納品日：2019-12-26
都道府県：東京
メーカー：FUJIFILM
機種名：DocuCentre-VI C2264
「知っておきたい便利機能紹介」記事一覧
複合機（コピー機）の封筒印刷の方法を解説！封筒印刷時の注意点も紹介
- 「多くの封筒に宛名を手書きで書くのは時間と手間がかかる」
- 「封筒印刷を頻繁に行う場合、業者に依頼すると経費がかさんでしまう…」
このようなお悩みを抱えている企業も多いのではないでしょうか。
結論からお伝えすると、複合機やコピー機を使えば、手軽に封筒印刷が可能です。
ただし、そのためには複合機の設定、ワード・エクセルを使用した宛名作成が必要です。
そこで本記事では、複合機を使用した封筒印刷の方法、ワード・エクセルを使用した宛名作成の方法をわかりやすく解説します。
さらに、複合機で封筒印刷をする際の注意点も解説していますので、複合機で封筒印刷をしたい方はぜひご参考ください。
監修者
千々波 一博
（ちぢわ かずひろ）
保有資格：Webリテラシー/.com Master Advance/ITパスポート/個人情報保護士/ビジネスマネージャー検定
2004年から通信業界で5年間営業として従事。その後、起業して他業種に進出。OFFICE110に営業で入社し、月40～60件ほどビジネスホン・複合機・法人携帯などを案内。現在は既存のお客様のコンサルティングとして従事。
2004年から通信業界で5年間営業として従事。その後、起業して他業種に進出。OFFICE110に営業で入社し、月40～60件ほどビジネスホン・複合機・法人携帯などを案内。現在は既存のお客様のコンサルティングとして従事。
封筒印刷前にチェック！封筒の基本サイズ
封筒の形には、大きく分けて「長形（なががた）」「角形（かくがた）」「洋形（ようがた）」の3種類があります。
それぞれの特徴は以下のとおりです。
- ＜長形封筒＞
縦の長さが横の長さの2倍以上ある封筒。和封筒とも呼ばれる - ＜角形封筒＞
縦の長さが横の長さの2倍未満である封筒。書類などを折らずに入れられるのが特徴 - ＜洋形封筒＞
横長で、長辺に封入口がある封筒。結婚式の招待状やDMチラシの送付に使われる
それぞれ利用シーンが異なるため、ご自身の用途に合った形状のものを選びましょう。
定形封筒のサイズ一覧
定形封筒とは、日本郵政が定めた定形郵便物の条件を満たした封筒のことを指します。
具体的な条件は以下のとおりです。
- サイズ：横9cm～12cm×縦14cm～23.5cm
- 厚さ：1cmまで
- 重量：50gまで（25gまでは切手代84円、50gまでは切手代94円）
上記の条件を満たした封筒の種類を以下にまとめましたので、封筒選びの際にご活用ください。
| 種類 | サイズ（横×縦） | |
|---|---|---|
| 長形 | 長形3号 | 12cm×23.5cm |
| 長形4号 | 9cm×20.5cm | |
| 長形5号 | 9cm×18.5cm | |
| 長形13号 | 10.5 cm×23.5 cm | |
| 長形14号 | 9.5 cm×21.7 cm | |
| 長形30号 | 9.2cm×23.5cm | |
| 長形40号 | 9cm×20.5cm | |
| 角形 | 角形8号 | 11.9 cm×19.7cm |
| 洋形 | 洋形1号 | 12cm×17.6cm |
| 洋形2号 | 11.4cm×16.2cm | |
| 洋形3号 | 9.8cm×14.8cm | |
| 洋形4号 | 10.5cm×23.5cm | |
| 洋形5号 | 9.5cm×21.7cm | |
| 洋形6号 | 9.8cm×19cm | |
| 洋形7号 | 9.2cm×16.5cm | |
| 洋形長3号 | 12cm×23.5cm | |
| 洋形長4号 | 9cm×20.5cm | |
定形外封筒のサイズ一覧
定形外封筒とは、日本郵政が定めた定形郵便物の条件から外れている封筒を指します。
定形外封筒の代表的なサイズをまとめましたので、封筒選びの参考にしてください。
| 種類 | サイズ（横×縦） | |
|---|---|---|
| 長形 | 長形1号 | 14.2cm×33.2cm |
| 長形2号 | 11.9cm×27.7cm | |
| 角形 | 角形1号 | 27cm×38.2cm |
| 角形2号 | 24cm×33.2cm | |
| 角形3号 | 21.6cm×27.7cm | |
【メーカー別】複合機の封筒印刷の方法
複合機で封筒印刷はできますが、メーカーや機種によってやり方が異なります。
本章では、複合機の代表的なメーカーである「富士フイルム」と「SHARP」の機種を例に、封筒印刷の方法をご紹介します。
富士フイルムの封筒印刷の方法と手順
ここでは、富士フイルムの「ApeosPort C2360」で長形3号封筒に印刷する場合を例に、封筒印刷の方法をご紹介します。
- ワードを開き「レイアウト」タブ→「印刷の向き」「縦」を押す
- 「レイアウト」タブのまま「サイズ」→「封筒長形3号」を選ぶ
- 原稿を作成する
【原稿作成】
- 印刷面を下向きにし、封筒を手差しトレイにセット
※長形の場合はフラップ（のりしろ部分）を上に、洋封筒・フラップにのりやシールが付いている長形の場合は、フラップを閉じて下にする - ワードで「ファイル」→「印刷」→「プリンター名」→「ApeosPort C2360」→「プロパティ」→「用紙設定ガイド」を押す
- 「用紙タイプ」→「封筒」→「次へ」を押す
- 「用紙サイズ」に「封筒長形3号」「用紙トレイ選択」に「トレイ5（手差し）封筒」、「印字向き」に「たて」を選び「次へ」を押す
- フラップにのり・シールが付いている場合は「のり/シール付きの封筒を印刷する」にチェックし「完了」を押す
- 「プロパティ」「印刷」それぞれの画面で「OK」を押し、印刷を開始する
【印刷】
封筒の形状・種類によって手差しトレイへの置き方が異なるため、よく確認してセットしましょう。
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SHARPの封筒印刷の方法と手順
基本的に封筒印刷は手差しトレイを使用して印刷を行いますが、SHARPの複合機は機種によっては給紙トレイに封筒をセットしての印刷も可能です。
ここではSHARPの「BP-60C26」を例に、手差しトレイと給紙トレイの2つのケースに分けて封筒印刷の手順ををご紹介します。
手差しトレイに封筒をセットして印刷するケース
手差しトレイで、長形3号に印刷する場合の手順は以下のとおりです。
- 封筒の印刷面を下に向け、フラップを上側にして手差しトレイにセットする
- 封筒をセットすると、タッチパネルに手差しトレイの自動検知画面が表示されるため「タイプ」が「封筒」に「サイズ」が「長形3号」になっているか確認し「OK」を押す
- パソコンでプリンタードライバーを開き「メイン」タブで「原稿サイズ」を「長形3号」にする
- 「給紙」タブで「給紙トレイ」を「手差しトレイ」に「用紙タイプ」を「封筒」にする
- 「OK」を押し、印刷を実行する
【手差しトレイでの印刷方法】
手差しトレイの自動検知機能が正しく動作していない場合は、正しい値に設定し直す必要があるため、よく確認しておきましょう。
給紙トレイに封筒をセットして印刷するケース
給紙トレイで、長形3号に印刷する場合の手順は以下のとおりです。
- 封筒の印刷面を上に向け、フラップが内側になるように給紙トレイ1にセットする
- タッチパネルで「給紙トレイ設定」→「給紙トレイ1」→「タイプ」タブ→「封筒」を押す
- 「サイズ」タブで「長形3号」を押し「OK」をタップし、ホーム画面まで戻る
- パソコンでプリンタードライバーを開き「メイン」タブで「原稿サイズ」を「長形3号」にする
- 「給紙」タブで「給紙トレイ」を「手差しトレイ」に「用紙タイプ」を「封筒」にする
- 「OK」を押し、印刷を実行する
【給紙トレイでの印刷方法】
「BP-60C26」の場合、給紙トレイであれば50枚までセットできるため、同じものを大量に印刷したいときにおすすめです。
OFFCE110では、複合機に精通したプロのスタッフが導入から設定、アフターフォローまで丁寧に対応いたします。
ワードとエクセルを活用した封筒印刷の方法
手紙や資料を複数の宛名に送付する際、ワードとエクセルを併用することで効率よく原稿を作成することが可能です。
ここでは、ワードとエクセルを活用した封筒印刷の方法について詳しく解説します。
エクセルで住所録を作成
まずは、エクセルで「住所録データ」を作成します。
住所録データには、以下のように封筒の宛名作成に必要な項目を記入します。
| No | 郵便番号 | 住所 | 氏名 | 敬称 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 111-1111 | ○○県○○市○○町1-1-1 | オフィス けいこ | 様 |
| 2 | 222-2222 | ○○県○○市○○町2-2-2 | オフィス110 | 御中 |
作成できれば任意のファイル名を指定し、保存しておきます。
ワードでレイアウト・サイズの設定をする
住所録データがすべて入力できれば、ワードを開いて作業します。
ここでは、長形3号に印刷する場合のワードでの作業を、「レイアウト設定」と「サイズ設定」に分けて一つずつ解説します。
封筒のレイアウトの設定
まずは、封筒に印刷するためのレイアウトを整えます。
- 「レイアウト」タブ→「文字列の方向」→「縦書き」を押し、文字を縦書きにする
- 「レイアウト」タブ→「余白」→「狭い」を押し、余白を調整する
- 「レイアウト」タブ→「印刷の向き」→「縦」を押し、ページを縦に設定する
【長形3号の封筒に縦書き印刷する場合のレイアウト設定】
ここでは、長形封筒のため縦向きに設定していますが、洋型封筒を使用する場合は文字・ページをそれぞれ「横」に設定してください。
封筒のサイズの設定
次に、封筒サイズの設定を行います。
- 「レイアウト」タブ→「サイズ」→「長形3号封筒」を押し、サイズを設定する
【長形3号の封筒に印刷する場合のサイズ設定】
ちなみに、上記の方法で選択できるワードに登録されている封筒サイズは以下の6種類です。
| 長形封筒 | 長形3号封筒 |
|---|---|
| 長形4号封筒 | |
| 洋型封筒 | 洋形1号封筒 |
| 洋形2号封筒 | |
| 洋形3号封筒 | |
| 洋形4号封筒 |
印刷する封筒のサイズが登録されていない場合は「その他の用紙サイズ」から使用する封筒の幅・長さを入力してください。
エクセルデータをワードに反映させる
レイアウトが準備できれば、エクセルの住所録データをワードに反映させます。
- 「差し込み文書」タブ→「宛先の選択」→「既存のリストを使用」を押す
- エクセルで作成した住所録を選択し「開く」を押す
- 「テーブルの選択」が表示されるため「Sheet1$」を選択し「OK」を押す
【エクセルの住所録データをワードに反映させる手順】
ここまでの作業が終わってもワードは白紙のままですが、データは反映されているため安心して次の作業に進みましょう。
データを差し込みレイアウトを調整する
エクセルデータの反映ができれば、実際にワードにデータを差し込んでいきます。
- 「差し込み文書」タブ→「差し込みフィールドの挿入」を押し「住所」「氏名」「敬称」を選択する
- 文書内に「住所」「氏名」「敬称」が表示されたら住所の上をクリックし、キーボードの「Tab」を2回押して郵便番号を記入するスペースを空ける
- 「挿入」タブ→「テキストボックス」→「横書きテキストボックスの描画」を選択し、郵便番号用の枠を作る
- テキストボックス内に「〒」を入力し、その後「差し込み文書」タブ→「差し込みフィールドの挿入」→「郵便番号」をクリック
- テキストボックス内に「〒」を入力し、その後「差し込み文書」タブ＞「差し込みフィールドの挿入」＞「郵便番号」をクリック
ここまでできれば、5.の「差し込み文書」タブ→「結果のプレビュー」で全体のバランス・文字の向きなどを確認し、微調整を行いましょう。
複合機のプロパティ設定を行う
原稿の準備ができれば、プリンタープロパティを開いて設定を行います。
一般的には「メニュー」タブの「ファイル」→「印刷」→「プリンターのプロパティ」を押し、封筒印刷に使用するトレイを設定すればOKです。
使用する複合機・コピー機によって細かい設定方法は異なるため、事前に確認して設定を行いましょう。
封筒をセットして印刷を実行
最後に、封筒をセットして印刷を実行すれば完了です。
封筒をセットする向きは使用する複合機・コピー機によって異なるため、こちらもしっかり確認してから印刷してください。
複合機・コピー機を使って封筒印刷する際の注意点
複合機の封筒印刷は便利な機能ですが、使用するにあたって気をつけなければならない点もあります。
ここからは、複合機・コピー機を使って封筒印刷する際の注意点を3つご紹介します。
封筒にシワが寄ってしまう可能性がある
複合機で封筒印刷する場合、シワが寄ってしまうことがあります。
シワの原因としては、以下のような理由が挙げられます。
- 封筒を曲げながらローラーで送り出す構造なため
- 吸湿した封筒に複合機の熱が加えられるため
各メーカーのホームページなどにシワが寄るときの対処法が紹介されているため、気になる方は確認するようにしましょう。
封筒をセットする向きに注意する
封筒をセットする向きは、複合機の機種や印刷する封筒の種類によって異なるため注意が必要です。
例えば、富士フイルムの「ApeosPort-VI C7771」の封筒のセット方法は以下のとおりです。
| 種類 | 状態 | 印刷する面 | 封筒の下辺 | フラップ |
|---|---|---|---|---|
| 長形封筒 | 通常 | 下 | 機械側 | 開く |
| フラップにのりなどが付いている場合 | 下 | 手前側 | 閉じる | |
| 洋形封筒 | 通常orフラップにのりなどが付いている場合 | 下 | 手前側 | 閉じる |
印刷に使用する封筒の種類を確認したうえで、セットする向きもチェックしておきましょう。
封筒の種類によっては印刷できない場合もある
複合機で封筒を印刷できるといっても、すべての封筒に対応しているわけではない点にも注意しましょう。
例えば、以下の封筒は使用できないケースが多くなっています。
- のり付けおよび接着処理が施された封筒
- 二重封筒
- 窓付きの封筒
- フラップが三角形状・円弧の封筒
- フラップを一度折った封筒
こちらもお使いの複合機のマニュアルを確認し、印刷したい封筒に対応しているかを確認しておきましょう。
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封筒印刷が自社でできるようになることで、必要なときに手軽に印刷ができるようになり、業務効率化やコスト削減につながります。
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弊社では、複合機の販売・リース契約はもちろんのこと、設置・設定・アフターフォローまで一貫して行っておりますので、それぞれの専門業者に連絡する必要がありません。
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まとめ
複合機・コピー機を使っての封筒印刷は、印刷方法を一度覚えてしまえば難しいものではありません。
ただし、メーカー・機種ごとに印刷方法が異なるため、オンラインマニュアルや取扱説明書を確認して行うことをおすすめします。
使用方法を確認するのはもちろんですが、封筒の向き・使用できる封筒の種類には特に注意しましょう。
誤ってしまうと場合によっては複合機の故障の原因になることもあるため、入念にチェックしておくことが大切です。
複合機・プリンターの封筒印刷機能を使用して、コスト削減・業務効率アップを実現しましょう。
- もし、複合機の導入・入れ替えをご検討中であれば、OFFICE110にご相談ください。専門知識豊富なプロのスタッフが、お客様の状況をヒアリングしたうえで最適なご提案をいたします。
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Mo, Tu, We, Th, Fr 09:00-19:00 0120-595-110 OFFICE110
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