複合機のプリンター・コピー便利機能6選！使い方と活用例を解説

複合機（コピー機）には、通常の印刷やコピーだけでなく、用紙の節約や資料作成、印刷状況の管理に役立つ便利機能が搭載されています。これらを活用すれば、日常的な印刷業務の手間を減らし、用紙コストの削減にもつなげられます。

たとえば、複数ページを1枚にまとめる「N-Up印刷」や、用紙の表裏を使う「両面印刷」は、会議資料や社内文書の印刷枚数を減らしたい場合に便利です。ほかにも、大判の掲示物を作れる「ポスター印刷」や、会社のロゴを原稿に追加する「カスタムイメージ」などがあります。

ただし、利用できる機能や設定方法は、メーカー・機種・プリンタードライバーによって異なります。また、2色刷りのように、保守契約の料金区分を確認しておきたい機能もあります。

この記事では、複合機のプリンター・コピーで使える便利機能6つについて、それぞれの特徴や使い方、業務での活用例を解説します。

複合機のプリンター・コピーには、印刷枚数の削減、資料の加工、利用状況の管理など、目的に応じて活用できる機能があります。

今回紹介する6つの便利機能と、それぞれの主な用途をまとめました。

たとえば、配布資料の用紙を減らしたい場合はN-Up印刷や両面印刷、社内で販促物を作りたい場合はポスター印刷が適しています。

それぞれの機能には異なる役割があるため、印刷する資料の種類や使用目的に合わせて使い分けることが大切です。以下で各機能の特徴と活用方法を詳しく紹介します。

会議資料や社内文書などを日常的に印刷するオフィスでは、1回の印刷で使用する用紙を減らすことが、継続的なコスト削減につながります。

なかでも、N-Up印刷と両面印刷は、資料の情報量を維持しながら使用する用紙を減らせる機能です。また、2色刷りを活用すれば、フルカラーを使わずに必要な情報を色で区別できます。

ここでは、用紙や印刷コストの削減に役立つ3つの便利機能について解説します。

「N-Up印刷」とは、複数ページのデータを縮小し、1枚の用紙にまとめて印刷する機能です。「集約印刷」や「ページ集約」と呼ばれることもあり、会議資料や配布用の文書などをコンパクトにまとめたい場合に役立ちます。

通常の印刷では1ページにつき1枚の用紙を使用しますが、N-Up印刷では2ページ分や4ページ分を1枚に配置できます。資料全体のページ数は変えずに、実際に使用する用紙の枚数を減らせる点が特徴です。

代表的な設定には「2-Up」と「4-Up」があります。機種によっては6-Up、8-Up、9-Up、16-Upなど、さらに多くのページをまとめられます。

たとえば、40ページの資料を4-Upで印刷すると、片面印刷では10枚の用紙にまとめられます。さらに両面印刷を組み合わせれば、40ページ分の資料を5枚の用紙に収めることも可能です。

ただし、1枚に配置するページ数が増えるほど、文字や図表は小さくなります。細かな数字を確認する資料や、取引先へ提出する文書では、読みやすさを優先して2-Upや通常印刷を使い分けましょう。

「両面印刷」は、用紙の表面と裏面の両方に印刷する機能です。片面印刷と比べて使用する用紙の枚数を減らせるため、会議資料や提案書、社内マニュアルなどの印刷に適しています。

たとえば、20ページの資料を片面印刷すると20枚の用紙が必要ですが、両面印刷なら10枚で収まります。印刷物を薄くまとめられるため、配布やファイリングの際にも扱いやすくなります。

複合機では、パソコン内のデータを両面に印刷するだけでなく、スキャナーで読み取った片面原稿を両面にまとめてコピーすることもできます。2枚の片面原稿を1枚の表裏に出力するなど、原稿の状態に合わせた使い方が可能です。

パソコンから両面印刷をする場合は、WordやPDFなどの印刷画面で両面印刷を選択します。紙の原稿を両面コピーする場合は、複合機本体の操作パネルから原稿と出力の設定を行います。

なお、両面印刷では「長辺綴じ」と「短辺綴じ」の選択にも注意が必要です。設定を間違えると、裏面が上下逆になったり、ページをめくった際に読みにくくなったりすることがあります。

大量に印刷する前に、原稿の向きや綴じ方向を確認しておくと、印刷ミスによる用紙の無駄を防げます。

「2色刷り」とは、黒と指定した1色など、2色を使って原稿を印刷・コピーする機能です。フルカラーほど多くの色を使わずに、文字や図表の一部を色で強調したい場合に活用できます。

一般的な2色コピーでは、黒い文字などの無彩色部分を残し、カラー部分を指定した1色の濃淡に置き換えて印刷します。たとえば、赤を選択した場合は、黒い文字を維持しながら、カラー部分を赤系統で表現できます。

社内向けの案内文や営業資料など、すべてをフルカラーにする必要はないものの、重要な部分だけ目立たせたい場合に便利です。押印された書類をコピーする際にも活用できますが、元の印影の色をそのまま再現できるとは限りません。

2色刷りは、対応機種でコピー画面のカラーモードなどから選択します。ただし、選べる色や印刷設定は機種によって異なり、パソコンからの2色プリントには対応ドライバーが必要になる場合もあります。

また、2色刷りが必ずフルカラーより安くなるとは限りません。

印刷コストの削減を目的に使う場合は、複合機の対応状況とあわせて、2色刷りがどの料金区分に該当するのかを確認しておきましょう。

複合機には、一般的な文書印刷だけでなく、店頭ポスターや社名入り資料などを作成するための機能もあります。

ポスター印刷を使えば、通常の用紙を組み合わせて大きな掲示物を作成できます。また、カスタムイメージを活用すると、元の原稿を編集しなくても、登録したロゴや画像を重ねてコピーできます。

ここでは、社内の資料作成や販促物の制作に役立つ2つの便利機能について解説します。

「ポスター印刷」とは、1ページの印刷データを拡大し、複数枚の用紙に分割して出力する機能です。印刷した用紙を貼り合わせることで、A3サイズを超える大きな掲示物も作成できます。

たとえば、店舗のキャンペーン告知や社内の営業実績表、イベント案内などを大きく掲示したい場合に役立ちます。専用の大判プリンターを用意せず、普段使用している複合機で対応できる点が特徴です。

対応する機種では、1ページのデータを4枚、9枚、16枚などに分割して出力できます。分割枚数を増やすほど大きな印刷物を作れますが、用紙を貼り合わせる作業が必要になるため、用途に応じてサイズを選びます。

ポスター印刷に対応している複合機では、印刷設定から「ポスター印刷」や「拡大連写」などを選択し、分割する枚数を指定するのが基本です。用紙の配置や分割位置を確認してから印刷すると、貼り合わせる際のずれを防ぎやすくなります。

「カスタムイメージ」とは、あらかじめ複合機に登録した画像を、読み取った原稿と合成して印刷する機能です。主に会社のロゴや社名、マークなどを原稿に追加したい場合に使用します。

たとえば、既存の案内文に会社のロゴを追加する場合、元のデータをパソコンで編集することなく、複合機側で画像を重ねてコピーできます。原稿の内容を変えずに、統一感のある社内資料や配布物を作成したい場合にも便利です。

登録した画像は、対応機種で位置などを指定して原稿に合成できます。元の原稿にロゴを入れるための余白がなくても、配置できる範囲であれば画像を追加できるため、既存資料を活用しやすくなります。

実際の操作方法はメーカーや機種によって異なるため、対応するプリンタードライバーや画像登録の方法を確認してください。

複合機には、印刷した書類の情報や使用枚数などを記録し、利用状況を確認できる機能があります。

印刷履歴を活用すると、印刷した日時や枚数、処理結果などを確認できるため、印刷管理やトラブル発生時の状況確認に役立ちます。

ここでは、印刷状況の把握や管理に役立つ印刷履歴・記録機能について解説します。

「印刷履歴・記録」とは、複合機で実行した印刷やコピーなどの処理を記録し、あとから確認できる機能です。印刷履歴は「ジョブ履歴」とも呼ばれ、印刷した日時や枚数、処理結果などを確認する際に使用します。

ネットワークに接続している複合機では、印刷を要求したパソコンの情報や文書名などが記録される場合もあります。ただし、記録される項目や保存件数、確認できる範囲は機種や設定によって異なります。

一般的に、印刷履歴では次のような情報を確認できます。

印刷履歴を確認すると、正常に印刷されたかどうかや、特定のジョブでエラーが発生していないかを調べられます。複数人で1台の複合機を共有しているオフィスでは、印刷状況を把握する手段として役立ちます。

また、複合機には、これまでに印刷した合計枚数を確認できる「カウンター機能」が搭載されているものもあります。累計印刷枚数は、日常的な印刷量の管理だけでなく、中古複合機の使用状況を判断する際の目安にもなります。

なお、印刷履歴の詳しい確認方法や削除方法については、コピー機の印刷履歴の確認方法でも解説しています。

複合機の便利機能を活用するには、現在の印刷業務でどのような作業が多いのかを整理し、必要な機能を備えた機種を選ぶことが大切です。

たとえば、会議資料の印刷が多いオフィスではN-Up印刷や両面印刷、販促物を社内で作成する場合はポスター印刷やカスタムイメージが役立ちます。ただし、機能の搭載状況や設定方法は機種によって異なるため、必要な機能をすべて利用できるか確認する必要があります。

また、機能だけでなく、印刷速度や対応用紙サイズ、利用人数、月間印刷枚数なども機種選びの重要な判断材料です。必要な機能が搭載されていても、普段の印刷量に性能が合っていなければ、印刷待ちや作業効率の低下につながることがあります。

OFFICE110では、現在の印刷業務や必要な機能、ご予算などを確認したうえで、新品・中古を含めた複合機の中から、自社の利用環境に合う機種をご提案します。機能面だけでなく、導入後の保守や使い勝手も踏まえて比較できるため、機種選びで迷っている場合にもご相談いただけます。

さらに、OFFICE110では対象の新品コピー機が最大80％OFF、中古の複合機が大特価になるキャンペーンを実施しています。N-Up印刷やポスター印刷、カスタムイメージなど、業務に必要な機能を備えた複合機をお探しの場合は、利用目的や印刷量、ご予算に合わせてご案内しますので、OFFICE110までご相談ください。

複合機のプリンター・コピー機能には、用紙の節約や印刷コストの見直し、資料作成の効率化など、日常業務に役立つさまざまな機能があります。

印刷枚数を減らしたい場合はN-Up印刷や両面印刷、カラーを抑えながら必要な情報を強調したい場合は2色刷りが便利です。また、ポスター印刷やカスタムイメージを活用すれば、社内での資料作成や販促物の制作にも対応できます。

印刷履歴・記録機能は、印刷状況の確認や使用枚数の管理に役立ちます。ただし、記録される情報や確認できる範囲は機種によって異なるため、セキュリティ面も含めて適切に管理することが重要です。

これらの便利機能は、すべての複合機で同じように利用できるわけではありません。導入時には、必要な機能の対応状況に加えて、印刷速度や用紙サイズ、日常的な使用枚数なども確認し、自社の業務に合う機種を選びましょう。

現在の複合機で必要な機能が使えない場合や、印刷業務を効率化できる機種への入れ替えを検討している場合は、OFFICE110までご相談ください。利用状況やご予算を確認し、自社に適した複合機をご提案します。