コピー機の紙文書からの情報漏えい対策【お役立ち情報】 | OFFICE110

「コピー機のセキュリティ機能」記事一覧

コピー機の紙文書からの情報漏えい対策

不正コピーによる情報漏えい対策【複製管理出力】

複製管理出力とは、管理番号や隠し文字を背景に印刷して、コピーすると「マル秘」などの文字が浮かび上がるように出力できます。

第三者による不正コピーによる情報漏えいの抑止に役立ちます。

コピーやプリント時、複製制限【ペーパーセキュリティ】

ペーパーセキュリティとは、コピーやプリント時に複製制限コードやジョブ情報などのデジタルコード、隠し文字を埋め込むことで、紙文書のセキュリティ機能を強化し、不正コピーなどの情報漏えいを抑止します。

• 複製制限コード埋め込み／コードが検知された原稿はコピー、ファクス、スキャンができません。
• デジタルコード埋め込み／コードを分析し、いつ、どの複合機で、誰が出力したかが把握できます。
• 隠し文字埋め込み／コピーすると白抜き文字が浮かび上がり、複製機能制限のない複合機でもコピーを抑制できます。

パスワード入力で出力を開始【セキュリティプリント】

セキュリティプリントを使えば、第三者に見られたくない文書、機密書類などを出力する場合に、出力データを本体内に一時蓄積し、パスワード入力で出力を開始させることができます。

出力時に、一旦データを複合機に蓄積、操作パネルからパスワードを入力することで、誤ったプリントを防止し、機密文書の漏えいリスクも回避します。

ICカード認証後出力【プライベートプリント】

プライベートプリントとは、プリントジョブを強制的に複合機の記憶装置に蓄積、認証後に出力します。

これにより放置プリントやミスプリントを抑止します。

さらに、出力の際、部数や両面/片面、カラーモードを白黒にするなど、印刷設定の変更も可能に。

ミスやムダを抑え、維持管理費の削減にも貢献します。

その他のセキュリティ対策

その他にも、次の抑止機能があります。

◇プリント禁止時間帯

設定した時間帯でのプリントを禁止させる設定ができますので、オフィスに誰もいないときの放置プリント/ファクスを防止することができます。

◇強制アノテーション

コピーやプリント、ファクス受信文書に、強制的にユーザーIDや出力年月日時などを印字します。

「いつ」「誰が」出力したかを容易に確認できるほか、4パターンあるレイアウトテンプレートをジョブごとに関連付けて設定可能。

本体機能のみで利用できるため、簡単・手軽に、紙文書の適切な取り扱いを促します。

◇ジョブログ識別子「UUID」印字

コピーやプリント、ファクスの出力文書に、文書固有の識別子「UUID」を印字します。これにより文書の検索・特定に対応。

「いつ」「誰が」「どのような処理をしたか」を確認でき、万一の情報漏えい時のユーザー特定に役立ちます。

また、その他に印刷後不要になった書類などの処分には、シュレッダーを利用しているという方が多いのですが、シュレッダーは文書が大量になると、手間もかかり大変です。

また、確実に処分したということが証明できないこともあります。

そこで、安全・確実、そして簡単に処分したい場合には、段ボール1箱からできる溶解処理サービスがおススメ。

バインダーもクリップも段ボールにそのまま入れて処分でき、さらに抹消証明書も発行されるので、安全・確実、簡単に処分できるサービスです。

↓複合機のセキュリティ対策は「UTM」がおすすめ！特徴や導入の必要性はこちら↓
UTM【統合脅威管理】業界最高のハイスペック

まとめ

印刷やコピーをするのは複合機・コピー機であり、その文書に対する情報漏えい対策は必須事項になります。

情報漏えいを抑止する機能を備えた機種は多々あります。

このような情報漏えい抑止機能を搭載した機種をお探しの方は、OFFICE110にご相談ください。