキット】

「ミラーリンクキット」とは、大切なデータが入ったハードディスクが1基破損しても、もう1基のハードディスクにデータが保存され、そのまま継続して稼働することができる拡張機能です。

複合機内部にあるミラーリング基盤がデータをハードディスク2基に同時に書き込み(ミラーリンク)、万が一、一方のハードディスクが破損した場合、バックアップであるもう一基のハードディスクを読み込みます。ですが、この機能はあくまで一部の複合機に限定したオプションです。

現段階では初期搭載の複合機はなく、もしこのミラーリンクを使用したいということであれば、ミラーリンク対応型の複合機を購入し、オプションでミラーリンクキットを追加するという二重の手間をかけねばなりません。大切なデータを守りたいということであれば、これだけの手間をかける価値は十分にある機能です。
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複合機でプリントデータ保存【リテンション/ドキュメントファイリング】

「リテンション/ドキュメントファイリング」機能とは、プリントデータを複合機内蔵のハードディスクに保存し、必要な時にパソコンを使用せずに複合機の操作パネルからプリントできる機能です。

リテンション機能の中の「サンプルプリント」を使えば、複数枚プリントする際、まず1部だけプリントし内容を確認した後、残りの部数を複合機の操作でプリント指示ができるので、ミスプリントをすることなく紙の無駄にもならず手間も省いてくれます。

保存場所を指定することもできますので、他のユーザーのデータとの混在も防げます。

また、パソコンからプリントする際に、予めパスワードを設定することもでき、保存されたデータのセキュリティを高めることができます。

保存の方法としては、

  • 出力データをプリントせずに一旦複合機のハードディスクに保存する「印刷せずにホールド」
  • 必要部数プリントし、かつデータをハードディスクに保存する「印刷後ホールド」

と、使い分けも可能になります。

複合機でコピーやプリントしながらデータ保存【同時にファイリング】

「ファイリング」機能は、データを複合機のハードディスクに保存する機能のことを指していますが、「同時にファイリング」機能とは、コピーやプリント、FAX送信など他のモードを使いながら、同時に本体ハードディスクや外部メモリーデバイスに元原稿をデータとしてファイリングできる機能です。

例えば、紙文書をコピーする際に同時にデジタルデータにもできるので、別にデータ保存する作業の手間を省くことができ、作業の効率化にもなります。

「同時にファイリング」を含めたファイリング機能は特にシャープが力を入れている分野であり、他のメーカーの複合機には搭載されていない可能性があります(シャープ製の複合機でも標準装備という訳ではありません)。この機能が欲しい!という場合はご相談ください。

複合機で【画像確認機能/見てから保存】

「見てから保存」(画像確認機能)とは、一度スキャンを取った画像を複合機のモニター上で確認し、ワンクッションおいてからパソコン上に取り込む機能です。

この機能により、スキャンを取る際に、「裏面をスキャンしてしまった…」「大事なデータをスキャンしたつもりが…」といったスキャン時によくありがちな失敗をなくしてくれます。

まとめ

コピーやプリント、スキャンしながらデータを保存してくれる機能が充実しているので、作業の効率も格段に向上するのではないでしょうか。

しかし、保存系の機能はシャープ製品が特に力を入れている分野になりますので、そのような機能が必要な場合は、弊社の営業担当者へご相談いただくか、お問い合わせください。
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