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複合機のレンタルは、イベントや仮設事務所、オフィス移転までのつなぎなど、必要な期間だけ機器を導入したい場合に適した方法です。
しかし、実際に検討する際は、「短期利用ではいくらかかるのか」「月額料金以外にどのような費用が必要なのか」「リースや購入より自社に合っているのか」と迷うことも少なくありません。
レンタルは短期間から利用しやすい一方で、料金体系や契約期間、選べる機種、途中解約の条件はレンタル会社によって異なります。そのため、表示されている月額料金だけで判断せず、搬入・設置費や保守費用を含めた総額を確認することが大切です。
この記事では、複合機のレンタル料金相場と費用内訳をはじめ、リース・購入との違い、メリット・デメリット、個人・法人が利用する際の条件まで分かりやすく解説します。
監修者
千々波 一博（ちぢわ かずひろ）
保有資格：Webリテラシー／.com Master Advance／ITパスポート／生成AIパスポート／個人情報保護士／ビジネスマネジャー検定
2004年から通信業界で5年間営業として従事。その後、起業して他業種に進出。OFFICE110に営業で入社し、月40～60件ほどビジネスホン・複合機・法人携帯などを案内。現在は既存のお客様のコンサルティングとして従事。
複合機のレンタルとは、レンタル会社が保有する複合機を、必要な期間だけ借りて利用する導入方法です。
レンタル会社の在庫から機種を選ぶため、中古複合機が中心となりますが、リースと比べて契約期間を短く設定しやすく、利用期間の変更や途中解約にも対応しやすい傾向があります。
そのため、イベントや期間限定の事務所、オフィス移転までのつなぎなど、複合機を短期間だけ導入したい場合に適しています。
一方で、数年にわたって利用すると、リースや購入より総額が高くなる可能性があります。利用予定の期間や印刷枚数を整理し、ほかの導入方法と比較したうえで選ぶことが大切です。
複合機のレンタル料金は、機種の性能や利用期間、設置地域、契約条件によって異なります。一般的な業務用複合機の本体レンタル料は、6,500〜30,000円程度が目安です。
ただし、上記は複合機本体を借りるための料金です。実際には、搬入設置費や撤去・回収費、毎月の基本料金、印刷枚数に応じたカウンター料金などが別途発生します。また、料金に含まれる作業や保守の範囲も業者によって異なるため、本体料金だけで単純に比較することはできません。
また、数日間から1か月程度の短期レンタルでは、機器の準備や搬入設置、撤去・回収にかかる費用を短い利用期間で負担します。そのため、支払総額に占める固定費の割合が高くなりやすいため、契約前に費用の内訳まで確認することが重要です。
ここでは、期間別の本体レンタル料金と費用の内訳について、具体例を交えながらわかりやすく解説します。
複合機の短期レンタルは、1日や1週間単位ではなく、最低1か月単位で契約するのが基本です。
そのため、実際の利用期間が数日間であっても、原則として1か月分の本体レンタル料金が発生します。イベントや催事などの短期利用では割高になりやすいものの、購入や長期契約をする必要がなく、必要な期間だけ複合機を借りたい場合に適しています。
なお、今回はMX-2631を例に、期間別の本体レンタル料金を以下にまとめています。
※上記は、OFFICE110でMX-2631をレンタルする場合の料金例です。実際の見積もりでは、契約期間分の本体レンタル料に、搬入設置費や撤去・回収費などが加算されます。
複合機のレンタル費用は、契約時に見積もる初期費用と、利用中に毎月発生するランニングコストを分けて確認すると分かりやすくなります。
複合機をレンタルするときに確認したい主な費用は、以下のとおりです。
実際の費用をイメージしやすいように、東京23区内の自社メンテナンスエリアで、MX-2631を1か月レンタルする場合を例に確認します。
以下では、契約時に必要な初期費用と、利用中に発生するランニングコストを分けて整理します。それぞれの費用を確認することで、1か月利用した場合の支払総額を把握しやすくなります。
※上記は、MX-2631を利用した場合の料金例です。搬入設置費に含まれる作業範囲や撤去・回収費は、設置地域・契約内容・搬入条件によって異なります。特殊搬入費や追加設定費、部材費などは含まれていません。
このモデルケースでは、初期費用が29,500円＋撤去・回収費、利用中のランニングコストが月額1,000円となります。1か月利用した場合の支払総額は、30,500円に撤去・回収費を加え、必要に応じて特殊搬入費や追加設定費などが加算された金額です。
ただし、これは東京23区内でMX-2631を利用し、モノクロを500枚印刷した場合の一例です。実際の料金は、設置地域や利用状況、搬入条件などによって異なります。
複合機はビジネス向けだと70〜80kgになる機種も多く、自分たちで気軽に運べる重さではありません。搬入経路が狭く「複合機を分解する必要がある」「ユニック車やクレーンで搬入する必要がある」といったケースでは、搬入設置費が高くなることもあります。
そのため、複合機のレンタル料金を比較する際は、月額の本体料金だけで判断せず、見積書に含まれる作業内容や追加費用の条件まで確認しましょう。搬入設置費・撤去回収費・利用期間中のランニングコストを含め、導入から返却までに支払う総額を把握することで、想定外の費用が発生するリスクを抑えやすくなります。
なお、レンタル以外の導入費用も比較したい方は、以下の記事も参考にしてください。
複合機のレンタル費用を詳しく知りたい方は、OFFICE110ご相談ください。ご希望の利用期間や設置環境に合わせて、最適なプランとお見積もりをご案内します。
ご相談・見積依頼
複合機を導入する方法には、レンタルのほかにリースや購入があります。いずれも複合機を業務で利用する方法ですが、契約の仕組み・利用期間・所有権・費用の考え方が異なります。
短期間だけ利用する場合は「レンタル」、新品を数年間利用する場合は「リース」、長期間の使用を前提に自社で所有したい場合は「購入」が主な選択肢です。
ここでは、複合機のレンタルとリース・購入の違いについて、それぞれの仕組みと選び方を解説します。
複合機のレンタルとリースの大きな違いは、機器を用意する仕組みと、利用を前提とする期間です。
レンタルでは、レンタル会社があらかじめ保有している複合機を借ります。すでに在庫として用意されている機種から選ぶため、中古複合機が中心となり、希望するメーカーや機種を細かく指定できない場合があります。
一方、リースでは、利用者が選んだ複合機をリース会社が代わりに購入し、一般的に3〜5年程度の契約期間を設けて利用します。業務内容に合った新品機種を選びやすい反面、契約期間中の途中解約は原則としてできません。
レンタルは短期間から利用しやすく、予定の変更にも比較的対応しやすいのが特徴です。ただし、短期利用を前提とした料金設定のため、数年間使い続けるとリースより総額が高くなる可能性があります。
そのため、イベントや仮設事務所などで短期間だけ使う場合はレンタル、希望する新品機種を数年間利用する場合はリースが適しています。
複合機のレンタルと購入の大きな違いは、複合機の所有権を自社が持つかどうかです。
レンタルでは、複合機の所有権はレンタル会社にあります。高額な本体代金を一括で用意せずに導入できる一方、契約終了後は原則として機器を返却するため、自社の資産にはなりません。
購入では、本体代金を支払って複合機を自社で所有します。初期費用は高くなりますが、契約期間に縛られず、長期間使用できる点が特徴です。不要になった場合も、自社の判断で売却や処分を進められます。
ただし、購入後の修理費用や部品交換費用は、保守契約の内容によって自社負担になる場合があります。また、短期間で使用を終えると、購入費用に対して十分な利用効果を得られない可能性があります。
そのため、利用期間が決まっている場合はレンタル、長期間の利用を前提に複合機を自社で所有したい場合は購入が適しています。
複合機のレンタルは、必要な期間だけ機器を導入しやすい一方で、利用期間や希望する機種、予算によって向き不向きが分かれる契約方法です。
短期間の利用や一時的な増設には適していますが、長期間にわたって使い続ける場合や、新品・最新機種を細かく指定したい場合は、リースや購入のほうが適していることもあります。
ここでは、複合機をレンタルする前に確認しておきたいメリットとデメリットを分かりやすく整理します。
複合機をレンタルする主なメリットは、必要な期間だけ複合機を導入しやすいことです。
このように、レンタルは利用期間を短く設定できるため、イベント期間中だけ使用したい場合や、オフィス移転までのつなぎとして数か月だけ必要な場合に適しています。
また、事業計画の変更などによって早い段階で複合機が不要になった場合でも、リースより途中解約に対応しやすい傾向があります。ただし、解約条件や違約金の有無はレンタル会社によって異なるため、契約前に確認しておくことが大切です。
複合機のレンタルは短期利用に適している一方、月額料金や選べる機種に制限があることが主なデメリットです。
レンタルでは、レンタル会社がすでに保有している複合機を貸し出すため、メーカーや機種、印刷速度などを細かく指定できない場合があります。また、中古複合機が中心となるため、新品や最新モデルを希望する場合には向いていません。
また、月額料金も短期利用を前提に設定されているため、同じ複合機を数年間使い続けると、リースや購入より総額が高くなる可能性もあります。機種の細かな指定にはこだわらず、短期間だけ手軽に導入したい場合にレンタルが適しています。
なお、複合機のレンタルだけでなく、リース契約のメリット・デメリットも比較したい方は、以下の記事も参考にしてください。
複合機のレンタルは、法人だけでなく、個人や個人事業主でも利用できます。ただし、契約できる対象者や必要書類、支払方法などの利用条件はレンタル会社によって異なります。
また、契約者の区分だけでなく、設置地域や利用期間、搬入経路、希望する機種の在庫状況によっては、申し込みを受け付けてもらえないこともあります。
ここでは、個人・個人事業主と法人が複合機をレンタルする際に確認しておきたい主な条件を解説します。
個人や個人事業主でも複合機をレンタルできる場合がありますが、すべてのレンタル会社が個人契約に対応しているわけではありません。
法人契約と比べて、本人確認書類や事業内容の確認を求められたり、利用料金の前払いや保証金が必要になったりする場合があります。
個人・個人事業主が申し込む際に確認しておきたい主な条件は、以下のとおりです。
このように、個人・個人事業主が複合機をレンタルする際は、個人契約への対応可否だけでなく、必要書類や支払方法、保証金の有無、設置地域などの条件を事前に確認することが大切です。
法人が複合機をレンタルする場合は、会社情報や設置場所、利用期間、支払方法などを確認したうえで契約を進めるのが一般的です。
リースのような長期契約ではないため、レンタルでは審査を簡略化している会社もありますが、契約内容や利用料金によっては、会社情報の確認や保証金の支払いを求められる場合があります。
法人が申し込む際に確認しておきたい主な条件は、以下のとおりです。
法人の場合は、契約者の情報だけでなく、複合機を設置する場所や月間の印刷枚数、必要な機能を事前に伝えることで、用途に合った機種を提案してもらいやすくなります。
特に、複数拠点への導入や期間限定の事務所で利用する場合は、拠点ごとの搬入・設置費用や保守対応の範囲も確認しておくことが大切です。
個人・法人を問わず、料金だけで判断せず、利用期間・設置条件・保守内容を含めて契約条件を確認しましょう。
複合機のレンタルは必要な期間だけ利用しやすい導入方法ですが、実際に契約する際は、利用期間、月間印刷枚数、必要な機能、搬入・設置条件などを事前に整理する必要があります。
しかし、利用期間に対して料金が適正か、希望する機能を備えた機種が用意されているか、レンタルとリース・購入のどれが適しているかは、自社だけでは判断しづらい場合があります。
そのため、複合機（コピー機）の短期レンタルや一時的な増設を検討している場合は、OFFICE110にお気軽にご相談ください。
弊社では、お客様の利用予定期間や印刷枚数、設置環境、必要な機能、ご予算などを丁寧にヒアリングしたうえで、用途に合う複合機と導入方法をご提案します。
さらに、OFFICE110ではレンタルだけでなく、リースや購入も含めて比較できるため、利用期間と予算に合った導入方法を選びやすくなります。短期間だけ複合機が必要な場合や、レンタルとほかの導入方法のどちらが適しているか迷っている場合は、OFFICE110までご相談ください。
契約前には、本体のレンタル料金、搬入・設置費用、カウンター料金を確認し、利用期間中に支払う総額を把握することが大切です。
レンタルは短期間から利用しやすい一方で、長期間使い続けると費用が割高になったり、レンタル会社の在庫状況によって希望する機種を選べなかったりする場合があります。
一方、一時的な増設や期間限定の業務で複合機が必要な場合、必要な期間と印刷量に合った契約を選ぶことで、不要な費用を抑えながら業務環境を整えやすくなります。そのため、月額料金だけで判断せず、契約期間や解約条件、保守内容まで確認しておきましょう。
なお、複合機をレンタルしたいものの、機種や契約期間、リース・購入との違いを自社だけで判断することが難しい場合は、OFFICE110までご相談ください。レンタル・リース・購入の比較から機種選定、搬入・設置、設定、保守まで一貫してご提案します。
お問い合わせ後、内容のヒアリング
見積書・保守契約の説明各種資料の提出
納品日の日程調整
設置工事～完了
