【保存版】複合機のコスト削減するための4つの方法を徹底解説！【お役立ち情報】 | OFFICE110

複合機にかかる費用は、企業の経費のなかでも大きな割合を占めるものです。

「複合機にかかるランニングコストを減らしたい」と考えている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで今回は、複合機のコスト削減にについて解説します。

複合機の運用にかかる基本的なコストや、今すぐ取り組める具体的なコスト削減アイデアを案内しているので、オフィスで毎月かかっているコストを見直したい方は必見です。

印刷コストを抑えるための、社内ルール策定にもお役立てください。

複合機にかかるコストとは？まずは基礎をチェック

複合機にかかる主な費用は、「初期導入コスト」と「維持コスト」に大別できます。

初期導入コストとは、複合機本体の購入代金です。

一方維持コストとは、保守契約料金や用紙代、トナー代といった、複合機を維持するために必要な費用のことをいいます。

まずは各コストの詳細をみていきましょう。

複合機の本体代金

複合機の本体代金は、機器を購入する方法とリース契約する方法があります。

複合機を一括で購入した場合は金利が発生しないため、総費用ではお得になるでしょう。

しかし新品で十数万～百万円以上、中古でも数万円～数十万円する機種も多いため、購入費用が企業の負担になる可能性があります。

複合機を一括購入するのが難しい場合は、リース契約がおすすめです。

リース契約とは？

リース契約は、リース会社が購入したコピー機や複合機を、企業に向けて提供する形の契約です。
この契約により、毎月一定のリース料を支払うことで複合機を使用できます。

複合機の法定耐用年数は「5年」と定められているため、リース契約も5年間の契約が一般的です。

リース契約では多くの場合、最初の設定費などを含めた初期費用がリース料に組み込まれています。
一度に多額の費用を支払う必要はありませんが、結果として機器を直接購入する場合よりも総コストが高くなる可能性があるでしょう。

主に新品の機器に適用される契約であり、中古機器は通常リース契約の対象外です。
またリース契約では中途解約ができないため、契約する際は注意しましょう。

複合機のリース料金については、こちらの記事で詳しく解説していますのであわせてご覧ください。

保守契約料金

保守契約料金は、複合機が故障したときの修理や定期的なメンテナンスにかかる費用です。
主な契約形態として、カウンター保守・スポット保守・キット保守の3つがあげられます。

保守契約料金は契約後に変更できないため、すでに導入している場合は機器を買い替えるしかありません。

これから導入を検討している場合は、各契約形態の特徴を押さえて、自社にふさわしい方法で契約しましょう。

カウンター保守

カウンター保守契約は、トナー代やメンテナンス保守費用を含む契約です。

複合機の使用状況に合わせたメンテナンスができるため、安心して利用できます。
機器の故障やトナーの消耗が多い場合は、カウンター保守契約がおすすめです。

基本的に修理やメンテナンスの費用は、無料だったり割引が適用されたりします。
しかし契約内容によっては、追加料金がかかる可能性もありますので事前に確認しておきましょう。

スポット保守

スポット保守とは、必要なときだけ修理やメンテナンスを依頼する方法です。
月々の保守契約料金はかからず、機器の修理や調整にかかった分の費用を支払います。

スポット保守の場合、トナーなどの消耗品は自分で購入しなければなりません。
新品の複合機は保守契約が必須なケースが多く、スポット契約は基本的に利用できないでしょう。

キット保守

キット保守は、リース会社からトナーを購入することでメンテナンスを受けられる契約形態です。

月々の修理費はかからないものの、トナーがなくなるたびに購入する必要があります。

購入したトナーを利用している間は、メンテナンス契約が継続され、トナーを追加注文することでメンテナンス契約が更新されます。
印刷枚数が少ない企業であれば、カウンター保守やスポット保守よりもお得に利用できるでしょう。

用紙代・トナー代

複合機の運用コストには、トナー代と用紙代が含まれます。

トナーとは複合機で印刷を行うために必要な粒状の物質で、静電気と熱で紙に定着させて印刷します。
家庭で使われるインジェットプリンタのインクをイメージするとわかりやすいでしょう。

カラー印刷をする場合、シアン・マゼンタ・イエロー・ブラックの4色のトナーを購入しなければなりません。

またコピー用紙は保守費用に含まれていなことが多いため、必要コストとして別に考えておく必要があります。
1束であればそれほど高いものではありませんが、量が増えれば用紙代も大きなコストとなります。
さまざまな種類の用紙がありますので、できるだけ品質がよくて安価な用紙を選ぶことも大切です。

複合機の軽費削減！印刷コストを抑える4つの方法

オフィスにおける経費のなかで大きな割合を占めるのが、複合機の印刷コストです。
とくにコピー用紙やトナーなどの消耗品にかかる費用が多くなる傾向にあります。

したがって複合機の運用コストを抑えるには、コピー用紙とトナーを無駄なく使うことが重要です。
ここでは、印刷コストを抑えるために効果的なアイデアを4つご紹介します。

方法①カラーの印刷枚数を減らす

トナーの消費を抑えるために、できるだけカラー印刷を減らしましょう。
メーカーやエリアによっても費用相場は異なりますが、カラー印刷はモノクロ印刷に比べて、トナーの消費量が大きくなります。

カラー印刷とモノクロ印刷のカウンター保守料金を比較した次の表をご覧ください。

	フルカラー	モノクロ
新品	6〜15円／1枚	0.6〜1.5円／1枚
中古	20〜25円／1枚	3〜4円／1枚

使っている複合機が新品であっても中古であっても、モノクロ印刷よりもカラー印刷の方が1枚当たりの料金は高くなります。
したがって、カラー印刷の割合を減らすことが複合機の運用コスト削減につながるのです。

「写真やポスターなどの印刷はカラー」「内部向けの資料はモノクロ」このように使い分け、トナーの消費を抑えましょう。

方法②集約印刷や両面印刷を活用する

用紙代を節約するためにも、1枚の用紙を効率よく利用しましょう。

次のような機能で、コピー用紙を無駄なく使えます。

たとえば両面印刷にするだけで、コピー用紙にかかるコストは半分になるでしょう。

また中折りやホッチキス留めを自動で行うフィニッシャー機能が付いている複合機であれば、資料の製本も簡単にできます。

ただしコスト削減を意識するあまり極端にページを集約しすぎると、「文字や表が小さくて見づらい」といったトラブルにつながる可能性があるため注意しましょう。

方法③ミスプリントを防止する

ミスプリントを減らすことも、複合機の運用コスト削減において重要なポイントです。
印刷の際に間違えた内容を印刷してしまったり、印刷結果がイメージと異なたりするというミスプリントは、意外に多いものです。

印刷ミスは業務の手間が増えるばかりではなく、用紙も無駄になります。
複合機やコピー機でコスト削減するのであれば、まずはミスプリントを減らしましょう。

ミスプリント防止に役立つ複合機の機能をご紹介します。

方法④ペーパーレス化・電子化する

ペーパーレス化を進めることで、複合機の印刷コストを抑えられます。

ペーパーレス化とは、これまで紙で管理していた書類を電子化して、データとして活用する方法です。
これにより、次のようなメリットを得られます。

また複合機のPC-ファクス機能を利用すると、パソコンのデータを直接FAXに送信できるようになります。

ペーパーレス化により、消耗品のコスト削減と書類の管理コストの削減が可能になるでしょう。

複合機のリース料金・保守料金の削減は「入れ替え」一択

すでに複合機のリース契約をしている場合、リース料金や保守料金を削減するには、複合機を入れ替えるか買い替えるしか方法がありません。

なぜなら、リース料金や保守料金は、契約した後は変更できないためです。

複合機の運用コストを削減するには、複合機の入れ替えや買い替えを検討しなければなりません。

ここでは複合機の入れ替え・買い替えで、見直すべきポイントを解説します。

リース料金の削減には複合機のスペックの見直しを

リース料金の削減には複合機のスペックの見直しが必要です。
複合機は、印刷速度によってリース料金が変わります。

印刷スピード	リース料金
分速20枚機：低速	安い
分速30枚機：中速	普通
分速40枚機：高速	高い

具体的な費用は機種やリース会社の料金設定により異なりますが、一般的にスペックの高さとリースの費用は比例します。

もし、オーバースペックの複合機を利用されている際には、機種のグレードを下げることによりコストを最適化できるかもしれません。

保守料金の削減には毎月の印刷状況の見直しを

保守料金を削減するには、毎月の印刷状況を見直す必要があります。
以下のカウンター料金の目安を参考に考えてみましょう。

	フルカラー	モノクロ
新品	6〜15円／1枚	0.6〜1.5円／1枚
中古	20〜25円／1枚	3〜4円／1枚

カウンター料金を比較すると、中古よりも新品の方が安く抑えられることが確認できます。

新品と中古のカウンター保守料金で、それぞれ月に2,000枚のモノクロ印刷をした場合の費用目安は次のとおりです。

新品と中古では、1ヶ月あたりに約5,000円ほどの差があります。

初期費用も異なるため一概にはいえませんが、中・長期的に見た場合には新品の複合機を導入することでトータルコストを下げられる可能性があります。

複合機のコスト削減なら業界最安値の「OFFICE110」へ

複合機のコストは、利用機種・印刷枚数・契約する業者などさまざまな条件によって異なります。

重要なポイントは、自社の利用状況を押さえたうえで総合的に判断をする必要があります。

しかしさまざまなメーカーのスペックやカンター料金などを理解して、自社に導入した複合機を選ぶのはとても難しいものです。

もしも複合機のコスト削減について専門的な立場からのアドバイスや提案を求められる場合は、「OFFICE110」にご相談ください。

弊社では全国で多数の複合機の導入実績があり、専門知識をもったスタッフが多数在籍しています。

新品・中古に関わらず、大幅な割引などのキャンペーン価格による業界最安値でのご提案が可能です。

さらに「OFFICE110」なら事前に試してから導入できるため、導入後に「こんなはずではなかった」と後悔することもありません。

まとめ

複合機のコスト削減は、機種選びや使用方法の見直しによって実現できます。

集約印刷や両面印刷を利用したりミスプリントを減らす工夫をしたりと、印刷コスト削減のためのルールを作り、社内で周知しましょう。

そのうえで最適な複合機を導入すれば、大幅なコスト削減も可能です。

長期的な視点で考えるのであれば、本体価格が高くても月々のカウンター料金が安い、新品の複合機を検討するのも選択肢のひとつです。

買い替えや入れ替えによる機種選びの判断にお困りでしたら、一度「OFFICE110」にご相談ください。

複合機の利用状況に合わせた、最適な機種やプランをご提案いたします。

複合機の利用状況に合わせて、お客様に最適な機種やプランをご提案いたしますので、買い替えや入れ替えによる機種選びの判断にお困りでしたら、一度「OFFICE110」にご相談ください。