複合機（コピー機）の便利機能【スキャン・共有編】

現在、日常の業務で「スキャンしたデータを共有フォルダに保存する」ということを普通に聞きますよね。スキャナや共有フォルダは、複合機の機能として一番の特徴になります。

廃棄をする書類をスキャナで読み取って保存しておくことも可能になり、利用の頻度も多いのではないでしょうか。ここからは、複合機の便利機能「スキャン・共有」に関する様々な機能をご紹介いたします。

ちなみに、スキャナは「スキャナー」とも表記され、どちらを使っても意味は同じです。

• 複合機でスキャンデータを【E-mail 送信スキャン】
• 複合機でスキャンデータを【PDF変換とメール送信】
• 複合機でスキャンデータを【共有フォルダ/ デスクトップ送信スキャン】
• 複合機で【受信データの画像確認/見てから送信機能】
• 複合機で複数タイムカードをスキャンして1枚にコピー【カードスキャン】
• 複合機で【複合機・FAX受信データのネットワーク転送機能】
• 複合機でスキャンしたPDFの文字を見やすくしたい【黒文字重視PDF】
• 複合機でUSBメモリに直接スキャン【USB メモリースキャン】
• まとめ

複合機でスキャンデータを【E-mail 送信スキャン】

E-mail 送信スキャンとは、複合機本体のスキャナで読み取ったデータをそのまま相手先の電子メールに送信ができる機能です。複合機の機能として、比較的新しいものであるため、中古の複合機にはこの機能は搭載されておらず、また新型であってもメーカーによっては搭載していないことがあります。

E-mail 送信スキャン機能が搭載された機種であれば、複合機にIPアドレス設定と、送信するメールアドレスを登録しておけば、文書データをそのままスマートフォンなどにスピード送信が出来ますので、業種によってはとても重宝される機能です。

複合機でスキャンデータを【PDF変換とメール送信】

多くの複合機では、スキャナで読み取った文章をpdfに変換する機能が搭載されています。基本的に使い方はとても簡単。例えば、リコーの「imagio MP C3000」の場合、スキャンする時にファイル形式として「pdf」を選ぶだけです。

紙の書類をスキャンしてPDF化するのはもちろんですが、PCで作成したExcelやWordファイルからの変換も可能です。さらに、PDFファイルに変換したものをメールで簡単に送信できるのでいちいちFAXする手間も省けて時間の効率もアップすることができます。

現代社会にとって、当たり前といっても過言ではないこのPDF変換ですが、意外に活用していない方もおられると思います。オフィスのコスト削減が叫ばれている中、PDFに変換しデータとして保管することはかなり有効な手段だと思いますよ。

複合機でスキャンデータを【共有フォルダ/ デスクトップ送信スキャン】

共有フォルダ/デスクトップ送信スキャンとは、複合機で読み込んだスキャンデータを、各ローカルのパソコンではなく、共有のハードディスクやフォルダに直接取り込める機能です。

スキャニングしたデータは複合機でファイル名を付けることもでき、ネットワーク上の自分のパソコンの指定したフォルダはもちろん、共有フォルダに保存することもできますので、手軽に情報の共有化が図れます。

これにより、データを全員に周知する際、紙で配布したり全員にメールで送る必要がなくなり、大幅に作業の効率化を図ることが可能となりました。この共有フォルダ/ デスクトップ送信スキャン機能は、社内や部内で情報の共有化を進めたい時だけでは無く、他にも古い資料や書類を電子化して管理したい時などにも便利な機能です。

複合機で【受信データの画像確認/見てから送信機能】

通常、ネットワークでFAXが送信されてきても、印刷してみなければその内容を確認することが出来ませんでした。そのため、不要な迷惑FAXが送られて来ても気付かずに印刷して紙を無駄にしてしまう上に、カウンター保守に入っていれば、紙を1枚プリントすると保守料金が発生してしまい、経費の無駄にもつながります。

このような場合に便利なのが「受信データの画像確認/見てから送信」機能です。

「受信データの画像確認」は、受信したFAXの内容を操作パネルの液晶画面で確認してからプリントアウトすることができる機能です。拡大表示も可能なので、細かな部分まで確認でき、必要なものだけをプリントアウト、不要な迷惑FAXなどはプリントアウトせずにデータを削除できますので紙の節約につながります。

一方、「見てから送信」は、FAX送信前に、読み込んだ原稿内容を液晶画面で確認できる機能で、原稿の表裏を間違えるなどの送信ミスを低減できます。

これらは、複合機の中でも比較的に新しい機能で、まだ一部の機種にしか搭載されていません。しかし、不要なプリントアウトを削減し、コストや紙の節約が出来るので是非とも欲しい機能の1つです。

今後、複合機の購入をご検討の際はこの「受信データの画像確認/見てから送信機能」の搭載の有無を確認してみてはいかがでしょうか。

複合機で複数タイムカードをスキャンして1枚にコピー【カードスキャン】

カードスキャン機能とは、免許証やタイムカードなど、各種カードの表裏を別々にスキャンして1枚の用紙に並べてコピーすることができる機能です。手間が省けるだけでなく、きれいにコピーできる上に用紙やカウンター料金の削減にもつながります。また、用紙サイズに合わせて自動拡大縮小も可能です。

複合機で【複合機・FAX受信データのネットワーク転送機能】

FAX受診データのネットワーク転送機能とは、FAXの受信データを、E-mail、FTPサーバ、指定したフォルダ、共有フォルダなどネットワーク上のアドレスに自動的に転送することができます。これにより、受信データの内容をプリントアウトせずに確認したり、外出先で確認したりすることができます。

この機能を活用することで、迷惑FAX等は紙に出力せずに済みますのでコスト削減につながり、予めIPアドレスを設定することで、担当毎のメールや指定したフォルダに転送することも可能になります。

複合機でスキャンしたPDFの文字を見やすくしたい【黒文字重視PDF】

黒文字重視PDF機能は、スキャンしたPDFの文字を見やすくしたい場合に使用する機能です。SHARP（シャープ）の複合機特有の機能で、MX-6540FNなどＭＸシリーズの機種で利用可能です。

黒文字以外は高圧縮でスキャンし、ファイサイズを縮小するので文字が見やすい状態で読み取りが出来るようになります。新聞や雑誌などをスキャンしてPDFにする際、文字の視認性が高くなるので見やすくなります。

複合機でUSBメモリに直接スキャン【USB メモリースキャン】

スキャンしたファイルを複合機のUSBコネクタに接続したUSBメモリーに保存することができます。用途に応じてJPEGやPDFなどファイル形式を選択が可能で、パソコンを使わず手軽にスピーディにスキャンすることができます。

一般的な使い方は、パソコンにスキャナ環境が整っていない場合などに、手軽にスキャニングしパソコンにデータを取り込むことができます。

まとめ

スキャナとそれに付随する共有機能は、現代のビジネスにおいては無くてはならない機能の一つです。ペーパーレスにより経費の削減につながり、さらに業務の効率も格段に向上してくれるものです。

特殊な機能は、搭載していない機種もありますが、導入を検討の際、機能面はしっかり確認しておくことが大切です。このような機能面など複合機で分からないことなどありましたら、お気軽にお問い合わせください。OFFICE110より最適な機種をご提案いたします。