パソコンからFAX送信する3つの方法！特徴・メリット・使い方も

パソコンからFAXを送信する方法は、主に「インターネットFAX」「PC-FAX」「クラウドPBXと組み合わせたFAX」の3つです。原稿を印刷せずデータのまま送信できるため、FAX業務のペーパーレス化や作業負担の軽減につながります。

ただし、現在のFAX番号を残せるか、既存の複合機を使い続けられるか、月額料金や通信料金がかかるかは、選ぶ方法やサービスによって異なります。

特にPC-FAXでは複合機・FAX機能・ファクスドライバー・パソコンのOS、クラウドPBXでは回線や接続構成まで確認しておくことが重要です。

この記事では、パソコンからFAXを送信する3つの方法について、特徴・メリット・デメリット・使い方と、自社に合う方法を選ぶポイントまで分かりやすく解説します。

パソコンからFAXを送信する方法の一つが、インターネット回線を利用する「インターネットFAX」です。FAX機や複合機を新たに用意せず、メールやWeb画面から送受信できます。

ただし、利用できるFAX番号、料金体系、送受信できるファイル形式などはサービスごとに異なるため、導入前に条件を比較することが大切です。

ここでは、インターネットFAXの特徴やメリット・デメリット、基本的な使い方について解説します。

インターネットFAXは、インターネットを通じてFAXを送受信できるサービスです。インターネットに接続できるパソコンなどがあれば、サービスへ申し込むことで利用できます。

細かな操作方法はサービスによって異なり、EメールにPDFなどのファイルを添付して送信するタイプや、ブラウザの管理画面・専用アプリから操作するタイプなどがあります。

現在提供されている代表的なインターネットFAXサービスの例は、以下のとおりです。

料金や無料枠の内容はサービスによって異なります。たとえば、eFaxは送受信それぞれに無料枠が設定されている一方、MOVFAXは受信に無料枠があり、送信は有料です。

そのため、「無料で使えるか」だけではなく、月額料金・送信枚数・受信枚数を含めた総額で比較すると、自社に合うサービスを判断しやすくなります。

インターネットFAXは、機器を増やさずパソコンからFAXを利用しやすい一方で、FAX番号や手書き原稿の扱いなど、従来のFAXとは異なる点があります。

インターネットFAXには、以下のようなメリットがあります。

インターネットFAXは、インターネット環境と対応端末があれば利用できるため、FAX専用機を新たに購入する必要がありません。

また、場所を選ばずFAXを確認・送信しやすくなるため、外出やテレワークが多い企業でもFAX対応のためだけに出社する負担を抑えられます。

そのため、FAX業務のペーパーレス化と運用コストの見直しを同時に進めたい企業におすすめです。

一方で、インターネットFAXには以下のようなデメリットもあります。

インターネットFAXは、インターネットへ接続できない環境では利用できません。

また、インターネットFAXでは新しいFAX番号が発行されるサービスもあり、現在使用しているFAX番号をそのまま引き継げるとは限りません。既存番号を残したい場合は、番号の移行可否や転送を利用した運用ができるかを契約前に確認してください。

インターネットFAXの具体的な操作方法はサービスによって異なりますが、メールを利用するタイプでは、以下の流れで送信するのが一般的です。

なお、メールではなく専用アプリから送信する場合は、手順や操作方法が異なるため、各サービスの公式サイトや操作マニュアルを確認してください。

PC-FAX対応の複合機を利用すれば、パソコンで作成した原稿を印刷せず、そのままFAXとして送信できます。

現在の複合機やFAX番号を活用しやすい方法ですが、利用できるかどうかは複合機の機種・FAX機能・ファクスドライバー・パソコンのOSによって異なります。

ここでは、PC-FAXの仕組みやメリット・デメリット、基本的な送信方法についてわかりやすく解説します。

PC-FAXは、ダイレクトファックスとも呼ばれる、複合機のFAX機能をパソコンから利用するための機能です。

PC-FAXに対応した複合機とFAX環境がすでに整っていれば、新たなインターネットFAXサービスを契約せずに利用できます。

パソコンに対応するファクスドライバーをインストールし、複合機へ接続することで、WordやExcelなど各アプリケーションで作成したデータを印刷操作と同じような流れでFAX送信できます。

ファクスドライバーはメーカーの公式サイトから入手できますが、機種やOSごとに対応するドライバーが異なるため、使用中の複合機の機種名を確認してからダウンロードしてください。

なお、PC-FAXを使用するには、パソコンと複合機を正しく接続しておく必要があります。USB・有線LAN・無線LANなどの接続方法については、以下の記事で詳しく解説しています。

PC-FAXには、既存の複合機やFAX番号を活用できる一方で、利用環境によって注意点もあります。ここでは、PC-FAXのメリット・デメリットを解説します。

PC-FAXには、以下のようなメリットがあります。

これまで複合機のFAX機能を使用している場合は、現在のFAX回線・番号を利用したままPC-FAXへ移行しやすい点がメリットです。

また、PC-FAX対応の複合機と必要なFAX環境がすでにあれば、インターネットFAXなどのサービスを新しく契約する必要もありません。

紙へ印刷して複合機まで持っていく工程を省けるため、パソコンで作成した見積書や注文書などをFAXする業務では、用紙の使用量と作業時間を抑えられます。

PC-FAXのデメリットとしては、以下の内容が挙げられます。

PC-FAXでは従来のFAX回線を利用して送信するため、回線や契約内容に応じた通信料金が発生します。インターネットFAXとの費用差は送信量や各サービスの月額料金によって変わるため、一概にどちらが安いとは限りません。

また、すべての複合機でPC-FAXを利用できるわけではありません。複合機本体の対応状況、FAX機能や必要なオプション、ファクスドライバーの対応OSを確認する必要があります。

Windows 10やWindows 11を使用している場合も、OS名だけで判断せず、メーカーの機種別サポートページで対応するファクスドライバーが提供されているかを確認してください。

なお、PC-FAX対応の複合機を検討しているものの、どの機種を選べばよいか分からない場合は、OFFICE110にお気軽にご相談ください。

弊社では、現在の複合機やFAXの利用状況、必要な機能、印刷枚数、ご予算などを丁寧にヒアリングし、自社の業務に適したPC-FAX対応複合機をご提案します。

PC-FAXを利用するには、まず使用している複合機に対応したファクスドライバーをパソコンへインストールします。設定後は、WordやExcelなどのファイルを印刷するときと同じような操作でFAXを送信できます。

WordやExcelなど、通常の印刷操作ができるファイルであれば、基本的に同じ流れで送信できます。

また、機種によっては送付状の作成やアドレス帳からの宛先選択、送信結果の確認などにも対応しています。利用できる機能や操作方法はメーカー・機種によって異なるため、詳しくは複合機の取扱説明書やファクスドライバーの操作ガイドを確認してください。

なお、初めて利用する際は、宛先や原稿が正しく送信されるか、あらかじめテスト送信して確認しておくと安心です。

クラウドPBXへ電話環境を移行する場合も、構成によってはパソコンやスマートフォンからFAXを送受信したり、既存の複合機を使い続けたりできます。

ただし、クラウドPBXそのものに必ずFAX機能が付いているわけではありません。利用できるFAX方式は、サービス・電話回線・FAX番号・複合機・接続機器などによって異なります。

ここでは、クラウドPBXとFAXの関係、利用するメリット・デメリット、既存複合機やクラウドFAXを使う方法について解説します。

クラウドPBXとは、インターネットを利用して内線・外線・転送などのビジネスフォン機能を利用する仕組みです。

たとえば、在宅勤務中でもスマートフォンから会社番号で発着信したり、離れた拠点の社員同士で内線通話したりできます。

一方、FAXの利用方法はクラウドPBXサービスや既存設備によって異なります。「クラウドPBXを導入すれば自動的にFAXもクラウド化される」とは限らないため、FAXも利用する場合は対応方式を事前に確認してください。

なお、クラウドPBXの仕組みや料金、電話機能について詳しく確認したい場合は、以下の記事も参考にしてください。

クラウドPBXとFAXを組み合わせる場合は、どのFAX方式を採用するかによってメリット・デメリットが変わります。

インターネットFAXやネットFAXを組み合わせる場合には、以下のようなメリットがあります。

インターネットFAXやネットFAXを利用する構成なら、FAX専用機を新しく購入せず、PCやスマートフォンからFAXを扱える場合があります。

電話とFAXの両方をリモート業務へ対応させたい企業では、クラウドPBXへの切り替えと同時にFAXの運用方法まで見直せることがメリットです。

一方、クラウドPBX導入時にFAXを利用する場合は、以下の点を確認する必要があります。

クラウドPBXを導入したからといって、既存の複合機が必ず使えなくなるわけではありません。ゲートウェイや接続機器を利用する方法、FAX用の回線を残す方法など、既存設備を活用できる構成もあります。

ただし、既存のFAX番号や複合機を継続できるかは、契約中の回線・クラウドPBXサービス・接続機器などによって変わります。

そのため、現在のFAX利用量と必要な機能を確認したうえで契約条件を比較しましょう。

クラウドPBXへ移行しながらFAXも利用する方法として、既存の複合機を接続機器経由で使う方法と、クラウドFAX・インターネットFAXを利用する方法があります。

環境によっては電話だけをクラウドPBXへ移行し、FAX用の回線を残す方法もあるため、現在の契約や機器構成に合わせて判断することが重要です。

クラウドPBXを導入した後も、対応する変換アダプターやゲートウェイを使用することで、現在の複合機からFAXを送受信できる場合があります。

変換アダプターは、クラウドPBX側の通信環境と複合機のFAX機能をつなぐ役割を持つため、既存の複合機をそのまま活用しやすくなります。

ただし、利用できる機器や接続方法は、契約している回線やクラウドPBXサービスによって異なります。

そのため、現在の複合機やFAX番号を残したい場合は、導入前に対応可否を確認しておくことが重要です。

クラウドPBXとインターネットFAXを組み合わせれば、電話だけでなくFAXもパソコンやスマートフォンから対応できる環境を整えられます。

オフィスにいなくても電話の発着信やFAXの確認・送信がしやすくなるため、テレワークや外出の多い企業でも、場所にとらわれず電話・FAX業務に対応できます。

そのため、電話とFAXをまとめてリモート対応しやすい環境へ見直したい企業に適しています。

パソコンからFAXを送る3つの方法は、それぞれ適した利用環境が異なります。単純な使いやすさだけでなく、現在のFAX番号や複合機を残す必要があるかまで確認することが大切です。

導入後の費用も、月額料金だけでなく通信料金・複合機の費用・必要な接続機器などを含めて比較すると判断しやすくなります。

ここでは、自社に合うFAX送信方法を選ぶために確認したい3つのポイントについて解説します。

すでにFAXを利用している場合は、現在のFAX番号を今後も残す必要があるかを最初に確認しましょう。

PC-FAXは既存の複合機・FAX回線を利用するため、現在の番号を維持しやすい方法です。一方、インターネットFAXではサービス側から新しい番号が発行され、現在の番号を直接引き継げないケースがあります。

クラウドPBXへの移行でも、番号を継続できるかは回線や構成によって異なります。取引先へFAX番号を広く案内している企業ほど、番号継続の可否を契約前に確認することが重要です。

パソコンで作成したデータだけでなく、手書きの原稿や紙で受け取った書類もFAXで送信したい場合は、複合機を利用する方法が適しています。

複合機があれば、紙の原稿をそのままFAX送信できるほか、コピー・スキャン・プリントなどの機能も1台で利用できます。

そのため、FAXのペーパーレス化を進めつつ、紙の書類を扱う業務も残る場合は、複合機を利用できる運用も残しておくと柔軟に対応しやすくなります。

FAXの送信方法を比較する際は、初期費用だけでなく、月額料金・通信料金・機器費用まで含めた総コストを確認しましょう。

主な費用の考え方は、以下のとおりです。

FAXの利用量が少なく機器を置きたくない場合はインターネットFAX、対応複合機をすでに利用している場合はPC-FAXがコストを抑えやすい候補になります。

電話環境も含めて見直したい場合は、クラウドPBXも選択肢です。現在かかっているFAX・電話・複合機の費用を整理し、移行後の総額で比較してください。

なお、複合機本体からFAXを送る基本操作や、送信時の注意点・マナーについて確認したい場合は、コピー機のFAXの送り方を解説した記事もあわせてご覧ください。

すでにPC-FAX対応の複合機があり、必要なドライバーやFAX環境が整っていれば、自社で設定してパソコンからFAXを送信できます。インターネットFAXについても、必要なFAX番号や送受信量が明確ならサービスを比較しやすいでしょう。

ただし、複合機の対応状況やFAXオプション、現在の電話・FAX回線、クラウドPBXへの移行条件などが絡むと、自社だけで最適な構成を判断するのが難しくなることがあります。

そのため、「今のFAX番号を残したい」「複合機も使いながらパソコンからFAXを送りたい」など、FAX環境の選び方に迷っている場合はOFFICE110へご相談ください。

現在使用している複合機や電話・FAX回線、FAXの送受信量、必要な機能、予算などを確認したうえで、PC-FAX対応複合機の選定からクラウドPBXを含むオフィス環境まで、条件に合う導入方法をご提案します。

さらに、OFFICE110では新品コピー機が最大80％OFF、中古コピー機が大特価でキャンペーンを実施しています。FAX機能やPC-FAXへの対応まで含めて、自社に合う複合機・通信環境を比較したい場合は、お見積もり・ご相談をご利用ください。

パソコンからFAXを送信すれば、パソコンで作成した原稿を印刷して複合機へ持っていく工程を減らせるため、用紙の使用量やFAX送信にかかる作業負担を抑えられます。

主な方法は、機器を置かず利用しやすいインターネットFAX、既存複合機を活用しやすいPC-FAX、電話環境とあわせてFAX運用を見直せるクラウドPBXの3つです。

選ぶ際は、現在のFAX番号を残せるか、既存の複合機を使うか、対応OS・ドライバーに問題がないか、導入後の総コストはいくらかを確認しましょう。クラウドPBXではFAXの利用方法がサービスや回線構成によって異なるため、電話環境だけで判断しないことも重要です。

このように、自社のFAX利用量や現在の設備を整理してから比較すれば、必要な機能を残しながらペーパーレス化を進めやすくなります。

なお、PC-FAX対応複合機の導入・入れ替えや、電話・FAX環境を含めた構成に迷う場合は、OFFICE110にお気軽にご相談ください。弊社では、現在の複合機や回線環境、FAXの利用状況、必要な機能・ご予算を丁寧にヒアリングし、自社に適した機器や運用方法をご提案します。