コピー機をリースするメリット・デメリット！レンタルとの違いまで徹底解説

コピー機のリースは、まとまった初期費用を抑えながら、業務に合う新品機種を導入しやすい方法です。

一方で、ファイナンス・リースは長期利用を前提とするため、契約期間中の中途解約が原則できず、購入より総支払額が高くなりやすい点には注意が必要です。

また、レンタルや購入とも契約期間・所有権・機種の選択肢・費用のかかり方が異なります。月額料金だけでなく、利用予定期間や印刷量、必要な機能まで含めて比較することが大切です。

この記事では、コピー機をリースするメリット・デメリットと契約の仕組み、レンタル・購入との違い、契約までの流れについて解説します。

コピー機のリースは、利用者が選んだ機器をリース会社が購入し、利用者が一定期間リース料を支払って使用する契約です。

コピー機・複合機ではファイナンス・リースが一般的で、長期利用を前提とする代わりに、導入時のまとまった資金負担を抑えられます。リースにはオペレーティング・リースもありますが、契約上の扱いや費用構造は異なります。

ここでは、ファイナンス・リースとオペレーティング・リースの基本的な違いについて解説します。

コピー機の導入を検討する場合は、まず一般的なファイナンス・リースの仕組みを押さえておくと、契約期間や途中解約、満了時の対応を理解しやすくなります。

ファイナンス・リースは、原則として契約期間中の中途解約を前提としない長期利用向けの契約です。

利用者が機種や販売会社を選び、リース会社がその機器を購入して利用者へ貸し出します。リース料には、機器価格のほか、金利相当額や固定資産税、保険料、管理費などが含まれます。

契約途中で機器が不要になっても、単に返却して支払いを止めることはできません。やむを得ず契約を終了する場合は、残リース料またはそれに相当する金額の精算が必要になるのが一般的です。

コピー機をリースで導入するときは、「数年間使うことを前提に、導入費を月々の支払いへ分散する契約」と理解しておくとよいでしょう。

オペレーティング・リースは、ファイナンス・リースに該当しないリース取引です。

残価を見込んで料金を設定する契約などがあり、契約期間や中途解約の扱いも契約内容によって異なります。そのため、「オペレーティング・リースなら自由に途中解約できる」と一律に判断することはできません。

一般的なオフィス向けコピー機ではファイナンス・リースが中心となるため、見積もりを受け取った際は、契約方式・期間・中途解約条件・満了時の扱いを契約書で確認してください。

コピー機をリースで導入する大きなメリットは、導入時の資金負担を抑えながら、業務に合う新品機種を選びやすいことです。

毎月のリース料も契約時に決まるため、購入時に大きな支出をする場合と比べて資金計画を立てやすくなります。ただし、保守料金や印刷枚数に応じたカウンター料金は、リース料とは別に発生するのが一般的です。

ここでは、コピー機をリース契約で導入する7つのメリットについて解説します。

リースなら、コピー機本体を現金で一括購入する場合と比べて、導入時のまとまった資金負担を抑えられます。

リース会社が機器を購入し、利用者は契約期間にわたってリース料を支払うため、本体代を一括で用意する必要がありません。高額になりやすい業務用複合機でも、資金を他の設備投資や運転資金に残しやすくなります。

ただし、搬入・設定などの費用をリースに含められるかは契約内容によって異なります。「初期費用が一切発生しない」と決めつけず、見積書で初回に必要な費用を確認することが重要です。

初期負担を抑えて新品コピー機を導入したい方はOFFICE110にお気軽にご相談ください。

リース料は契約時に月額が決まるため、コピー機本体にかかる支出を予算化しやすい点もメリットです。

一括購入のように導入時へ大きな支出が集中せず、契約期間中の本体費用を月々に分けて管理できます。そのため、設備投資に使える資金を見通しやすくなります。

一方、コピー機の運用コストはリース料だけではありません。カウンター保守契約では印刷枚数によって保守料金が変わるため、月額リース料と保守・印刷コストは分けて確認してください。

リース料金やカウンター料金の考え方は、複合機・コピー機のリース料金相場でも詳しく解説しています。

一般的なリースではコピー機の所有権をリース会社が持つため、リース物件にかかる固定資産税の申告・納付を利用者が行う必要はありません。

固定資産税などの費用はリース料を構成する要素に含まれており、利用者は契約に基づくリース料を支払います。そのため、購入して自社資産として管理する場合とは、資産管理の方法が異なります。

なお、会計・税務上の処理は企業の状況や契約内容、適用する会計基準などによって異なります。「リース料なら必ず全額をそのまま経費にできる」と一律に判断せず、必要に応じて経理担当者や税理士へ確認してください。

※出典：公益社団法人リース事業協会

リースでは利用者が機種を選び、その機器をリース会社が購入するため、業務条件に合う新品コピー機を選びやすいのが特徴です。

印刷速度や対応用紙サイズ、FAX・スキャン、クラウド連携、セキュリティ機能などを比較し、必要な性能を備えた機種を導入できます。レンタルのように、事業者が保有する在庫機種から選ぶ方式とは仕組みが異なります。

また、契約満了時には新しい機種への入れ替えも検討できるため、複合機の更新時期を定期的に見直したい企業にも適しています。

なお、コピー機の耐用年数や入れ替え時期の考え方は、コピー機・複合機の耐用年数と寿命も参考にしてください。

リース物件の所有権はリース会社にあるため、契約満了後に自社所有物として廃棄処分する必要はありません。

契約を終了する場合は、原則としてリース会社へ物件を返却します。そのため、購入したコピー機のように、自社で売却先や廃棄方法を決める必要はありません。

ただし、返却時の運搬費用などを利用者が負担する契約もあるため、「満了後に費用が一切かからない」という意味ではありません。契約前に返却方法と費用負担を確認しておきましょう。

コピー機を手放す際の方法も確認したい方は、以下の関連記事も参考にしてください。

ファイナンス・リースでは、リース物件に動産保険が付されていることが一般的です。

火災や落雷、盗難など、契約している保険の補償対象となる事故でコピー機が損害を受けた場合に、保険金が修理費用などへ充てられることがあります。

なお、動産保険があるから、あらゆる故障や損害が無条件で補償されるわけではありません。通常使用による故障は保守契約の対象となる場合もあるため、保険と保守の違いを確認しておくことが大切です。

※出典：公益社団法人リース事業協会

リースは契約期間が決まっているため、満了時期をコピー機の見直しタイミングとして計画しやすくなります。

数年後に契約満了を迎えることが分かっていれば、その時点の印刷枚数や利用人数、必要な機能を確認し、再リース・返却・新機種への入れ替えを検討できます。

ただし、契約期間中に新しい機種が登場しても自由に入れ替えられるわけではありません。リースは陳腐化リスクをなくす契約ではなく、満了時に機種を見直しやすい仕組みと考えるのが適切です。

リースで導入できる新品コピー機を比較したい方は、以下のキャンペーン情報もあわせてご確認ください。

コピー機のリースには、初期費用を抑えやすい反面、総支払額や契約期間の自由度に関するデメリットがあります。

特に確認したいのは、購入より支払総額が高くなりやすいことと、契約期間中の中途解約が原則できないことです。利用予定期間が不明確な場合は、リース以外の方法も比較する必要があります。

ここでは、コピー機をリース契約する前に確認したい6つのデメリットについて解説します。

リースは、同じコピー機を現金で購入する場合と比べて、契約期間全体の支払総額が高くなりやすい点がデメリットです。

リース料には物件価格だけでなく、金利相当額や固定資産税、保険料、リース会社の管理費なども含まれます。そのため、本体価格だけを比べると購入より負担が大きくなります。

一方、購入は導入時にまとまった資金が必要です。総額を抑えることを優先するのか、初期負担を抑えて資金を残すことを優先するのかで適した方法は変わります。

リースと購入の費用・条件を詳しく比較したい場合は、複合機のリースと購入の違いをご確認ください。

一般的なファイナンス・リースは、契約期間中の中途解約が原則できません。

事務所を閉鎖した、印刷量が大きく減った、別のコピー機が必要になったといった事情があっても、機器を返却するだけで毎月の支払いを止めることはできません。

やむを得ず途中で契約を終了する場合は、リース会社との合意のうえで、残リース料またはそれに相当する金額などの精算が必要になるのが一般的です。

事業所の移転・統廃合や短期間だけの利用を予定している場合は、契約前にレンタルや購入も比較してください。

途中解約の条件や費用については、コピー機・複合機のリース途中解約で詳しく解説しています。

コピー機のリースを利用するには、契約前にリース会社の審査を受ける必要があります。

リース会社が機器を購入し、契約期間にわたって利用者からリース料を回収する仕組みのため、契約可否や条件は審査結果によって決まります。

審査基準はリース会社によって異なり、すべての申込者が同じ条件で契約できるとは限りません。設立から間もない企業や個人事業主の場合も、契約できないと決めつけず、利用可能なリース会社や購入・レンタルなどの代替方法を含めて確認することが重要です。

リース契約中のコピー機はリース会社の所有物であり、利用者が自由に転売・譲渡することはできません。

利用者には機器を契約条件に沿って使用する権利がありますが、所有権はありません。そのため、不要になったからといって中古業者へ売却したり、別会社へ譲ったりすることはできません。

将来的に自社資産として保有し、売却や処分方法を自由に決めたい場合は、リースではなく購入が適している可能性があります。

一般的なコピー機のリースでは新品機種を対象とするため、中古コピー機は原則としてリースで導入しません。

ファイナンス・リースは、利用者が選んだ機器をリース会社が販売会社から新たに取得して貸し出す仕組みです。中古コピー機を安く導入したい場合は、購入またはレンタルを中心に比較することになります。

ただし、販売店やリース会社によっては、整備した再生機などを対象とする個別の契約が用意されている場合があります。中古機を希望する場合は、対象機種と契約条件を確認してください。

なお、中古コピー機の導入方法については、中古コピー機のリース・購入・レンタルの違いも参考にしてください。

コピー機のリースは事業用途を前提とした契約が中心で、純粋な個人利用では契約しにくい傾向があります。

一方、個人事業主で事業用コピー機を導入する場合は、リース会社の方針や審査結果によって契約できる可能性があります。

「法人でなければ絶対に契約できない」とは限りません。個人事業主の場合は、事業用途・希望機種・予算を販売店へ伝え、利用可能な契約方法を確認してください。

リースとレンタルは、どちらも機器を借りる方法ですが、契約期間・料金の考え方・選べる機種に大きな違いがあります。

リースは利用者が選んだ機器をリース会社が取得する長期契約、レンタルは事業者が保有する機器を必要な期間だけ借りる契約が基本です。

ここでは、コピー機のリースとレンタルの違いを、契約期間・料金・機種選択の3つの軸から解説します。

リースは中長期利用、レンタルは短期・一時利用に対応しやすい点が大きな違いです。

コピー機のリース期間は一般的には、3〜7年程度を目安とされています。一方、レンタルは数日・数週間・数か月など、必要な期間に合わせやすいのが特徴です。

数年間同じオフィスで利用する予定ならリースを検討しやすく、利用終了時期が決まっている場合や短期間だけ必要な場合はレンタルを比較すると判断しやすくなります。

リースとレンタルの料金は、月額だけでなく利用期間と付随費用まで含めて比較する必要があります。

リースは長期契約を前提に機器代を月々へ分散する仕組みです。一方、レンタルは短期間でも利用しやすい反面、搬入・設置・回収などの固定費を短い期間で負担するため、月額だけでは判断できません。

リース料に保守料金が自動的に含まれるわけではありません。比較するときは、本体料金・保守料金・搬入設置費・返却または回収費まで含めた総額を確認してください。

希望するメーカーや機能を細かく選びたい場合は、レンタルよりリースのほうが選択肢を広げやすい傾向があります。

リースは、利用者が選定したコピー機をリース会社が取得する仕組みです。印刷速度や用紙サイズ、FAX・スキャン、オプション構成などを自社の利用条件に合わせて選べます。

そのため、印刷量が多い、特定の機能が必要、セキュリティ要件があるなど、機種選定の条件が明確な企業はリースや購入を中心に比較すると選びやすくなります。

リース・レンタル・買い取りの主な違いをまとめると、次のとおりです。

長期利用で初期費用を抑えたいならリース、短期利用ならレンタル、自社所有で長く使いたいなら購入を軸にすると整理しやすくなります。

ただし、最終的には契約期間だけでなく、印刷枚数・必要な機能・保守費用・総支払額まで同じ条件で比較してください。

コピー機のリース契約は、利用条件の整理から機種選定・見積もり・審査・契約・搬入設置の順で進みます。

事前に月間印刷枚数や必要な機能、予算、希望時期を整理しておくと、機種選定や見積もり比較を進めやすくなります。

主な流れを7つのステップに整理すると、次のとおりです。

特に契約前は、月額料金だけでなく、総支払額・保守料金・中途解約・満了後の返却条件まで確認しておくことが重要です。

ここまでの違いを整理すれば、リース・レンタル・購入のどれを軸に検討するかはある程度絞り込めます。

一方、実際に適した契約方法や機種は、利用予定期間・月間印刷枚数・必要な機能・予算・今後の入れ替え予定によって変わります。

リースの場合は月額料金だけでなく、契約期間や保守料金、中途解約、満了時の返却条件まで確認する必要があるため、複数の候補を同じ条件で比較することが重要です。

なお、OFFICE110では、現在の利用状況や予算を確認したうえで、新品・中古を含む複数の選択肢から条件に合うコピー機・複合機をご提案します。販売だけでなく、搬入・設置・設定・保守までまとめてご相談いただけます。

さらに、OFFICE110では対象の新品コピー機が最大80％OFF、中古の複合機が大特価になるキャンペーンを実施しています。リース・購入・レンタルの違い、月々の費用まで比較しながら、自社に合うコピー機の導入方法を検討したい場合は、弊社までご相談ください。

コピー機のリースは、まとまった初期費用を抑えながら、業務条件に合う新品機種を長期利用したい企業に適した導入方法です。

毎月の本体費用を把握しやすく、固定資産税の申告・納付を自社で行わずに済むほか、契約満了を機種の見直し時期として計画しやすいメリットがあります。

ただし、ファイナンス・リースは途中解約が原則できず、購入より総支払額が高くなりやすい点には注意が必要です。保守料金や返却費用など、月額リース料以外の費用も契約前に確認してください。

長期利用で初期負担を抑えたい場合はリース、短期間だけ使いたい場合はレンタル、自社所有で長く使いたい場合は購入を軸にすると比較しやすくなります。最終的には、利用期間・印刷枚数・必要機能・総支払額を同じ条件で確認することが重要です。

なお、契約方法や機種を自社だけで判断しにくい場合は、利用状況と予算を整理したうえでOFFICE110へご相談ください。リース・購入を含め、条件に合う導入方法と機種を比較してご案内します。