【保存版】コピー機の印刷履歴の確認方法まとめ！削除の方法も解説

コピー機・複合機では、印刷やコピーなどを実行した記録を「ジョブ履歴」として確認できる機種があります。印刷履歴を確認することで、いつ・どのような処理を行ったのかを把握し、印刷管理やトラブル時の確認に活用できます。

一方で、「印刷履歴はどこから確認できるのか」「どのくらい残るのか」「廃棄するときに履歴を削除する必要はあるのか」など、管理方法が分かりにくい点もあります。

確認できる項目や保存期間、削除方法はメーカー・機種・設定によって異なるため、本体の操作パネルだけでなく、パソコンの管理画面やセキュリティ設定まで確認することが大切です。

この記事では、コピー機・複合機の印刷履歴の基礎知識から確認方法、セキュリティ対策、削除方法までを解説します。印刷履歴を適切に確認・管理するための参考にしてください。

コピー機・複合機では、印刷やコピーを行った記録を「ジョブ履歴」から確認できます。

また、これまでに印刷した合計枚数は、「累計印刷枚数（カウンター枚数）」として確認できます。ジョブ履歴は個別の印刷記録、累計印刷枚数はこれまでの印刷量を確認するための情報と覚えておくと分かりやすいでしょう。

ここでは、ジョブ履歴と累計印刷枚数について分かりやすく解説します。

多くの業務用コピー機・複合機では、過去に実行した印刷やコピーなどの処理を「ジョブ履歴」として確認できます。

記録される項目はメーカー・機種・認証設定などによって異なりますが、一般的には次のような情報を確認できます。

ジョブの実行状況やエラー内容を確認できるため、印刷トラブルが発生したときの原因確認や利用状況の把握に役立ちます。

「累計印刷枚数（カウンター枚数）」とは、コピー機・複合機でこれまでに印刷したページ数の合計です。

現在までにどのくらい使用されてきたかを把握できるため、日常の印刷枚数の管理だけでなく、中古複合機の使用状況を確認する際の目安としても活用できます。

累計印刷枚数の確認方法はメーカーや機種によって異なりますが、代表的な機種の確認例は、以下のとおりです。

コピー機・複合機の印刷履歴は、本体の操作パネルまたはパソコンから確認できます。

確認方法はメーカーや機種によって異なりますが、基本的には本体の「ジョブ履歴」を開くか、パソコンのWebブラウザーから複合機の管理画面へアクセスして確認します。

ここでは、本体とパソコンから印刷履歴を確認する方法について分かりやすく解説します。

コピー機・複合機本体からジョブ履歴を確認する場合は、本体のタッチパネルからジョブの状況や履歴を表示します。

メーカーや機種によって表示方法は異なるため、ここではCanonのimageRUNNER ADVANCEシリーズを例に、基本的な流れをご紹介します。

対応しているコピー機・複合機では、パソコンのWebブラウザーから本体の管理画面へアクセスし、ジョブ履歴を確認できます。

CanonのimageRUNNER ADVANCEシリーズでは「Remote UI」と呼ばれる管理画面を利用できます。基本的な確認手順は以下のとおりです。

CanonのRemote UIでは、対応機種でジョブ履歴をCSV形式でパソコンへ保存できます。印刷履歴を継続して管理する場合は、必要に応じて履歴データを保存しておくと確認しやすくなります。

なお、管理画面の名称やアクセス方法、CSV出力の対応状況は機種によって異なるため、使用している複合機の取扱説明書を確認してください。

また、印刷履歴を確認・管理しやすい複合機への導入や入れ替えを検討している場合は、OFFICE110までご相談ください。弊社では、利用人数や印刷枚数、必要な管理機能、セキュリティ要件などを確認したうえで、自社の運用に適したコピー機・複合機をご提案します。

コピー機・複合機の印刷履歴は利用状況の確認に役立つ一方、閲覧権限やネットワーク設定が適切でないと、業務情報が第三者に見られるリスクがあります。

印刷履歴だけを個別に管理するのではなく、複合機へのアクセス権限や接続環境、社内の運用ルールまで含めて対策することが重要です。

ここでは、印刷履歴を安全に扱うための4つのセキュリティ対策について分かりやすく解説します。

印刷履歴のセキュリティ対策として基本となるのが、ジョブ履歴を閲覧できるユーザーを制限することです。

管理者認証やユーザー認証を設定し、必要な権限を持つ人だけが履歴を確認できるようにしておけば、第三者による不用意な閲覧を防ぎやすくなります。

あわせて、「初期パスワードをそのまま使用しない」「管理者情報を適切に管理する」「担当者変更時に権限を見直す」など、認証情報の運用ルールも決めておくと安心です。

複合機を社内ネットワークに接続して使用している場合は、ネットワーク経由の不正アクセスや情報漏えいを防ぐための対策が必要です。

とくに、複合機の管理画面へ外部からアクセスできる状態になっていたり、古いファームウェアを使い続けていたりすると、セキュリティ上のリスクが高まります。

安全に利用するために、以下の対策を確認しておきましょう。

複合機を安全に利用するには、本体の設定だけでなく、社内ネットワークへの接続方法やアクセス範囲まで含めて管理することが重要です。

なお、複合機のセキュリティ対策についてさらに詳しく確認したい場合は、以下の関連記事も参考にしてください。

複合機本体のセキュリティ対策だけでなく、利用する従業員の使い方まで含めてルールを整えることが重要です。

印刷物を複合機に放置したり、ID・パスワードを複数人で共有したりすると、第三者に情報を見られるなど、情報漏えいにつながるおそれがあります。

安全に利用するために、以下のルールを社内で共有しておきましょう。

管理者だけが対策するのではなく、複合機を利用する従業員全員が同じルールを理解し、守れる状態にしておくことが、情報漏えいを防ぐうえで大切です。

印刷履歴を必要以上に残したくない場合は、使用している複合機が履歴の自動削除に対応しているか確認しましょう。

対応機種では、一定期間が経過した履歴を削除するなど、履歴を残し続けないための設定ができる場合があります。

なお、設定方法や削除できる履歴はメーカー・機種によって異なるため、取扱説明書で「ジョブ履歴」や「履歴の削除」に関する設定を確認してください。

コピー機・複合機を廃棄・返却・入れ替えする際は、本体に残っている印刷履歴や保存データを適切に削除することが重要です。

データの削除方法はメーカーや機種によって異なり、設定を初期化するだけではすべてのデータを消去できないこともあります。

ここでは、コピー機・複合機に残ったデータを削除する方法について解説します。

複合機を廃棄・返却する場合は、使用している機種にストレージのデータ一括削除や上書き消去などの機能が用意されているか確認します。

ここで注意したいのは、「設定の初期化」と「HDD・SSDなどに保存されたデータの消去」は必ずしも同じ処理ではないことです。

機種によって消去できるデータや操作方法が異なるため、印刷履歴や保存文書、アドレス帳などを確実に処理する必要がある場合は、メーカーの取扱説明書でデータ消去機能を確認してください。

自社で確実なデータ消去を行うことが難しい場合は、メーカーや保守業者が提供しているデータ消去サービスを利用する方法もあります。

例えば、富士フイルムビジネスイノベーションでは、デジタル複合機のHDD・SSDを対象に、回収後にデータを消去するサービスや、利用者立ち会いのもとで消去するサービスを提供しています。

サービスの有無や対応方法、料金、対象機種はメーカー・契約内容によって異なります。また、リース機は所有者がリース会社となるため、データ消去を依頼する前に契約先への確認が必要です。

その為、廃棄・返却時に本体データを確実に処理したい場合は、自己判断で作業せず、メーカーや保守業者へ確認しましょう。

複合機のHDD・SSDに残るデータや、廃棄・返却時の消去方法については、以下の記事でも詳しく解説しています。

コピー機・複合機は、機種によって印刷履歴の確認方法やセキュリティ機能、データの管理方法が異なります。そのため、入れ替えを検討する際は、印刷性能だけでなく、現在の運用に合った管理機能が備わっているかも確認することが大切です。

なお、複合機の設定やセキュリティに不安がある場合や、より管理しやすい機種へ入れ替えたい場合は、OFFICE110へご相談ください。

印刷枚数や利用人数、現在の運用方法、必要な機能、予算、セキュリティ要件などを確認したうえで、業務環境に合ったコピー機・複合機をご提案します。

コピー機・複合機の印刷履歴は、本体の操作パネルやパソコンの管理画面から確認できます。印刷状況やエラーなどを把握できるため、日々の印刷管理やトラブル時の確認に役立ちます。

ただし、確認できる内容や保存期間はメーカー・機種によって異なります。安全に運用するためにも、閲覧権限の設定やネットワーク対策、社内での管理ルールを整えておきましょう。

また、複合機を廃棄・返却する際は、印刷履歴だけでなく本体に保存されたデータの消去も必要なため、注意が必要です。

なお、印刷履歴の管理やセキュリティ設定に不安がある場合や、複合機の入れ替えを検討している場合は、OFFICE110へご相談ください。利用人数や印刷枚数、必要な機能、セキュリティ要件などを確認し、自社の運用に合う複合機をご提案します。