コピー機の紙文書からの情報漏えい対策【お役立ち情報】 | OFFICE110

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コピー機の紙文書からの情報漏えい対策

コピー機の紙文書からの情報漏えい対策

今では、一般の家庭においても、郵便物を普通に捨てるのではなくシュレッダーなどで処分しているほど、個人情報保護は現代社会においてとても大事な要素になっています。

企業や会社にとっては、もし機密事項などの情報が漏れたときには大変なことになります。

ここでは、複合機でコピー・印刷したものからの情報漏えいの対策方法をご紹介いたします。

▼目次

複合機・コピー機の紙からの情報漏えい対策

紙の文書は、情報漏えいの原因の大半を占めています。

紙文書を一番排出するのは、もちろん複合機・コピー機です。

その複合機で排出される「紙」にも対策が必要になります。
ポイントをご説明いたします。

◇複合機の「印刷」「コピー」「スキャン」には注意!

企業や会社の一般文書や機密文書、印刷・コピー・スキャンする時に必ず使うのが、複合機・コピー機です。

紙の文書の情報漏えいの大半を占めています。

印刷した文書の置き忘れなどの紛失は、注意していても起こりうること。

また、故意に文書を持ち出してしまうなどの情報漏えいも起こる可能性はあります。

紙からの情報漏えいを防ぐには、複合機の不正利用を防ぎ、複合機上に出しっ放しにされている文書をなくすことが重要です。次の項目に当てはまる場合は対策が必要です。

  • 印刷したまま複合機に置き忘れている
  • 複合機周辺にはミスプリントが山のように置いてある
  • どこから出力されたか分からず放置されてしまう
  • 自分がプリントした書類が他の人の書類に混ざることがある

この中で、1つでも当てはまるものがある場合は要注意!

紙媒体経由での情報漏えい対策を検討し、すぐにも着手すべきです。

そんな時、紙媒体からの情報漏えい対策は、この機会に複合機周辺の整理整頓をすることはもとより、「抑止」する方向で対策を検討することをおススメします。

「禁複写」などのスタンプ【アノテーション】

アノテーションとは、コピー時に「禁複写」などのスタンプをつけて書類の重要性を知らせる機能です。

枚数の多い文書の場合、ページの記載がないと読みづらいものでも、アノテーション機能があれば安心。

コピー時に、原稿にはないページ番号禁複写などのスタンプを付けて印字してくれるという機能です。

不正コピーによる情報漏えい対策【複製管理出力】

複製管理出力とは、管理番号や隠し文字を背景に印刷して、コピーすると「マル秘」などの文字が浮かび上がるように出力できます。

第三者による不正コピーによる情報漏えいの抑止に役立ちます。

コピーやプリント時、複製制限【ペーパーセキュリティ】

ペーパーセキュリティとは、コピーやプリント時に複製制限コードやジョブ情報などのデジタルコード、隠し文字を埋め込むことで、紙文書のセキュリティ機能を強化し、不正コピーなどの情報漏えいを抑止します。

  • 複製制限コード埋め込み/コードが検知された原稿はコピー、ファクス、スキャンができません。
  • デジタルコード埋め込み/コードを分析し、いつ、どの複合機で、誰が出力したかが把握できます。
  • 隠し文字埋め込み/コピーすると白抜き文字が浮かび上がり、複製機能制限のない複合機でもコピーを抑制できます。
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パスワード入力で出力を開始【セキュリティプリント】

セキュリティプリントを使えば、第三者に見られたくない文書、機密書類などを出力する場合に、出力データを本体内に一時蓄積し、パスワード入力で出力を開始させることができます。

出力時に、一旦データを複合機に蓄積、操作パネルからパスワードを入力することで、誤ったプリントを防止し、機密文書の漏えいリスクも回避します

ICカード認証後出力【プライベートプリント】

プライベートプリントとは、プリントジョブを強制的に複合機の記憶装置に蓄積、認証後に出力します。

これにより放置プリントやミスプリントを抑止します。

さらに、出力の際、部数や両面/片面、カラーモードを白黒にするなど、印刷設定の変更も可能に。

ミスやムダを抑え、維持管理費の削減にも貢献します。

その他のセキュリティ対策

その他にも、次の抑止機能があります。

◇プリント禁止時間帯

設定した時間帯でのプリントを禁止させる設定ができますので、オフィスに誰もいないときの放置プリント/ファクスを防止することができます。

◇強制アノテーション

コピーやプリント、ファクス受信文書に、強制的にユーザーIDや出力年月日時などを印字します。

「いつ」「誰が」出力したかを容易に確認できるほか、4パターンあるレイアウトテンプレートをジョブごとに関連付けて設定可能。

本体機能のみで利用できるため、簡単・手軽に、紙文書の適切な取り扱いを促します。

◇ジョブログ識別子「UUID」印字

コピーやプリント、ファクスの出力文書に、文書固有の識別子「UUID」を印字します。これにより文書の検索・特定に対応。

「いつ」「誰が」「どのような処理をしたか」を確認でき、万一の情報漏えい時のユーザー特定に役立ちます。

また、その他に印刷後不要になった書類などの処分には、シュレッダーを利用しているという方が多いのですが、シュレッダーは文書が大量になると、手間もかかり大変です。

また、確実に処分したということが証明できないこともあります。

そこで、安全・確実、そして簡単に処分したい場合には、段ボール1箱からできる溶解処理サービスがおススメ。

バインダーもクリップも段ボールにそのまま入れて処分でき、さらに抹消証明書も発行されるので、安全・確実、簡単に処分できるサービスです。

まとめ

印刷やコピーをするのは複合機・コピー機であり、その文書に対する情報漏えい対策は必須事項になります。

情報漏えいを抑止する機能を備えた機種は多々あります。

このような情報漏えい抑止機能を搭載した機種をお探しの方は、弊社の営業担当者までご相談ください
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