コピー機・複合機の便利なFAX機能を紹介！送信・受信・保存に役立つ機能を解説

コピー機・複合機のFAX機能には、原稿を送受信するだけでなく、パソコンからの直接送信や受信データの転送、印刷前の画像確認など、日常業務の手間を減らす便利な機能があります。

見積書をFAXするたびに印刷している、不要な受信FAXまで出力している、届いた書類を担当者へ渡すのに時間がかかるといった場合は、機能の使い方を見直すことで作業を効率化できます。

ただし、利用できる機能はメーカーや機種によって異なり、FAXオプション、対応ドライバー、ネットワーク設定などが必要な場合もあります。特に、FAXの送受信に使う機能と、スキャンした書類をメールで共有する機能は区別しておくことが大切です。

この記事では、コピー機・複合機に搭載される便利なFAX機能を、送信・受信・保存の目的別に紹介し、それぞれの特徴や活用方法を解説します。

コピー機・複合機には、FAXの送信ミスを減らす機能から、受信データを印刷せずに管理する機能まで、さまざまな便利機能があります。どの作業を省きたいかによって、役立つ機能は異なります。

この記事で紹介する機能を、主な用途別に整理すると次のとおりです。

上の表のうち、E-mail送信スキャンとPDF変換・メール送信は、FAX通信そのものではなく、紙の書類を電子データでやり取りするための関連機能です。相手先がメールでの受け取りに対応していれば、FAXを使わずに資料を共有できます。

なお、一覧にある機能がすべての複合機へ標準搭載されているわけではありません。実際の利用可否は、機種の仕様やオプション構成を確認する必要があります。

FAXを送る機会が多い職場では、書類の印刷や宛先入力、送信前の確認が積み重なり、作業負担になりがちです。複合機の機能を活用すると、送信準備を減らしながら、宛先や原稿の確認も行いやすくなります。

ここでは、FAX送信の手間やミスを減らす4つの便利機能について解説します。

PC-FAX送信とは、パソコンで作成した書類を、紙に印刷せず、複合機を通じてFAX送信できる機能です。見積書や注文書などをFAXで送る際に、印刷した用紙を複合機まで運び、原稿を読み取らせる工程を省けます。

一般的には、パソコンへ対応するファクスドライバーをインストールし、WordやExcelなどの印刷画面でそのドライバーを選択して送信します。機種によっては、登録済みのアドレス帳から宛先を選んだり、所定の書式で送付状を付けたりすることもできます。

原稿データを直接送信するため、紙に出力して再度読み取る工程がなくなり、用紙の節約と送信準備の時間短縮につながります。ただし、FAX回線を使う場合は、通常のFAXと同様に回線契約に応じた通信料金がかかります。

利用には複合機本体の対応に加え、FAX機能、パソコンのOS、ファクスドライバー、接続環境の確認が必要です。ドライバーの設定や具体的な送信手順は、以下の記事で確認できます。

宛先確認機能は、FAXを送信する前に、送信先の名称やFAX番号を画面へ表示するなどして、宛先の間違いに気づきやすくする機能です。契約書や申込書など、送信先を誤ると情報漏えいにつながる文書を扱う場合にも役立ちます。

たとえば、アドレス帳から宛先を選んだ後に確認画面を表示したり、数字キーで入力したFAX番号を再入力させたりする方式があります。機種や設定によって動作は異なりますが、送信操作の最後に確認の機会を設けることで、番号の入力ミスを抑止できます。

ただし、確認画面が表示されても、登録済みの宛先自体が間違っていれば誤送信を完全には防げません。宛先の登録・変更時に番号を照合し、送信前には相手先の名称と番号を確認する運用が必要です。

「見てから送信」は、FAXを送る前に、複合機が読み取った原稿を操作パネルのプレビュー画面で確認できる機能です。原稿の裏面を読み取っていないか、ページが欠けていないかなどを、送信開始前に確かめられます。

たとえば、両面の申込書や複数ページの資料を送信する場合、原稿のセット方向を間違えると、必要な内容が相手先に届かないことがあります。プレビューに対応した機種なら、読み取り結果を確認してから送信できるため、再送信の手間を減らせます。

ただし、プレビューは原稿の読み取り状態を確認する機能であり、宛先が正しいかどうかを保証するものではありません。誤送信の防止には、前述の宛先確認機能とあわせて利用することが効果的です。表示倍率や確認できるページ数などは機種によって異なります。

複合機のインターネットFAXは、読み取った原稿をメール環境などを利用して送信し、インターネット経由でFAXデータをやり取りする機能です。電話回線で通信する一般的なFAXとは通信方式が異なり、対応する機器・環境間での書類送付に利用できます。

インターネットFAX対応機器では、遠隔拠点への送信や複数の宛先への同報送信などに活用でき、電話回線を使用する通信の費用を見直せる場合があります。一方、送受信できる画像形式や画質、相手先との互換性には、通信方式や機種ごとの条件があります。

利用するには、対応機種に加え、メールの送受信設定やネットワーク環境が必要です。機種によってはインターネットファクス拡張キットなどのオプションを追加しなければなりません。

受信したFAXをすべて印刷していると、不要な書類の出力や担当者への配布に手間がかかります。受信内容のプレビューや自動転送を活用すれば、必要な情報を確認しやすくなり、用紙の使用量も抑えられます。

ここでは、FAXの受信確認・転送・印刷を効率化する3つの機能について解説します。

受信データの画像確認は、受信したFAXをすぐに印刷せず、操作パネルの画面で内容を確認してから出力できる機能です。必要な書類だけを選んで印刷できるため、広告FAXや重複した書類まで紙に出力する無駄を減らせます。

対応機種では、受信した文書を一覧で確認し、必要に応じて拡大表示できます。細かな文字やページの内容を確認したうえで印刷・削除などの操作ができるため、受信件数が多い職場でも書類を整理しやすくなります。

不要な印刷を減らせば用紙代に加え、契約内容によってはカウンター料金の抑制にもつながります。ただし、受信データを誤って削除すると必要な書類を確認できなくなるため、削除前の確認や保存ルールを決めておくことが大切です。

この機能は、FAXを送る前に原稿を確認する「見てから送信」とは異なります。前者は受信後、後者は送信前の確認に利用する機能です。

FAX受信データのネットワーク転送機能は、届いたFAXをメールアドレスやネットワーク上の共有フォルダなど、指定した保存先へ自動転送する機能です。受信のたびに書類を印刷して担当者へ渡す必要がなくなり、社内での情報共有を効率化できます。

たとえば、受注書を担当部署の共有フォルダへ保存したり、外出の多い担当者がメールを通じて受信内容を確認したりする運用が考えられます。対応機種によっては、送信元のFAX番号などを条件に転送先を振り分けられるため、書類の仕分けにかかる手間も減らせます。

転送先に保存されたデータは、必要なものだけを印刷できるため、ペーパーレス化と受信書類の管理に役立ちます。ただし、外部から内容を確認できるかどうかは、メールや保存先へのアクセス設定によって異なります。

また、個人情報や取引先の機密文書を扱う場合は、共有フォルダのアクセス権限やメールの送信先を適切に設定する必要があります。機種により転送先の種類、ファイル形式、追加ソフトの要否も異なるため、導入前に確認してください。

受信データの時刻指定出力は、FAXを受信した時点では印刷せず、あらかじめ設定した時刻にまとめて印刷する機能です。FAXの受信枚数が多い場合や、急いで印刷する必要がない場合に役立ちます。

たとえば、日中に受信したFAXを20時に印刷するよう設定しておけば、業務中のコピーやプリントが集中する時間帯を避けて出力できます。書類の印刷タイミングを調整することで、複合機をほかの作業に利用しやすくなります。

指定時刻に必ず印刷されるとは限らないため、納期のある注文書などを扱う場合は、電源の管理や受信確認の運用にも注意してください。

受信FAXを自動転送したり、必要な文書だけを印刷したりできる複合機を検討している場合は、OFFICE110で対応機種をご確認いただけます。

FAX業務では、受信した書類だけでなく、送信に使用した原稿や社内で共有する資料の管理も必要です。複合機の保存・スキャン機能を使えば、紙の書類を繰り返し扱う手間を減らせます。

ここで取り上げるE-mail送信スキャンとPDF変換・メール送信は、FAXそのものの機能ではありません。FAXに関連する文書を電子化し、保管・共有する際に役立つ機能です。

ここでは、FAX関連文書の保存や社内外への共有に活用できる3つの機能について解説します。

ドキュメントファイリングは、コピーやスキャンで読み取った原稿、FAX送信に使用した原稿などを、複合機本体のストレージへ保存し、必要なときに呼び出せる機能です。保存したデータを再利用できるため、同じ書類を何度も読み取り直す手間を省けます。

たとえば、繰り返し使用する申込書や帳票を保存しておけば、必要なときに複合機から取り出して印刷できます。送付した書類の控えや社内で使う資料をデータとして管理できるため、原本を何度も持ち出す必要もありません。

機種によっては、コピーやFAX送信などの操作と同時に原稿を保存する「同時にファイリング」に対応しています。原稿を送った後で別途スキャンする作業を減らせる点がメリットです。

ただし、保存できるデータの種類や容量、保存先、再送信の可否は機種によって異なります。また、複合機内の保存データを長期保管用のバックアップと同一視しないことも重要です。

E-mail送信スキャンは、複合機のスキャナーで読み取った原稿を、パソコンへ一度保存することなく、指定したメールアドレスへ直接送信できる機能です。紙の資料を取引先や社内の担当者へ電子データで送る際に活用できます。

対応機種では、複合機にメール送信のためのネットワーク設定を行い、送信先を指定してスキャンします。受け取った側は、パソコンやスマートフォンでメールの添付ファイルを確認できるため、書類を紙で配布する手間がかかりません。

たとえば、FAXで送る予定だった案内文や社内資料も、相手先がメールでの受け取りに対応していれば、E-mail送信スキャンを使って共有できます。

PDF変換は、複合機で読み取った紙の書類を、PDFファイルとして保存・共有できる機能です。紙で受け取った申込書や社内の控えなどを電子化し、パソコンで閲覧・管理したい場合に役立ちます。

対応機種では、スキャン時に保存形式としてPDFを選ぶことで、書類をPDFファイルへ変換できます。作成したデータは、メールに添付して送ったり、所定の保存先に保管したりできます。

FAX送信後に控えを管理したい場合や、紙の書類を複数の担当者で確認する場合にも便利です。印刷や配布の回数を減らせるため、用紙の節約と資料の共有を進めやすくなります。

ただし、PDFに変換しただけでは、自動的にFAXとして送信されるわけではありません。FAXで送る場合はFAX対応機能を使用し、メールで共有する場合は送信先のアドレスやファイル容量を確認してください。

FAX業務の手間を減らしたい場合は、現在どの作業に時間がかかっているかを整理すると、必要な機能を選びやすくなります。送信時の印刷が負担ならPC-FAX、不要な受信書類が多いなら画像確認やネットワーク転送が候補です。

ただし、同じFAX機能付きの複合機でも、標準搭載の機能やオプション、対応する通信環境は異なります。特に、パソコンのOSやFAX回線、受信データの保存先などは、現在のオフィス環境に合わせて確認する必要があります。

自社に必要な機能を整理できても、複数の機種を比較して対応可否まで判断するのは難しい場合があります。導入前に、利用したいFAX機能と現在の設備をあわせて確認することが重要です。

OFFICE110では、FAXの送受信量や必要な機能、現在の複合機・通信環境、ご予算を伺い、新品・中古を含めて条件に合うコピー機・複合機をご提案します。受信データの転送やPC-FAXなど、運用したい機能を踏まえた機種選びもご相談ください。

さらに、OFFICE110では対象の新品コピー機が最大80％OFF、中古の複合機が大特価になるキャンペーンを実施しています。PC-FAXや受信データ転送など、必要なFAX機能を備えた複合機を比較したい場合は、OFFICE110までご相談ください。

コピー機・複合機の便利なFAX機能を活用すれば、送信時の印刷作業や受信書類の仕分け、不要な用紙の出力などを減らせます。日常的にFAXを使用する職場ほど、機能の見直しが業務負担の軽減につながります。

送信を効率化したい場合はPC-FAXや宛先確認、見てから送信が役立ちます。受信後の対応を見直したい場合は、画像確認やネットワーク転送、時刻指定出力などが候補です。

FAXに関連する原稿を保管・共有する場合は、ドキュメントファイリングやスキャン機能も活用できます。ただし、メール送信やPDF変換はFAX通信とは異なるため、相手先の受け取り方法に合わせて使い分ける必要があります。

これらの機能はすべての機種で利用できるわけではありません。標準搭載かオプションか、既存の電話回線・ネットワーク・パソコン環境で使えるかを確認したうえで選ぶことが大切です。

現在のFAX業務に合う機能や対応機種を比較したい場合は、OFFICE110へご相談ください。ご利用状況やご予算を踏まえ、必要なFAX機能を備えた複合機の導入方法をご案内します。