複合機で封筒印刷する方法｜Word・Excelの設定や注意点

長形封筒では縦向きで設定しますが、洋形封筒を使用する場合は文字列の方向とページの向きをそれぞれ、「横」に設定しましょう。

レイアウトを設定したら、実際に使用する封筒に合わせて用紙サイズを設定します。

長形3号の封筒に印刷する場合は、以下の手順で設定します。

Wordに表示される封筒サイズは、バージョンや利用環境によって異なります。この記事で使用している環境では、以下の6種類の封筒サイズを選択できます。

レイアウトと封筒サイズの設定が完了したら、Excelで作成した住所録をWordに読み込みます。

住所録を読み込むことで、Excelに登録した郵便番号・住所・氏名・敬称などの情報を、Wordの差し込み印刷で使用できるようになります。

この段階ではWordの画面に宛名情報は表示されませんが、Excelの住所録データはWordに読み込まれています。

住所録の読み込みが完了したら、次の手順で必要な項目を文書内に差し込みます。

住所録データをWordに読み込んだら、住所・氏名・敬称・郵便番号などの項目を文書内に差し込み、封筒のレイアウトを整えます。

以下の手順で、必要な項目を配置してください。

必要な項目を配置したら、「差し込み文書」タブ→「結果のプレビュー」を選択し、実際の宛名表示を確認しましょう。

原稿の準備ができれば、プリンタープロパティを開いて設定を行います。

一般的には「ファイル」→「印刷」→「プリンターのプロパティ」を押し、封筒印刷に使用するトレイや用紙サイズ・用紙種類を設定します。

使用する複合機・コピー機によって細かい設定方法は異なるため、使用機種のマニュアルも確認しながら設定を行いましょう。

プリンタープロパティの設定まで完了したら、使用する複合機の指定に合わせて封筒をセットし、印刷を実行します。

封筒をセットする際は、印刷面やフラップの向きを正しく合わせることが重要です。セットする向きはメーカーや機種、使用する給紙トレイによって異なるため、取扱説明書や本体の案内表示を確認してから印刷してください。

なお、コピー機・複合機の基本操作や用紙のセット方法も確認したい場合は、以下の記事もあわせて参考にしてください。

複合機で封筒印刷をする際は、封筒の状態やセットする向き、使用できる封筒の種類を事前に確認することが大切です。

設定やセット方法が合っていないと、封筒にシワができたり、うまく給紙できなかったりすることがあります。

ここでは、複合機・コピー機で封筒印刷をする際に確認しておきたい3つの注意点を解説します。

複合機で封筒印刷する場合、封筒の厚みや状態、給紙時の搬送方法によって、印刷後にシワが寄ってしまうことがあります。
特に、湿気を含んだ封筒や厚みのある封筒は、通常の用紙よりもシワが発生しやすいため注意が必要です。

シワの原因としては、以下のような理由が挙げられます。

特に湿度が高い環境では封筒にシワが生じることがあります。シワが気になる場合は、使用する封筒の状態を確認するとともに、メーカー公式マニュアルなどで対処方法を確認しましょう。

封筒をセットする向きは、複合機の機種や印刷する封筒の種類によって異なるため注意が必要です。

例えば、富士フイルムの「ApeosPort C2360」で封筒を手差しトレイにセットする場合は、以下のように封筒の種類・状態によって向きが変わります。

このように、印刷に使用する封筒の種類を確認したうえで、セットする向きもチェックしておきましょう。

複合機で封筒を印刷できるといっても、すべての封筒に対応しているわけではありません。

メーカーや機種によって条件は異なりますが、例えば以下のような封筒は使用できない場合があります。

使用前にお使いの複合機のマニュアルを確認し、印刷したい封筒に対応しているかを確認しておきましょう。

封筒印刷を安定して行うには、使用する封筒サイズ・種類に対応した複合機を選び、メーカー指定の向きや用紙設定に合わせて印刷することが大切です。

ただし、対応する封筒サイズや給紙方法、1回にセットできる枚数、プリンタードライバーの設定項目はメーカーや機種によって異なります。請求書やDMなどで封筒印刷を日常的に行う場合は、印刷枚数や運用方法まで含めて機種を選ぶ必要があります。

なお、封筒印刷に対応したコピー機・複合機の導入や入れ替えを検討しているものの、機種選定や設定方法に迷っている場合は、OFFICE110にご相談ください。

弊社では、印刷枚数や利用人数、使用する封筒サイズ、必要な機能、設置環境、ご予算などを丁寧にヒアリングし、封筒印刷の運用も踏まえて業務に適した複合機（コピー機）をご提案します。

さらに、OFFICE110では対象の新品コピー機を最大80％OFFでご案内するキャンペーンを実施しており、中古コピー機も大特価でご案内しています。
封筒印刷への対応状況や給紙方法まで含めて、自社に合うコピー機・複合機を選びたい場合は、OFFICE110までお問い合わせください。

複合機・コピー機を使った封筒印刷は、対応する封筒の種類と正しい設定方法を確認しておけば、社内でもスムーズに行えます。

基本的な流れは、使用する封筒のサイズを確認する、Word・Excelで宛名データを作成する、プリンタードライバーで封筒・給紙トレイを設定する、指定された向きで封筒をセットして印刷するという手順です。具体的な設定画面や項目名はメーカー・機種によって異なるため、使用している複合機に合わせて確認しましょう。

また、封筒のセット方向や種類を誤ると、シワや紙詰まり、印刷不良につながります。特に、窓付き封筒や二重封筒、接着処理が施された封筒などは機種によって使用できないため、事前に取扱説明書やメーカー公式マニュアルを確認することが大切です。

封筒印刷を社内で行える環境を整えておけば、請求書・案内状・DMなどを必要なタイミングで印刷でき、外部へ依頼する手間や宛名作成にかかる作業時間を抑えられます。

なお、現在のコピー機が封筒印刷に対応しているか分からない場合や、給紙方法・機種選定に不安がある場合は、OFFICE110までご相談ください。使用する封筒サイズや印刷枚数、必要な機能を確認したうえで、自社の運用に合った複合機をご提案します。