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複合機からgmailへFAX転送とエラー時の対処法

複合機からgmailへFAX転送とエラー時の対処法

ビジネスでは、顧客からの注文書や仕入れ先からの見積書など、外出時でも到着次第すぐに内容を確認したいケースはよくあると思います。

従来は、顧客や仕入れ先担当者にFAX送信する際に電話連絡を依頼する形でそのタイムラグを少しでも埋めることが一般的でしたが、電話でのやり取りが煩わしかったり内容が完全には把握できなかったりする不都合もあるのではないでしょうか。

そんな時には複合機のFAX転送機能が便利です。FAXにメール機能を設定しあらかじめ転送の設定をしておけば、外出時スマホからでもFAXの内容が確認できます。

スマホでメールを確認する際に非常に便利なのがgmailですが、実はgmailでは他のアドレスと異なる事情があり複合機からうまくメール転送できない場合があります。

今回は、複合機のメール転送、特にgmailへの転送について説明します。

▼目次

複合機のメール転送機能とは?

あらかじめ複合機で設定をしておくと、受信したFAXをメールで転送できます。この転送機能を利用すれば外出先からでもFAXが確認できるので、非常に便利です。

複合機のメール転送機能とは

複合機の機種にもよりますが、多くの機種でFAXの転送機能が付いています。(小型の廉価モデルのものや古い機種の場合は機能が付いていないことも多いです)。

メーカーによって少しずつ設定方法は異なりますが、あらかじめ複合機にメールアドレスを設定してから、転送先の情報、転送する際に複合機側でFAXをプリントするか否かなどの詳細を設定します。

ビジネスの場合は、情報をできるだけ早くキャッチし一歩でも早く動くことが重要ですので、とても重要な機能です。

複合機からメール送信するための初期設定(リコーの場合)

複合機からメール転送をするためには、複合機の初期設定を行う必要があります。
初期設定方法はメーカーや機種によって異なります。ここでは、リコーの場合の設定方法を紹介します。

1、「初期設定」アイコンを押します。(操作パネルにボタンがある機種は、「初期設定/カウンター」ボタンを押します。

2、「本体初期設定」を押します。

3、「システム初期設定」を押します。

4、「インターフェース設定」タブを押します。

5、「本体IPv4アドレス」を押します

6、「本体IPv4アドレス」の「変更」を押します。続けて、複合機のIPv4アドレスを本体操作パネルのテンキーで入力し、♯を押します。

7、「サブネットマスク」の「変更」を押します。続けて、サブネットマスクを本体操作パネルのテンキーで入力し、♯を押します。

8、入力した内容を確認し、「設定」を押します。

9、「IPv4ゲートウェイアドレス」を押します。

10、本体IPv4ゲートウェイアドレスを本体操作パネルのテンキーで入力し、♯を押します。

11、入力した内容を確認し、「設定」を押します。

12、「DNS設定」を押します。

13、「DNSサーバー1」の「変更」を押します。続けて、DNSサーバーのIPv4アドレスを本体操作パネルのテンキーで入力し、♯を押します

14、入力した内容を確認し、「接続テスト」を押します。

15、「サーバーとの接続に成功しました」と表示されたらOKです。

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FAXの転送方法(リコーの場合)

リコーの機種におけるFAXの転送方法について案内します。

1、「初期設定」アイコンを押します。(操作パネルにボタンがある機種は、「初期設定/カウンター」ボタンを押します。

2、「本体初期設定」を押します。

3、「ファックス初期設定」を押します。

4、「受信設定タブ」を押します。

5、「受信文書設定」を押します。

6、「メモリー転送」を押します。

7、「設定する」を押します。

8、「メール」タブを押します。

9、画面下部に表示されるアドレス帳から、ファクスを転送するメール宛先を選択します。ここで選択したメール宛先に受信したファクスが転送されます。

※文書を受信した際、メモリー転送をしながら同時に印刷を行うこともできます。
この場合、「メモリー転送:する」「印刷:する」に設定します。(初期設定は[印刷:する」になっています)

複合機からgmailに転送する方法

複合機からのメールの転送先がgmailの場合、上の方法では設定ができないことが多くなっています。そのため、gmailの場合は専用の対処をする必要があります

gmailとは

gmailは無料で利用できるにもかかわらず、容量も大きくスマホでも確認できたりグーグルアカウントと同期出来たりするなど非常に利便性の高いメールサービスです。gmailから顧客に直接メールを送信するケースは少ないかもしれませんが、スケジュール管理や資料の管理などに重宝している方は多いかと思います。

複合機からのFAX転送をgmailにと考える方も多いかと思いますが、実は複合機から直接gmailにメール転送することが難しいというのが現状です。その要因は、SSL/TLSによるものです。

SSL/TLSとは

SSLやTLSとはインターネット上のデータを暗号化する仕組みのことをいいます。また、互いが正しい通信相手であるか否かを確認する機能もあります。

一般的には暗号化することにより利用者はより安全にメールの送受信が可能になります。gmailへのFAX転送を可能とするには、SSLもしくはTSLに対応していることが必須になりますが、ほとんどの複合機では対応していません。

対処方法

このような問題を対処する方法としては、いくつかの方法が考えられますが最も単純で手っ取り早い方法としては二重に転送をする方法です。つまり、複合機から会社ドメインのアドレスやヤフーメールのアドレスにメール転送をする設定を行い、そこから自動転送でgmailに転送をするという方法です。

アウトルックでの自動転送の設定方法

outlookでの自動転送について案内します。

1、 outlookを立ち上げ、ナビゲーションウィンドウの「メール」をクリックします。

2、「仕訳と通知」ダイアログボックスを表示させます。「ツール」をクリックし「仕訳と通知」をクリックします。

3、自動仕訳ウィザードが開くので、順に設定を進めていきます。「電子メールの仕訳ルール」タブの「新しい仕訳ルール」をクリックします。

4、「新しい仕訳ルールを作成]」をクリックし、「ステップ 1: メッセージを確認するタイミングを選択してください」 ボックスの一覧から、「受信メール用に独自の仕訳ルールを作成する」をクリックします。次に、[次へ] をクリックします。

5、「指定された アカウントを経由した場合」チェック ボックスをクリックして、チェックを入れます。次に、「ステップ 2: 仕訳ルールの説明を編集してください」ボックスの「指定された」 をクリックします。

6、アカウントを指定します。

7、「処理を選択してください」と表示されるので「名前/配布リスト へ転送する」にチェックを入れます。

8、転送先のgmailのアドレスを入力します。

まとめ

複合機のFAX転送機能を使用してgmailにメール転送する方法について紹介しました。

FAX転送機能は、外出時でもFAXの内容が確認できるので非常に便利で営業活動を円滑化させてくれるサービスです。しかし、gmailの場合は暗号化により複合機の設定だけではメール転送設定がうまくできない場合が多いです。

そんな時には、一旦gmail以外のメールアドレスに転送してから、そのメールを自動転送する方法によってgmailでFAXの内容を確認できます。

複合機メーカーやメールによって方法は異なりますので、設定方法についても確認してください

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