領収書のスキャン保存のやり方を徹底解説！メリットと注意点も紹介【お役立ち情報】 | OFFICE110

2024年1月から改正された電子帳簿保存法が適用されるため、領収書のデータ保存に悩む方も多いのではないでしょうか？

実は、領収書のスキャンにはさまざまな要件が定められているため、ただ写真を撮ってフォルダーにまとめれば良いわけではありません。

そこでこの記事では、以下の点についてわかりやすく解説します。

さらに、領収書のスキャンにおすすめの複合機も紹介しておりますので、領収書のスキャンやデータ保存方法で悩んでいる方はぜひ参考にしてください。

領収書の電子化と保存に関する法律【必見】

2022年1月1日より、改正電子帳簿保存法が施行されており、国税に関係する書類のデータ保存が見直されました。

この改正電子帳簿保存法は、電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引データ保存について、2023年12月31日より適用されます。

この章では、領収書を適切にデータ保存する上で不可欠な法律について解説します。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は、税法によって紙での保存が義務付けられている文書を、特定の条件を満たす場合に限り、電子データで保存することを認める法律です。

電子帳簿保存法では、対象書類を以下の3種類に分けた制度が設けられています。

項目	義務/任意	内容
電子帳簿等保存	任意	会計ソフトなどで作成した帳簿や国税関係書類が対象
スキャナ保存	任意	決算関係以外の国税関係書類（領収書や請求書など）が対象
電子取引データ保存	義務 （2024年1月1日より義務化）	「注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書」などに相当する電子データが対象

電子帳簿保存法では、データの改ざんなどを防ぐために、データ保存に使用する機器のスペックやタイムスタンプ（日付けデータの保存）などが細かく決められています。

しかし、これらの過少申告加算税の軽減措置や青色申告の特別控除などの税制優遇措置を受けられます。

スキャナ保存をする場合には、その真実性や可視性を確保するために定められた要件を満たさなくてはなりません。

参考：「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】」（国税庁）

e-文書法

e-文書法は、以下の電子保存に関する2つの法律を総称したものです。

• 「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」
• 「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」

e-文書法の対象となる書類は以下のとおりです。

また、e-文書法で満たさなければならない要件は以下の4つです。

項目	要件
見読性（可視性）	一定の画質を担保して保存されていること
完全性	タイムスタンプや電子証明の採用などによりデータが消去されないシステムが採用されていること
検索性	必要なデータを検索ですぐに探し出せるようにすること
機密性	第三者が勝手にデータへアクセスできないようなセキュリティ対策を施していること

e-文書法は電子帳簿保存法と比べると対象となる書類の範囲が多く、満たさなければならない要件も多いのが特徴です。

領収書をスキャナ保存する3つの方法

領収証をスキャナ保存するには、大きく分けて複合機・スキャナ・スマホアプリの3つの方法があります。

それぞれの方法において、電子帳簿保存法やe-文書法の規定に沿った対応が必要です。

ここでは、3つの方法について具体的な対策をご紹介します。

複合機を利用する

複合機のスキャン機能を使って領収書を「スキャナ保存」をする基本的な手順は、以下のとおりです。

スキャンは複合機の基本機能の一つであるため、操作方法は簡単です。

しかし、複合機のスキャン機能だけでは、データの改ざん防止や長期保存など、電子帳簿保存法を満たすことができません。

そのため、電子帳簿保存法に適応するためには、文書管理システムや電子管理システムなどと連携して対応する形式が一般的です。

スキャナを利用する

スキャン専用機器のスキャナを利用することでも、領収書などの文書をデータとして保存できます。

コピー・プリント・FAX・スキャンの機能をすべて搭載した複合機と比較すると、スキャナは印刷機能に特化しているため、高速に大量のデータスキャンが可能です。

また、電子帳簿保存法対応の機種も販売されているため、スキャンの頻度が多い企業にとって非常に大きなメリットがあります。

スキャナの基本的なスキャンの手順は以下のとおりです。

しかし、電子帳簿保存法非対応機種を利用する場合は、各種システムと連携する必要があります。

スマホアプリを利用する

iPhoneやAndroidのスマホアプリを使用して、領収書をデータ保存することも可能です。

スマホアプリのスキャンの多くは、スマホカメラで領収書を撮影するのみでデータ保存できるため、誰でも簡単に利用できます。

また、アプリの中には、タイムスタンプ機能を搭載しており、電子帳簿保存や経費精算にも対応しています。

スマホアプリを利用した場合の手順は以下のとおりです。

このように、スマホアプリは、複合機やスキャナの導入と比較して手軽に利用できるスキャン方法です。

領収書をスキャナ保存する5大メリット

ここからは、領収書をスキャナ保存するメリットを5つご紹介します。

それぞれのメリットについて詳しくみていきましょう。

管理や保管のコストを削減できる

スキャン保存を利用することで、物理的な領収書の保管にかかるコストを削減できます。

紙の領収書と比べて、スキャン保存はデータとして保存されるため、管理や検索を簡単に行うことができるようになります。

さらに、作業の自動化や紙の使用量の削減などのメリットもあり、多角的にコストの削減が可能です。

物理的な保管スペースが不要になる

スキャン保存なら、紙の領収書を保管するために必要なスペースも大幅に削減できます。

紙の文書を大量に保存する場合、それなりのスペースが必要になります。

特に法人の場合、領収書の保存期間は10年間と定められており、これらの紙媒体を保存するためには、かなりのスペースが必要です。

しかし、スキャンでデータ化することにより、物理的な保管スペースを節約し、オフィスのスペースをより有効に活用できます。

領収書管理の効率が大幅に向上する

領収書をスキャンでデジタル化することで、領収書の分類や分類が非常に簡単になります。

紙の領収書を保存する際は、保存期間や領収書の種類などによって整理して、必要な際にすぐに情報を確認できるように管理しておくことが必要です。

しかし、スキャンによる電子データ化した領収書は、ファイル名やタグによって簡単に分類でき、検索機能を活用することで、領収書を効率的に分類し必要なときにすぐに利用できます。

経理業務のデータ処理が効率化する

領収書をデジタル形式で管理することで、会計ソフトとの連携が効率化できます。

多くの会計ソフトや経費処理ソフトは、複合機やスキャナとの連携機能を搭載されているため、データの自動取り込みが可能です。

これにより、経理担当者は、紙の領収書からデータを手入力する手間を省き、取り込まれた情報を確認するだけで、領収書データを簡単に管理できるようになります。

監査や税務調査への対応が楽になる

スキャン保存によるデジタル化は、監査や税務調査時にも大きく役立ちます。

スキャンデータは検索が簡単になるため、監査や税務調査の際に資料の提示を求められた際に迅速にデータを提示できます。

さらに、デジタルデータとしての保存は書類の紛失したり、劣化したりするリスクも減らすことが可能です。

このように、紙媒体と比較して劣化や紛失のリスクが少ないため、長期間にわたるなデータ保存にも適しています。

領収書をスキャナ保存する際の注意点

法律の要件に沿って領収書をスキャナ保存するには、社内手順を確保しておくなどのルールについての注意点を押さえる必要があります。

この章では、領収書をスキャン保存する際に押さえておきたいポイントを解説します。

ワークフロー・スキャン方法を確定する

領収書をスキャン保存するためには、ワークフローとスキャン方法でそれぞれ以下の決定が必要です。

領収書の保存データの漏れや重複が生じないように、ルールを制定しましょう。

発行後の入力期限を正しく把握しておく

領収書をスキャンして保存する際は、発行から保存までの期間を正確に理解し、適切なタイミングで行うことが重要です。

また、スキャンデータを保存する際には、入力期限内のタイムスタンプの付与が必須となります。

期限には、「早期入力方式」と「業務処理サイクル方式」の2種類があります。

また、タイムスタンプは、時刻認証局（TSA）と呼ばれる認定を受けた事業者が発行するものでなければなりません。

タイムスタンプを付与する手順は以下のとおりです。

タイムスタンプを利用する際に一定条件を満たせば原本を破棄できますが、信頼性を担保するためには破棄に関するルールやフローも定めておく必要があります。

保存要件どおり検索できる状況を作る

スキャン保存のデータを検索できる状況を整えておく必要があります。

要件を満たすために求められる検索機能は以下のとおりです。

（参考：国政庁公式PDF資料「はじめませんか、書類のスキャナ保存 」）

スキャンデータの検索機能を一から自社開発するのは簡単ではないため、電子帳簿保存法に対応した会計システムやクラウドサービスを利用するのが一般的です。

法律で義務付けられた年数は保存する

領収書などの重要書類は、法律で義務付けられた年数を保存しなければなりません。

保存期間は以下のとおりです。

個人事業主の場合は、帳簿や書類の種類、さらに白色申告者か青色申告者かによって保存期間が異なります。

詳しくは国税庁公式HPの下記ページをご参考ください。

社内のコンプライアンス教育が必須

紙の文書を電子文書に変換する際、社員がデータの改ざんしたり、不正を行ったりしないように、コンプライアンス教育を徹底することが必要です。

電子帳簿保存法に違反した場合、罰則が適用されることがあります。

たとえば、悪質な申告漏れがあった場合、電子帳簿保存法違反による追尾課税や、会社法による100万円以下の罰金などの罰則の対象となる可能性があります。

コンプライス教育は、データ保存を担当する社員だけでなく、全社員を対象に行い、不正が生じない体制を整えましょう。

領収書のスキャンにおすすめの複合機3選

領収書をスキャン保存するためには、要件を満たした複合機やスキャナーを探す必要があります。

ここからは、領収書のスキャンにおすすめの複合機を3つに厳選してご紹介します。

iR-ADV C3926F（キヤノン）

詳しくはこちら：iR-ADV C3926F（キヤノン）

キヤノンのiR-ADV C3926Fは、最新の便利機能を搭載したカラー印刷対応のオフィス用複合機です。

主なおすすめポイントは以下のとおりです。

iR-ADV C3926Fは、キヤノンの高解像度技術により、通常のコピーやプリントも高品質に仕上がります。

エラー・紙づまり・トナー残量などの情報を遠隔監視してくれるサポートサービスも特徴です。

オフィスの効率化をサポートしてくれるさまざまな機能を搭載したおすすめの複合機です。

BP-60C26（シャープ）

詳しくはこちら：BP-60C26（シャープ）

シャープのBP-60C26は、スキャン機能にAIを搭載したフルカラー複合機です。

主なおすすめポイントは以下のとおりです。

BP-60C26は、シャープの先進的な印刷技術に加え、スマホからFAXを確認できるサービスなど、充実したサポートも魅力の一つです。

AI機能を搭載したスキャン機能で効率的に文書をデータ化したい方におすすめです。

RICOH IM C2010（リコー）

詳しくはこちら：RICOH IM C2010（リコー)

リコーのIM C2010は、アナログとデジタルの間をシームレスにつなぐことを目指したA3フルカラー複合機です。

この機種の主なおすすめポイントは以下のとおりです。

IM C2010は、デジタルトランスフォーメーション（DX）を加速するための多彩な機能を備えています。

さらに、領収書スキャンに便利な機能も複数搭載しているため、オフィスの領収書のデータ化に最適な複合機です。

領収書のスキャンに関するよくある質問

ここからは領収書のスキャンに関するよくある質問に回答します。

過去の領収書もスキャン保存して捨てていい？

過去の領収書は、一定の条件を満たすことでスキャンして保存し、原本を破棄することが可能です。

なお、過去の領収書は「過去文重要書類」にあたるため、特定の要件を満たす必要があります。

過去文重要書類のスキャン保存の要件は以下のとおりです。

ただし、過去に同じの領収書に関する適用届出書を提出している場合、新たに提出することはできません。

そのような場合は、領収書を紙の形で保管し続ける必要があります。

領収書のデータはPDFでもいい？

領収書データは、PDFでも保存することも可能です。

スキャン保存の要件では、特定のデータ形式は定められていないため、すべての要件を満たしていればデータ形式は問われません。

一般的には、画面表示や印刷の汎用性などを考慮して、PDF形式での保存が推奨されています。

領収書のスキャナーは何がおすすめですか？

領収書におすすめのスキャナーを2つご紹介します。

スキャン機能付き複合機の導入はOFFICE110にお任せ！

領収書のスキャン保存に便利なスキャン機能付きの複合機をお探しの方は、OFFICE110へぜひご相談ください。

OFFICE110では、代表的なメーカーの複合機を新品から中古まで、豊富に取り扱っているOA機器総合販売店です。

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他にも、OFFICE110にはさまざまな魅力があります。

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まとめ

領収書のスキャン保存に必要なのは、対応機器の準備と法的要件の遵守です。

領収書をスキャンして、データ化として保存することにより、以下のような多くのメリットが得られます。

手間がかかったり、有料のサービスを利用しなければならなかったりすることが想定されますが、領収書のデータ化は経理業務の効率化やデータ管理の安全性には不可欠です。

適切な機器を導入し、ワークフローを設定することで、領収書のスキャン保存業務をスムーズに取り入れましょう。