コピー機をリースするメリット・デメリット！レンタルとの違いまで徹底解説

「コピー機のリースとレンタル」記事一覧 更新日: 2025年11月20日

コピー機をリースするメリット・デメリット！レンタルとの違いまで徹底解説

コピー機を新しく導入するとき、リースにするか購入にするかで迷う方が少なくありません。一般的にはリースが選ばれやすい一方で、「本当にお得なのか」「途中でやめたくなったらどうなるのか」と不安に感じるケースも多いです。

また、月額料金で使えるという点ではレンタルも似ているため、リース・レンタル・購入の違いが直感的に分かりにくいと感じている担当者の方もいるのではないでしょうか。

そこで今回は、コピー機の導入方法の中でもリース・レンタル・購入それぞれの特徴と選び方のポイントをわかりやすく解説します。

この記事を読みながら、自社の利用期間・印刷ボリューム・予算に合った導入方法を整理し、「リースで本当に大丈夫か」を判断するための材料としてぜひ役立ててください。

コピー機のリース契約とは？2種類の特徴を解説

コピー機のリース契約は、自社で本体を購入する代わりに、リース会社から機器を「借りて」毎月のリース料を支払う導入方法です。

現金購入と違い、まとまった初期費用を抑えながら機器を導入できる一方で、契約期間や解約条件など独自のルールがあります。まずはリースの基本的な考え方と、代表的な2種類のリース形態を押さえておきましょう。

コピー機や複合機の導入では、実務上ほとんどがファイナンス・リースに該当しますが、2つの違いを理解しておくと、解約条件やコスト構造をイメージしやすくなります。

ファイナンス・リース

ファイナンス・リースは、リース期間中の中途解約を前提としない長期利用向けのリース契約です。

借り手（ユーザー）は、リース期間を通じて機器の取得価格や付随する諸経費を、ほぼ全額リース料として支払うことになります。そのため、リース会社はコピー機本体を購入したうえで、毎月のリース料でコストを回収していく仕組みです。

原則として契約途中で解約することはできず、やむを得ず解約したい場合は、残っているリース料（残債）を精算したうえで解約するのが一般的です。

コピー機や複合機をリースで導入する場合は、このファイナンス・リースが適用されるケースがほとんどであり、「途中でやめにくい代わりに、長期利用を前提として費用を分割する契約」とイメージしておくと分かりやすいでしょう。

オペレーティング・リース

オペレーティング・リースは、必要な期間だけ機器を借りることを前提とした、柔軟性の高いリース契約です。

ファイナンス・リースと異なり、契約条件に応じて途中解約が認められていたり、機器の残価を見込んだうえでリース料が設定されていたりする点が特徴です。そのため、借り手側がリース物件の取得価格や諸経費を、フルペイアウト（全額回収）前提で負担する必要はありません。

コピー機・複合機では一般的ではないものの、「必要な期間だけ利用し、将来的には入れ替えや返却を前提としたい」といったニーズに対して採用されることがあります。

コピー機をリース契約するメリット

コピー機をリース契約で導入すると、初期費用を抑えながら、保証や更新のしやすさなど複数のメリットを得られます。
「なるべく現金支出を抑えたい」「万が一のトラブルにも備えておきたい」という企業にとって、リース契約は有力な選択肢です。ここからは、代表的なメリットを順番に整理していきます。

初期費用がかからない

コピー機をリース契約にすると、導入時にまとまった初期費用を用意する必要がありません。

リース契約では、コピー機本体の価格や搬入・設置などの初期コストを、リース期間中の月額料金に分散して支払います。そのため「導入したいタイミングで資金が足りない」という状況でも、新しいコピー機を導入しやすくなります。

一方で、現金で買い取る場合は、コピー機の本体代に加えて設置・設定などの諸経費が一度に発生します。A3カラー機であれば、印刷速度が遅めの機種でも定価で100万円前後になることが多く、オプションを追加するとさらに金額が膨らみます。

このように、「一度に大きな費用をかけずに最新機を導入したい」企業にとって、リース契約は導入ハードルを下げる有効な方法です。

コストが把握しやすい

コピー機をリース契約で導入すると、毎月の支払額が安定し、将来のコストを見通しやすくなります。

リース契約は基本的に固定金利で、契約時点の本体価格とリース料率に基づいて月額料金が決まります。そのため、金利や物価の変動で支払額が急に変わることはなく、契約期間中は毎月ほぼ同じ金額を支払うだけで運用できます。

設備投資や事業拡大の計画を立てたい企業にとって、リースによる「コストの見える化」は大きなメリットになります。

経費処理できる

コピー機をリース契約した場合、毎月のリース料金を全額経費として計上できる点も大きなメリットです。

通常、現金で設備を購入した場合は、減価償却によって耐用年数にわたって少しずつ費用化していきます。一方、リース契約では支払ったリース料をそのまま経費として処理できるため、損益計算上の負担が分かりやすく、節税効果も期待できます。

たとえば、コピー機のリース料金が月額1万円であれば、年間で12万円を経費として計上できます。「設備はできるだけ経費で処理したい」という方には、リース契約は相性のよい導入方法です。

最新機種が使える

コピー機をリース契約で導入すると、一定期間ごとに最新機種へ入れ替えやすいというメリットがあります。

リース契約で対象となるのは基本的に新品のコピー機です。一般的なリース期間は3〜6年程度で、コピー機の法定耐用年数（5年）とも近い設定になっています。そのため、リース満了のタイミングで、より新しい機種へスムーズに入れ替えやすくなります。

廃棄費用が発生しない

リース契約でコピー機を導入した場合、リース満了時に自社で廃棄費用を負担する必要がありません。

コピー機や複合機は精密機器であり、通常のゴミとして処分できず、メーカーや産廃業者に有料で回収を依頼する必要があります。事業用のコピー機は「事業系一般廃棄物」として扱われるため、廃棄コストや手続きの手間が意外と大きくなりがちです。

一方、リース契約ではコピー機の所有権はリース会社側にあります。契約満了時は、リース会社に返却するか、提携している回収業者に引き渡すのが基本的な流れとなり、自社で廃棄手配をする必要はありません。

「導入時だけでなく、入れ替え時の処分コストや手間も減らしたい」という場合にも、リース契約は有利です。

動産保険が適用される

コピー機をリース契約すると、多くの場合でリース料に動産保険が含まれている点も安心材料のひとつです。

動産保険で補償される主なリスクの例は以下のとおりです。

リース契約であれば、「もしものときの修理・入れ替え費用をどうするか」を一から検討しなくても、一定の補償がセットになっているケースが多く、安心してコピー機を運用しやすくなります。

陳腐化リスクを軽減できる

コピー機をリースで導入すると、機器が古くなったり、業務に合わなくなったりする「陳腐化リスク」を抑えやすくなります。

導入時には最新だった機種でも、数年が経つと新しいモデルが登場し、印刷速度やセキュリティ、クラウド連携などの面で見劣りすることがあります。また、事業の成長や人員の増減によって、必要な印刷枚数や機能が変わるケースも珍しくありません。

コピー機の性能や利用状況は数年単位で変わっていきます。「常に業務にフィットしたコピー機を使い続けたい」という企業にとって、リース契約は陳腐化リスクを抑えつつ運用するための有効な選択肢といえます。

コピー機をリース契約するデメリット

コピー機をリース契約すると、メリットが多い一方で「総額コスト」や「契約の自由度」に関するデメリットも押さえておく必要があります。
ここからは、導入前にチェックしておきたい主なデメリットを順番に解説します。

支払いの総額が買い取りよりも高額になる

コピー機をリース契約すると、現金一括で購入する場合と比べて総支払額が高くなることが一般的です。

これは、リース料の中に金利・保険料・手数料などの諸経費が含まれているためです。現金一括購入では本体代金や設置費用など「必要な金額だけ」を支払えばよいのに対し、リース契約ではそれらに加えて金融コストが上乗せされます。

たとえば、コピー機導入費用が100万円、リース料率が1.78％、契約期間が5年（60か月）のケースを考えてみます。

この例では、リース契約のほうが約68,000円高くなる計算です。
「とにかく総額を最小限にしたい」「長期で確実に使い続ける予定がある」という場合は、リースより購入のほうが向いているケースもあります。

途中解約できない

コピー機のリース契約では、原則として契約期間の途中で解約することはできません。

多くのコピー機リースには、途中解約ができないファイナンス・リースが適用されます。そのため、リース期間中にコピー機が不要になったり、別の機種に入れ替えたくなったりしても、次のような形で残りの費用を精算する必要があります。

どちらの方法を選ぶにしても、「コピー機が不要になったからすぐに返却して支払いも止める」というような柔軟な解約はできない点には注意が必要です。

審査が必要

コピー機のリース契約は金融取引にあたるため、契約前にリース会社による審査を受ける必要があります。

リース会社はコピー機を代わりに購入し、長期間にわたってリース料を回収するため、契約者に支払い能力があるかどうかを確認します。審査基準は会社によって異なりますが、以下のような点がチェックされることが多いです。

リース会社によっては、個人事業主や小規模事業者でも契約できるケースもありますが、「必ず契約できるわけではない」点はデメリットとして理解しておきましょう。

転売・譲渡できない

リース契約で導入したコピー機は、自社の判断で転売・譲渡することはできません。

リース物件の所有権はあくまでリース会社にあり、ユーザーは「決められた期間・条件で利用する権利」を持っているだけです。そのため、コピー機を他社に売却したり、別の事業者に譲ったりすると、契約違反となり違約金を請求されるリスクがあります。

「将来は売却して一部を回収したい」「状況に応じて柔軟に手放したい」といった運用を想定している場合は、購入やレンタルのほうが適しているケースもあります。

中古のコピー機はリースできない

コピー機をなるべく安く導入したい場合、中古コピー機をリース契約で導入することは基本的にできません。

一般的に、リース契約の対象となるコピー機は新品が前提です。中古機はリース会社が資産価値や耐用年数を評価しにくく、長期のリース契約に向かないためです。

上記のようなニーズが強い場合は、中古コピー機は「買い取り」または「レンタル」での導入が基本になります。

なお、例外としてリフレッシュ機（再生機）であれば、リース契約の対象になるケースがあります。

リフレッシュ機は新品に比べラインナップが限られるものの、本体価格を抑えつつ、通常の中古機より高い品質を期待できる選択肢として検討する価値があります。

個人ではコピー機をリースできない場合がある

コピー機のリース契約は、原則として法人・団体を対象とした契約です。

そのため、個人でコピー機をリース契約しようとしても、受付自体を行っていないリース会社も少なくありません。
ただし、個人事業主として事業用途で利用するケースであれば、リース契約の対象になる可能性があります。

「個人だが事業用にしっかりした複合機を導入したい」という場合は、まずはリース会社や販売店に相談し、利用可能な契約形態を確認することが大切です。

コピー機のリースとレンタルの違いとは？比較まとめ

コピー機を月額で利用する方法にはリースとレンタルがあり、契約期間・料金・選べる機種という3つのポイントで大きく性質が異なります。
どちらも毎月の料金を支払う仕組みのため一見似ていますが、向いている用途やリスクの大きさは大きく変わります。

コピー機のレンタルは、イベント会場・建設現場・選挙事務所など、一定期間だけ複合機が必要なケースで選ばれることが多く、常設利用が前提の場合はリースや購入も含めて検討するのが一般的です。

リースとレンタルとの違い①＜契約期間＞

リースとレンタルの大きな違いの1つが、契約期間と途中解約の可否です。

リース契約は基本的に3〜6年の中長期利用を前提とした契約で、期間中の途中解約は原則認められていません。
一方レンタルは、数日〜数か月、1〜3年など利用期間を柔軟に設定しやすい契約形態です。

「移転までの数か月だけ必要」「イベント期間中のみ複合機が必要」といったスポット利用ではレンタル、「常設で3年以上使う」場合はリースを軸に検討すると整理しやすくなります。

リースとレンタルとの違い②＜料金＞

コスト面で見ると、レンタルはリースに比べて月額料金が高めになりやすい傾向があります。

リースは初期費用がかからず、保守も月額に含めて長期で均して支払うイメージです。
一方レンタルは、搬入費や回収費、設定費などが別途発生したり、保守がオプション扱いになっていたりするケースもあります。

そのため、短期利用ではレンタルが割安になる場合もありますが、1〜2年以上の利用ではトータルでリースのほうが安くなるケースが多い点は意識しておきましょう。

リースとレンタルとの違い③＜機種選択＞

機種選択の自由度にも、リースとレンタルで大きな違いがあります。

リース契約であれば、メーカー・機種・印刷速度・オプション構成などを自社の業務に合わせて細かく指定しやすいのが特徴です。
一方レンタルは、レンタル会社が保有する中古機を使い回す形が多く、「選べる範囲」の中で最適な1台を選ぶイメージになります。

そのため、印刷枚数が多い・画質や速度にこだわりがある・セキュリティや連携機能を重視したいといった場合は、リースや購入で機種を指定するほうが安心です。

【総まとめ】コピー機のリース・レンタル・買取の違い

ここまでの内容を踏まえ、「リース」「レンタル」「買い取り」の違いを一覧で整理します。

この比較をベースに、「どれくらいの期間使うのか」「月々いくらまでなら負担できるのか」「機種にどこまでこだわりたいのか」を整理してから、リース・レンタル・購入の中から自社に合った導入方法を選ぶと判断しやすくなります。

コピー機をリース契約する流れ

コピー機のリース契約は、導入前のヒアリングから設置・保守開始までの流れを押さえておくとスムーズに進めやすくなります。

まずはリース会社や販売店に相談し、月間印刷枚数やカラー比率、設置スペース、予算などの条件を共有するところからスタートします。

【コピー機リース契約の基本ステップ】

1. 導入相談・要件整理

販売店やリース会社に問い合わせ、月間印刷枚数・カラー比率・利用部門・設置スペース・予算など、自社の利用条件を整理する。

2. 機種の選定

要件に合わせてメーカーや印刷速度、カラー／モノクロ、オプション構成などを比較し、候補機種と台数・契約方式（リース年数など）を決める。

3. 見積書の提示・内容確認

本体価格・リース料・カウンター料金・搬入設置費・ネットワーク設定費などをまとめた見積書を受け取り、総額と月額コストを確認する。

4. リース申し込み

機種と条件に問題がなければ、リース申込書・企業情報・決算書など、リース審査に必要な書類を準備し提出する。

5. リース会社の審査

リース会社が財務状況や取引実績を確認し、契約可能かどうか・契約条件を判断する（審査結果は販売店経由で通知される）。

6. リース契約の締結

審査が通ったらリース契約書を取り交わし、契約期間・支払条件・保守条件・途中解約時の取り扱いなどの内容を最終確認する。

7. コピー機の発注・搬入準備

販売店がコピー機を発注し、納期・搬入日・設置時間帯を調整する。あわせてLAN配線・設置場所の確保など、社内の受け入れ準備も進める。

8. 設置・設定〜リース開始

搬入・設置・ネットワーク接続・ドライバー設定・スキャン設定・動作確認を行い、初期設定完了後の利用開始日をもってリース契約がスタートする。

導入時期や在庫状況にもよりますが、要件が固まってから設置完了までの期間は、見積もり比較と審査にかかる時間も含めて、少し余裕をもってスケジュールを組んでおくと安心です。

コピー機のリース導入をスムーズに進めたい場合は、事前に月間印刷枚数や予算の目安を整理し、複数社の見積もりを比較しながら信頼できる販売店に相談することをおすすめします。

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まとめ

コピー機・複合機の導入方法には、リース・レンタル・購入の3つの選択肢があります。どれが最適かは、初期費用の余裕、利用期間、月間印刷枚数、機種へのこだわりなどによって大きく変わります。

一方で、途中解約ができないことや、総支払額が現金購入より高くなりやすい点はリース特有のデメリットです。短期利用や中古機を安く導入したいケースでは、レンタルや購入のほうが適している場合もあります。

最適な導入方法は企業ごとに異なるため、複数の選択肢を比較しながら、専門家に相談して決めるのがおすすめです。リース・レンタル・購入で迷ったときは、私たちOFFICE110にお気軽にご相談ください。