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大量の封筒に宛名を書いたり、毎回業者に印刷を依頼して「時間もコストもかかる…」と感じていませんか？
実は、複合機（コピー機）とWord・Excelを組み合わせれば、社内でかんたんに封筒印刷を自動化できます。
そこで今回は、封筒印刷の前提となるサイズの基礎から、複合機の設定手順、Word＋Excelを使った宛名差し込み印刷の流れまでを一つひとつわかりやすく解説します。
この記事でわかること：
封筒印刷の基本さえ押さえておけば、請求書・案内状・DMなどの宛名を一括でキレイに印刷できるようになります。「複合機で封筒印刷をしたい」「宛名作成をもっと効率化したい」という方は、ぜひ参考にしてください。
監修者
千々波 一博（ちぢわ かずひろ）
保有資格：Webリテラシー/.com Master Advance/ITパスポート/個人情報保護士/ビジネスマネージャー検定
2004年から通信業界で5年間営業として従事。その後、起業して他業種に進出。OFFICE110に営業で入社し、月40～60件ほどビジネスホン・複合機・法人携帯などを案内。現在は既存のお客様のコンサルティングとして従事。
封筒の形には、大きく分けて「長形（なががた）」「角形（かくがた）」「洋形（ようがた）」の3種類があります。
それぞれの特徴は以下のとおりです。
それぞれ利用シーンが異なるため、ご自身の用途に合った形状のものを選びましょう。
定形封筒とは、日本郵政が定めた定形郵便物の条件を満たした封筒のことを指します。 具体的な条件は以下のとおりです。
上記の条件を満たした封筒の種類を以下にまとめましたので、封筒選びの際にご活用ください。
定形外封筒とは、日本郵政が定めた定形郵便物の条件から外れている封筒を指します。
定形外封筒の代表的なサイズをまとめましたので、封筒選びの参考にしてください。
複合機で封筒印刷はできますが、メーカーや機種によってやり方が異なります。
本章では、複合機の代表的なメーカーである「富士フイルム」と「シャープ」の機種を例に、封筒印刷の方法をご紹介します。
ここでは、富士フイルムの「ApeosPort C2360」で長形3号封筒に印刷する場合を例に、封筒印刷の方法をご紹介します。
【原稿作成】
【印刷】
封筒の形状・種類によって手差しトレイへの置き方が異なるため、よく確認してセットしましょう。
基本的に封筒印刷は手差しトレイを使用して印刷を行いますが、シャープの複合機は機種によっては給紙トレイに封筒をセットしての印刷も可能です。
ここではシャープの「BP-60C26」を例に、手差しトレイと給紙トレイの2つのケースに分けて封筒印刷の手順ををご紹介します。
手差しトレイで、長形3号に印刷する場合の手順は以下のとおりです。
【手差しトレイでの印刷方法】
手差しトレイの自動検知機能が正しく動作していない場合は、正しい値に設定し直す必要があるため、よく確認しておきましょう。
給紙トレイで、長形3号に印刷する場合の手順は以下のとおりです。
【給紙トレイでの印刷方法】
「BP-60C26」の場合、給紙トレイであれば50枚までセットできるため、同じものを大量に印刷したいときにおすすめです。
OFFCE110では、複合機に精通したプロのスタッフが導入から設定、アフターフォローまで丁寧に対応いたします。
手紙や資料を複数の宛名に送付する際、ワードとエクセルを併用することで効率よく原稿を作成することが可能です。
ここでは、ワードとエクセルを活用した封筒印刷の手順について詳しく解説します。
まずは、エクセルで「住所録データ」を作成します。
住所録データには、以下のように封筒の宛名作成に必要な項目を記入します。
作成できれば任意のファイル名を指定し、保存しておきます。
住所録データがすべて入力できれば、ワードを開いて作業します。
ここでは、長形3号に印刷する場合のワードでの作業を、「レイアウト設定」と「サイズ設定」に分けて一つずつ解説します。
まずは、封筒に印刷するためのレイアウトを整えます。
【長形3号の封筒に縦書き印刷する場合のレイアウト設定】
ここでは、長形封筒のため縦向きに設定していますが、洋型封筒を使用する場合は文字・ページをそれぞれ「横」に設定してください。
次に、封筒サイズの設定を行います。
【長形3号の封筒に印刷する場合のサイズ設定】
ちなみに、上記の方法で選択できるワードに登録されている封筒サイズは以下の6種類です。
印刷する封筒のサイズが登録されていない場合は「その他の用紙サイズ」から使用する封筒の幅・長さを入力してください。
レイアウトが準備できれば、エクセルの住所録データをワードに反映させます。
【エクセルの住所録データをワードに反映させる手順】
ここまでの作業が終わってもワードは白紙のままですが、データは反映されているため安心して次の作業に進みましょう。
エクセルデータの反映ができれば、実際にワードにデータを差し込んでいきます。
ここまでできれば、5.の「差し込み文書」タブ→「結果のプレビュー」で全体のバランス・文字の向きなどを確認し、微調整を行いましょう。
原稿の準備ができれば、プリンタープロパティを開いて設定を行います。
一般的には「メニュー」タブの「ファイル」→「印刷」→「プリンターのプロパティ」を押し、封筒印刷に使用するトレイを設定すればOKです。
使用する複合機・コピー機によって細かい設定方法は異なるため、事前に確認して設定を行いましょう。
最後に、封筒をセットして印刷を実行すれば完了です。
封筒をセットする向きは使用する複合機・コピー機によって異なるため、こちらもしっかり確認してから印刷してください。
複合機の封筒印刷は便利な機能ですが、使用するにあたって気をつけなければならない点もあります。
ここからは、複合機・コピー機を使って封筒印刷をする際の注意点を3つご紹介します。
複合機で封筒印刷する場合、シワが寄ってしまうことがあります。 シワの原因としては、以下のような理由が挙げられます。
各メーカーのホームページなどにシワが寄るときの対処法が紹介されているため、気になる方は確認するようにしましょう。
封筒をセットする向きは、複合機の機種や印刷する封筒の種類によって異なるため注意が必要です。
例えば、富士フイルムの「ApeosPort-VI C7771」の封筒のセット方法は以下のとおりです。
印刷に使用する封筒の種類を確認したうえで、セットする向きもチェックしておきましょう。
複合機で封筒を印刷できるといっても、すべての封筒に対応しているわけではない点にも注意しましょう。
例えば、以下の封筒は使用できないケースが多くなっています。
こちらもお使いの複合機のマニュアルを確認し、印刷したい封筒に対応しているかを確認しておきましょう。
封筒印刷が自社でできるようになることで、必要なときに手軽に印刷ができるようになり、業務効率化やコスト削減につながります。
封筒印刷に対応した複合機の導入・入れ替えを検討中の方は、OFFICE110にご相談ください！
弊社では、複合機の販売・リース契約はもちろんのこと、設置・設定・アフターフォローまで一貫して行っておりますので、それぞれの専門業者に連絡する必要がありません。
また、複合機に精通したプロのスタッフが豊富な導入実績のもと、お客様のニーズに最適な機種・プランをご提案いたします。
複合機・コピー機を使っての封筒印刷は、印刷方法を一度覚えてしまえば難しいものではありません。
ただし、メーカー・機種ごとに印刷方法が異なるため、オンラインマニュアルや取扱説明書を確認して行うことをおすすめします。
使用方法を確認するのはもちろんですが、封筒の向き・使用できる封筒の種類には特に注意しましょう。
誤ってしまうと場合によっては複合機の故障の原因になることもあるため、入念にチェックしておくことが大切です。
複合機・プリンターの封筒印刷機能を使用して、コスト削減・業務効率アップを実現しましょう。
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