コピー機・複合機の設置場所はどこが最適？NGの置き場所も解説

コピー機・複合機を設置するときは、空いているスペースに置くだけでなく、本体サイズや人の動線、室内環境、電源・ネットワーク配線まで確認し、日常的に使いやすく安全な場所を選ぶことが重要です。

本体そのものが収まっていても、給紙トレイやカバーを開くスペースが足りなかったり、コピー機を利用する人と通行する人の動線が重なったりすると、用紙補充やメンテナンスのたびに使いにくさを感じる原因になります。

また、直射日光が当たる場所や温度・湿度の変化が大きい場所、ほこりがたまりやすい場所など、コピー機の設置に適さない環境もあります。大型の業務用複合機は設置後に簡単に動かせない場合もあるため、導入前に設置条件まで確認しておきましょう。

この記事では、コピー機・複合機に適した設置場所の6つのポイントと、避けたい置き場所、搬入・設置時の注意点について解説します。

コピー機・複合機の設置場所は、本体を置けるスペースがあるかだけでなく、日常的な使いやすさや安全性まで考えて選ぶことが重要です。

たとえば、従業員が利用しやすい場所でも通路をふさいでしまったり、十分な広さがあっても直射日光や空調の影響を受けやすかったりすると、適した設置場所とはいえません。また、大型の業務用複合機は設置後の移動にも手間がかかるため、導入前に周辺環境まで確認しておく必要があります。

ここでは、コピー機・複合機におすすめの設置場所6選について解説します。

業務用のコピー機・複合機を設置するときは、本体の幅・奥行き・高さだけでなく、給紙やメンテナンスに必要な周囲のスペースまで含めて確認することが大切です。

コピー機の大きさはメーカーや機種によって異なり、同じシリーズでも給紙カセットやフィニッシャーなどのオプションを追加すると全体の寸法が変わるため、設置前には実際に導入する構成でどの程度の広さが必要になるのか確認しておきましょう。

また、本体が収まっていても、給紙トレイを十分に引き出せない、紙詰まり時に側面や前面のカバーを開けない、トナー交換や保守作業をする人が入れないといった状態では、日常的な操作やトラブル対応がしにくくなります。

タッチパネルを操作する人が家具やほかのOA機器にぶつからないか、コピー待ちの人が立っていても通路をふさがないかまで確認し、本体を置く広さだけでなく「実際に使うためのスペース」を確保することがポイントです。

コピー機・複合機の本体サイズや重量について詳しく確認したい方は、コピー機・複合機のサイズ選びも参考にしてください。

コピー機や複合機は、実際に利用する従業員がアクセスしやすく、日常業務の流れを妨げない場所へ設置すると使いやすくなります。

たとえば、複数部署で1台を共有する場合は、特定の部署の奥に置くよりも各部署から移動しやすい共有スペースの近くへ設置するほうが、コピーや印刷のたびに長い距離を移動する必要がなく、利用者の負担を抑えられます。

会議資料の印刷が多い場合は会議室との位置関係、郵送物や帳票の出力が多い場合は関連業務を行う部署との距離など、コピー機をどのような業務で使うのかまで考えると、適した位置を判断しやすくなります。

一方で、アクセスしやすさだけを優先して通路や出入口のすぐ近くに設置すると、コピー待ちの人と通行する人が重なったり、台車や荷物を運ぶ際に本体が邪魔になったりするため、利用しやすさと通行しやすさの両方を確保できる位置を選びましょう。

コピー機・複合機を安定して使用するには、オフィス内で空いている場所を選ぶだけでなく、温度・湿度の変化や直射日光、換気、ほこりなど、機器の状態に影響する周囲の環境まで確認する必要があります。

特に、暖房や冷房の影響を直接受ける場所、窓から強い日差しが入る場所、空気がこもりやすい狭い空間などは、通常の執務スペースと比べて周囲の環境が変化しやすいため、設置場所として適しているか慎重に確認しましょう。

使用できる温度・湿度の範囲はメーカーや機種によって異なるため、具体的な数値をすべてのコピー機に共通する基準として考えず、導入する機種の仕様書や取扱説明書で確認することが確実です。

ここでは、コピー機・複合機の設置場所として避けたい主な環境について解説します。

コピー機や複合機は、温度や湿度が大きく変化する場所を避け、室内環境が安定している場所に設置することが大切です。

高温多湿の環境では用紙が湿気を含みやすく、反対に乾燥しすぎると静電気が起こりやすくなるため、紙詰まりや印刷不良につながる場合があります。

そのため、暖房器具や加湿器のすぐ近く、冷暖房の風が直接当たる場所は避け、温度・湿度が安定した場所を選びましょう。

コピー機や複合機は、窓際など直射日光が長時間当たり続ける場所ではなく、日差しの影響を受けにくい場所へ設置するのが基本です。

窓の近くは空きスペースを確保しやすい場合もありますが、季節や時間帯によって日差しの向きが変わり、本体周辺の温度が上がることがあるため、設置候補にする際は実際の日当たりまで確認してください。

どうしても窓の近くへ設置する必要がある場合は、ブラインドやカーテンを利用するなど、本体へ直射日光が長時間当たらない環境を維持できるかまで含めて検討しましょう。

コピー機・複合機は、空気がこもりやすい狭い場所を避け、十分に換気できる場所へ設置することが大切です。

機種によっては、稼働時にオゾンが発生し、独特のにおいを感じることがあります。換気が不十分な場所ではにおいがこもりやすくなるため、長時間使用する場合や大量印刷を行う環境では注意が必要です。

そのため、同じ部屋に複数台の複合機を設置する場合も含め、窓や換気設備を利用して空気を入れ替えやすい環境を確保しましょう。

ほこりが多く、清掃しにくい場所もコピー機・複合機の設置には適していないため、倉庫や資材置き場の近くなど、ほこりが舞いやすい環境へ設置する場合は特に注意が必要です。

本体周辺だけでなく、電源プラグやコンセントの周辺も定期的に状態を確認できるようにし、家具の隙間など掃除が難しい場所へ無理に押し込むような配置は避けましょう。

コピー機を安定して使用するためにも、本体の周囲を清掃しやすく、ほこりがたまりにくい場所を選ぶことが大切です。

※出典：RICOH「設置場所の条件」

コピー機や複合機は、傾きやぐらつきのない、平らで安定した場所に設置することが大切です。

特に業務用複合機は重量があるため、傾斜や段差のある場所、不安定な台の上に置くと、本体が安定せず安全に使用できないおそれがあります。

設置前には床に段差やぐらつきがないかを確認し、専用台を使用する場合は、本体とオプションを含めた重量を十分に支えられるか確認しておきましょう。

複合機を設置する際は、本体を置くスペースだけでなく、電源ケーブル・LANケーブル・FAX用の電話回線などを無理なく配線できる場所を選ぶ必要があります。

ケーブルが人の通る場所を横切っていると、足を引っ掛けて転倒したり、引っ張られて断線したりする可能性があるため、壁際や配線ダクトなどを利用して、人や台車の動線から外して配線できる位置が適しています。

また、無線LANに対応したコピー機であればネットワーク用のLANケーブルを使わずに接続できるため、レイアウトによっては配線を減らせます。ただし、無線LANを利用する場合でも本体への電源供給は必要になるため、コンセントの位置は別に確認してください。

FAXを利用する場合は電話回線の位置も必要になるため、電源・ネットワーク・FAXの3つを事前に確認してから設置場所を決めると、あとから配線をやり直す手間を抑えられます。

コピー機や複合機は、コピーやプリントだけでなく、スキャン・FAX・データ保存などにも利用するため、不特定多数の人が自由に触れにくく、印刷物を管理しやすい場所へ設置することが大切です。

受付や来客スペースの近くに設置する場合は、出力トレイに残った契約書や顧客情報などを来訪者から見られないか、操作パネルや本体へ自由に触れられないかまで確認しましょう。

一方で、「入口から遠ければ安全」とは限らないため、実際に扱う文書の内容や利用者の範囲を確認し、必要に応じてユーザー認証やデータ暗号化、FAX誤送信防止などの機能を組み合わせることが重要です。

複合機の情報漏えいの原因や具体的な対策について詳しく知りたい方は、複合機（コピー機）の情報漏えい対策も参考にしてください。

設置場所だけでなく、オフィスの広さや利用状況に合うコピー機までまとめて比較したい場合は、以下からOFFICE110へご相談いただけます。

コピー機・複合機は重量があり、内部には多くの精密部品が使われているため、設置場所だけでなく、オフィスまでの搬入経路や実際に移動するときの方法も事前に確認する必要があります。

特に、大型機を持ち上げる作業や階段を使った移動、段差を越える必要がある搬入などは、本体の破損だけでなく作業する人のけがにもつながるため、自社だけで無理に行わないことが重要です。

ここでは、コピー機・複合機を搬入・設置するときに確認したい4つの注意点について解説します。

業務用のコピー機・複合機は重量があるため、本体を持ち上げて運搬する必要がある場合は、自社だけで作業せず専門業者へ依頼するのが安全です。

コピー機にはキャスターが付いている機種もありますが、別フロアへ運ぶ場合や階段・大きな段差を越える場合は本体を持ち上げる必要があり、無理に作業するとコピー機を落下させたり、作業する人がけがをしたりするおそれがあります。

また、フィニッシャーや大型の給紙ユニットなどのオプションを装着している場合は、そのままでは搬入経路を通れず、事前に取り外しが必要になることもあるため、本体サイズだけで搬入できると判断しないようにしましょう。

エレベーターや廊下、入口の幅、段差まで含めて搬入経路を確認し、安全に運べない場合は専門業者へ相談することが大切です。

コピー機の運搬や移動については、以下の記事も参考にしてください。

アース接続が必要なコピー機・複合機は、電源を入れて使用する前に、取扱説明書などに従って正しくアースを接続してください。

アースには、万一漏電が発生した場合に電気を地面へ逃がし、感電や発煙・発火などのリスクを抑える役割があるため、アース線が付属する機種では省略せずに接続することが重要です。

2ピンのアース線付きプラグを使用する場合は、先にアース線を接続してから電源プラグを差し込み、取り外す際には先に電源プラグを抜いてからアース線を外します。

なお、既設のアース端子へアース線を接続する作業と、新たに建物側へ接地工事を行うことは別になるため、アース端子がない場合や接続方法が分からない場合は、自分で判断せず販売店や専門業者へ相談してください。

コピー機や複合機を設置する際は、必要な電源を確保でき、異常が発生した際に電源プラグをすぐに抜ける位置を選ぶことも重要です。

コンセントから離れた場所へ設置すると、電源コードを長く引き回す必要があり、コードが通路を横切ってつまずきの原因になったり、家具の裏へ入り込んで電源プラグを抜きにくくなったりすることがあります。

また、コピー機によって必要な定格電圧や電流容量が異なるため、近くにコンセントがあるという理由だけで決めず、導入する機種に必要な電源条件を満たしているかまで確認してください。

コンセントの位置と電源条件を機種選定の段階で確認しておけば、設置当日に電源を確保できないといったトラブルも防ぎやすくなります。

コピー機を安全に使い続けるためには、設置場所だけでなく、日常的に電源コードやプラグの状態を確認できる環境を整えておくことも大切です。

付属またはメーカーが指定した電源ケーブルを使用し、電源容量を超えるたこ足配線は避けるほか、電源コードを家具で強く挟んだり、プラグ周辺にほこりがたまった状態のまま使用したりしないよう注意してください。

コピー機を壁や家具へ密着させすぎると、電源コードの状態を確認しにくくなることもあるため、設置時にはプラグや配線へ必要に応じてアクセスできるかも確認しておきましょう。

電源コードやプラグに破損・変形・異常な発熱などが見られる場合は、そのまま使用を続けず、販売店や保守担当者へ相談してください。

※出典：富士フイルムビジネスイノベーション「製品の安全な取り扱いについて」

ここまでのポイントを確認すれば、コピー機・複合機を設置するときにどのような場所を選べばよいかはある程度判断できます。

一方、実際に必要な設置スペースや電源条件は機種によって異なるため、「どこへ設置するか」だけでなく「その場所にどの機種なら無理なく設置できるか」まで一緒に考えることが重要です。

たとえば、設置スペースが限られている場合は本体寸法やトレイの開閉範囲、複数人で利用する場合は印刷速度や給紙容量なども確認する必要があり、設置環境だけで機種を決めることはできません。

OFFICE110では、オフィスの設置スペースや搬入経路、利用人数、月間印刷枚数、必要な用紙サイズ・機能、ご予算などを確認したうえで、新品・中古を含む複数のコピー機から条件に合う機種をご提案します。機種選定だけでなく、搬入・設置・設定・保守までまとめてご相談いただけます。

さらに、OFFICE110では対象の新品コピー機が最大80％OFF、中古の複合機が大特価になるキャンペーンを実施しています。お得な機種のご提案から、オフィスに合った最適な設置場所をご案内します。

コピー機・複合機の設置場所を決めるときは、本体を置けるかだけでなく、日常的に使いやすく、安全に使用できる場所かどうかまで確認することが重要です。

まずは、本体寸法に加えて給紙トレイやカバーを開くスペースを確保し、コピー機を使用する従業員がアクセスしやすく、コピー待ちの人がいても通路やほかの業務を妨げない位置を選びましょう。

また、直射日光や温度・湿度の変化が大きい場所、換気が悪い場所、ほこりがたまりやすい場所を避け、水平で安定した床へ設置するほか、電源・LAN・FAXなどを無理なく配線できるかも確認する必要があります。

セキュリティ面では、機密文書が来訪者から見えないか、コピー機へ不特定多数が自由にアクセスできないかまで確認してください。

なお、設置場所と機種選びをまとめて検討したい場合は、オフィスの広さや搬入経路、利用人数、印刷量、必要な機能を整理したうえでOFFICE110へご相談ください。条件に合う機種の選定から搬入・設置・設定・保守までまとめてご案内します。