複合機のコストを削減する4つの方法を徹底解説【保存版】

「複合機導入でコスト・経費削減」記事一覧 更新日: 2025年11月20日

複合機のコストを削減する4つの方法を徹底解説【保存版】

複合機にかかる費用は、オフィスの経費のなかでも毎月じわじわと効いてくる固定コストの一つです。「気づいたら複合機関連の支出が増えている」「どこから見直せばよいか分からない」と感じている方も多いのではないでしょうか。

複合機のコストは、本体価格だけでなくリース料金・保守料金・トナー代・用紙代など、さまざまな要素が積み重なって決まります。だからこそ、どの費用がどれくらいかかっているのかを分解して把握し、ムダな部分から優先的に削減していくことが重要です。

そこでこの記事では、複合機の運用にかかる主なコストの内訳を整理しつつ、今すぐ取り組める具体的なコスト削減アイデアをわかりやすく解説します。

複合機のコスト構造をきちんと理解しておくことで、社内ルールの見直しや機種入れ替えの判断がしやすくなり、無理なく継続できるコスト削減につながります。オフィスの印刷コストを見直したい方は、ぜひ参考にしてください。

複合機にかかるコストとは？まずは基礎をチェック

複合機にかかる費用は、大きく「初期導入コスト」と「維持コスト」に分けて整理すると全体像がつかみやすくなります。

初期導入コストは、本体代金や設置費用など「導入時に一度だけ発生する費用」です。一方、維持コストは保守契約料金や用紙代・トナー代など、毎月の運用の中で継続的に発生する費用を指します。

ここでは、それぞれのコストの中身を確認しながら、どこを見直すと複合機の経費削減につながるのかを整理していきましょう。

複合機の本体代金

複合機の本体代金は、「購入するか（現金・割賦）」「リースを組むか」によって支払いのタイミングと総額の考え方が変わる項目です。

複合機を一括で購入した場合は金利が発生しないため、長期的な総費用では有利になりやすい一方で、新品なら十数万〜百万円以上、中古でも数万円〜数十万円と、まとまった初期投資が必要になります。資金に余裕がある企業や、減価償却を見据えた投資として考えたい場合に向いている方法です。

一方で、一括購入の負担が大きい、キャッシュフローを平準化したいといった場合には、毎月のリース料として分割して支払う「リース契約」を検討するのがおすすめです。

リース契約とは？

リース契約は、リース会社が購入した複合機を、企業が月々のリース料を支払って一定期間利用する契約です。

複合機の法定耐用年数は5年と定められており、リース契約の期間も5年前後が一般的です。多くの場合、搬入・設置や初期設定などの費用もリース料に組み込まれており、一度に大きな初期費用を用意せずに導入できるのがメリットです。

その一方で、リース契約は金利や諸経費が上乗せされるため、トータルでは本体を直接購入するより総コストが高くなる可能性があります。また、原則として中途解約ができないため、契約期間や台数・スペックの見通しを持っておくことが重要です。

リース契約は主に新品機が対象であり、中古機はリース対象外となるケースが一般的です。中古を検討する場合は、割賦やレンタル・スポット購入など別の選択肢になることが多い点も押さえておきましょう。

複合機のリース料金については、以下の記事で詳しく解説していますのであわせてご覧ください。

保守契約料金

保守契約料金とは、故障時の修理や定期メンテナンス、消耗品の交換などをカバーするための費用です。

主な契約形態として、カウンター保守・スポット保守・キット保守の3つがあります。契約内容は期間途中で柔軟に変えにくいことが多く、見直しには更新や機種入れ替えのタイミングが必要になるケースもあります。そのため、導入前に各契約形態の特徴を理解し、自社の印刷枚数や運用スタイルに合った方式を選ぶことが重要です。

カウンター保守

カウンター保守契約は、トナー代やメンテナンス費用、故障時の修理対応などをセットでカバーする契約です。

印刷枚数に応じたカウンター料金を支払う代わりに、定期点検やトラブル時の修理などを契約範囲内で任せられるため、印刷ボリュームが多いオフィスや、安定した稼働を重視したい環境に向いています。

基本的には修理やメンテナンスの費用が無料、または大きく軽減される一方で、契約内容によっては一部作業や特殊部品が別料金になる場合もあります。どこまでがカウンター料金に含まれているのか、事前に確認しておきましょう。

スポット保守

スポット保守とは、必要なときにだけ修理やメンテナンスを依頼し、その都度費用を支払う契約形態です。

月々の保守契約料金はかからず、故障や不具合が発生した際の出張費・技術料・部品代を都度精算します。そのため、印刷枚数が少なくトラブルも多くない環境では、固定費を抑えやすい方式です。

一方で、スポット保守の場合はトナーなどの消耗品を自社で手配・購入する必要があります。また、メーカー新品機では保守契約が必須となるケースが多く、スポット保守が選べない場合もあるため注意が必要です。

キット保守

キット保守は、保守費用込みのトナーキットを購入し、そのトナーを使用している期間中は保守サービスを受けられる契約形態です。

月々の保守基本料金は発生せず、トナーがなくなるたびにキットを購入することで、トナー代と保守費用をまとめて支払うイメージになります。購入したトナーを使い切るまではメンテナンス契約が継続し、追加注文によって契約も更新されます。

そのため、印刷枚数が少ない企業や、月々の固定費を抑えつつ必要なときだけ保守を受けたいケースでは、カウンター保守やスポット保守よりもお得になる場合があります。

▼ コピー機の保守契約について詳しく知りたい方はこちら

用紙代・トナー代

複合機の運用コストの中でも、毎月の印刷枚数に比例して増えていくのが「トナー代」と「用紙代」です。

トナーは、レーザープリンタや複合機で印刷を行うために必要な粉末状の色材で、静電気と熱によって紙に定着させます。家庭用インクジェットプリンタでいうインクに相当するイメージです。

カラー印刷を行う場合は、シアン・マゼンタ・イエロー・ブラックの4色のトナーをそろえておく必要があります。特にカラー印刷比率が高い環境では、トナー代がランニングコストの中でも大きな割合を占めやすいため、運用ルールの見直しがコスト削減の鍵になります。

また、コピー用紙は保守費用に含まれていないことが多く、別途購入が必要です。1束あたりの単価はそれほど高くなくても、部署数や印刷枚数が増えるほど年間の用紙代は無視できない金額になります。

用途に合ったグレードを選びつつ、品質と価格のバランスがよい用紙を採用することも大切です。

当社では、新品複合機が最大80%OFF、人気の中古複合機が大特価となるキャンペーンを実施しています。複合機の導入・入れ替えとあわせてコスト削減を検討したい方は、お気軽にOFFICE110までご相談ください。

複合機の経費削減！印刷コストを抑える4つの方法

オフィスにおける経費のなかで大きな割合を占めるのが、複合機の印刷コストです。
とくにコピー用紙やトナーなどの消耗品にかかる費用が多くなる傾向にあります。

したがって複合機の運用コストを抑えるには、コピー用紙とトナーを無駄なく使うことが重要です。
ここでは、印刷コストを抑えるために効果的なアイデアを4つご紹介します。

方法①カラーの印刷枚数を減らす

トナーの消費を抑えるために、できるだけカラー印刷を減らしましょう。
メーカーやエリアによっても費用相場は異なりますが、カラー印刷はモノクロ印刷に比べて、トナーの消費量が大きくなります。

カラー印刷とモノクロ印刷のカウンター保守料金を比較した次の表をご覧ください。

	フルカラー	モノクロ
新品	6〜15円／1枚	0.6〜1.5円／1枚
中古	20〜25円／1枚	3〜4円／1枚

使っている複合機が新品であっても中古であっても、モノクロ印刷よりもカラー印刷の方が1枚当たりの料金は高くなります。
したがって、カラー印刷の割合を減らすことが複合機の運用コスト削減につながるのです。

「写真やポスターなどの印刷はカラー」「内部向けの資料はモノクロ」このように使い分け、トナーの消費を抑えましょう。

方法②集約印刷や両面印刷を活用する

用紙代を節約するためにも、1枚の用紙を効率よく利用しましょう。

次のような機能で、コピー用紙を無駄なく使えます。

たとえば両面印刷にするだけで、コピー用紙にかかるコストは半分になるでしょう。

また中折りやホッチキス留めを自動で行うフィニッシャー機能が付いている複合機であれば、資料の製本も簡単にできます。

ただしコスト削減を意識するあまり極端にページを集約しすぎると、「文字や表が小さくて見づらい」といったトラブルにつながる可能性があるため注意しましょう。

方法③ミスプリントを防止する

ミスプリントを減らすことも、複合機の運用コスト削減において重要なポイントです。
印刷の際に間違えた内容を印刷してしまったり、印刷結果がイメージと異なったりするというミスプリントは、意外に多いものです。

印刷ミスは業務の手間が増えるばかりではなく、用紙も無駄になります。
複合機やコピー機でコスト削減するのであれば、まずはミスプリントを減らしましょう。

ミスプリント防止に役立つ複合機の機能をご紹介します。

方法④ペーパーレス化・電子化する

ペーパーレス化を進めることで、複合機の印刷コストを抑えられます。

ペーパーレス化とは、これまで紙で管理していた書類を電子化して、データとして活用する方法です。
これにより、次のようなメリットを得られます。

また複合機のPC-ファクス機能を利用すると、パソコンのデータを直接FAXに送信できるようになります。

ペーパーレス化により、消耗品のコスト削減と書類の管理コストの削減が可能になるでしょう。

複合機（コピー機）のペーパーレス化に興味がある方は、以下の記事をご参考ください。

複合機のリース料金・保守料金の削減は「入れ替え」一択

すでに複合機のリース契約をしている場合、リース料金や保守料金を削減するには、複合機を入れ替えるか買い替えるしか方法がありません。

なぜなら、リース料金や保守料金は、契約した後は変更できないためです。

複合機の運用コストを削減するには、複合機の入れ替えや買い替えを検討しなければなりません。

ここでは複合機の入れ替え・買い替えで、見直すべきポイントを解説します。

リース料金の削減には複合機のスペックの見直しを

リース料金の削減には複合機のスペックの見直しが必要です。
複合機は、印刷速度によってリース料金が変わります。

印刷スピード	リース料金
分速20枚機：低速	安い
分速30枚機：中速	普通
分速40枚機：高速	高い

具体的な費用は機種やリース会社の料金設定により異なりますが、一般的にスペックの高さとリースの費用は比例します。

もし、オーバースペックの複合機を利用されている際には、機種のグレードを下げることによりコストを最適化できるかもしれません。

保守料金の削減には毎月の印刷状況の見直しを

保守料金を削減するには、毎月の印刷状況を見直す必要があります。
以下のカウンター料金の目安を参考に考えてみましょう。

	フルカラー	モノクロ
新品	6〜15円／1枚	0.6〜1.5円／1枚
中古	20〜25円／1枚	3〜4円／1枚

カウンター料金を比較すると、中古よりも新品の方が安く抑えられることが確認できます。

新品と中古のカウンター保守料金で、それぞれ月に2,000枚のモノクロ印刷をした場合の費用目安は次のとおりです。

新品と中古では、1ヶ月あたりに約5,000円ほどの差があります。

初期費用も異なるため一概にはいえませんが、中・長期的に見た場合には新品の複合機を導入することでトータルコストを下げられる可能性があります。

複合機のコスト削減なら業界最安値の「OFFICE110」へ

複合機のコスト削減や入れ替えの検討は、私たちOFFICE110にまとめてお任せください。

複合機のトータルコストは、本体価格・リース料金・保守料金・カウンター料金・トナー代・用紙代など、さまざまな要素が組み合わさって決まります。利用機種や印刷枚数、契約する業者によっても条件が大きく変わるため、自社の利用状況を踏まえて総合的に判断することが重要です。

しかし、各メーカーのスペックやカウンター料金の違いを自社だけで比較・判断するのは簡単ではありません。そんなときこそ、複合機の専門店であるOFFICE110をご活用ください。

OFFICE110では、複合機の販売だけでなく、設置・ネットワーク設定・保守・コスト見直しまでを一社で担うことで、導入後も安心して使い続けられる環境づくりを重視しています。

「今よりいくら下げられそうか知りたい」「入れ替えた場合のコストを比較したい」といった段階のご相談でも歓迎です。

まとめ

複合機のコスト削減は、機種選びと日々の使い方（運用ルール）の両方を見直すことで、着実に効果を出せる取り組みです。

複合機にかかる費用は、本体代金・リース料金・保守料金・カウンター料金・用紙代・トナー代など、多くの要素で構成されています。集約印刷や両面印刷の活用、ミスプリントを減らすルールづくり、ペーパーレス化の推進など、運用面の工夫だけでも印刷コストは大きく変わります。

長期的な視点で見れば、本体価格がやや高くても、カウンター料金や保守料金が安い新品複合機を選んだ方が、トータルでコストを抑えられるケースも少なくありません。逆に、印刷枚数が少ない環境であれば、中古機や保守方式の工夫でコストを抑えられることもあります。

買い替えや入れ替えによる機種選び・契約見直しでお悩みの際は、一度「OFFICE110」にご相談ください。複合機の利用状況をヒアリングしたうえで、自社の印刷環境に合った最適な機種・プラン・コスト削減案をご提案いたします。

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