複合機のFAXメール転送方法を解説！設定方法や注意点も紹介

複合機のFAXメール転送機能を利用すると、会社で受信したFAXをあらかじめ登録したメールアドレスへ転送し、スマートフォンやパソコンから確認できます。

「FAXを確認するためだけにオフィスへ行くのが負担」「テレワーク中の社員にもFAXの内容をすぐ共有したい」という場合に役立つ機能です。

ただし、メール転送の設定方法や転送できる宛先、ファイル形式などはメーカー・機種によって異なります。また、利用するメールサービスによっては、SMTPサーバーや認証方式などの設定も確認する必要があります。

そこでこの記事では、複合機のFAXメール転送機能の仕組みから設定方法、活用するメリット、利用時の注意点まで分かりやすく解説します。

複合機のFAXメール転送機能とは、複合機で受信したFAXを、あらかじめ登録したメールアドレスへ転送する機能です。

転送されたFAXはスマートフォンやパソコンから確認できるため、営業などで外出しているときや、テレワーク中でも会社に届いたFAXの内容を確認できます。

FAXメール転送に対応した複合機であれば、既存のネットワークやメール環境を利用して運用できるケースもあります。ただし、対応状況や必要な設定は機種によって異なるため、導入前に仕様を確認しておくことが大切です。

なお、FAXの送受信方法や基本的な操作から確認したい方は、コピー機のFAXの送り方もあわせてご覧ください。

複合機で受信したFAXをメールへ転送するには、SMTPなどのメール送信設定と、FAXの転送先・転送条件の設定が必要です。

実際の画面や設定項目はメーカー・機種によって異なります。以下ではSHARPの複合機を例に基本的な流れを紹介しますが、使用する機種の取扱説明書もあわせて確認してください。

ここでは、SHARPの複合機を例に、受信FAXをメール転送するための基本的な設定手順について解説します。

最初に、複合機からメールを送信できるようにするためのSMTP設定を行います。

SHARPの複合機では、設定モードのネットワーク設定からSMTPサーバーやポート番号、送信者アドレス、認証方式などを設定できます。使用するメールサービスに合わせて必要な情報を確認しておきましょう。

メールサービスによって、必要なポート番号や認証方式は異なります。特に外部のメールサービスを使用する場合は、サービス側の認証条件と複合機の対応方式が一致しているかまで確認してください。

任意のメールアドレスへテスト送信し、正常に受信できれば初期設定は完了です。

初期設定が完了したら、次に受信したFAXをどのメールアドレスへ転送するかを設定します。

ここでは、SHARPのアドレス帳に登録済みのメールアドレスを転送先として指定する基本的な手順を紹介します。

機種によっては、アドレス帳から選択するだけでなく、メールアドレスを直接入力して転送先に登録することも可能です。

転送先を誤るとFAXに含まれる情報が第三者へ送信されるため、登録後はメールアドレスに入力ミスがないか必ず確認しておきましょう。

転送先を登録したら、最後に受信データの転送設定を有効にします。

SHARPの複合機では、登録した転送テーブルごとに有効・無効を切り替えられます。設定画面の名称や操作方法は機種によって異なるため、実際の画面を確認しながら設定してください。

設定後は、別のFAXから対象の複合機へテスト送信し、指定したメールアドレスへ正常に転送されるか確認してください。

転送できない場合は、転送先だけでなく、SMTPサーバー・ポート番号・認証方式・ネットワーク接続など、初期設定もあわせて見直します。

FAXのメール転送機能を活用すると、会社に届いたFAXを離れた場所から確認できるだけでなく、情報共有や書類管理の効率化にもつながります。

特に、テレワークや外出が多い企業では、FAXを確認するためだけに出社したり、社内にいる担当者へ転送を依頼したりする手間を減らせます。

ここでは、複合機のFAXメール転送機能を活用する5つのメリットについて解説します。

FAXのメール転送機能を活用すれば、オフィスの外にいても会社へ届いたFAXの内容を確認できます。

転送先のメールをスマートフォンやパソコンから確認できるため、営業・配送などで外出しているときや、自宅でテレワークをしているときでもFAXを確認できます。

そのため、FAXを確認するためだけにオフィスへ戻ったり、出社したりする必要がなくなり、働く場所を問わず対応しやすくなります。

現在使用している複合機がFAXメール転送に対応しており、既存のネットワークやメール環境を利用できる場合は、新たな専用機器やサービスを追加せずに利用できるのがメリットです。

専用のFAXサーバーなどを新しく導入する方法と比べると、既存機能を活用できるため、設備を追加する費用や導入作業の負担を抑えやすくなります。

ただし、複合機がメール転送に対応していない場合や、メールサーバー・ネットワーク環境の変更が必要な場合は、別途設定や機器の見直しが必要です。

複数宛先への転送に対応している複合機では、会社に届いたFAXを複数人のメールアドレスへ同時に転送できます。

担当者や部署のメンバーをあらかじめ転送先へ登録しておけば、テレワークなどでオフィスにいる社員が少ない場合でも、必要な情報を共有しやすくなります。

受信したFAXを社内の担当者がスキャンしてメールで送り直す必要もなくなるため、FAX受信後の共有作業を減らせる点もメリットです。

なお、登録できる転送先の数はメーカー・機種によって異なるため、複数人で利用する場合は事前に仕様を確認してください。

FAXを受信するたびに自動印刷している場合、メール転送を活用して必要なFAXだけ印刷することで、用紙やトナーの消費を抑えられます。

たとえば、不要な広告FAXや電子データだけで管理できる書類は印刷せず、必要な書類だけを選んでプリントする運用が可能です。

カウンター保守契約では、契約内容に応じて印刷枚数に基づく料金が発生するため、不要な印刷枚数を減らせれば、カウンター料金の削減にもつながります。

FAXの紙出力を必要最低限に絞ることで、用紙・トナー・カウンター料金などのランニングコストを抑えやすくなります。

受信したFAXを紙だけで管理すると、内容を確認したあとにファイリングや保管、必要な書類を探す作業が発生します。

メール転送を活用して受信FAXをデータとして管理すれば、フォルダーやメールボックスで分類できるため、紙の書類を一枚ずつ整理する負担を減らせます。

ファイル名や保存場所などの社内ルールを決めておけば、必要なFAXを後から検索しやすくなり、担当者間での情報共有にも活用できます。

紙の資料を減らせるため、FAX書類を保管するキャビネットやファイルなどの物理的なスペースを抑えられる点もメリットです。

なお、FAXメール転送に対応した複合機への入れ替えや、運用方法について相談したい方は、OFFICE110へお気軽にご相談ください。弊社では、利用環境やFAXの運用方法を確認したうえで、用途に合う複合機の選定から導入・設定までサポートしています。

FAXのメール転送機能は便利ですが、設定や運用方法によっては、メールの確認に手間がかかったり、情報漏洩につながったりする可能性があります。

また、GmailやGoogle Workspaceなど外部のメールサービスを複合機の送信環境として利用する場合は、サービス側の認証方式にも注意が必要です。

ここでは、複合機のFAXをメール転送する際に確認しておきたい3つの注意点について解説します。

受信FAXをメールへ転送するときは、機種によってメールの件名を自由に変更できない場合があります。

件名の設定方法や、送信元のFAX番号などを件名へ反映できるかどうかは、メーカー・機種によって異なります。

件名だけでは送信元を判断できない仕様の場合、大量のFAXを受信すると、目的のメールを探すために一件ずつ内容を確認しなければならないこともあります。

FAXを多く受信する企業では、導入前にメール転送時の件名・ファイル名の設定可否や、送信元を識別しやすい仕様かまで確認しておくと管理しやすくなります。

FAXをメールで転送する場合は、転送先の設定ミスやメールアカウントの管理不足による情報漏洩に注意が必要です。

たとえば、転送先のメールアドレスを誤って登録すると、取引先情報や契約内容などを含むFAXが、本来送るべきではない相手へ継続して転送される可能性があります。

また、複数人が同じメールアカウントを利用している場合や、アクセス権限を適切に管理していない場合は、必要以上の社員がFAXデータを閲覧できる状態になることもあります。

FAXメール転送を利用する際は、以下のような対策を取り入れましょう。

特に機密情報を含むFAXを扱う場合は、メール転送だけでなく、「誰が・どの端末から・どのデータを閲覧できるか」まで含めて社内の運用ルールを決めることが重要です。

なお、セキュリティー対策について詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてみてください。

GmailをFAXの転送先として指定すること自体が、転送エラーの原因になるわけではありません。

注意が必要なのは、複合機から転送メールを送信するためのSMTPサーバーとしてGmailやGoogle Workspaceを利用する場合です。Google Workspaceでは、2025年5月1日以降、ユーザー名とパスワードだけで認証する従来方式がサポートされなくなっています。

Googleでは、プリンターやスキャナーなどからメールを送信する方法としてSMTPリレーを推奨しており、利用環境によってはOAuthやアプリパスワードなど、複合機が対応できる認証方式を選ぶ必要があります。

GmailやGoogle Workspaceをメール送信環境として利用する場合は、複合機の対応方式とGoogle側の最新の認証条件を確認したうえで設定してください。

FAXメール転送を利用するには、対応する複合機を選ぶだけでなく、ネットワーク環境・メールサーバー・認証方式・転送先の設定まで確認する必要があります。

また、設定方法や利用できる転送条件、ファイル形式などはメーカー・機種によって異なるため、自社の環境で問題なく運用できるか判断しにくい場合もあります。

複数の機種を比較しても、自社に合う複合機やFAXメール転送の設定方法を判断しにくい場合は、OFFICE110にまとめてご相談ください。

弊社では、印刷枚数や利用人数、FAXの利用頻度、現在のネットワーク環境、必要な機能、ご予算などを丁寧にヒアリングしたうえで、業務内容に合う複合機をご提案します。

さらに、OFFICE110では新品コピー機が最大80％OFFになるキャンペーンや、中古コピー機の大特価キャンペーンも実施しています。FAXメール転送に対応した複合機の機種選定から設置・設定までまとめて相談したい方は、以下からお問い合わせください。

FAXメール転送は、複合機で受信したFAXをメールアドレスへ転送し、スマートフォンやパソコンから確認できる機能です。テレワークや外出が多い企業では、FAX確認のためだけに出社する負担を減らせます。

利用する際は、SMTPなどのメール送信設定・転送先・転送条件・ファイル形式を確認したうえで、自社の運用に合う形で設定することが重要です。複数人への共有や紙の出力削減、書類管理の効率化にも活用できます。

一方で、転送先の入力ミスやアクセス権限の管理不足は、情報漏洩につながるおそれがあります。また、GmailやGoogle Workspaceなどを複合機のメール送信環境として利用する場合は、対応している認証方式も事前に確認してください。

なお、複数の機種を比較してもFAXメール転送に適した複合機を判断しにくい場合は、OFFICE110へご相談ください。FAXの利用方法やネットワーク環境、印刷枚数、利用人数、必要な機能、ご予算を確認したうえで、用途に合う複合機をご提案します。