ペーパーレスFAX複合機おすすめ3選！メリット・デメリットも解説

ペーパーレスFAXは、受信したFAXを紙に出力せず、PDFなどのデータとして保存・転送する仕組みです。複合機のペーパーレス受信やPC-FAX、インターネットFAXなどを活用することで、用紙・トナーの削減に加え、FAXの確認・共有作業を効率化できます。

導入方法によって、現在のFAX番号をそのまま利用できるか、外出先から確認できるか、紙原稿をどのように送信するかなど、対応範囲は異なります。そのため、必要な機能だけでなく、使用する機器や回線、契約条件、現在のFAX業務との相性まで確認することが大切です。

この記事では、ペーパーレスFAXのメリット・デメリットや主な種類を整理し、対応するおすすめ複合機3機種と選び方について解説します。

ペーパーレスFAXとは、FAX文書を紙に出力せず、データとして送受信・保存・転送する仕組みです。

複合機のペーパーレス受信を利用する方法のほか、PC-FAXやインターネットFAXなどがあり、FAX業務の流れに合わせて選べます。

ここでは、ペーパーレスFAXが適している企業について解説します。

ペーパーレスFAXは、FAXを日常的に利用しており、紙出力や仕分け、外出時の確認に課題がある企業に適しています。

どの方法が適しているかは、現在のFAX番号を維持したいか、複合機を引き続き利用するか、外出先での確認が必要かなどによって変わります。

ペーパーレスFAXを導入すると、紙への出力を減らせるだけでなく、FAXの確認や書類管理も効率化できます。

ここでは、ペーパーレスFAXを導入する4つのメリットについて解説します。

受信FAXをメールやクラウドへ転送できる環境を整えると、オフィスにいなくてもパソコンやスマートフォンから内容を確認できます。

外出先でFAXを確認するためだけに帰社する必要がなくなり、営業担当者やテレワーク中の社員も対応しやすくなります。

ただし、外部から確認できる範囲や通知方法は、複合機の機能や利用するサービスによって異なるため、注意が必要です。

受信FAXを必要なものだけ印刷する運用に変えることで、用紙やトナーの使用量を抑えられます。

特に、広告FAXや確認だけで済む文書まで自動印刷している企業では、不要な出力を減らす効果が見込めます。

FAX以外の印刷費や運用費も含めて見直したい場合は、「複合機のコストを削減する4つの方法を徹底解説【保存版】」もあわせてご確認ください。

受信FAXをデータとして保存すると、紙文書を取引先や担当者ごとに仕分け、ファイリングする作業を減らせます。

保存先を部署や用途ごとに整理しておけば、必要な文書を検索しやすくなり、紙の保管スペースも削減できます。

受信後の保存先やファイル名のルールまで決めておくことが、ペーパーレス化後の管理をスムーズにするポイントです。

FAXを紙に自動出力しない運用にすると、複合機の排紙トレイへ機密文書が放置されるリスクを減らせます。

ペーパーレスFAXはFAX業務を効率化できる一方、料金や保存方法、紙原稿の扱いを事前に確認する必要があります。

ここでは、ペーパーレスFAXを導入する前に確認したい3つの注意点について解説します。

インターネットFAXやクラウド型のFAXサービスでは、初期費用や月額料金、送受信枚数に応じた従量料金が発生することがあります。

一方、すでに対応複合機を利用している場合は、既存の機能や設定を活用してペーパーレス化できるケースもあります。

現在のFAX送受信枚数と、導入後に発生する固定費・従量料金を比較すると、コスト面で適した方法を判断しやすくなります。

ペーパーレスFAXで請求書や注文書などの取引情報を電磁的に送受信した場合、そのデータは電子帳簿保存法上の「電子取引」に該当します。

国税庁は、ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用して取引情報を授受するケースも、電子取引に該当する例として示しています。

受信した取引データを保存する際は、所定の保存期間に加え、改ざん防止や検索に関する要件を確認する必要があります。ペーパーレスFAXで受信したデータに相手側のタイムスタンプがない場合は、受領側でタイムスタンプを付与する方法のほか、所定の事務処理規程に基づいて管理する方法も示されています。

※出典：国税庁「電子帳簿保存法一問一答（電子取引関係）」

会計・税務上保存が必要なFAXを扱う場合は、複合機の機能だけで判断せず、社内の保存フローまで確認してください。

手書き資料の送りやすさは、利用するペーパーレスFAXの方式によって異なります。

インターネットFAXなど、データをアップロードして送信するサービスでは、紙の原稿を一度スキャンしてPDFなどへ変換する必要があります。

一方、FAX機能を搭載した複合機であれば、紙原稿を複合機で読み取り、そのままFAX送信する運用も可能です。パソコン上の文書はPC-FAX、手書き原稿は複合機から送信するなど、原稿の種類に合わせて使い分けることが大切です。

紙原稿も扱いながらFAXをペーパーレス化したい場合は、PC-FAXや受信転送など必要な機能を含めて複合機を比較すると選びやすくなります。対応機種については、以下からご相談ください。

ペーパーレスFAXには、複合機のFAX機能を活用する方法と、インターネット上のサービスを利用する方法があります。

インターネットFAXとクラウドFAXはサービス内容が重なることもありますが、本記事では、クラウド上での保存・管理・連携機能を重視したものを「クラウドFAX」として整理します。

ここでは、3つの方式の仕組みとメリット・注意点、適している企業について解説します。

FAX対応複合機では、PC-FAXやペーパーレス受信機能を活用して、紙出力を減らせます。

PC-FAXは、パソコン上の文書を一度印刷せず、FAXドライバーなどから直接送信する方法です。一方、受信FAXは、対応機種であれば本体のボックスへ保存したり、メールや共有フォルダーへ転送したりできます。

紙の原稿は複合機で読み取って通常のFAXとして送信できるため、データ原稿と手書き原稿の両方を扱う企業にも適しています。

パソコンからFAXを送信する方法は、「パソコンからFAX送信する3つの方法！特徴・メリット・使い方も」で詳しく解説しています。

インターネットFAXは、インターネット経由でFAXを送受信するサービスです。FAX機や複合機を設置せず、パソコンやスマートフォンから利用できるサービスもあります。

受信したFAXはPDFなどのデータとして確認でき、送信時はメール、Webブラウザー、専用アプリなどを利用します。具体的な送信方法や対応ファイル形式はサービスによって異なります。

現在使用しているFAX番号を引き継げるかどうかも、提供会社や番号の種類、契約条件によって異なるため、番号変更が業務へ与える影響も含めて事前に確認してください。

上図は、クラウドPBXとFAXを組み合わせて利用する場合の一例です。クラウドFAXの構成や利用方法はサービスによって異なります。

クラウドFAXは、クラウド上のシステムを利用してFAXを送受信・保存・管理するサービスです。

インターネットFAXとの明確な区分はサービスによって異なりますが、受信FAXの自動保存や仕分け、メール通知、外部サービスとの連携など、クラウド上でFAX業務を管理しやすいことが特徴です。

パソコンやスマートフォンから利用できるサービスが多い一方、既存のFAX番号や複合機との併用可否、送信可能なファイル容量・枚数などはサービスごとに異なるため、別途、確認が必要です。

クラウドPBXとFAXを組み合わせた運用を検討している場合は、以下の記事もあわせてご確認ください。

ペーパーレスFAX対応の複合機を選ぶ際は、印刷速度だけでなく、PC-FAXや受信FAXの保存・転送、仕分け機能まで確認することが大切です。

機種によって、受信したFAXを本体に保存できるもの、メールや共有フォルダー、クラウドへ転送できるものなど、利用できる機能が異なります。

ここでは、比較的新しく、ペーパーレスFAXの運用に適したおすすめ複合機3機種について解説します。

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FUJIFILMのApeos C2571は、カラー・モノクロともに毎分25枚の印刷に対応したA3カラー複合機です。

ペーパーレスFAXに対応しており、受信したFAXを紙に出力せず、本体に保存して確認・転送できます。また、パソコン上の文書を印刷せずにFAX送信できるため、送受信時の紙の使用を抑えられます。

さらに、オプションの「ペーパーレスファクス仕分け」を利用すれば、受信FAXの振り分けも自動化できます。FAXの送受信から整理まで、まとめてペーパーレス化したい企業におすすめの1台です。

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SHARPのBP-41C26は、カラー・モノクロともに毎分26枚の印刷に対応したA3カラー複合機です。コピー・プリント・スキャン・FAXなど、オフィスで必要な基本機能を1台にまとめられます。

FAX業務では、受信した文書を紙に出力せず、E-mailや共有フォルダー、クラウドストレージなどへ転送できます。さらに、パソコンから直接FAXを送信できるPC-Faxにも対応しているため、送信・受信の両方で紙の使用を抑えられます。

受信したFAXをパソコンやクラウド上で確認しやすくなるため、紙への出力を減らしながら、FAXの確認や共有まで効率化したい企業におすすめの1台です。

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CanonのimageFORCE C5140Fは、カラー・モノクロともに毎分40枚の印刷に対応し、FAX機能を標準搭載したA3カラー複合機です。印刷速度が速いため、日常的な出力枚数が多いオフィスにも向いています。

FAX業務では、パソコン上の文書を印刷せず、そのままFAX送信できます。さらに、「せいとんファクス for MEAP ADVANCE」を利用すれば、受信したFAXを共有フォルダーへ自動で振り分けることも可能です。

送信時の印刷や受信後の仕分け作業を減らせるため、FAXの送受信から文書整理まで効率化し、ペーパーレス化を進めたい企業におすすめの1台です。

ペーパーレスFAXを導入する際は、まず現在のFAX番号や回線、送受信枚数、紙原稿の利用頻度、外出先での確認が必要かを整理します。

そのうえで、PC-FAXやメール転送、共有フォルダーへの保存など、必要な機能を備えた複合機を選ぶことが重要です。

自社だけで複数機種の機能や導入条件を比較するのが難しい場合は、現在のFAX運用と必要な機能を整理したうえで機種を選定すると、導入後のミスマッチを防ぎやすくなります。

なお、OFFICE110では、FAXの利用状況や印刷枚数、利用人数、必要な転送・保存機能、予算などを確認し、新品・中古を含めて条件に合う複合機をご提案しています。

さらに、OFFICE110では対象の新品コピー機が最大80％OFF、中古の複合機が大特価になるキャンペーンを実施しています。お得にペーパーレスFAX対応の複合機を導入したい方は、OFFICE110までお気軽にご相談ください。

ペーパーレスFAXを導入すると、FAXの紙出力を減らし、受信文書の確認・保存・共有を効率化できます。

主な方法は、複合機のPC-FAXやペーパーレス受信、インターネットFAX、クラウドFAXがあります。選ぶ際は、現在のFAX番号を引き継げるか、紙原稿をどの程度扱うか、外出先から確認する必要があるか、保存方法や費用が自社に合っているかを確認しましょう。

導入後の使いやすさまで考えると、単に機能が多いかどうかではなく、受信後の確認や共有、紙原稿の取り扱いなど、現在のFAX業務の流れを大きく変えずに運用へ移行できるかまで含めて判断することが重要です。

なお、自社に合うペーパーレスFAXの方法や機種が分からない場合は、現在のFAX環境や必要な機能を整理したうえで比較することが大切です。OFFICE110では、用途や予算に合わせてペーパーレスFAX対応の複合機をご案内しています。