割り込み印刷とは？複合機・コピー機の割り込み印刷の方法を徹底解説【お役立ち情報】 | OFFICE110

複合機を使用している方の中には、このようなお悩みをお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

急いでいるときに限って大量印刷中だったり、ほかの人が印刷していたりで、なかなか印刷が終わらないことがあります。

そのような場合に「割り込み印刷」が活躍します。

割り込み印刷機能を使用すれば、印刷中にほかの印刷したり、FAXを送信中に優先的にコピーしたりすることが可能です。

本記事では、複合機の便利機能の割り込み印刷についてご紹介します。

さらに、操作方法やメリットについても解説していますので、業務改善の参考にしてください。

割り込み印刷機能とは？活用シーンも解説

割り込み印刷機能とは、ほかの人の印刷を一旦止め、割り込んで先に印刷できる機能のことです。

止められた印刷は一旦複合機やSDカードに保存され、割り込み印刷が終了すると自動で再開されます。

基本的にどのメーカーの複合機にも備わっている機能で、使用するのに追加でオプションなどをつける必要はありません。

割り込み印刷機能を活用することで、ほかの人が大量の資料を印刷しているときでも、印刷が終わるのを待つ必要がなくなるため、業務効率改善につながります。

割り込み印刷の活用シーン

割り込み印刷機能は、主に以下のようなシーンで活用されます。

特に、会議や商談の直前にプレゼンテーション資料を印刷したいなど、急ぎの印刷物がある場合に活躍します。

通常、印刷時は前の印刷が終わるまで待つ必要がありますが、割り込み印刷を利用すれば、印刷待ちによる遅刻のリスクを大幅に減らせます。

また、上記のような印刷物やFAX受信が複合機を占拠してしまう時間が長い業種の場合でも、割り込み印刷機能は業務を効率的に進めるうえで大いに役立ちます。

割り込み印刷機能を活用する3つのメリット

基本的に、割り込み印刷はどのようなメーカーの複合機でも標準搭載されている機能ですが、上手に活用することで多くのメリットをもたらしてくれます。

本章では、割り込み印刷機能を活用するメリットを3つご紹介します。

割り込み印刷のメリットを把握し、ご自身やオフィスに必要な機能か判断しましょう。

印刷物を優先的に印刷できる

たった1枚のコピーしたいときでも、基本的には前の人が数百枚印刷していれば、印刷がすべて完了するまで待たなければなりません。

しかし、割り込み印刷を活用すれば、少しの時間印刷を止めるだけで優先的に自分の印刷物のコピーが可能です。

特に急ぎの印刷が必要の場合、割り込み印刷を活用すれば、無駄な待ち時間を大幅に削減できます。

業務時間の短縮につながる

割り込み印刷を活用すれば、個人はもちろんオフィス全体の業務効率改善につながります。

基本的には1人の人が大量印刷をすると複合機は占領されてしまうため、印刷したいほかの人の作業が止まってしまいます。

しかし割り込み印刷を使用すれば、一声かけるだけでほかの人も印刷できるため、業務の進行がストップしません。

結果的にオフィス全体の仕事がはかどり、生産性の向上が期待できます。

印刷業務のストレスを減らせる

仕事が多くて急いで印刷をしたいときや、急に資料の印刷を任された時に、印刷待ちで仕事が進まないとストレスに感じてしまうことも少なくありません。

しかし、割り込み印刷機能の活用すれば印刷の待ち時間を減らせるため、このようなストレスの軽減にもつながります。

印刷業務のストレスを減らすことで、良好な雰囲気で仕事ができるでしょう。

複合機の割り込み印刷の操作方法

割り込み印刷は便利な機能ですが、操作方法はとても簡単です。

本章では、複合機の割り込み印刷の一般的な操作方法について解説します。

基本的な操作方法を知り、自社での実際の使用して業務効率の実現を目指しましょう。

割り込み印刷の操作手順

割り込み印刷の操作手順はメーカーや機種によって若干異なりますが、ここでは一般的な操作方法をご紹介します。

割り込み印刷が完了すれば、自動的にもとの印刷が再スタートします。

なお、割り込み印刷をする際は、マナーとして印刷中の人に一声かけておくとよいでしょう。

割り込み印刷の解除方法

機種やメーカーにもよりますが、割り込みボタンを押した後、もう一度割り込みボタンを押すことで、割り込み印刷を解除できます。

なお、富士フイルムとリコーの複合機の場合、「割り込み解除ボタン」を押すことで、割り込み印刷モードを解除します。

割り込み印刷の優先設定の方法

基本的に複合機は、指示があった順に印刷・FAXなどのジョブをしますが、優先順位を設定することでジョブの順序を指定できます。

ここでは例として「RICOH MP C3004」での割り込み印刷の優先設定の方法をご紹介します。

オフィスの複合機の利用状況に合わせて印刷の優先順位を設定することにより、生産性向上が期待できるでしょう。

複合機の割り込み印刷が使えないケース

メーカーや機種によっては、状況次第で割り込み印刷が使えないケースもあります。

本章では、複合機の割り込み印刷が使えない代表的なケースを3つご紹介します。

使えないケースを事前に把握して、突然のトラブルに慌てないようにしましょう。

割り込み印刷を同時に使用する場合

割り込み印刷のジョブがすでに入っている場合、そのジョブが終わるまでは割り込み印刷はできません。

そのため、先に割り込み印刷の予約が入っているときは待つ必要があります。

もし2種類の原稿を割り込み印刷しようと思った場合、1枚目のコピーが終わった後にもう一度割り込みボタンを押して、同じように操作する必要があります。

割り込みでプリントアウトする場合

ほかのプリントやコピーをしている最中に、パソコンなどからのプリントアウトは割り込みできません。

なぜなら、基本的に割り込み印刷は「コピー」をとる場合でのみ使用できる機能だからです。

そのため、どうしても急ぎのプリントアウトがある場合は、印刷中のジョブを一旦止めてもらう必要があるでしょう。

スキャンを使用している場合

スキャンを使用している最中は、割り込み印刷機能は使用できません。

なぜなら、スキャンは複合機の仕様で優先されてしまうからです。

そのため、前の人がスキャン機能を使用していた場合は、作業が終了するのを待ちましょう。

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まとめ

割り込み印刷を活用することで、ほかの人が大量の資料を印刷している場合でも、優先的に自分の印刷ができます。

これにより、無駄な待ち時間を削減できるほか、業務効率アップにつながります。

割り込み印刷は複合機の基本機能の1つであるため、オプションでつける必要もなく、コストをかけずに利用することが可能です。

さらに、操作方法も簡単なため、上手に活用して業務効率アップを実現しましょう。