複合機・コピー機の耐用年数は何年？減価償却の計算方法も解説

複合機・コピー機の耐用年数とは？5年と10年どっち？

複合機・コピー機の耐用年数は5年

法定耐用年数とは、国が定めた減価償却資産を使用できる期間のことです。

国税庁の耐用年数表では、複写機やこれに類する事務機器の耐用年数は5年とされています。
そのため、複合機・コピー機を固定資産として処理する場合は、基本的にこの5年をもとに減価償却を行います。

たとえば、150万円の複合機を購入した場合、原則として150万円を5年間に分けて費用計上していくイメージです。

参考：国税庁「主な減価償却資産の耐用年数表」

「法定耐用年数」＝複合機の寿命ではない

法定耐用年数と聞くと、「法定耐用年数＝複合機の寿命」と思われがちですが、実は異なります。
法定耐用年数は、あくまで税法上の減価償却期間を示したもので、実際の寿命とは関係ありません。

実際には、法定耐用年数を超えても、使用状況によっては10年以上使い続けられるケースもあります。
ただし、長期間使用すると故障の頻度が増えたり、部品の供給が終了して修理できなくなったりする可能性があります。

複合機の実際の寿命は使用枚数や保守状況で変わる

法定耐用年数が5年でも、複合機が必ず5年で使えなくなるわけではありません。
実際の寿命は、月間印刷枚数、カラー印刷の割合、設置環境、保守契約の有無、メーカーの部品供給状況などによって変わります。

たとえば、次のような状態が続いている場合は、買い替えを検討する目安になります。

こうしたサインが見られる場合は、法定耐用年数だけで判断せず、現在の使用状況や修理費用も含めて買い替えを検討することが大切です。

▼ 複合機の寿命や買い替えタイミングを詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

中古複合機の耐用年数は？新品との違い

中古複合機の耐用年数は、新品と同じように一律5年で考えるのではなく、購入時点の経過年数や本体の状態、これまでの使用状況などを踏まえて判断する必要があります。

この章では、中古複合機の耐用年数を考えるうえで押さえておきたい基本と、新品とは異なる確認ポイントを分かりやすく解説します。

なお、中古複合機のメリット・デメリットを詳しく知りたい方は、中古複合機の選び方に関する記事もあわせて確認しておくと安心です。

法定耐用年数を超過している場合

耐用年数をすべて超過している中古複合機の耐用年数の見積もり方法は、「耐用年数×20%」で計算します。

複合機の耐用年数が5年であるため「5（年）×20％＝1（年）」です。

しかし、計算結果が2年未満の場合は2年とするというルールがあります。

そのため、耐用年数をすべて超過している中古複合機の見積耐用年数は「2年」となります。

法定耐用年数を一部だけ超えている場合

耐用年数の一部を経過している中古複合機の耐用年数の見積もり方法は、「耐用年数－経過した年数＋（経過年数×20％）」で計算します。

例えば、耐用年数を1年経過した中古複合機の場合は、以下のような計算となります。

5年－1年＋（1年×20％）＝4.2年

なお、端数は切り捨てとなるため、耐用年数を1年経過した中古複合機の見積耐用年数は「4年」です。

参考：国税庁｜No.5404 中古資産の耐用年数

複合機・コピー機の減価償却の方法

複合機を固定資産として購入した場合、購入費をその年にまとめて処理するのではなく、耐用年数に応じて少しずつ費用計上するのが基本です。

この費用計上の考え方を「減価償却」といい、主な方法には、毎年同じ金額を償却する定額法と、初年度ほど多く償却する定率法があります。

この章では、定額法と定率法の違いを整理しながら、複合機の減価償却をどのように計算するのか、どちらの方法で処理するのが一般的なのかを分かりやすく解説します。

定額法の計算方法

定額法とは、毎年同じ金額を少しずつ償却していく計算方法です。
複合機の購入費を、耐用年数にあわせて均等に費用計上したい場合に使われます。

定額法の計算式は、以下のとおりです。

ここでいう取得価額には、複合機本体の購入金額だけでなく、購入に必要な運賃や購入手数料などの付随費用も含まれます。

償却率は耐用年数ごとに決められており、耐用年数5年の複合機では「0.200」を使います。

たとえば、取得価額100万円の複合機を購入した場合、計算式は「100万円 × 0.200 ＝ 20万円」です。
この場合、毎年20万円ずつ償却していくことになります。

ただし、5年目の償却では残存簿価として1円を残すため、償却額は19万9,999円になるため、注意が必要です。

残存簿価とは、減価償却が終わったあとも、その資産を使用していることを帳簿上で示すために残す金額のことです。

定率法の計算方法

定率法とは、毎年の未償却残高に一定の償却率をかけて、減価償却費を計算する方法です。
基本的な計算式は、「未償却残高 × 償却率」です。

定額法が毎年同じ金額を償却するのに対し、定率法は初年度ほど償却額が大きく、年数が経つにつれて償却額が小さくなる特徴があります。

ただし、定率法には償却保証額という基準があります。
計算した償却額が償却保証額を下回る場合は、通常の償却率ではなく改定償却率を使って計算します。

たとえば、耐用年数5年の複合機を100万円で取得した場合、定率法で使う償却率は以下のとおりです。

この場合、償却保証額は100万円 × 0.10800 ＝ 10万8,000円です。

100万円の複合機を購入した場合、各年の償却額は以下のようになります。

最後は定額法と同じく、帳簿上に残存簿価として1円を残します。
これは、減価償却が終わったあとも、その資産を使用していることを示すためです。

参考：e-Gov法令検索｜減価償却資産の耐用年数等に関する省令

定額法と定率法のどちらがいい？

複合機（コピー機）の減価償却で注意するべきポイント

複合機の減価償却では、耐用年数の考え方だけでなく、取得価額や購入後の扱いによって注意すべき点が変わります。

たとえば、中古複合機の耐用年数をどう見るか、購入価格によってどのように処理するか、償却中に処分する場合に何を確認するかなどです。

この章では、複合機・コピー機の減価償却で間違えやすいポイントと、事前に確認しておきたい注意点について解説します。

耐用年数を間違えないようにする

複合機・コピー機の法定耐用年数は原則5年ですが、中古複合機の場合は、購入時点の経過年数や本体の状態によって考え方が変わります。

実際、耐用年数を誤ると、減価償却費の計算や経理処理に影響する可能性が高まります。
そのため、新品か中古か、取得価額はいくらかを確認したうえで、処理に迷う場合は税理士や所轄の税務署に相談して進めましょう。

購入価格によって勘定科目が変わる

耐用年数とあわせて確認しておきたいのが、複合機を購入したときの金額です。
複合機は、購入価格によって勘定科目や処理方法が変わります。

まず、10万円未満の複合機を購入した場合は、消耗品費として計上できるため、基本的に減価償却を考える必要はありません。
一方、10万円以上の複合機は、税法上「固定資産（減価償却資産）」として処理するのが基本です。

ただし、10万円以上の複合機であっても、購入価格によって以下のように費用の処理方法を選択できる場合があります。

このように、複合機は取得金額によって勘定科目や処理方法が異なります。
自社の状況に合った会計方法を選ぶためにも、購入価格と適用条件を確認しておきましょう。

なお、「一括償却資産」や「少額減価償却資産」の特例は、対象となる事業者や適用期間などの条件があります。
実際の処理を行う際は、税理士や所轄の税務署に確認しておくと安心です。

具体的な勘定科目の分け方まで詳しく確認したい方は、こちらの記事もあわせてご覧ください。

償却中の資産を処分する際は手続きを行う

減価償却中の複合機を処分する場合は、帳簿上で除却処理を行う必要があります。除却処理とは、事業で使わなくなった固定資産を帳簿から外すための手続きです。

複合機を処分したにもかかわらず除却処理を行わないと、手元にない資産に対して償却資産税がかかる可能性があります。
余計な費用を防ぐためにも、複合機を廃棄・売却・入れ替えする際は、処分とあわせて会計上の手続きも確認しておきましょう。

複合機の具体的な処分方法や、廃棄時に確認しておきたいポイントを詳しく知りたい方は、こちらの記事もあわせてご覧ください。

複合機の買い替えや導入で迷ったらOFFICE110へご相談ください

複合機は、法定耐用年数だけでなく、購入価格・中古か新品か・保守費用・使い続けた場合の修理リスクまで含めて考えることが大切です。

特に、中古複合機の導入や買い替えを検討している場合は、初期費用を抑えられる一方で、導入後の使用期間やメンテナンス体制も確認しておく必要があります。

「購入とリースのどちらがよいか」「中古複合機でも問題なく使えるか」など、判断に迷う場合は、導入前に複数の選択肢を比較しておきましょう。

OFFICE110では、複合機の導入・買い替えに関するご相談やお見積もりを無料で承っています。
自社に合う複合機を無理なく選びたい方は、まずはお気軽にお問い合わせください。

まとめ

複合機・コピー機の法定耐用年数は、原則として5年です。
ただし、これは減価償却に使う税務上の期間であり、実際に使える寿命や買い替え時期とは別に考える必要があります。

また、中古複合機の場合は、購入時点の経過年数や本体の状態によって耐用年数の考え方が変わります。
購入価格によって勘定科目や処理方法も異なるため、導入前に確認しておくことが大切です。

複合機は、法定耐用年数だけでなく、導入費用・保守費用・リース条件・買い替え時期まで含めて検討することで、自社に合った選び方がしやすくなります。

OFFICE110では、新品・中古複合機の選定から、購入・リースの比較、導入後の保守までまとめてご相談いただけます。
複合機の導入や買い替えでお悩みの方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。