コピー機に搭載された【FAXの使い方関連】の便利機能【お役立ち情報】 | OFFICE110

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コピー機に搭載された【FAXの使い方関連】の便利機能

コピー機に搭載された【FAXの使い方関連】の便利機能

複合機(コピー機)のFAXの使い方に関する便利機能についてご紹介します。

▼目次

E-mail送信スキャン

E-mail送信スキャンとは、複合機本体のスキャナで読み取ったデータをそのまま相手先の電子メールに送信ができる機能です。

複合機の機能としては比較的新しいものであるため、中古の複合機にはまずこの機能は搭載されておらず、また新型であってもメーカによっては搭載していないことがあります。

E-mail 送信スキャン機能をそなえた機種であれば、複合機側にIP設定と、送信するメールのアドレスを登録しておけば、文書データをそのままスマートフォンなどにスピード送信が出来ますので業種によっては、非常に重宝します。

N-Up印刷

N-Up印刷とは、複数のページデータを1枚の用紙に均等に割り付けてプリントすることができる機能です。

写真などを一覧したい時や、用紙を節約したい時に役立ちます。 両面プリントを組み合わせれば用紙の節約に更に効果的です。

設定の種類としては

  • 2-Up:2ページを1枚の用紙にプリントする
  • 4-Up:4ページを1枚の用紙にプリントする
  • 6-Up:6ページを1枚の用紙にプリントする
  • 9-Up:9ページを1枚の用紙にプリントする
  • 16-Up:16ページを1枚の用紙にプリントする

があります(機種によっては、4-Upまでの対応)。

例えば4-Upと両面印刷を組み合わせて使えば、40枚の資料を5枚にまで減らすことが出来ます。用紙の使用量も同様に削減できますので、コスト削減、地球環境への配慮につながります。

PC-Fax送信

PC-Fax送信機能とは、パソコン上のデータを複合機を通じてプリントすることなく直接FAXで送信することができる複合機のファックス機能です。

通常、パソコンで作った書類をFAXで送る場合、送信する為に一度プリントアウトしなければならず用紙と手間を無駄遣いすることになります。PC-Fax送信はこの無駄を省くことが可能です。

またその方法も、プリンタドライバをPC-Faxドライバに切り替えるだけで、プリントと同様の操作で手軽に利用することが出来ます。

前もってアドレス帳を登録すればメール送信と同様な操作で送信でき、FAX送付状も予め登録されたフォーマットから選択し添付することができます。

更に、パソコンデータから直接送信しますので、細かな文字などきれいに送ることができます。

pdf 変換とメール送信

多くの複合機ではスキャナで読み取った文章をpdfに変換する機能が搭載されています。基本的に使い方はとても簡単です。

例えば、リコーの「imagio MP C3000」の場合、スキャンする時にファイル形式として「pdf」を選ぶだけ。紙の書類をスキャンしてPDF化するのはもちろんですが、PCで作成したExcelやWordファイルからの変換も可能です。

さらに、PDFファイルに変換したものをメールで簡単に送信できるのでいちいちFAXする手間も省けて時間の効率もアップすることができます。

今の世の中、当たり前といっても過言ではないこのPDF変換ですが、意外に活用していない方もおられると思います。オフィスのコスト削減が叫ばれている中、PDFに変換し、データとして保管することはかなり有効な手段だと思います。

インターネットFax

インターネットFaxとはスキャンした原稿をメール環境を利用して、インターネット経由でFaxの送信や受信ができる機能です。

インターネットFAXは白黒モードのみの対応となりますが、回線ノイズが少ないので、文字の細かい書類などもより鮮明な画質で送受信できます。

また、複数の宛先への同時同報が可能なので、送信にかかる手間を省くことができます。 遠隔地とのFAX通信が多い場合などに、電話料金の削減に特に寄与します。

ウェブブラウジング拡張キット

ウェブブラウジング拡張キットとは、複合機からインターネットに直接アクセスすることが出来る拡張機能です。大型の操作パネルを使って、PCレスでWebサイトを閲覧できる他、表示したWebページ/PDFファイルをすぐにプリントできます。

なお、この機能を使用するためには対応する複合機のほかに別途に追加オプションを付け加える必要があります。

カスタムイメージ

ユーザーが用意したイメージ画像を複合機に取り込み、原稿と合成して印字する機能です。なお、イメージ画像は、あらかじめプリンタードライバーから複合機本体HDDに登録する必要があります。

主に社名やコーポレートロゴなどを対象に利用することが多く、例えば、用紙に会社のロゴを入れる用途が大変多く便利です。また、元原稿に入っていなくても任意の場所に入れてコピーできます。

ドキュメントファイリング

ドキュメントファイリングとは、コピーやFAX送信した原稿、プリントデータやスキャンデータを複合機のハードディスクに保存する機能です。保存したデータは必要なときに呼び出して印刷することができます。

コピーの度に繰り返し原本を持ち出す必要がなくなるため、原本を綺麗なまま保管できます。

また、大量の会議資料をコピーして用意していたが、急遽もう1部必要になってしまったような場合などでも、このドキュメントファイリングを利用すれば、原稿の読み取りからはじめる必要はなく、すでに読み込んだデータを呼び出して出力するだけで対応できます。

基本的にドキュメントファイリングを含むファイリング機能はシャープ製複合機(コピー機)の特徴であるので、この機能が欲しい場合は事前の確認が不可欠です。
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ファイル結合

ファイル結合とは、ドキュメントファイリングされた2つのファイルを1つのファイルに結合することです。複数のファイルや資料を纏める際に、作業が簡単に行え、データを有効に活用できます。

なお、 3つ以上のファイルの同時結合、ファイルの一部のみの結合、結合位置の指定(ページ差込み)等はできません。基本的にファイル結合を含むファイリング機能はシャープ製複合機の特徴であるので、この機能が欲しい場合は事前の確認が不可欠です。

ファクス受信データのネットワーク転送機能

ファクス受信データのネットワーク転送機能とは、FAXの受信データを、E-mail、FTPサーバ、指定したフォルダ、共有フォルダなどネットワーク上のアドレスに自動的に転送できる複合機のFAX機能です。

FAXの受信量が多く、その中に不要なFAXも多く含まれている場合でも、受信データの内容をプリントアウトせずに確認したり、または外出先で確認したりすることができます。

不要なFAXを削除できるので、受信FAXのプリントを最小限に抑えて、用紙代コストを削減し、更に業務効率をあげることが出来ます。

ミラーリンクキット

ミラーリンクキットとは、大切なデータが入ったハードディスクが1基破損しても、もう1基のハードディスクにデータが保存され、そのまま継続して稼働させることができる拡張機能です。

複合機内部にあるミラーリング基盤がデータをハードディスク2基に同時に書き込み(ミラーリンク)、万が一、一方のハードディスクが破損した場合、バックアップであるもう一基のハードディスクを読み込みます。この機能はあくまでミラーリンク機能に対応する一部の複合機に限定したオプションです。

現段階では初期搭載の複合機はなく、もしこのミラーリンクを使用したいならば、ミラーリンク対応型の複合機を購入し、オプションでミラーリンクキットを追加するという二重の手間をかけねばなりません。

しかし、大切なデータを守りたいならば、これだけの手間をかける価値は十分にあります。

リテンション/ドキュメントファイリング

リテンション/ドキュメントファイリング機能とは、プリントデータを複合機内蔵のハードディスクに保存し、必要な時にパソコンを使用せずに複合機の操作パネルからプリントできる機能です。

リテンション機能の中の「サンプルプリント」を使えば、複数枚プリントする際、まず1部だけプリントし内容を確認後、残りの部数を複合機の操作でプリント指示ができるので、ミスプリントを防ぎ、コストの無駄ややり直しにかかる手間を抑えられます。保存場所を指定することもできますので、他のユーザーのデータとの混在も防げます。

また、パソコンからプリントする際にパスワードを設定することもでき、保存されたデータのセキュリティを高めることができます。

保存の方法法としては、出力データをプリントせずに一旦複合機のハードディスクに保存しする「印刷せずにホールド」や、必要部数プリントし、かつデータをハードディスクに保存する「印刷後ホールド」などがあります。

宛先確認機能

宛先確認機能とはファクス送信を行う際「白黒スタート」キーを押した時に宛先確認メッセージが表示される複合機のFAX機能です。

特に重要な書類や急ぎの書類をFAX送信する場合などにおいて、誤送信を抑止します(どんな状況であろうとも誤送信自体は避けたいことですが)。表示されるメッセージは宛先の指定方法によって異なります。

例えば、ワンタッチキーで宛先を指定した場合は、スタートボタンを押した際、宛先が再度表示され、確認後「OK」を押さないと送信されません。数字キーで宛先を指定した場合は、宛先を2回入力し、2回とも同じ番号を入力しない限り送信されません。

また、送信時に再確認できるので誤送信を抑止できます。

共有フォルダ/デスクトップ送信スキャン

共有フォルダ/デスクトップ送信スキャンとは、複合機で読み込んだスキャンデータを各ローカルのパソコンではなく、共有のハードディスクやフォルダに直接取り込める機能です。

スキャニングしたデータは複合機でファイル名を付けることもでき、ネットワーク上の自分のパソコンの指定したフォルダはもちろん、共有フォルダに保存することもできますので、手軽に情報の共有化が図れます。

これにより、データを全員で共有する際などに、紙で配ったり、全員にメールで送る必要がなくなり、大幅に作業の効率化を図ることが可能となりました。

この共有フォルダ/ デスクトップ送信スキャン機能は、社内や部内で情報の共有化を進めたい時だけでは無く、他にも古い資料や書類を電子化して管理したい時などにも便利です。
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見てから保存(画像確認機能)

「見てから保存」(画像確認機能)とは、一度スキャンを取った画像を複合機のモニター上で確認し、ワンクッションおいてからパソコン上に取り込む機能です。

この機能により、スキャンを取るときに「裏面をスキャンしてしまった…」とか「大事なデータをスキャンしたつもりが…」といったスキャン時によくありがちな失敗を減らすことで作業の効率化が図れます。

黒文字重視PDF

黒文字重視PDF機能は、スキャンしたPDFの文字を見やすくしたい場合に使用する機能です。SHARPのコピー機特有の機能で、MX-6540FNなどMXシリーズの機種で利用可能です。

黒文字以外は高圧縮でスキャンし、ファイサイズを縮小するので文字が見やすい読み取りが出来るようになります。新聞や雑誌などをスキャンしてPDFにする際、文字の視認性が高くなるので見やすくなります。

受信データの画像確認/見てから送信機能

従来、FAXが送信されてきても、印刷してみなければその内容を確認することが出来ませんでした。その為、不要な迷惑FAXが送られてて来ても、気づかずに印刷することになり、紙の無駄が発生していしまいます。

また、カウンター保守に入っていると紙を1枚プリントすると保守料金が発生してしまい、経費の増加につながります。このような場合に便利なのが「受信データの画像確認/見てから送信」機能です。

「受信データの画像確認」は、受信したFAXの内容を操作パネルの液晶画面で確認してからプリントアウトすることができる機能です。拡大表示も可能ですので、細かな部分まで確認でき、必要な ものだけをプリントアウト、不要な迷惑FAXなどはプリントアウトせずにデータを削除できますので、用紙の節約につながります。

一方、「見てから送信」は、FAX送信前に、読み込んだ原稿内容を液晶画面で確認できる機能で、原稿の表裏を間違えるなどの送信ミスを低減できます。

これらは複合機の中でも比較的に新しい機能で、まだ一部の機種にしか搭載されていません。しかし、不要なプリントアウトを削減し、コストや用紙の節約が出来るので是非とも欲しい機能の1つです。

今後、複合機の購入をご検討の際はこの「受信データの画像確認/見てから送信機能」の搭載の有無を確認してみてはいかがでしょうか。

受信データの時刻指定出力

受信データの時刻指定出力とは指定した時刻に受信データのプリントを開始することができる機能です。

例えば、昼間に受信したデータを20:00にプリントするように設定しておけば、20:00になると自動的に印刷を開始します。枚数が多い場合やプリントを急がない場合は、昼間の込み合う時間を避けてプリントすることが出来、業務の効率化が図れます。

なお、プリントしたデータは、メモリーから自動的に削除します。また、指定した時刻に電源オフの場合は、電源がオンされた時点でプリントを開始します。

同時にファイリング

ファイリング機能とは、データを複合機のハードディスクに保存する機能のことです。 「同時にファイリング」機能とは、コピーやプリント、FAX送信など他のモードを使いながら、同時に本体のハードディスクや外部メモリーデバイスに元原稿をデータとしてファイリングできる機能です。

例えば、紙文書をコピーする際に同時にデジタルデータにもできるので別途、データ保存する作業の手間を省くことができ、作業の効率化につながります。

「同時にファイリング」を含めたファイリング機能は特にシャープが力を入れている分野であり、他のメーカーの複合機には搭載されていない可能性があります(なおシャープ製の複合機でも標準装備という訳ではありません)。

ファイリング機能が欲しい場合は、購入の前にその有無を確認する必要があります。

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