複合機とは？コピー機・プリンターとの違いから機能・値段・選び方までを徹底解説

複合機とは、コピー・プリント・スキャンなど、複数の機能を1台にまとめた機器です。機種によっては、FAXや文書保存、クラウド連携などの機能も利用できます。

一方で、見た目や用途が似ていることから、「コピー機やプリンターとは何が違うのか」「家庭用と業務用のどちらを選ぶべきか」「導入にはどのくらいの費用がかかるのか」と迷う方も少なくありません。

また、対応する用紙サイズや印刷速度、月間印刷枚数、利用人数、必要な機能によって、適した機種や導入費用が変わります。そのため、価格やメーカーだけで判断せず、自社の利用環境に合わせて比較することが重要です。

この記事では、複合機の基本的な意味から、コピー機・プリンターとの違い、主な機能、値段の内訳、家庭用と業務用の違い、失敗しない選び方、おすすめメーカーまで分かりやすく解説します。

複合機・コピー機・プリンターは、いずれも紙の書類を扱う機器ですが、搭載されている機能と主な用途が異なります。

名称や見た目が似ているため混同されやすいものの、コピー・プリント・スキャン・FAXなど、対応できる業務を確認することで、自社に必要な機器を判断しやすくなります。

ここでは、複合機・コピー機・プリンターそれぞれの役割と機能の違いを比較し、どのような利用環境に適しているのかを解説します。

なお、複合機・コピー機・プリンターの基本的な違いは、以下のとおりです。

コピー機やプリンターにも複数の機能を搭載した製品があるため、実際には名称だけで明確に区別することはできません。そのため、機器を比較するときは、必要な機能・対応用紙サイズ・印刷速度まで確認しましょう。

複合機とは、コピー・プリント・スキャンなど、複数の機能を1台にまとめた機器です。FAXや文書保存、クラウド連携、認証印刷などを利用できる機種もあります。

「複合機」は「ふくごうき」と読み、英語では一般的にMFP（Multifunction Printer）と呼ばれます。オフィス向けの複合機は、印刷速度や給紙容量、耐久性に優れた機種が多く、日常的に多くの書類を扱う環境に適しています。

上の写真のように、業務用複合機は、オフィス内へ設置し、複数の従業員で共有して使用するのが一般的です。

コピー・プリント・スキャンなどの機能を1台に集約できるため、複数の機器を個別に設置する場合と比べて、設置スペースや管理の手間を抑えながら、紙の出力から書類の電子化まで幅広い業務に対応できます。

複合機とコピー機の主な違いは、コピー以外の機能を搭載しているかどうかです。

本来、コピー機は紙の原稿を読み取り、同じ内容を紙へ複写する機器を指します。一方、複合機はコピー機能に加えて、パソコンからのプリント、紙書類のスキャン、FAXの送受信などを1台で行えます。

ただし、現在のオフィスでは、コピー機能を備えた業務用複合機をまとめて「コピー機」と呼ぶことが少なくありません。そのため、販売店や社内で「コピー機」と呼ばれていても、実際には複合機を指している場合があります。

導入時は名称だけで判断せず、スキャンやFAXなど、必要な機能が標準搭載されているか、オプション対応なのかを確認することが大切です。

複合機とプリンターの主な違いは、紙の出力以外の機能に対応しているかどうかです。

プリンターは、パソコンやスマートフォンに保存された文書・画像などを紙へ印刷することを主な目的としています。基本的にプリント機能のみを備えた機器であり、紙の原稿を直接コピーしたり、スキャンしたりすることはできません。

一方、複合機はプリント機能に加えて、コピーやスキャン、機種によってはFAXにも対応しています。紙の資料をコピーするだけでなく、電子データとして保存・共有できるため、書類を扱う業務を1台に集約しやすい点が特徴です。

なお、家庭用を中心に、プリント・コピー・スキャン機能を備えた製品が「複合プリンター」や「プリンター複合機」として販売されています。印刷だけでよい場合は単機能プリンター、書類のコピーや電子化も行う場合は複合機が適しています。

複合機で利用できる代表的な機能には、コピー・プリント・スキャン・FAXの4つがあり、紙資料の出力から電子化、文書の送受信まで1台で対応できます。

ただし、スキャン機能やFAX機能の搭載状況は機種や構成によって異なり、標準で利用できる場合もあれば、別途オプションの追加が必要な場合や、機能自体に対応していない場合もあるため、導入前に製品仕様を確認することが重要です。

ここでは、複合機で利用できるコピー・プリント・スキャン・FAXの基本的な役割を分かりやすく解説します。

複合機で利用できる主な機能と、それぞれの役割は以下のとおりです。

コピー機能は、紙の原稿を読み取り、同じ内容を新しい用紙へ複写する機能です。

一般的な複合機では、等倍コピーだけでなく、拡大・縮小、両面コピー、複数ページを1枚にまとめる集約コピー、部単位で仕分けるソートなどの設定が可能です。機種によっては、白紙ページの除外や冊子形式での出力にも対応しています。

このように、コピー機能には書類作成を効率化する様々な設定がありますが、原稿の種類や枚数によって、必要な性能は異なります。

そのため、コピー機能を利用する場合は、対応用紙サイズ・連続複写速度・自動原稿送り装置の読み取り性能を確認し、A3資料や大量の原稿を扱う場合は、処理速度や給紙容量に余裕のある機種を選ぶことが大切です。

プリント機能は、パソコンやスマートフォンに保存された文書・画像などのデータを、用紙へ出力する機能です。

オフィス向けの複合機は社内ネットワークに接続し、複数のパソコンから共有して使用するのが一般的です。見積書や請求書などを印刷できるほか、両面印刷や集約印刷、部単位で仕分けるソートなどを活用することで、用紙の使用量や書類を整理する手間を抑えられます。

また、対応機種では、スマートフォンからの印刷や、複合機の前で本人確認を行ってから出力する認証印刷も利用できます。認証印刷を活用すれば、印刷物の取り違えや放置を防ぎやすくなり、機密情報を含む書類も管理しやすくなります。

こうした機能を安定して活用するためにも、プリント機能を利用する場合は、印刷速度・対応用紙サイズ・給紙容量・ネットワーク接続方法を確認し、利用人数や月間印刷枚数に合った機種を選ぶことが重要です。

スキャン機能は、紙の原稿を読み取り、PDFや画像などの電子データへ変換する機能です。

読み取ったデータは、パソコンや共有フォルダー、メール、USBメモリーなどへ保存・送信できます。機種や利用環境によってはクラウドサービスへ直接保存できるため、契約書や申込書、会議資料などを電子化し、社内外で共有する際にも役立ちます。

また、紙書類を電子データとして管理することで、保管スペースを抑えられるだけでなく、必要な書類を検索・共有しやすくなり、業務効率の改善にもつながります。

なお、読み取り速度・両面読み取りへの対応・保存形式・データの送信先などは、機種やメーカーによって異なるため、複数の機種を比較して検討することが大切です。

FAX機能は、電話回線などを利用し、紙の書類や電子データを相手先と送受信する機能です。

一般的な複合機では、原稿を読み取って送信するだけでなく、受信したFAXをそのまま印刷できます。機種や設定環境によっては、受信文書の電子保存やメール転送、パソコンから直接送信するPC-FAXなどにも対応しており、用紙やトナーの使用量を抑えることも可能です。

このように、FAX機能には文書の送受信や管理を効率化する様々な設定がありますが、利用している回線や送受信の頻度、書類の管理方法によって、必要な機能は異なります。

そのため、FAX機能を利用する場合は、FAX機能の搭載状況・対応する回線・受信文書の保存や転送機能を確認し、日常的に多くの書類を送受信する場合は、電子保存や宛先登録などの運用機能も含めて選ぶことが大切です。

複合機の値段は、本体の性能だけでなく、リース・購入・レンタルのどの方法で導入するかによって大きく異なります。

「リース」は初期費用を抑えて導入しやすく、「購入」は本体を自社の資産として長期間利用できる一方、「レンタル」はイベントや仮設事務所などで一時的に利用する場合に適しています。

複合機の導入時に確認しておきたい主な費用は、以下のとおりです。

これらの費用が本体価格や月額料金に含まれる範囲は、販売店や契約内容によって異なります。まずは、リース・購入・レンタルそれぞれの料金相場と支払い方の違いを確認しましょう。

上記は一般的な目安であり、実際の料金は、印刷速度・対応用紙サイズ・搭載機能・契約期間・保守内容などによって異なります。

たとえば、リースは初期費用を抑えて導入しやすい一方で、契約期間中に支払うリース料の総額は、本体価格を上回ることが一般的です。そのため、月額料金だけで判断すると、契約後に想定していた金額との差が生じる可能性があります。

複合機を検討する際は、同じ利用期間や月間印刷枚数を前提に見積もりを比較し、自社に必要な機能や保守サービスを含めた総額で判断することが大切です。

なお、コピー機・複合機の値段や導入方法ごとの料金相場について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

家庭用複合機と業務用複合機は、主に印刷方式・得意な印刷内容・処理できる枚数・保守体制が異なります。

家庭用複合機は、液体インクを使用する「インクジェット方式」が中心で、写真やイラストなどのカラー印刷や、家庭内での少量印刷に適しています。一方、業務用複合機は「レーザー方式」の機種が多く、文字や図表をくっきり印刷しやすいうえ、大量の文書を短時間で処理できるのが特徴です。

費用面では、家庭用複合機の方が本体価格を抑えやすいものの、印刷枚数が増えるとインク代や故障時の対応が負担になる場合があります。業務用複合機は導入費用が高くなりやすい一方、印刷速度や耐久性に優れ、保守契約による修理や点検を受けられるため、日常的に業務で使用する環境に適しています。

家庭用複合機と業務用複合機の主な違いは、以下のとおりです。

表を見て分かるとおり、家庭用複合機は少人数・少量印刷に向いており、業務用複合機は複数人での共有や継続的な大量印刷に適しています。

そのため、月間印刷枚数・利用人数・必要な用紙サイズ・セキュリティ・保守体制を整理し、自社の利用環境に合う複合機を選ぶことが大切です。

なお、インクジェット方式とレーザー方式について詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。

自社に合う複合機を選ぶには、本体価格やメーカーだけでなく、印刷量・利用人数・用紙サイズ・必要な機能・導入方法を整理することが重要です。

性能が不足していると、印刷待ちや用紙補充が増えて業務効率が下がる一方、必要以上に高性能な機種を選ぶと、導入費用や月額料金が無駄になる可能性があります。

ここでは、複合機を選ぶ際に確認しておきたい4つのポイントを分かりやすく解説します。

複合機の処理能力を決めるうえで、最初に把握したいのが月間印刷枚数と利用人数です。

印刷量や利用人数に対して性能が不足していると、印刷待ちや用紙補充が増えるだけでなく、本体への負荷が大きくなり、故障や部品交換の頻度が高まる可能性があります。反対に、必要以上に高性能な機種を選ぶと、導入費用や月額料金が無駄になりかねません。

そのため、自社の印刷量や利用人数を把握したうえで、通常月だけでなく、印刷が集中する繁忙期や時間帯も考慮し、余裕を持って処理できる機種を選ぶことが大切です。

複合機を選ぶ際は、日常業務で使用する最大用紙サイズを確認することが重要です。

A4書類のみを扱う場合は、コンパクトで設置しやすいA4対応機でも十分ですが、図面やポスター、見開き資料などを印刷・コピーする場合はA3対応機が必要です。必要以上に大きな機種を選ぶと、導入費用や設置スペースが無駄になりかねません。

そのため、普段使用する書類だけでなく、封筒やはがき、厚紙などの使用状況も整理したうえで、自社の業務に必要な用紙サイズへ対応できる機種を選ぶことが大切です。

なお、複合機の用紙サイズについて詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。

複合機を選ぶ際は、コピー・プリント・スキャン・FAXなどのうち、自社の業務に必要な機能を整理することが重要です。

必要な機能が不足していると業務に支障が生じる一方、使用しない機能やオプションを追加すると、導入費用が高くなる可能性があります。また、両面スキャンや認証印刷、クラウド連携などは、機種によって標準搭載かオプション対応かが異なります。

そのため、「業務に欠かせない機能」と「あれば便利な機能」に分けて優先順位を付け、必要な機能を過不足なく備えた機種を選ぶことが大切です。

複合機の導入方法は、利用期間・初期予算・本体を所有する必要性を踏まえて選ぶことが重要です。

購入は本体を自社の資産として所有でき、リースは初期費用を抑えて長期間利用しやすい方法です。一方、レンタルはイベントや仮設事務所などの短期利用に適していますが、利用期間によっては割高になる可能性があります。

そのため、本体価格や月額料金だけで判断せず、契約期間や保守内容、利用終了までの支払総額を比較したうえで、自社の予算と利用目的に合う導入方法を選ぶことが大切です。

なお、リース・レンタルの違いについて詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。

複合機は、メーカーによって画質・操作性・印刷コスト・セキュリティ・保守体制などに違いがあります。

たとえば、社外向け資料の仕上がりを重視する場合と、社内文書を低コストで大量に印刷する場合では、候補となるメーカーが異なります。そのため、知名度や本体価格だけで決めず、自社が重視する条件と各メーカーの強みを照らし合わせることが重要です。

ここでは、主要7メーカーの特徴や強み、どのようなオフィスに適しているかを解説します。

各メーカーの主な強みと向いているオフィスは、以下のとおりです。

富士フイルムは、カラー資料の仕上がりと安定した運用を重視するオフィスにおすすめのメーカーです。

写真やグラフ、細かな文字を含む資料の再現性に強く、提案書や会社案内、販促資料など、社外向けの印刷物をきれいに仕上げやすい特徴があります。また、機器の状態を遠隔で確認するサービスや消耗品管理にも対応しており、複合機を管理する担当者の負担を抑えやすい点も魅力です。

一方で、本体価格やカウンター料金は高めになりやすいため、カラー印刷の割合や月間印刷枚数を確認し、必要な性能に合った機種を選ぶことが大切です。

キヤノンは、画質・操作性・出力速度・セキュリティをバランスよく重視するオフィスにおすすめのメーカーです。

写真や図面、細かな文字を含む資料の再現性に強く、営業資料や企画書、設計図面などをきれいに仕上げやすい特徴があります。また、直感的に操作しやすい画面設計に加え、高速出力や両面同時読み取りに対応した機種もあり、印刷・スキャン業務を効率化しやすい点も魅力です。

一方で、本体価格やカウンター料金は高めになりやすいため、月間印刷枚数や必要な機能を整理し、用途に合った機種を選ぶことが大切です。

シャープは、導入コストと操作性のバランスを重視するオフィスにおすすめのメーカーです。

新品・中古ともに機種の選択肢が広く、予算を抑えながら、コピー・プリント・スキャン・FAXなど、日常業務に必要な機能を備えた複合機を選べます。また、見やすい大型タッチパネルを搭載した機種が多く、複合機の操作に慣れていない従業員でも扱いやすい点が魅力です。

一方で、写真やブランドカラーなどの繊細な色表現を最優先する場合は、他メーカーの機種も含めて比較すると導入後のずれを抑えやすくなります。

コニカミノルタは、鮮やかな発色と資料のデザイン性を重視するオフィスにおすすめのメーカーです。

写真やデザインを含む資料でも、色彩や細部を再現しやすく、提案書や販促資料、デザイン確認用の出力など、見た目の印象が重要な業務に適しています。また、対応機種では光沢紙や厚紙などにも印刷できるため、名刺や店頭POPなどを必要な部数だけ社内で作成できます。

一方で、価格やカウンター料金は標準からやや高めになりやすく、地域によって保守対応の範囲や訪問までの時間が異なるため、契約前に確認しておくことが大切です。