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「知っておきたい便利機能紹介」記事一覧

複合機に搭載された【セキュリティ関連】の便利機能

複合機に搭載された【セキュリティ関連】の便利機能

複合機(コピー機)に搭載されている、セキュリティ関連の便利機能についてご紹介します。

▼目次

ドキュメントコントロール

ドキュメントコントロールとは、コピー、プリントした用紙やファクス受信した用紙に、ドキュメントコントロールパターンを埋め込んで印刷するセキュリティ機能です。

一度ドキュメントコントロールパターンを埋め込んで印刷した用紙を、ドキュメントコントロール機能を持った複合機で再度読み込みしようとすると「ドキュメントコントロールパターンが検出されました。ジョブを中止します。」というメッセージが表示され、作業を停止します。

重要な書類の二次コピーやファクス送信やドキュメントファイリングなどの再操作をさせないことで情報の外部流出を防ぐことができます。

ミラーリンクキット

ミラーリンクキットとは、大切なデータが入ったハードディスクが1基破損しても、もう1基のハードディスクにデータが保存され、そのまま継続して稼働させることができる拡張機能です。

複合機内部にあるミラーリング基盤がデータをハードディスク2基に同時に書き込み(ミラーリンク)、万が一、一方のハードディスクが破損した場合、バックアップであるもう一基のハードディスクを読み込みます。

この機能はあくまでミラーリンク機能に対応する一部の複合機に限定したオプションです。

現段階では初期搭載の複合機はなく、もしこのミラーリンクを使用したいならば、ミラーリンク対応型の複合機を購入し、オプションでミラーリンクキットを追加するという二重の手間をかけねばなりません。

しかし、大切なデータを守りたいならば、これだけの手間をかける価値は十分にあります。

ユーザー/IC カード認証(グループ設定含む)

ユーザー/IC カード認証とは、複合機にユーザー認証を設定し、パスワード入力やICカードによってログインしたユーザーだけが複合機を利用できるようにすることです。

中に個人データなど多くのデータが詰まった複合機は誰でも簡単に利用できてしまうと、情報漏洩の恐れがあります。このような危険に備えて、ユーザー/IC カード認証はセキュリティレベルを向上させます。

また複合機の利用履歴(ジョブログ)やユーザーカウント情報を個別にチェックできるので、利用状況管理が可能になります。

さらにユーザー毎に「使用枚数」や「利用可能な機能」等に制限を設けることも可能で、きめ細かな管理を行うことができます。
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印刷履歴と記録

複合機には過去何件分かの印刷情報や印刷履歴を記録する機能があります。記録の内容は機種にもよりますが、ネットワークで接続されている複合機の場合、次のような内容をログとして記録する機種もあります。

  • 印刷要求して来たパソコンのIPアドレス
  • 印刷要求して来たファイルの名前
  • 印刷枚数

またこれも機種によりますが、これらの印刷履歴を確認・印刷できたり、累計印刷数を示すカウンタ機能を搭載しているものがあります。

特にカウンタ機能は中古の複合機を購入する際、その複合機の状況を表す目安となっているので、中古販売においては重要な要素です。

近年、これらの印刷情報や印刷履歴の記録は、個人情報保護の問題でメディアでも騒がれるようになりました。多くの複合機では記録内容は容易に見ることは出来ませんが、個人情報なので各メーカーがユーザー管理やセキュリティ機能をつけて対応することも多いようです。

親展プリント

親展プリントとはパソコン側でプリント時にパスワード(5〜8桁の暗証番号)を入力し、すぐに出力せずに一旦、複合機本体内蔵のハードディスクにプリントデータを保存。後にプリント指示者が複合機の操作パネルで設定した正しいパスワードを入力してはじめてプリントされる機能になります。

重要書類の持ち去りや覗き見を防ぎ、プリントアウト書類のセキュリティ性を高めることができます。また、パソコンでのプリント操作の後、紛れてしまうことなく安全にプリント書類を手に取れます。

人検知と顔認識

「人検知」と「顔認識」は富士ゼロックス独自の人感センサー技術「Smart WelcomEyes」に新しく加わった2014年時点において最新の機能であり、「ApeosPort-V C」シリーズなど富士ゼロックスのフルカラーデジタル複合機シリーズの最新型に搭載されています。

「人検知」機能と「顔認識」機能はセットで運用され、「人検知カメラ」が移動する人を、複合機を利用する人か通りすがりの人か判断し、業界初の機能である「顔認識カメラ」が複合機の前に立った利用者の顔を認識し、読み取った顔画像からユーザーを識別します。

そして、事前に複合機に個人設定を登録している場合、複合機の前に立つだけで識別したユーザーごとに設定した個人のメニュー画面を呼び出すことができ、これはセキュリティーの強化や利便性の向上につながるといわれています。

複合機の基本機能についてはどのメーカー製もそれ程の差異はなくなってしまったため、今日の複合機市場は、基本性能以外の付加価値で勝負されているといわれていますが、複合機の機能はついにここまで来たのですね。

追跡情報印字プリント

追跡情報印字プリントとは、システム設定により本機能をONにすると、常に印刷日時・ユーザー名などをページの上・下に印字させることができ、ジョブログと紐付けることで情報の追跡が可能になる機能です。

印字できる項目は

  • マシンのシリアル番号
  • 文字
  • 日時/時刻
  • ログイン名/ユーザー番号
  • アカウントジョブID

になります。これにより万一、不正な情報の持ち出しがあっても、実行者の追跡が可能になります。

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