FAXの「見てから印刷」で複合機のコスト削減！使い方と手順を解説【お役立ち情報】 | OFFICE110

ほとんどの複合機やコピー機には、FAX「見てから印刷」機能が搭載されています。

FAX「見てから印刷」機能とは、その名のとおり、FAXを受信した際に送られてきたデータの内容を印刷する前に確認できる機能です。

この機能を活用することで、ユーザー側はコスト削減や情報漏えいの防止など、さまざまなメリットがあります。

そこで本記事では、複合機・コピー機に搭載されているFAX「見てから印刷」機能を利用するメリットや方法、手順について解説します。

また、複合機でFAXを受信する方法についても解説しますので、ぜひ最後までお読みください。

複合機のFAX「見てから印刷」機能とは？

複合機のFAX「見てから印刷」機能とは、その名のとおり、コピー機や複合機の画面で受信したFAXのデータをすぐに出力せず、印刷内容をチェックてからプリントアウトする機能のことです。

必要と判断したFAXだけ印刷できるのが大きな強みです。

メーカーや機種により「見てからファックス」や「見るだけ受信」など、呼び方は異なりますが機能の詳細は変わりません。

基本的にすべてのコピー機や複合機は、デフォルトで受信したFAXをすべてプリントアウトする設定になっているため、「見てから印刷」機能を使用したい場合は自分で設定を変更する必要があります。

FAXの「見てから印刷」機能を活用する3つのメリット

コピー機や複合機に搭載されているFAXの「見てから印刷」機能を活用することで、ユーザーは主に3つのメリットが得られます。

この章では、その3つのメリットについて詳しくご紹介します。

コストの削減ができる

「見てから印刷」は、コスト削減に役立つ機能です。

必要なFAXのみ印刷することにより、用紙代やインク代などのコストを最小限に抑えられるためです。

カウンター保守契約を締結している場合、インク代は「カウンター料金」として保守契約を結んでいる会社から請求されますが、いずれにしても印刷の度にコストが発生することには違いありません。

また、不要な用紙を破棄したり、紙媒体を保管したりする際には、処分や保管スペースのためのコストも必要です。
複合機本体にデータを保存することで、これらのコストも削減できます。

無駄な印刷を減らせる

「見てから印刷」を活用することで、無駄な印刷を減らせます。

コピー機や複合機が受信するFAXは、必ずしも業務に関係するものばかりではありません。

例えば、企業の運営には無関係のダイレクトメールや、商品宣伝のFAXなどが含まれていることもあります。

これらのほとんどが、印刷しなくても済むものでしょう。

このような場合に、コピー機の見てから印刷機能を活用すれば印刷する前に必要か否かを判断できるため、無駄な印刷を減らすことが可能です。

情報漏えいや文書の紛失などの防止につながる

「見てから印刷」をうまく活用すれば、情報漏洩や文書の紛失などの防止につながります。

「見てから印刷」を使用しない場合、以下の問題が発生するリスクがあります。

結果として、本来は情報を閲覧すべきでない人が内容を知ってしまったり、誤って重要書類を破棄してしまったりすることが考えられるのです。

重要書類が、本来受け取るべき人の手に渡らず、しばらく放置されてしまうこともあるでしょう。

「見てから印刷」を使用すれば、プレビュー画面で内容を確認しつつ、自分にとって都合のよいタイミングで送られてきたFAXを印刷できるため、安全に情報を管理できます。

FAXを見てから印刷する方法と手順

「見てから印刷」はコピー機や複合機を製作したメーカー、または機種により詳細は異なりますが、基本的な操作手順は同じです。

ここでは、実際にFAXを受信してから、目的のデータを印刷するまでの方法と手順についてご紹介します。

本体パネルから確認する

コピー機や複合機の本体に取り付けられている操作パネルからFAXの内容をチェックして出力する方法について解説します。

基本的な操作手順は、以下のとおりです。

操作パネル内のデータをチェックする際のプレビュー画面では、データの精査以外にも転送やデータ保存、削除なども選択できます。

また、「見てから印刷」を使用するにあたって、定期的にコピー機や複合機のデータ容量はチェックしておきましょう。

「見てから印刷」を設定すると、受信したFAXのデータは自動的に保存されますが、メモリの空き容量がなくなるとFAXの受信ができなくなります。

そのため、定期的にFAXの受信の有無を確認しつつ、メモリの容量が限界が近づいている場合はデータを印刷、または削除しましょう。

メール転送する

「見てから印刷」は、複合機本体の操作パネルから印刷したいデータを選択する方法以外に、メール転送を利用したプリント方法もあります。

メール転送方式の利点は、コピー機の操作パネルから直接FAXのデータの内容を確認する必要がなくなるため、FAXの確認を行う場所を選ばない点です。

出張などで外出しているときでも、スマホやパソコンからデータのチェックができるようになります。

メール転送方式で行う「見てから印刷」も、メーカーや機種により細かい手順は異なりますが、基本的な流れは以下のとおりです。

上記の設定をしておけば、複合機がFAXを受信すると同時に、本体に登録されたメールアドレスへデータを自動送信してくれます。

複合機のFAXのメール転送については、こちらで詳しくご紹介していますのでぜひご参考ください。

複合機でFAXを受信する2つの方法

複合機でFAXを受信する方法は、主に2つの方法があります。

ワークスタイルにあった受信方法を選ぶで、業務効率を向上させられます。

そこでここからは、複合機でFAXを受信する2つの方法について解説していきます。

サーバーに保存する

1つ目は、複合機本体のサーバーにFAXのデータを保存する方法です。

近年発売されている複合機には、内部ストレージを搭載している機種も複数存在しており、設定すると受信したFAXのデータを複合機本体に保存できます。

本体のサーバーに一時的にFAXのデータを保存しておくことで、自分の都合のよいタイミングでFAXの内容の確認や印刷が可能です。

「見てから印刷」と同様に、コピー用紙やインクの消費量も削減ができます。

ただし、サーバーには容量の制限が設けられているため、受信したすべてのFAXを保存できるわけではありません。

機種により仕様は異なりますが、複合機のサーバーが保存できるデータの容量をオーバーした場合、新しいFAXが受信できなくなってしまいます。

万が一そのタイミングで重要書類をFAXで送られてしまうと、全体の業務に支障をきたすかもしれません。

このようなトラブルを防ぐためにも、FAXを受信したときだけデータの確認や印刷を行うのではなく、定期的にサーバーに保存されているデータの内容を確認して不要なデータは削除するようにしましょう。

フォルダに転送する

2つ目は、データを指定のフォルダに転送する方法です。

クライアントから送られてきたFAXを社内の共有フォルダへ転送するのが一般的で、その際、PDFなどあらかじめ指定しておいた保存形式でファイルが保存されます。

複合機本体のサーバーではなくパソコンのフォルダにデータを保存しているため、社内で簡単に共有できます。

また、万が一複合機に不具合が起きてFAXのプリントアウトができなくなっても、フォルダ内に保存してあるデータをUSBなどのメディア媒体に保存して、他のコピー機や複合機で出力も可能です。

データの管理、そしてプリントアウトの方法に多様性を持たせられるのがフォルダ転送方式の利点といえます。

ただし、フォルダにデータを転送する際は、転送するパソコンの電源を不用意に切らないよう注意が必要です。

データが転送されるパソコンの本体が起動していない場合、送られてきたFAXが指定したフォルダに転送されず、そのまま複合機でプリントアウトされてしまう可能性があります。

思わぬ業務上のトラブルを防ぐためにも、パソコンの電源が付いているか確認するようにしましょう。

複合機の使い方や導入・入れ替えならOFFICE110へご相談ください

FAX「見てから印刷」機能をはじめ、多くの機能を搭載したコピー機や複合機は活用次第で業務効率が大きく向上します。

しかし、現在各メーカーから販売されているコピー機や複合機の種類は膨大で、それぞれの機種の利点を把握するのも、操作方法をきちんと把握するのも簡単ではありません。

そこで、コピー機や複合機の使い方、導入、そして入れ替えでお悩みの方は「OFFICE110」にぜひご相談ください。

「OFFICE110」は、コピー機や複合機をはじめ、さまざまなオフィス機器を取り扱っている会社です。

全国にある拠点では、専門知識を有した経験豊富なスタッフたちがコピー機や複合機の機種選びをサポートしてくれます。

「OFFICE110」なら導入後も使い方やトラブル時もしっかりとサポートいたしますので、初めて複合機を導入する方も安心です！

どのような機能がほしいかなどのニーズをヒアリングし、それぞれのオフィスに最適な機種をご提案しますので、お気軽にお問い合わせください。

まとめ

複合機のFAX「見てから印刷」機能は、業務効率の向上やコスト削減に大きな役割を果たしてくれます。

特に近年はオンライン機能を搭載したコピー機や複合機が登場したことで、送信されたデータも扱いやすくなりました。

ぜひ、本記事の内容を参考に「見てから印刷」機能を活用してみてください。

また、コピー機や複合機に搭載されている便利機能や効率的な使い方は、この他にもたくさんあります。

「OFFICE110」では、複合機に精通した専門のスタッフが導入の際はもちろん、導入後もしっかりとサポートいたしますので、複合機の使い方で困ったときやトラブル時も安心です。

複合機の導入・入れ替えを検討中の方は「OFFICE110」に気軽にお問い合わせください。