複合機（コピー機）の情報漏えい対策！5つの原因と対策を徹底解説【お役立ち情報】 | OFFICE110

「複合機からの情報漏えいするのか知りたい」
「情報漏えいするとどんなリスクがある？」
「複合機から情報漏えいを防ぐにはどうしたらいい？」

このようなお悩みをお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

複合機（コピー機）では、不正アクセスや不正行為、FAX誤操作などで情報漏えいのリスクがあります。

そのため、社内での規約を定めて人的ミスを防いだり、複合機に備わっているセキュリティ機能を使用したりするなどの対策が必要です。

そこで本記事では、複合機の情報漏えいの原因とその対策をわかりやすく解説します。

さらに、情報漏えい対策におすすめの複合機もご紹介しますので、複合機の情報漏えい対策にお悩みの方は必見です。

複合機（コピー機）の情報漏えいの原因

パソコンやサーバーと同じようにネットワークに接続されている複合機は、情報漏洩のリスクをはらんでいます。

複合機からの情報漏洩で特に注意すべきは、以下の5つの原因です。

それぞれの原因について詳しく解説していきます。

原因①不正アクセスや不正行為

複合機の情報漏えいの原因の一つ目は、複合機内のデータに外部から不正アクセスされ、情報を盗み見られたり抜き取られたりすることが挙げられます。

特に、複合機をネットワークに接続している複合機は、このようなリスクが高まります。

さらに、FAX機能が使用されている場合、電話回線を通じた不正アクセスについても考慮する必要があります。

加えて、悪意を持った内部関係者が、複合機内のハードディスクなどの記憶媒体から企業の機密情報を外部に持ち出す恐れもあるため、内部からの不正行為にも注意が必要です。

原因②誤操作などの人的ミス

複合機の情報漏えいの原因として、誤操作などによる人的ミスが一因となることがあります。

複合機はコピーやプリンタ以外にもFAXなどの機能が搭載しているため、各操作には細心の注意が必要です。

具体的には、以下の操作ミスにより情報漏洩が発生するリスクがあります。

実際に、オフィスで発生するエラーの約3割が、このような人的なミスによって起こっています。

原因③第三者による使用

複合機からの情報漏えいには、第三者による不正使用が原因となることがあります。

たとえば、社内に設置されている複合機であっても、IDカード認証などのセキュリティ対策がされていなければ、外部の人物が不正にコピーまたはスキャンを行う恐れがあります。

また、セキュリティ対策が不十分な複合機では、複合機内のデータにもアクセスされる恐れがあり、結果として情報漏えいにつながる可能性があります。

原因④スキャンデータの流出

複合機は送受信や印刷の過程で一時的に画像データを作業用に記録します。

このデータが持ち去られたり、読み出されたりすることで、情報漏えいのリスクが生じます。

理由としては、複合機が文書の蓄積やアドレス帳を記録できるハードディスクなどの記録媒体を内蔵していることがあります。

データの暗号化やデータ消去機能を活用することで、これらのリスクを軽減することが可能です。

原因⑤出力紙やUSBからの流出

複合機からの情報漏えいには、人的ミスにより複合機のトレイに置き忘れた出力紙を持ち去られたり、内容を覗き見されたりすることで発生してしまうこともあります。

さらに、複合機にはSDカードやUSBメモリなどの外部記録装置を接続できるため、これらを利用して複合機内のデータを不正に抜き取ることも可能です。

複合機（コピー機）の情報漏えいの事故事例

この章では、複合機の情報漏えいの事故事例についてご紹介します。

これらの事例を参考に複合機へのセキュリティ対策の重要性を認識しましょう。

複合機に保存した文書が盗み見された

まずは、複合機に保存した文書が、不正アクセスにより盗み見された事例をご紹介します。

毎月、知財情報(特許出願関連)をスキャンし複合機内に保存していた。保存期間は半年で、マスターデータは別の場所に保管されている。この運用を始めてから1年後、問題に気付いた。その複合機は外部からアクセス可能状態であった。問題の期間に保存されていた特許を出願したところ他社に先を越され、次期新製品の計画が見直しとなった。

引用：一般社団法人 ビジネス機械・情報システム産業協会

この事例から、新商品が販売ができなくなる可能性があるため、知的財産の損失や機会損失の恐れがあります。

複合機の設定が不正に変更された

次に、複合機の設定が不正に変更され、利用できなくなった事例をご紹介します。

管理者パスワードを工場出荷時の初期パスワードのままにしており、従業員は皆知っている状態であった。従業員の設定ミスにより担当者Aのメールアドレスが書き換えられた。これに気付くことなく、納品書をスキャン、eメール送信し続けたため、取引会社情報や仕入れ情報が流出した。このため取引会社との取引停止となった。

引用：一般社団法人 ビジネス機械・情報システム産業協会

この事例から、これまで取引していた会社との取引停止までに発展する可能性があるため、取引の機会損失になる恐れがあります。

複合機（コピー機）の2大セキュリティ対策

複合機を情報漏えいのリスクから守るためには、適切なセキュリティ対策が必要です。

近年の複合機は、FAX、プリンタ、スキャナーといった多様な機能が備わっており、ストレージや認証機能も搭載されています。

これらの機能が不正アクセスによって悪用されると、複合機が使用できなくなり業務大きな支障をきたす恐れがあります。

このような情報漏えいのリスクを防ぐためには、以下のような対策が考えられます。

それでは、複合機のセキュリティ対策について詳しく見ていきましょう。

社内で規約の策定や教育の徹底をおこなう

複合機からの情報漏えいを防ぐためには、社内での規約策定や教育の徹底を行うことが重要です。

ただし、規約を設けるだけでなく、その内容を周知徹底することでより効果が大きくなります。

具体的な内容は、以下のとおりです。

また、規約を策定した後は社内全体で共有し、定期的に情報漏えいのリスクがないかチェックすることも重要です。

複合機のセキュリティ機能を有効活用する

複合機の情報漏えいを防ぐ方法として、複合機に搭載されているセキュリティ機能を有効活用するのがおすすめです。

ここでは、複合機におけるセキュリティ機能をご紹介します。

①データ暗号化機能

複合機の情報漏えいを防ぐ機能として、流出しても内容を解読できない「データ暗号化機能」を使用することで、情報流出のリスクが抑えられます。

複合機内には多くの機密データが保存されているため、そのままの状態で保存していると情報漏えいする可能性が高くなるからです。

「データ暗号化機能」を使用するメリットは、情報漏えいしたとしても復元しにくい点が挙げられます。
ただし、暗号化は必ずしもデータを完全に保護できるとは限りません。

複合機内のデータを暗号化しているだけなので、解読されると流出してしまう恐れがあります。
万全のセキュリティ対策を講じるなら、次の項目で紹介する「データ消去機能」も使用するとよいでしょう。

②データ消去機能

複合機からの情報漏えいを防ぐためには、内部データを自動的に削除してくれる「データ消去機能」を使用するのがおすすめです。

複合機内のデータを削除してしまえば、情報漏えいするデータがないため、ハードディスクから情報漏えいすることはなくなります。

ただし、複合機内の「データ消去機能」を使用したとしても、複合機内にデータが存在する期間が一定期間生まれるため、ネットワークのセキュリティ強化も必要です。

特に複合機と接続することが多いパソコンのセキュリティ対策は念入りに行う必要があります。

「データ消去機能」や「データ暗号化機能」とともに「上書き消去機能」がある機種もあるため、この機能も情報流出を防ぐことが可能です。

③ユーザー認証機能

複合機からの情報漏えいを防ぐには、ICカードによる「ユーザー認証機能」や「指静脈認証」などの生体認証を使用することで、情報漏えいを防ぐことが可能です。

複合機を使用する利用者を社員に限ることで、複合機を第三者に使用させないように制限できます。

ICカード認証の場合はカードを盗まれたり、内部の人が手助けをしたりする以外は第三者が複合機を操作できません。

「指静脈認証」などの生体認証は、もっと厳重なセキュリティになるので、情報漏えいできないデータを扱っている企業にはおすすめです。

④追跡情報印字プリント機能

複合機のセキュリティ強化に役立つ機能として「追跡情報印字プリント機能」があります。

追跡情報印字プリント機能を使用すれば、利用日時やユーザーIDなど、詳細な利用履歴を文書に印字することができます。

この履歴を定期的にチェックすることにより、複合機の不正利用を早期に発見することが可能になります。

また、この機能は印刷量の管理にも役立ち、コスト削減や業務の効率化につながります。

⑤地紋印字コピー機能

個人情報や機密情報を含む文書の複製を抑制したいケースでは、「地紋印字コピー機能」を使用することで、情報の流出について利用者に注意を促すことが可能です。

「地紋印字コピー機能」を使用し原稿をコピーすると「コピー禁止」「複製禁止」などの文言や日時、任意の文字列が浮かび上がります。

地紋が印字された原稿をコピーすると地紋が浮き上がるため、二次的にコピーされた情報であることが一目でわかり、情報の流出を抑えることに役立ちます。

⑥その他のセキュリティ対策

複合機のセキュリティを強化するためには、内蔵されているセキュリティ機能をフル活用することに加えて、さまざまな対策を講じることが可能です。

具体的には、以下のような方法があります。

管理者パスワードを設定することにより、複合機への不正なアクセスを防ぎます。

また、IPフィルタリングを利用することで、信頼できるネットワーク内からのみのアクセスを許可し、外部からのアクセスを防止することが可能です。

情報漏えい対策におすすめ複合機（コピー機）3選

情報漏えい対策が充実している複合機はたくさんありますが、機種が多いためどの機種を選べばいいか迷う方も多いと思います。

そこでここからは、高度なセキュリティ機能が充実したおすすめの複合機3機種をご紹介します。

MX-2630FN（シャープ）

発売年月	2017年11月
本体サイズ	幅608×奥650×高さ834mm
印刷スピード	カラー26枚/分・白黒26枚/分
メーカー価格	1,320,000円+税
中古キャンペーン	132,000円

詳しくはこちら：MX-2630FN

「MX-2630FN」は、セキュリティ機能が充実しており、ICカード認証やサーバー認証などの認証機能がオプションで使用可能です。

これにより、不正な第三者による複合機の使用を防ぐことができます。

さらに、データの暗号化や自動消去機能も備えているため、情報漏えいのリスクを大幅に低減することが可能です。

iR-ADV C3520F III（キヤノン）

発売年月	2018年11月
本体サイズ	幅565×奥行き736×高さ880mm
印刷スピード	カラー20枚/分・白黒20枚/分
メーカー価格	1,350,000円+税
中古キャンペーン	231,000円

詳しくはこちら：iR-ADV C3520F III

iR-ADV C3520F IIIは、10.1インチタッチパネルを搭載しており、スマートフォンのような直感的な操作性で使い勝手が良いことが特徴です。

また、このモデルには、本体からの情報漏えいを防ぐためのHDD暗号化機能が備わっています。

さらに、ICカード認証機能も搭載されているので、複合機の利用を社員だけ利用できるように制限することも可能です。

iR-ADV C3520F IIIは、複合機内の情報漏えいと人的な情報漏えいの両方に対応できる機種です。

セキュリティ機能を備えた複合機を低価格で導入したい方に特におすすめです。

Apeos C2360（富士フィルム）

発売年月	2020年8月
本体サイズ	幅590×奥行き659×高さ1,122mm
印刷スピード	カラー23枚/分・白黒23枚/分
メーカー価格	1,618,100円+税

詳しくはこちら：Apeos C2360

Apeos C2360は、内蔵されたデータ暗号化機能が充実しており、保存データの暗号化やスキャン送信時、メールの暗号化を備えています。

これにより、万が一情報が流出しても、内容を解読されるリスクを大幅に低減することが可能です。

さらに、オプションとしてICカード認証やサーバー認証機能も備えており、　複合機の使用者をしっかりと管理できます。

複合機（コピー機）の情報漏えいに関するQ&A

それでは次に、複合機（コピー機）の情報漏えいに関するQ&Aについて回答します。

コンビニのコピー機のセキュリティはどうですか？

コンビニに設置しているマルチコピー機は、印刷終了後初期画面に戻ると、自動的にデータが削除される仕組みです。

そのため、オフィスで使用する大型複合機よりも、安心して利用することが可能です。

さらに、コンビニの店内には防犯カメラが設置されているため、コンビニのマルチコピー機から不正にデータを抜き取ることは難しいでしょう。

利用者による置き忘れなどのヒューマンエラーがなければ、最も安全なマルチコピー機です。

複合機はマルウェア・ウイルス感染しますか？

複合機へのウイルス感染の可能性は全くゼロではないが、複合機はウイルスの強い独自のOSを使用しているため、ウイルスに感染する危険性はきわめて低いです。

マルウェアの感染経路については、以下のようなものが考えられます。

複合機の導入・入れ替えはOFFICE110へ　セキュリティ対策に関するご相談も

複合機の導入や入れ替えに関するご相談は、オフィス機器総合販売の「OFFICE110」にお任せください。

当社の中古複合機は、一台一台丁寧なクリーニング、メンテナンス、動作チェックの工程を経て出荷していますので、新品同様の高品質の商品をご提供しております。

さらに、複合機やビジネスフォンなどのOA機器の販売・設置工事、ネットワーク構築、セキュリティ強化などトータルでサポートしており、導入実績は全国に12万社以上を誇ります。

当社に一本ご連絡いただければ、貴社が抱える課題の改善策のご提案から、必要な機器の販売・設置工事まで全て完結するため、スムーズな対応が可能です。

さらにOFFICE110では、お客様の負担を少しでも多く軽減できるよう他社よりもリーズナブルな価格での提供に努めておりますので、コストを削減したい方にも大きなメリットがあります。

見積もりも無料で対応しておりますので、複合機の導入・入れ替えを検討中の方はお気軽にOFFICE110までお問い合わせください。

まとめ

複合機から情報漏えいする原因はセキュリティ対策の甘さや、人的ミスによって起こることがほとんどで、過去の事例を見ても予防できたケースが多いといえます。

複合機からの情報漏えいをリスクから守るためには、以下のように適切なセキュリティ対策を行うことが重要です。

情報漏えいが起きると企業の信頼にも影響がでてしまう恐れがあり、さらに、被害が出れば損害賠償問題になる恐れもあります。

セキュリティ対策機能が充実している複合機を導入して、情報漏えいが発生しない環境を整えましょう。