複合機（コピー機）の情報漏えい対策！5つの原因と対策を徹底解説

複合機（コピー機）は、コピーや印刷だけでなく、スキャンやFAXなどの機能を備えているため、不正アクセスや操作ミスによる情報漏えいのリスクがあります。

「複合機から情報漏えいする原因は？」「どのような対策をすれば防げる？」と疑問に思う方もいるでしょう。

複合機からの情報漏えいを防ぐには、社内の運用ルールを整えるとともに、データ暗号化やユーザー認証などのセキュリティ機能を適切に活用することが重要です。ただし、利用できる機能は機種や設定によって異なります。

この記事では、複合機の情報漏えいが起こる原因と具体的な対策、セキュリティ機能を備えたおすすめ機種について解説します。

複合機の情報漏えいは、外部からの不正アクセスだけでなく、社内での誤操作や出力紙の置き忘れなどによっても発生します。

パソコンやサーバーと同じようにネットワークに接続される複合機は、重要な文書や個人情報を扱う機器として適切な管理が必要です。

ここでは、複合機から情報漏えいが起こる5つの原因について解説します。

複合機の情報漏えいの原因の一つに、外部からの不正アクセスによって、保存データが盗み見られたり、抜き取られたりすることが挙げられます。

特に、ネットワークに接続した複合機でアクセス制限や管理者認証が適切に設定されていない場合、不正アクセスのリスクが高まります。

FAX機能を利用している場合は、誤送信を防ぐ設定や、機種ごとの通信に関するセキュリティ対策も確認しておく必要があります。

また、悪意を持った内部関係者が、複合機内の記憶媒体に保存された企業の機密情報を持ち出す恐れもあります。外部からの攻撃だけでなく、内部からの不正行為にも注意が必要です。

複合機の情報漏えいは、FAXの誤送信や操作ミスなど、人的な要因によっても発生します。

複合機にはコピーやプリントのほか、FAXやスキャンデータのメール送信機能も備わっているため、送信先や操作内容を十分に確認する必要があります。

具体的には、次のような操作ミスが情報漏えいにつながります。

こうしたミスを防ぐには、送信前の宛先確認を徹底し、必要に応じて宛先の再入力や送信前の確認機能を活用することが有効です。

複合機からの情報漏えいには、第三者による不正使用が原因となることもあります。

例えば、社内に設置されている複合機でも、ユーザー認証などのセキュリティ対策がされていなければ、権限のない人物がコピーやスキャンを行う恐れがあります。

セキュリティ対策が不十分な場合は、複合機内に保存された文書へアクセスされるリスクもあります。

こうした不正使用を防ぐには、利用者ごとの認証やアクセス権限の設定によって、操作できる人や機能を制限することが重要です。

複合機は、スキャンや印刷などの処理を行う際、一時的に画像データを記憶する場合があります。また、機種によっては文書やアドレス帳などを本体内の記憶媒体に保存できます。

これらの保存データが不正に読み出されたり、記憶媒体ごと持ち出されたりすると、情報漏えいにつながります。

特に、機密文書を頻繁にスキャンするオフィスでは、データの保存先や保存期間を把握しておくことが大切です。

データの暗号化や消去機能を活用することで、保存データからの情報漏えいリスクを軽減できます。

複合機からの情報漏えいは、排紙トレイに置き忘れた文書を第三者に持ち去られたり、内容を盗み見られたりすることでも発生します。

また、USBメモリなどの外部記録媒体を接続できる複合機では、保存データの持ち出しにも注意が必要です。利用権限や接続制限が適切に設定されていない場合、不正なデータの持ち出しにつながる恐れがあります。

出力紙の放置を防ぐための認証印刷や、USBメモリの使用制限などを活用すると、紙と電子データの両方から情報漏えい対策を進められます。

複合機から情報が漏えいすると、企業の機密情報や取引先の情報が流出し、事業活動に深刻な影響を及ぼす恐れがあります。

一般社団法人ビジネス機械・情報システム産業協会（JBMIA）では、複合機のセキュリティ上の脅威について具体的な事例を紹介しています。

ここでは、複合機の情報漏えいによって起こり得る2つの事故事例について解説します。

まずは、複合機に保存した文書が、不正アクセスによって盗み見られた事例を紹介します。

JBMIAが紹介する事例では、企業が特許出願に関する情報を定期的にスキャンし、複合機内に保存していました。しかし、その複合機は外部からアクセスできる状態になっており、保存した情報が閲覧されるリスクを抱えていました。

その後、特許出願で競合他社に先を越され、新製品の開発計画を見直す事態になったとされています。

※出典：JBMIA「事例1｜複合機に保存した文書が盗み見された」

この事例から、複合機内の情報が流出すると、知的財産の損失や事業機会の喪失につながる恐れがあると分かります。

機密性の高い文書を扱う場合は、外部からのアクセス制限や保存データの保護を徹底することが重要です。

現在の複合機で十分な対策ができない場合は、セキュリティ機能を備えた機種への入れ替えも選択肢になります。機種選びや導入費用については、OFFICE110へご相談ください。

次に、複合機の設定が変更されたことで、取引先の情報が流出した事例を紹介します。

JBMIAが紹介する事例では、複合機の管理者パスワードが初期設定のままで、従業員全員が把握していました。その状態で担当者のメールアドレスが誤って変更され、気付かないまま納品書をスキャンしてメール送信し続けた結果、取引先情報や仕入れ情報が流出しました。

情報漏えいは取引停止にまで発展し、事業に大きな影響を及ぼしたとされています。

※出典：JBMIA「事例2｜複合機の設定が不正に変更された」

この事例のように、管理者パスワードの管理が不十分だと、設定ミスや不正な変更を防ぎにくくなります。

初期パスワードを変更し、設定を変更できる担当者を限定することが、情報漏えい対策の基本です。

複合機を情報漏えいのリスクから守るには、社内の運用ルールを整えることと、複合機のセキュリティ機能を活用することが重要です。

近年の複合機は、FAXやスキャナーなどの機能に加え、データ保存やユーザー認証などにも対応しています。ただし、機能を備えていても適切に設定・運用しなければ、十分な対策にはなりません。

ここでは、情報漏えいを防ぐための社内ルールと、複合機のセキュリティ機能について解説します。

複合機からの情報漏えいを防ぐには、社内で使用ルールを定め、従業員に周知することが重要です。

FAXやスキャンの送信先確認、機密文書の取り扱い、データ保存のルールなどを明確にしておくと、人的ミスによる情報漏えいを防ぎやすくなります。

具体的には、次のようなルールを設けるとよいでしょう。

規約を設けるだけでなく、内容を社内全体で共有し、定期的に運用状況を確認することも必要です。

また、複合機内に保存されたデータの取り扱いについてもルールを定めましょう。複合機のデータ消去方法を確認し、機種に応じた消去機能を活用することで、保存データの持ち出しによるリスクを軽減できます。

複合機の情報漏えいを防ぐには、本体に搭載されたセキュリティ機能を適切に設定することも有効です。

データ暗号化やユーザー認証など、複合機にはさまざまな機能が用意されています。必要な機能は取り扱う情報や利用人数によって異なるため、自社の業務に合わせて選ぶことが重要です。

複合機の情報漏えいを防ぐ機能の一つが、保存データや通信内容を暗号化する「データ暗号化機能」です。

複合機内には機密文書や個人情報が保存される場合があり、記憶媒体が持ち出されると情報漏えいにつながる恐れがあります。

保存データを暗号化しておけば、第三者が記憶媒体から情報を読み出そうとしても、内容を解読されるリスクを軽減できます。

ただし、暗号化だけですべての情報漏えいを防げるわけではありません。正規の利用者による誤送信や不正操作などにも備え、アクセス制限やデータ消去機能と組み合わせることが大切です。

複合機からの情報漏えいを防ぐためには、不要なデータを削除する「データ消去機能」の活用も効果的です。

複合機の記憶媒体には、印刷やスキャンの処理に使用したデータが残る場合があります。こうしたデータを適切に消去することで、第三者に読み出されるリスクを軽減できます。

機種によっては、処理後のデータを自動で消去する機能や、記憶領域のデータを上書き消去する機能も備わっています。

ただし、データ消去機能を使用しても、設定や保存領域によっては消去対象外の情報が残ることがあります。廃棄・返却時には、対象機種の消去方法と実施状況を確認することが重要です。

複合機からの情報漏えいを防ぐには、利用者を識別し、不正な操作を制限できる「ユーザー認証機能」も有効です。

ICカード認証や生体認証などを利用すると、あらかじめ登録された利用者だけが複合機を操作できるように設定できます。

さらに、利用者ごとにコピーやスキャンなどの使用権限を設定すれば、業務に必要な機能だけを許可する運用も可能です。

ただし、ICカードの紛失や認証情報の共有には注意が必要です。認証機能を導入する際は、認証情報の管理と利用権限の見直しもあわせて行いましょう。

ICカード認証について詳しく知りたい方は、複合機のセキュリティ強化に関する記事も参考にしてください。

複合機のセキュリティ強化に役立つ機能として、「追跡情報印字プリント機能」があります。

この機能は、利用日時やユーザーIDなどの追跡情報を印刷文書に付加するもので、印刷物の取り扱いに対する注意を促す効果があります。

万が一、機密文書が持ち出された場合も、印字された情報を手掛かりに、出力状況を調べる際の参考になります。

ただし、追跡情報が印字されていても、持ち出しそのものを防げるわけではありません。ユーザー認証や印刷履歴の管理と組み合わせることで、より効果的な対策につながります。

個人情報や機密情報を含む文書の複製を抑制したい場合は、「地紋印字コピー機能」が役立ちます。

地紋印字コピー機能では、文書を複写した際に「コピー禁止」「複製禁止」などの文字が浮かび上がるよう、背景に特殊な模様を印刷できます。

コピーされた文書であることが分かりやすくなるため、無断複製を心理的に抑制する効果が期待できます。

ただし、地紋印字は複製を物理的に禁止する機能ではありません。機密文書の管理ルールや利用制限と併用することが重要です。

複合機のセキュリティを強化するには、本体の機能だけでなく、ネットワークや管理設定の見直しも必要です。

具体的には、次のような方法があります。

特に、複合機の管理者パスワードを初期設定のまま使用すると、第三者に推測されたり、権限のない人が設定を変更したりするリスクが高まります。

また、IPフィルタリングやファイアウォールなどを使用すれば、不要なネットワークアクセスを制限できます。

複合機の脆弱性に対応する修正プログラムが提供されることもあるため、メーカーのセキュリティ情報を定期的に確認し、必要な対策を継続することが重要です。

情報漏えい対策を重視するなら、データ暗号化やユーザー認証、アクセス制限などに対応した複合機を選ぶことが重要です。

ただし、搭載されるセキュリティ機能や設定できる内容は機種によって異なります。標準機能とオプションの違いも確認し、自社で必要な対策を実施できるか比較しましょう。

ここでは、情報漏えい対策に役立つ機能を備えた、おすすめの複合機3機種について解説します。

シャープの「BP-71C26」は、電子データの暗号化や自動消去などに対応したA3カラー複合機です。

2025年10月に発売されたモデルで、両面同時読み取りやクラウド連携など、日常の文書業務を効率化する機能も備えています。

主な仕様は、次のとおりです。

BP-71C26は、保存データの暗号化や処理後のデータ消去に対応しているため、複合機内部に残る情報の保護を重視したいオフィスに適しています。

ネットワークアクセス制限などにも対応しており、利用環境に合わせてセキュリティ設定を組み合わせることができます。

一部の機能や設定には条件があるため、導入前に必要な対策を実施できるか確認しましょう。

BP-71C26について詳しく知りたい方は、「製品詳細ページ」をご確認ください。

キヤノンの「iR-ADV C3926F」は、使用環境に応じたセキュリティ設定を行いやすいA3カラー複合機です。

10.1インチの大型タッチパネルを搭載しており、コピーやスキャンなどの操作がしやすい点も特徴です。

主な仕様は、次のとおりです。

iR-ADV C3926Fには、使用環境に応じたセキュリティ項目をまとめて設定できる「おすすめセキュリティ設定」が搭載されています。

そのため、複合機の設定項目が多く、適切なセキュリティ設定に迷いやすいオフィスにも向いています。

ただし、推奨設定だけですべてのリスクを防げるわけではありません。利用者の認証や管理者パスワードの設定なども含め、自社の運用に合った対策が必要です。

iR-ADV C3926Fについて詳しく知りたい方は、「製品詳細ページ」をご確認ください。

富士フイルムの「Apeos C2561」は、保存データの暗号化やユーザー認証など、情報保護に役立つ機能を備えたA3カラー複合機です。

コンパクトな設計で、コピー・プリント・スキャン・FAXなどの機能を1台にまとめられるため、省スペースでの導入を検討しているオフィスにも適しています。

主な仕様は、次のとおりです。

Apeos C2561は、SSDへのデータ書き込みを暗号化する機能に加え、TLSやIPsecによる通信経路の暗号化にも対応しています。

ユーザーごとの利用制限やIPアドレスによるアクセス制御も利用できるため、保存データとネットワーク通信の両方を保護したいオフィスに適しています。

Apeos C2561について詳しく知りたい方は、「製品詳細ページ」をご確認ください。

複合機のセキュリティ機能は、機種によって対応範囲や設定方法が異なります。自社で必要な対策を整理したうえで、複数機種を比較することが大切です。

データ暗号化やユーザー認証などを備えた複合機の導入費用や機種選びについては、OFFICE110へご相談ください。

複合機の情報漏えい対策では、管理者パスワードの変更や送信前の確認など、現在の機器で対応できることから見直すのが基本です。

ただし、データ暗号化やユーザー認証、アクセス制限などの対応範囲は機種によって異なります。現在の複合機で必要なセキュリティ対策を実施できない場合は、入れ替えも検討する必要があります。

自社だけで機種や必要な機能を判断するのが難しい場合は、現在の利用状況と取り扱う情報に合わせて、必要な対策を整理することが重要です。

OFFICE110では、複合機の導入や入れ替えについて、利用人数や印刷枚数、必要なセキュリティ機能、予算などを確認したうえで、お客様に合う機種をご提案しています。

さらに、OFFICE110では対象の新品コピー機が最大80％OFF、中古の複合機が大特価になるキャンペーンを実施しています。情報漏えい対策に必要な機能を備えた複合機の選定から、導入費用や設定・保守までまとめて検討したい場合は、OFFICE110までご相談ください。

複合機からの情報漏えいは、不正アクセスだけでなく、FAXの誤送信や第三者による不正使用、出力紙の置き忘れなど、さまざまな原因で発生します。

情報漏えいを防ぐには、社内で運用ルールを定め、従業員への周知や教育を徹底するとともに、データ暗号化やユーザー認証などのセキュリティ機能を活用することが重要です。

ただし、セキュリティ機能の対応範囲は機種や設定によって異なります。導入時だけでなく、ファームウェアの更新やアクセス権限の見直しなど、継続的な管理も欠かせません。

情報漏えいが発生すると、企業の信用低下や取引停止、損害賠償などにつながる恐れがあります。自社で取り扱う情報と複合機の利用状況を確認し、必要な対策を実施できる環境を整えましょう。

現在の複合機では十分な対策が難しい場合や、セキュリティ機能を備えた機種への入れ替えを検討している場合は、OFFICE110で導入条件や費用を確認できます。自社の状況に合った複合機を選びたい方は、お気軽にご相談ください。