パソコンからFAX送信する3つの方法！特徴・メリット・使い方も【お役立ち情報】 | OFFICE110

メールやビジネスチャットなどが普及していますが、業界の性質上、FAXで顧客とやり取りしている企業もまだまだあります。

しかし、FAXはメールと異なり、送受信のたびに印刷の手間やコストがかかるうえに、不要な書類のごみも出てしまいます。

メールのように、印刷せずにパソコンからFAXのやり取りができれば便利ですよね。

そこで本記事では、パソコンからFAXを送信する3つの方法を図解を交えてわかりやすく解説します。

さらに、最適なFAXの送信方法選ぶためのポイントについても紹介するため、業務のペーパーレス化に課題を抱えている方はぜひご参考ください。

パソコンからFAX送信する方法①インターネットFAX

パソコンからFAXを送信する方法の一つに、インターネット回線を利用する「インターネットFAX」と呼ばれる方法があります。

まずは、インターネットFAXの特徴やメリット・デメリット、使い方についてご紹介します。

インターネットFAXとは

パソコンからFAX送信が行える1つ目の方法は、インターネットFAXです。

インターネット回線に接続しているパソコンがあれば、サービスに申し込むだけで簡単に使えるようになります。

細かな操作方法はサービスによって異なり、たとえばEメールにPDFファイルを添付して送信するだけで使えるものや、ブラウザ上から操作して使うものなどが挙げられます。

以下に、インターネットFAXの代表的なサービスをまとめました。

サービスによっては、月額料金が無料で使えるトライアル期間が設けられています。

ただし、無料になるのは基本的には送信のみで、受信には費用が発生します。

インターネットFAXのメリット・デメリット

ここでは、インターネットFAXのメリットとデメリットを紹介します。

インターネットFAXのメリット

インターネットFAXは、具体的に以下のようなメリットがあります。

インターネットFAXは、インターネット環境とパソコンがあれば使えるので、利用に際して機器を新たに購入する必要がありません。

導入の手間やコストを抑えて、場所を選ばず簡単にFAXを送受信できる点は大きなメリットです。

また、FAX原稿はPDFデータとして管理するため、原本を紛失する心配なく、安全に管理できるようになります。

インターネットFAXのデメリット

一方で、インターネットFAXには以下のようなデメリットもあります。

インターネットFAXは、インターネット環境がなければ使用できません。

また、パソコン上で作成した文書ならばそのままPDFデータに変換してすぐに送信できますが、手書きの原稿はスキャンの手間がかかります。

さらに、インターネットFAX専用の番号が新たに発行されることがほとんどなので、既にFAXを利用している場合は、番号が変わる可能性があります。

なお、サービス提供会社から発行された番号だと、提供業者のサービス提供終了、会社倒産などがあった場合に番号ごとなくなってしまう恐れも。

そのため、既存のFAX番号を使用して、パソコンからFAXの送信を行いたい場合は、後述する「PC-FAX」や「クラウドPBX」を利用することをおすすめします。

インターネットFAXの使い方

インターネットFAXの操作方法はサービスにより具体的な手順は異なりますが、ここでは実際の手順をイメージするために、基本的な使い方を紹介します。

クラウドサービスで提供されているインターネットFAXは、上記の手順をメールソフト上ではなくブラウザ上で行います。

（※）インターネットFAXサービス指定のメールアドレスに、相手のFAX番号を組み合わせたものを入力する仕組みが一般的です。

パソコンからFAX送信する方法②PC-FAX

PC-FAXという機能を搭載している複合機を使えば、原稿を印刷する必要なくパソコンからFAXを送信できます。

ここからは、複合機を活用してFAXの送受信を行う「PC-FAX」の仕組みや使い方についてご紹介します。

PC-FAXとは

PC-FAXは、ダイレクトファックスとも呼ばれており、複合機に搭載されている機能です。

PC-FAX対応の複合機を既に利用しているのであれば、新しく機器を導入したり、サービスを契約したりする必要がないことが特徴です。

ファクスドライバーをインストールしたパソコンを複合機に接続することで、パソコン内のデータをFAXで送信できるようになります。

ファクスドライバーは、複合機メーカー各社の公式ホームページからダウンロードが可能です。

PC-FAXのメリット・デメリット

PC-FAXのメリットとデメリットについても見てみましょう。

PC-FAXのメリット

PC-FAXには、以下のようなメリットがあります。

これまで複合機のFAX機能を使っていた場合は、FAX番号を変えずにそのままPC-FAXを使うことができます。

また、複合機に元から搭載されている機能なので、新たに機器を導入したり、サービスを契約したりする必要がないという点も大きなメリットです。

ドライバーのインストールだけは必要ですが、複合機メーカーの公式ホームページで、リンクをクリックするだけですぐに準備を済ませられます。

PC-FAXのデメリット

PC-FAXのデメリットとしては、以下の内容が挙げられます。

電話回線を使うPC-FAXは、インターネットFAXとは異なり、送受信のたびに通信料金が発生します。

ただし、インターネットFAXには月ごとの送受信の上限枚数とともに月額料金が設定されているので、利用状況によっては、必ずしもPC-FAXのほうが割高とは限りません。

現在販売されている複合機はすべてPC-FAXを利用可能ですが、パソコンのOSによっては利用できない場合があるため注意しましょう。

PC-FAXの使い方

複合機のPC-FAXを使って、FAXを送信する方法を紹介します。

なお、3.の手順後に、PC-FAXの操作画面から、FAXの送付状を作成することも可能です。

パソコンからFAX送信する方法③クラウドPBX

新しいビジネスフォンの形ともいえる「クラウドPBX」とよばれるサービスを用いることで、パソコンやスマホからFAXを送信することが可能です。

ここからは、クラウドPBXを使ったFAX送信するメリット・デメリット、FAXの送り方についてご紹介します。

クラウドPBXとは

インターネット回線を利用して、スマートフォンを従来のビジネスフォンのように使えるサービスを「クラウドPBX」といいます。

具体的には、在宅勤務時でも社員個人のスマホから会社の電話番号の発着信ができたり、離れた場所で働く社員同士でも内線通話が可能です。

クラウドPBXについては、以下の記事で詳しく解説していますのでぜひご参考ください。

クラウドPBXでFAXを送信するメリット・デメリット

クラウドPBXを用いて、FAXを送信する方法を選ぶメリット・デメリットを確認しましょう。

メリット

クラウドPBXでFAX機能を使う場合、以下のようなメリットがあります。

クラウドPBXでFAXを送信する方法はいくつかあり、そのうちのインターネットFAXを使う方法であれば機器の新規購入が必要ありません。

また、クラウドPBXの導入により、ビジネスフォンとFAXの両方をリモート業務に対応できるようになります。

デメリット

クラウドPBXを導入する場合、FAXの送受信において以下のデメリットが挙げられます。

クラウドPBXを導入すると、複合機のFAX送信機能との併用ができなくなります。

従来の方法では、電話回線を使ってFAXの送受信を行っており、クラウドPBXではインターネット回線という異なる回線を使っているためです。

また、クラウドPBXベンダーによって、一度、もしくは1カ月に送信できる容量が限られている場合もあるため、一度にデータを大量に送信できない可能性があります。

そのため、契約前に利用条件を確認するようにしましょう。

クラウドPBXでFAXを送信する方法

クラウドPBXでFAXを送信する方法は2種類あります。
以下に具体的な方法を解説します。

方法①変換アダプターを利用する

クラウドPBX導入後でも「変換アダプター」を利用すれば、使い慣れた複合機のFAX機能を使ってFAXの送受信が可能です。

変換アダプターとは、アナログデータをデジタルデータに変換する設備のことです。

複合機のFAXはアナログ回線で通信を行いますが、クラウドPBXではデジタル通信を使っている関係から、そのままではFAXを使えません。

そこで、クラウドPBX用のアダプターの配下に、変換アダプターを介して複合機に接続することで、クラウドPBXの通信をアナログ通信に変換して使えるようになります。

これにより、従来通り複合機のFAX機能を使い続けることができるうえに、FAX番号を変更する必要がないことがメリットです。

方法②クラウドFAXを利用する

クラウドPBXでFAXを送信する方法は「クラウドFAX」と呼ばれ、専用のアプリケーションを利用して、PCやスマホでデータの送受信が可能です。

また、インターネットを通じてFAXの送受信を行うため、インターネット環境があれば外出先でもFAXの送受信ができます。

さらにメールアドレスを複数登録しておけば、社内でのFAXの共有が簡単にできるメリットもあります。

弊社「OFFICE110」のクラウドPBXでは、クラウドFAX機能が無料オプションとして付いております。クラウドPBXの導入にご興味のある方は、お気軽にご相談ください。

最適なFAX送信方法を選ぶための3つのポイント

パソコンからFAXを送る方法は3種類ありますが、どれが自社に合う方法なのかがわからず、迷われている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで、以下では、自社に合うFAX送信方法を選ぶために押さえておきたい3つのポイントを紹介します。

ポイント①今のFAX番号をそのまま使いたいかどうか

もし既にFAXを利用しているのなら、既存のFAX番号をそのまま使い続けたいかがどうかによって適切な送信方法が変わります。

なぜなら、インターネットFAXを使う場合は、新たに専用のFAX番号が新規に発行されるためです。

今のFAX番号を継続して利用したいのであれば、「PC-FAX」あるいは「クラウドFAX」を使用する方法を選びましょう。

ポイント②複合機も使いたいかどうか

基本はパソコンからFAXを送信する方法を使いながらも、状況に応じて複合機も活用したいのなら、PC-FAX一択です。

たとえば、手書きの原稿を送ったり、原稿をその場でコピーしたりなど、複合機のほうがスムーズに進められる作業もあります。

特に、現在複合機のFAXを利用している場合は、PC-FAXを活用すれば新たにサービスや機器を導入せずにパソコンからFAXを送受信できるため、複合機をすでにお持ちの方はPC-FAXがおすすめです。

ポイント③低コストで導入・運用できるかどうか

自社の利用状況と照らし合わせて、導入・運用コストが適切な方法を選びましょう。

以下に、それぞれの方法のコストの相場をまとめました。

業界トップクラスの導入実績！ペーパーレスFAX送信のことなら「OFFICE110」へ

パソコンからFAXを送信する方法には、それぞれメリット・デメリットがあるため、どの送信方法を選べばいいか迷っている方も多いと思います。

そのようなときは、オフィス機器の販売会社の「OFFICE110」へご相談ください！

弊社では、PC-FAX対応の複合機やクラウドFAXが使えるクラウドPBXなど、さまざまなオフィス機器を取り扱っています。

オフィス機器に精通したプロのスタッフが、お客様のニーズに併せて最適なFAXの送信方法をご提案いたします。

さらに機器の設置だけでなく、導入後のサポートも対応いたします。

ペーパーレス化で業務効率化やコスト削減を検討中の方は「OFFICE110」にお気軽にご相談ください。

まとめ：ペーパーレス化でFAX送信のコスト削減＆業務効率アップに

パソコンで作成した原稿を印刷せずに、データのままFAXで送信すればコストの削減や業務効率化につながります。

パソコンからFAXを送信する方法は、主に以下の3種類があります。

それぞれメリット・デメリットやコストが異なりますので、ぜひ本記事を比較・検討にお役立てください。

「OFFICE110」では、お客様のニーズに沿った製品・サービスを提案し、導入からメンテナンスまでトータルサポートいたしますので、お気軽にお問い合わせください。