複合機からFAXを自動送信できる「PC-FAX機能」が便利で経済的!【お役立ち情報】 | OFFICE110

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複合機からFAXを自動送信できる「PC-FAX機能」が便利で経済的!

複合機からFAXを自動送信できる「PC-FAX機能」が便利で経済的!

複合機は印刷やコピーといった機能の他に、FAX機能も備わっています。

別にFAX専用機器を購入する必要がなく、ビジネスフォンの主装置に接続することで送受信が可能に。
そのFAX機能も、ただ単に送受信するのはもちろん、様々な便利機能がオプションとして利用できるのです。

そこで今回は、複合機の便利なFAX機能の中から、自席のパソコンを利用して複合機から自動送信できる「PC-FAX機能」をご紹介いたします。

▼目次

複合機のPC-FAX機能とは?

複合機はビジネスフォンの主装置に接続することで、ネットワーク経由のFAX機能が数多く搭載できるようになります。

ネットワーク転送機能を使えば、FAXの受信データを、E-mail、FTPサーバ、指定したフォルダ、共有フォルダなどネットワーク上のアドレスに自動的に転送できるなど、いちいち席を立ってFAXを取りに行く手間もなくなります。

PC-FAX機能とは?

その社内ネットワークを利用しているのが「PC-FAX機能」。
自席のパソコンから送りたいデータを、ネットワーク経由で複合機に指示を出すことで、プリントアウトすることなく自動でFAX送信できる便利なFAX機能です。

通常FAXを送信するときは、パソコン上のデータをいちいちプリントアウトしてFAXに用紙をセットする必要があります。
しかし、FAXを送信するだけに用紙を使うのは無駄があり、さらに手間もかかりますよね。

そこで、PC-FAX機能を使えば、プリントアウトすることなく自席のパソコン操作だけでFAXが自動の送信ができる。
結果として、用紙の無駄が省けコスト削減につながります

使い方は、とても簡単。
通常の印刷するとき、プリンタドライバをPC-FAXドライバに切り替えるだけなので、誰でも簡単に自動でFAX送信が可能。

また、パソコン上のデータを直接送信することになるので、通常の用紙を使ったFAX送信よりも、キレイで細かい文字なども鮮明なFAX送信ができます

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PC-FAX機能でFAXを自動送信する方法(例:SHARP)

PC-FAX機能とは何かご理解いただいたところで、実際の複合機の操作方法をご紹介いたします。
ここでは、OFFICE110で人気を博しているSHARP「MX-2650FN」の操作方法をご覧ください。

MX-2650FN(SHARP)のPC-FAX操作方法

MX-2650FNの大きな特徴は、ウォームアップタイムが従来機と比べて約半分の10秒。オフィスでの待ち時間削減が図れ、より業務効率を高めることが可能となります。

そのMX-2650FNのPC-FAX機能の操作方法は以下の通り。

➀PC-FAX送信したいWordやExcelファイルを開き、「ファイル」→「印刷」

➁印刷設定画面が表示されたら、プリンター一覧からPC-FAXドライバ(SHARP MX-2650FN FAX)を選択

➂PC-FAXドライバを選択した後、「印刷」をクリック

➃相手先を選択
相手先を選択する方法は、直接入力する方法と電話帳から選択する方法の2パターンあります。

1.直接入力
「相手先の選択」画面が表示されますので、「直接入力」タブをクリック
相手先の名前とFAX番号入力して「追加(A)」をクリック
相手先を確認後、問題なければ「次へ(N)」をクリック

2.電話帳から選択
電話帳から相手先を選択する場合は、あらかじめ電話帳に相手先を登録しておく必要があります。
※電話帳の登録方法は、SHARPのホームページでご確認ください。
「電話帳から選択」タブをクリック後、電話帳から相手先を選択して、「追加(A)」をクリック
相手先を確認後、問題なければ「次へ(N)」をクリック

➄送付状の選択
次に「送付状の選択」画面が表示されるので、FAX送付状を添付しない場合は、そのまま「次へ(N)]をクリック。
送付状を添付してFAX送信する場合は、「送付状を追加する(A)」にチェックを入れて、使用する送付状をリストから選択

➅FAXを相手に送信
最後に、FAX画像プレビュー画面が表示されるので、送信するFAX内容を確認
問題なければ「完了」をクリックすれば、複合機に画像が自動で転送され、PC-FAX送信が開始されます。

以上のように、あらかじめ電話帳登録しておけば、単純なパソコン操作をするだけでFAXが自動送信できるのです。

まとめ

今回は、複合機の「PC-FAX機能」をご紹介いたしました。

PC-FAX機能を利用すれば、FAX送信する用紙をいちいちプリントアウトする手間もなくなり、自席のパソコン操作だけでFAXが自動で送信できるのです。

紙の無駄を省くけることから、結果として用紙の購入コストを削減できる効果もあります。
使い方はとても簡単なので、PC-FAX機能が搭載された機種をお使いの方はフル活用しちゃいましょう。

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