FAXの「見てから印刷」で複合機のコスト削減！使い方と手順を解説

「複合機導入でコスト・経費削減」記事一覧 更新日: 2025年11月20日

FAXの「見てから印刷」で複合機のコスト削減！使い方と手順を解説

FAX「見てから印刷」機能とは、FAXを受信したときに本体パネルやPC・メール上で内容を確認し、本当に必要なものだけを印刷するかどうかを選べる機能です。

複合機やコピー機をお使いであれば、FAXで届いた文書をそのまま自動印刷するのではなく、FAX「見てから印刷」機能を活用することでムダな印刷を減らしながら情報を安全に扱えるようになります。

そこで今回は、複合機・コピー機に搭載されているFAX「見てから印刷」機能の基本と活用メリットに加え、本体パネルやメール転送を使って「見てから印刷」する具体的な方法と手順を解説します。

さらに、複合機でFAXを受信する2つの方法（サーバー保存・フォルダ転送）の考え方もあわせて整理しますので、FAX運用を見直したい方はぜひ参考にしてください。

複合機のFAX「見てから印刷」機能とは？

複合機のFAX「見てから印刷」機能とは、受信したFAXをすぐに紙に出さず、いったん本体にデータとして保存し、内容を確認してから本当に必要なものだけ印刷できる仕組みです。

通常、FAX付きのコピー機・複合機は「受信＝自動印刷」が初期設定になっており、迷惑FAXや確認不要な案内もすべて紙に出力されてしまいます。見てから印刷を有効にすると、こうした自動印刷を止めて、本体パネルやPC画面などで内容をチェックしてから印刷する運用に切り替えられます。

メーカーや機種によって名称はさまざまで、「見てからファックス」「見るだけ受信」「ペーパーレスFAX」などと呼ばれることもありますが、「一度画面で内容を確認してから印刷する」という基本的な考え方は共通です。

この流れにより、広告FAXや誤送信など「紙に出す必要がないFAX」を印刷前にふるい落とせるため、用紙代・トナー代の削減や、機密情報の管理強化に役立ちます。印刷したくないFAXは、その場で削除する運用も可能です。

見てから印刷機能を利用するには、本体の設定メニューや管理者モードで受信方式を「自動印刷」から「見てから印刷」に変更する必要があります。社内ルールに合わせて「すべて確認してから印刷する」「特定の送信元だけ自動印刷にする」など、細かく条件を設定できる機種もあります。

FAXの受信枚数が多いオフィスほど、見てから印刷機能を活用することで月々の印刷コスト削減とセキュリティ強化の両方をねらいやすくなります。

FAXの「見てから印刷」機能を活用する3つのメリット

コピー機や複合機に搭載されているFAXの「見てから印刷」機能を活用することで、ユーザーは主に3つのメリットが得られます。

この章では、その3つのメリットについて詳しくご紹介します。

コストの削減ができる

「見てから印刷」は、コスト削減に役立つ機能です。

必要なFAXのみ印刷することにより、用紙代やインク代などのコストを最小限に抑えられるためです。

カウンター保守契約を締結している場合、インク代は「カウンター料金」として保守契約を結んでいる会社から請求されますが、いずれにしても印刷の度にコストが発生することには違いありません。

また、不要な用紙を破棄したり、紙媒体を保管したりする際には、処分や保管スペースのためのコストも必要です。
複合機本体にデータを保存することで、これらのコストも削減できます。

複合機のコスト削減に役立つ情報を知りたい方は、「【保存版】複合機のコストを削減する4つの方法を徹底解説！」もあわせてご覧ください。

無駄な印刷を減らせる

「見てから印刷」を活用することで、無駄な印刷を減らせます。

コピー機や複合機が受信するFAXは、必ずしも業務に関係するものばかりではありません。

例えば、企業の運営には無関係のダイレクトメールや、商品宣伝のFAXなどが含まれていることもあります。

これらのほとんどが、印刷しなくても済むものでしょう。

このような場合に、コピー機の見てから印刷機能を活用すれば印刷する前に必要か否かを判断できるため、無駄な印刷を減らすことが可能です。

情報漏えいや文書の紛失などの防止につながる

「見てから印刷」をうまく活用すれば、情報漏洩や文書の紛失などの防止につながります。

「見てから印刷」を使用しない場合、以下の問題が発生するリスクがあります。

結果として、本来は情報を閲覧すべきでない人が内容を知ってしまったり、誤って重要書類を破棄してしまったりすることが考えられるのです。

重要書類が、本来受け取るべき人の手に渡らず、しばらく放置されてしまうこともあるでしょう。

「見てから印刷」を使用すれば、プレビュー画面で内容を確認しつつ、自分にとって都合のよいタイミングで送られてきたFAXを印刷できるため、安全に情報を管理できます。

FAXを見てから印刷する方法と手順

「見てから印刷」はコピー機や複合機を製作したメーカー、または機種により詳細は異なりますが、基本的な操作手順は同じです。

ここでは、実際にFAXを受信してから、目的のデータを印刷するまでの方法と手順についてご紹介します。

本体パネルから確認する

コピー機や複合機の本体に取り付けられている操作パネルからFAXの内容をチェックして出力する方法について解説します。

基本的な操作手順は、以下のとおりです。

操作パネル内のデータをチェックする際のプレビュー画面では、データの精査以外にも転送やデータ保存、削除なども選択できます。

また、「見てから印刷」を使用するにあたって、定期的にコピー機や複合機のデータ容量はチェックしておきましょう。

参考記事: 「複合機の「ボックス保存」機能とは？使い方やトラブル時の対処法も解説」

「見てから印刷」を設定すると、受信したFAXのデータは自動的に保存されますが、メモリの空き容量がなくなるとFAXの受信ができなくなります。

そのため、定期的にFAXの受信の有無を確認しつつ、メモリの容量が限界が近づいている場合はデータを印刷、または削除しましょう。

メール転送する

「見てから印刷」は、複合機本体の操作パネルから印刷したいデータを選択する方法以外に、メール転送を利用したプリント方法もあります。

メール転送方式の利点は、コピー機の操作パネルから直接FAXのデータの内容を確認する必要がなくなるため、FAXの確認を行う場所を選ばない点です。

出張などで外出しているときでも、スマホやパソコンからデータのチェックができるようになります。

メール転送方式で行う「見てから印刷」も、メーカーや機種により細かい手順は異なりますが、基本的な流れは以下のとおりです。

上記の設定をしておけば、複合機がFAXを受信すると同時に、本体に登録されたメールアドレスへデータを自動送信してくれます。

複合機のFAXのメール転送については、こちらで詳しくご紹介していますのでぜひご参考ください。

複合機でFAXを受信する2つの方法

複合機でFAXを受信する方法は、主に2つの方法があります。

ワークスタイルにあった受信方法を選ぶことで、業務効率を向上させられます。

そこでここからは、複合機でFAXを受信する2つの方法について解説していきます。

サーバーに保存する

1つ目は、複合機本体のサーバーにFAXのデータを保存する方法です。

近年発売されている複合機には、内部ストレージを搭載している機種も複数存在しており、設定すると受信したFAXのデータを複合機本体に保存できます。

本体のサーバーに一時的にFAXのデータを保存しておくことで、自分の都合のよいタイミングでFAXの内容の確認や印刷が可能です。

「見てから印刷」と同様に、コピー用紙やインクの消費量も削減ができます。

ただし、サーバーには容量の制限が設けられているため、受信したすべてのFAXを保存できるわけではありません。

機種により仕様は異なりますが、複合機のサーバーが保存できるデータの容量をオーバーした場合、新しいFAXが受信できなくなってしまいます。

万が一そのタイミングで重要書類をFAXで送られてしまうと、全体の業務に支障をきたすかもしれません。

このようなトラブルを防ぐためにも、FAXを受信したときだけデータの確認や印刷を行うのではなく、定期的にサーバーに保存されているデータの内容を確認して不要なデータは削除するようにしましょう。

フォルダに転送する

2つ目は、データを指定のフォルダに転送する方法です。

クライアントから送られてきたFAXを社内の共有フォルダへ転送するのが一般的で、その際、PDFなどあらかじめ指定しておいた保存形式でファイルが保存されます。

複合機本体のサーバーではなくパソコンのフォルダにデータを保存しているため、社内で簡単に共有できます。

また、万が一複合機に不具合が起きてFAXのプリントアウトができなくなっても、フォルダ内に保存してあるデータをUSBなどのメディア媒体に保存して、他のコピー機や複合機で出力も可能です。

データの管理、そしてプリントアウトの方法に多様性を持たせられるのがフォルダ転送方式の利点といえます。

ただし、フォルダにデータを転送する際は、転送するパソコンの電源を不用意に切らないよう注意が必要です。

データが転送されるパソコンの本体が起動していない場合、送られてきたFAXが指定したフォルダに転送されず、そのまま複合機でプリントアウトされてしまう可能性があります。

思わぬ業務上のトラブルを防ぐためにも、パソコンの電源が付いているか確認するようにしましょう。

複合機の導入・入れ替えならOFFICE110へご相談を

複合機のFAX「見てから印刷」機能をはじめ、日々の使い方や導入・入れ替えで迷ったときは、私たちOFFICE110にまとめて相談できる環境があります。

複合機やコピー機は、機種ごとに機能や操作性が大きく異なり、カタログだけで最適な1台を選び切るのは簡単ではありません。私たちは、「どんな業務で使いたいか」「どこまで機能が必要か」といったニーズを丁寧にヒアリングし、オフィス環境に合った機種や構成をご提案します。

OFFICE110は、複合機・コピー機をはじめとしたオフィス機器の専門店です。全国の拠点で、複合機に精通したスタッフが機種選定から導入後の運用までサポートし、初めての導入や入れ替えでも不安なく進められるよう支援します。

複合機の具体的な使い方や便利機能の活かし方、入れ替えのタイミングなども含めて、「まずは相談してから機種やプランを決めたい」という段階でもお気軽にお問い合わせください。

まとめ

複合機のFAX「見てから印刷」機能は、受信内容を確認してから出力できるためムダな印刷を減らしつつ、業務効率と情報管理の両方を高められる機能です。

紙への自動印刷に比べて、不要なFAXの削減や誤送信時の影響を抑えやすくなり、インク・用紙代の削減にもつながります。オンライン機能を活用すれば、パソコンやクラウド上での確認・保管もスムーズです。

複合機には、FAX機能以外にも業務効率化に役立つ機能が数多く搭載されています。導入・入れ替えを検討している方や、今お使いの複合機をもっと活用したい方は、OFFICE110に相談しながら自社に合った機能・プランを整理していくことをおすすめします。

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