コピー機の紙文書からの情報漏えい対策

「コピー機のセキュリティ機能」記事一覧 更新日: 2025年10月31日

コピー機の紙文書からの情報漏えい対策

「禁複写」などのスタンプ【アノテーション】

アノテーションとは、コピー時に「禁複写」などのスタンプを自動で印字し、文書の重要性を明示する機能です。
社内文書や契約書など、取り扱い注意の書類に有効です。
枚数の多い資料でもページ番号を自動付与できるため、閲覧性とセキュリティ性を両立できます。

不正コピーによる情報漏えい対策【複製管理出力】

複製管理出力は、印刷時に管理番号や隠し文字を背景へ出力し、再コピー時に「マル秘」などの文字が浮かび上がる仕組みです。
この技術により、第三者の不正コピーを抑止し、内部からの情報漏えい対策としても有効です。
コピー機のセキュリティ強化機能も併せて導入を検討しましょう。

コピーやプリント時、複製制限【ペーパーセキュリティ】

ペーパーセキュリティ機能では、印刷データに複製制限コードやジョブログ情報などを埋め込み、紙文書からの不正コピーを防止します。

• 複製制限コード埋め込み：コード検知時にはコピー・FAX・スキャン動作を自動停止。
• デジタルコード埋め込み：印刷日時やユーザーIDを追跡でき、情報漏えいの原因特定が可能。
• 隠し文字埋め込み：コピーすると白抜き文字が浮かび上がり、不正複製を抑止。

パスワード入力で出力を開始【セキュリティプリント】

セキュリティプリント機能は、印刷ジョブを一時的にコピー機本体へ蓄積し、ユーザーがパスワードを入力してから出力します。
これにより誤印刷や放置プリントを防止し、重要書類の漏えいリスクを大幅に軽減できます。

ICカード認証後出力【プライベートプリント】

ICカード認証対応コピー機のプライベートプリントは、認証後にのみ印刷を実行する仕組みです。
放置プリントやミスプリントを減らし、セキュリティとコスト削減を両立します。
さらに、印刷時に部数やカラーモードを変更できるため、柔軟な運用が可能です。

その他のセキュリティ対策

コピー機には、さまざまな補助的なセキュリティ機能も搭載されています。

◇プリント禁止時間帯
勤務時間外など指定した時間帯のプリントを禁止することで、夜間や休日の放置プリントを防止できます。

◇強制アノテーション
コピーやプリント、FAX受信文書に、ユーザーIDや出力日時を自動印字する機能です。
「いつ」「誰が」出力したかを明確にし、内部統制を強化します。4種類のレイアウトテンプレートをジョブごとに設定可能です。

◇ジョブログ識別子「UUID」印字
出力文書に固有の識別子（UUID）を付与し、印刷履歴を追跡できる仕組みです。
これにより、万一の情報漏えい時にも関係者の特定が可能になります。

さらに、不要書類の処分には「溶解処理サービス」も有効です。
段ボール1箱単位で依頼でき、バインダーやクリップを外す必要もなく、抹消証明書が発行されるため安全・確実です。

コピー機のセキュリティ機能について詳しくはこちら

UTM（統合脅威管理）の導入もおすすめです。外部からの侵入対策を強化し、ネットワーク経由での情報漏えいリスクを軽減します。
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まとめ

コピー機を安全に使うためには、紙媒体の情報漏えいを防ぐための複数の機能を組み合わせることが重要です。
機種選定時は、アノテーション・ペーパーセキュリティ・ICカード認証・UTM連携などの機能を総合的に確認しましょう。

OFFICE110では、セキュリティ強化機能を搭載したコピー機の提案を行っています。
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